Virgilio Ramón M. ESAP, Cundinamarca, Diciembre 2012

1. PARTICIPACION EN LAS POLITICAS PUBLICAS Y SEGUIMIENTO A PLANES Y PROYECTOSFormulación y Evaluación de Proyectos. Virgilio Ramón M. ESAP, Cundinamarca, Diciembre 2012

2. Agenda Objetivos Conducta de entrada El Por qué de la gestión por proyectos? Identificar los factores críticos de éxito en la Gestión por Proyectos Las fases de los Proyectos Los aspectos de los Proyectos El Control y seguimiento de los proyectos Preguntas

3. Objetivos: Dar a conocer la importancia de la formulación, caracterización y evaluación de proyectos para lograr el éxito de la gestión de la organización Mostrar las diferentes fases y aspectos en que se dividen los proyectos Resaltar la importancia del control y seguimiento a los proyectos para optimizar los recursos (Eficiencia, Eficacia y Efectividad)

4. Conducta de entrada : (15 minutos) Qué percepción tiene de lo que es un proyecto? Cómo lo definiría? Cuál es su proyecto de vida? Lo ha formulado, evaluado y lo tiene en ejecución? El Plan de desarrollo de su municipio tiene concebido formular y ejecutar proyectos de desarrollo? Qué requisitos considera sustantivos para lograr el éxito de su gestión?

5. LA GESTION DE PROYECTOS AC-AP Ganas Proyectos … de vida Cambio Decisiones Riesgo Recursos Objetivos Metas

6. EL cambio y los proyectos Cinco Minutos Escriba cinco sinónimos de la palabra cambio Relacione los principales cambios sucedidos en su municipio en los últimos dos años. Qué cambios ha experimentado en su vida personal, comunitaria en este año

7. EL CAMBIO Y LOS PROYECTOS Agregar, Movilizar, Remplazar,Sustituir, Invertir, Equilibrar,Voltear, Adaptar, ConcluirMudar, Cambiar de posición, Modificar,Impulsar, Eliminar, Sumar,Enriquecer, Recuperar, Liberar,Dejar ir, Acomodar, Iniciar,Terminar, Ganar, Perder,Acelerar, Dar un nuevo orden, Empezar

8. LOS PROYECTOS Y EL CAMBIO Modificar o alterar un estado actual Inicio y Fin Referentes. Aprender Personas - Comunidad Diversos contextos, Diferentes magnitudes, yVariados tipos y manifestaciones. Estructura Procesos Tecnológico • Fuerzas: • Endógenas • Exógenas PROYECTOS: ACCION

9. DIAGRAMA DEL CAMBIO Proyectos PRESENTE FUTURO Fuerzas en contra del nuevo equilibrio Fuerzas a favor del equilibrio Fuerzas en contra equilibrio Fuerzas a favor del nuevo equilibrio MOVIMIENTO Kurt Lewin INESTABILIDAD (CAOS) CONFLICTO

10. CULTURA DEL CAMBIO Y CAMBIO DE CULTURA METODOLOGIA BASADA EN LA GESTION POR PROYECTOS CAMBIO = TIEMPO = MOVIMIENTO ?? • CAMBIO: SINONIMO DE EXITO • Elemento clave de su cultura. Se vive, se valora, se practica, se experimenta. Pasión. Factores externos • Se construye una metodología del cambio y se integra e interioriza a la organización. Gestión por proyectos • Reconocer a los responsables del cambio. Gestores • Visiones poderosas que son seguidas por todos sus colaboradores. Orgullo

11. META LOS MITOS DEL CAMBIO … MIEDOS, RIESGOS • A las personas no les gusta cambiar • Es sinónimo de inestabilidad y crisis • La velocidad con que se lleva a cabo depende del tamaño de la organización • Implica pérdida de control • Siempre hay razones válidas tanto para cambiar como para no cambiar • Si no está descompuesto, no lo arregle • El Éxito es la mejor razón para seguir igual GERENCIA BASADA EN EL VALOR COMPETITIVIDAD

12. Temor a perder lo que se tiene Temor a no poder con lo nuevo LA RESITENCIA AL CAMBIO (VENCER) Negación Aceptar Realidad Enojo PROCESO DE DUELO Enfermedad Lealtad a los recuerdos Depresión y soledad Culpa TIEMPO

13. Compromisos(10 minutos) Debo cambiar en … Y para lograrlo me comprometo a … Y una vez haya experimentado los cambios se los comunicaré a …

14. Indicadores de Gestión Direccionamiento Estratégico Visión Principios Ejecución RESULTADOS Y METAS Misión Pensamiento Estratégico LA GESTION MUNICIPAL Cualitativos Corto (CP) y Largo Plazo (LP) Cuantitativos ( Cantidad Q, Pesos $) Plan estratégico de Abastecimiento CONTROL PRESUPUESTO ESTRATEGICO La cuantificación y viabilidad del plan. (medición) CP y LP SEGUIMIENTO

