A MOREQ, MOREQ2 és a KEIR

1. A MOREQ, MOREQ2 és a KEIR Füzessy Tamás üzletág igazgató

2. KEIR és MoReq • Közigazgatási szervek iratkezelésének egységesítése és korszerűsítése Magyarországon (2003-2005) Közigazgatási szervek iratkezelésének egységesítése és korszerűsítése az Európai Unióban(1999-2001)

3. KEIR és MoReq • Egységes iratkezelési modell és a szabályozási alapelvek és iratkezelési koncepció • Az elektronikus levéltár kialakításához alapot adó szabályozás • A számítógépes és manuális iratkezelés egységes jogszabályi feltételei • Számítógépes ügyviteli rendszerek platform független műszaki követelményrendszerének koncepciója • Az elektronikus iratok kezelésében alkalmazható eszközök műszaki és funkcionális követelményrendszere -> előminősítési eljárások feltételei, szabályai • Szabályozási előterjesztés Egységes elektronikus iratkezelési működési modell Elektronikus iratkezelő szoftverek egységes, platform független funkcionális követelményei Minta szabályozás a nemzeti szabályozásokhoz

4. KEIR és MoReq • Magyar Köztársaság közfeladatokat ellátó szervezetei számára kötelező • Központi államigazgatási szervek • Helyi közigazgatási szervek • Közintézmények (állami egészségügyi, oktatási, művelődési intézmények, közszolgáltatók) • Európai Unió kormányzati és üzleti szervezetei számára ajánlott • EU központi szervei • EU tagországok központi és helyi kormányzati szervezetei • EU-ban működő üzleti vállalkozások

5. KEIR és MoReq • KEIR (Közigazgatási szervek Egységes Iratkezelésének Szabályozása) • 1995. évi LXVI. törvény - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről - 2005. december 13-án módosítva • 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről • 24/2006. (IV.29) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről • IDABC (Interoperable Delivery of Pan-European eGovernment Services to Public Administrations, Businesses and Citizens) • MoReq Specification 2001(Model Requirements for the Management of Electronic Records)

6. KEIR és MoReq • Jogszabályok alkotják és kötelező az alkalmazása, de: • Általánosabb • Enyhébb • Van önálló minősítési rendszere • Minden előírás kötelező • Nem jogi szöveg és ezért nem kötelező az alkalmazása, de • Szigorúbb • Részletesebb • Nincs önálló minősítési rendszere (a MoReq2-nek lesz) • Vannak „kötelező” és ajánlott követelmények

7. A szabályozás fő területei • Fogalmak • Iratstruktúra • Azonosítók kiosztása • Osztályozás, kategorizálás • Jogosultságok • Keresés • Naplózás

8. Capture Class Classification Component Document File Electronic record ERMS Metadata Record Sub-file Volume Kulcsfogalmak a MoReq2-ben

9. Fogalmi különbségek • Osztályozás, besorolás (Classification) • Irat (Record) • Dokumentum (Document) • Irattá nyilvánítás, befogadás, nyilvántartásba vétel (Capture) • Ügyiratdarab • Alügyirat

10. Irat/dokumentum fogalom

11. Irat fogalom Magyarországon • Általános, pontatlan definíció, amely összemossa a „document” és „record” fogalmát • Szabad teret ad az egyéni értelmezésnek, hogy mit, milyen módon kell kezelni • A szervezetek rengeteg „dolgot” tárolnak és tartanak nyilván, nem az iratkezelési szabályoknak megfelelően… • … és még több van, amit egyáltalán nem tartanak nyilván pedig kellene • A gyakorlatban Magyarországon sokkal fegyelmezetlenebbül kezelik a dokumentumokat, mint Nyugat-Európában

12. Iratstruktúra • Iktatókönyvek • Ügyirat/Ügyiratdarab/Irat • Iktatókönyv • Ügyirat (főszám) • ???Ügyiratdarab??? • Irat (alszám) • Osztályozás rendszer • Iratok több ügyiratban is lehetnek • File/Volume/Record • Class (Subclass) • File • Volume • Record