15. LA GESTION Y CONSOLIDACION MUNICIPAL P PROYECTOS P A A P P GESTION TIEMPO $ $ $ $ $ $

16. Qué es un Proyecto? gestores información y posteriormente que requiere lecciones aprendidas curva de experiencia de los municipales ser estructurado, evaluado, evaluado, implementado, ejecutado de todo tipo y fortalecer la Un agregado de para satisfacer para obtener unas necesidades formulado

17. Qué es un Proyecto? Un agregado de información de todo tipo que requiere ser estructurado, formulado, evaluado, implementado, ejecutado y posteriormente evaluado para satisfacer unas necesidades y a partir de las lecciones aprendidas fortalecer la curva de experiencia de los gestores municipales Surgen para dar respuesta a una necesidad

18. TIPOS DE PROYECTOS Resultado final: Materializar una idea en un Producto o Servicio • Producción de Bienes • Producción de servicios • Investigación Identifique diez necesidades de su Municipio que se puedan caracterizar como un proyecto (10 minutos)

19. LA TOMA DE DECISIONES Y LOS PROYECTOS HUMANOS TECNICOS METAS PROYECTOS ADMINISTRATIVOS TECNOLOGICOS TIEMPO PROCESOS FINANCIEROS Riesgo ECONOMICOS $ $ $ $ $

20. LA TOMA DE DECISIONES Y LOS PROYECTOS ¿COMO GERENCIAR UN PROYECTO? • Definirlo (Planeaciòn) • Llevarlo a cabo (Gestionarlo) • Voluntad para llevarlo a cabo (Seguimiento y control)

21. LA TOMA DE DECISIONES Y LOS PROYECTOS LA GESTION DE PROYECTOS EN EL MUNDO ACTUAL RIQUEZA BIEN ESTAR GERENCIA GESTION GENERACION DE VALOR CONSOLIDACION TOMA DECISION METAS ENTORNO DESARROLLO CRECIMIENTO PROYECTOS EXCEDENTES (MAS CON MENOS)

22. Para lograr las metas se requiere definir: • Ejes de responsabilidad • Factores críticos • Indicadores de Gestión • Sistemas de reconocimiento y recompensas

23. LA TOMA DE DECISIONES Y LOS PROYECTOS Las variables que inciden para tomar decisiones: • Riesgo • Compromiso de recursos • Mejoramiento • Cambio • Excedentes

24. LA GESTION POR PROYECTOS

25. METODOLOGIA DEL MARCO LOGICO Análisis de los involucrados: Intereses, expectativas, varias fuerzas. A quiénes? Quiénes son los beneficiados? Análisis del problema. Cuál es el problema. Lluvia de ideas, árbol de problemas: Causa efecto- Por qué? Análisis de objetivos. Las dificultades y/o problemas dar soluciones para convertirlas en fortalezas Alternativas para solucionar los problemas Selección de la alternativa óptima

26. MATRIZ DEL MARCO LOGICO

27. MATRIZ DEL MARCO LOGICO FIN: Por qué el proyecto es importante para los beneficiarios y sociedad ? Solución a nivel superior. Es estratégico. Bien Común El proyecto en sí mismo no será suficiente para lograr el fin; pero sí contribuye de manera significativa. El fin es a largo plazo

28. MATRIZ DEL MARCO LOGICO PROPOSITO: Por qué el proyecto es necesario? Efecto directo. Cambio de comportamiento. Cada proyecto tiene un propósito

29. MATRIZ DEL MARCO LOGICO COMPONENTES RESULTADOS: Qué entregará el proyecto? ACTIVIDADES: Qué se hará?

30. LAS FASES DE LOS PROYECTOS Idea Exploración Estudio de factibilidad Evaluación para el «SI» Implementación Puesta en marcha Evaluación Posterior

31. CICLO PROYECTO NIVEL PROFUNDIZACION PROYECTO IDEA DEL PROYECTO PREINVERSION PERFIL E S T U D I O S Profundidad fuentes información PREFACTIBILIDAD (ANTEPROYECTO) FACTIBILIDAD (PYTO DEFINITIVO) INVERSIÓN OPERACIÓN

32. LA TOMA DE DECISIONES Y LOS PROYECTOS La asignación de recursos, el riesgo y las fases de los proyectos RECURSOS RECURSOS RIESGO RIESGO FASES

33. LA TOMA DE DECISIONES Y LOS PROYECTOS La curva de experiencia y aprendizaje RECURSOS Y/O RIESGO APRENDIZAJE EXPERIENCIA TIEMPO

34. Idea TECNICAS PARA GENERAR IDEAS

35. SELECCIÓN DE LA IDEA Idea • PRIMERA ETAPA • ASPECTOS CUALITATIVOS: • Necesidades de la comunidad (salud, educación, vivienda, empleo) • Restricciones gubernamentales, escasez de recursos, tecnología, infraestructura • Requerimientos de capital y fuentes de financiamiento • Barreras o restricciones ambientales, éticos, morales, sociales, culturales • SEGUNDA ETAPA • ANALISIS CUANTITATIVOS: • Disponibilidad de un mercado adecuado? • Presencia de un potencial de rápido crecimiento ? • Costos de producción (prestación del servicio) o distribución adecuados para ser competitivos ? • Tiene riesgo moderado ? CUANTIFICACION FACTORES SEGUNDA ETAPA En cada idea calificar cada uno de los factores ( 2a. Etapa) de uno (menor) a 10 (mayor) Seleccionar la (s) idea (s) de mayor puntuación sin olvidar las preferencias personales debido a que el interés refuerza la oportunidad de la idea.

36. Idea FUENTES DE INFORMACIÓN CONSULTAS A EXPERTOS SECUNDARIAS Resúmenes, compilaciones o listados de referencias, artículos de revistas técnicas o informes sectoriales. Información ya procesada. Generalmente esta información secundaria ha sido elaborada a partir de las fuentes primarias. PRIMARIAS Es la información o los datos obtenidos "de primera mano“ ya sea por tesis del mismo investigador o por pares a través de artículos científicos, monografías y tesis. Búsquedas bibliográficas en libros o artículos de revistas especializadas originales.

37. Exploración PERFIL DE LA IDEA Recurre información existente Conocimiento de la experiencia Calculo general de: inversión, gastos, ingresos PREFACTIBILIDAD O ANTEPROYECTO Profundiza en fuentes secundarias y primarias, para investigación de mercado Detalle tecnología Determina costos y rentabilidad

38. Estudio de factibilidad Puntualizar, profundizar la información del anteproyecto Preparar y establecer las condiciones de los contratos: Compra y realización de Inversiones (cotizaciones) Compra materias primas, insumos Venta de los bienes y servicios del proyecto Identificar, definir y concretar los canales de distribución Elaborar y diseñar los planos de obras civiles

39. Evaluación para el «SI» Aspectos a tener en cuenta Financieros y económicos Mercado Legales y ambientales Técnicos Logísticos Administrativos

40. Evaluación para el «SI» ASPECTOS DE MERCADEO

41. Evaluación para el «SI» INVESTIGACIÓN DE MERCADO Análisis del sector y del mercado Desarrollo tecnológico Tendencias demográficas, económicas, ecológicas, político legales, socio culturales Segmentación, importación, exportación, mercado objetivo - potencial

42. Evaluación para el «SI» INVESTIGACIÓN DE MERCADO Análisis de la competencia • Principales competidores • Análisis de precios • Segmentación de la competencia • Posición de mi producto (costo – imagen)

43. Evaluación para el «SI» ESTRATEGIAS DE MERCADO Concepto del Producto ó Servicio Descripción Básica Características Aplicación

44. Evaluación para el «SI» ESTRATEGIAS DE MERCADO Análisis DOFA • Debilidades • Oportunidades • Fortalezas • Amenazas • Descripción del impacto estimado para cada una de las variables

45. Evaluación para el «SI» ESTRATEGIAS DE MERCADO De Producto • Estrategias de marca • Estrategias de calidad • Estrategias de empaque • Estrategias de desarrollo

46. Evaluación para el «SI» ESTRATEGIAS DE MERCADO De Precio • Precio de lanzamiento • Punto de equilibrio, Condiciones de pago • Impuestos a las ventas • Costo de transporte, riesgo cambiario • Preferencias arancelarias, tácticas relacionadas con precios • Precios promocionales

47. Evaluación para el «SI» ESTRATEGIAS DE MERCADO De Promoción • Descuentos por volúmenes o por pronto pago • Manejo de clientes especiales • Conceptos especiales que se usan para motivar la venta • Cubrimiento geográfico inicial y expansión • Presupuesto de promoción, costo estimado de promoción lanzamiento • Publicidad del negocio

48. Evaluación para el «SI» ESTRATEGIAS DE MERCADO De Distribución • Alternativas de penetración • Alternativas de comercialización • Distribución física nacional ó internacional • Estrategias de ventas, presupuesto de distribución • Canal de distribución a utilizar, estrategias de comercialización

49. Evaluación para el «SI» PROYECCIONES Y PRESUPUESTOS Proyección de ventas Ventas por periodo (unidades) Ingresos (estrategia de precio) Métodos de proyección Política de cartera

50. Evaluación para el «SI» PROYECCIONES Y PRESUPUESTOS Presupuesto de la mezcla de mercadeo • Presupuesto por estrategia • Definición de indicadores • Control de la evolución del plan