13. Iratstruktúra a MoReq2-ben • Osztály • Ügyirat • Alügyirat • Ügyiratdarab • Irat (dokumentumok, komponensek)

14. Osztályozás, kategorizálás • Irattári tételszám, (Másodlagos besorolási sémák) • Irattár/Levéltár központú megközelítés maradványai Elsődeleges és másodlagos besorolási séma (Classifications Scheme) Tudásmenedzsment/információszervezési megközelítés

15. Jogosultság • Minimális szerepkörök • Hozzáférési jogok: • Ügyirat, Irat, Besorolás, Metaadatok csoportjai, Funkciók • Ügyiratok/iratok nem törölhetőek • Szerep alapú jogosultság • Hozzáférési jogok (Access): • Ügyirat, Irat, Besorolás, Metaadatok csoportjai • Időtartamhoz kötött • Fájlok/iratok nem törölhetőek

16. Újdonság a MoReq2-ben • Kiemelt iratok (vital records) • Hiteles iratok (authoritative records)

17. Megőrzés és megsemmisítés • Felülvizsgálat • Megőrzési idő • Az átadás, exportálás és megsemmisítés Iratmegőrzési ütemterv Felülvizsgálat Áthelyezés, exportálás és megsemmisítés

18. Megőrzés és megsemmisítés • Felülvizsgálat • Megőrzési idő • Az átadás, exportálás és megsemmisítés Iratmegőrzési ütemterv Felülvizsgálat Áthelyezés, exportálás és megsemmisítés

19. Irattá minősítés (nyilvántartásba vétel) • Export-import Rögzítés Nagymennyiségű adat importálása Dokumentum formátumok kezelés E-mail kezelés

20. Újdonság a MoReq2-ben • Record típusok • Papír iratok digitalizálásának integrációja

21. Azonosítók • Iktatószám és tárgy • Évenként újrakezdődő, struktúrált • Regisztrációs jel és elnevezés • Évtől független, sorfolytonos

22. Keresés, megjelenítés • Összes iktatókönyv, irattári tétel, ügyirat, irat metaadat kereshetősége • Jogosultsági rend betartása • Idő szerinti, fogalmi és közelségi keresés • Részletes megjelenítési feltételek Tallózás funkció besorolási sémák és irathierarchia szerint Összes irat, kötet és fájl metaadat kereshetősége Részletes megjelenítési feltételek Nyomtatási lehetőségek Metaadat és tartalom kombinált használta Egyedi keresési kombinációk összeállítása, elmenthetősége Jogosultsági rend betartása Idő szerinti, fogalmi és közelségi keresés

23. Naplózás • Automatikus eseménynapló • Esemény, időpont, végrehajtó • Ügyirat/irat/metaadatok/lekérdezések • Nem specifikált események • Jelentéskészítési követelmények Automatikus, megváltoztathatatlan eseménynapló Esemény, időpont, végrehajtó File/record/document/metadata/rights Részletesen felsorolt kötelező és konfigurálható események Export és jelentéskészítési követelmények

24. Kiegészítő követelmények • Vegyes iratkezelés • Elektronikus aláírás • Irattári/levéltári átadásra való előkészítés • Mentés visszaállítás Vegyes iratkezelés Nem funkcionális követelmények Dokumentumkezelés és Workflow Megjelenítés és nyomtatás Elektronikus aláírás Adminisztratív funkciók

25. Újdonság a MoReq2-ben • NONHIERARCHICALCLASSIFICATION SCHEMES • MANAGEMENT OF PHYSICAL RECORDS • HYBRID FILE RETENTION AND DISPOSAL • DOCUMENT MANAGEMENT AND COLLABORATIVE WORKING • INTEGRATION WITH WORKFLOW • CASEWORK • INTEGRATION WITH WEB CONTENT MANAGEMENT SYSTEMS • ELECTRONIC SIGNATURES • ENCRYPTION • ELECTRONIC WATERMARKS ETC. • INTEROPERABILITY AND OPENNESS • DISTRIBUTED SYSTEMS • OFFLINE AND REMOTE WORKING • DEFINITION AND DESCRIPTION OF RECORDKEEPING PROCESSES • FAX INTEGRATION

26. Újdonságok • Open XML • Magyar rendeletmódosítás

27. Kérdések és válaszok ?

28. Köszönjük a figyelmet! www.freesoft.hu www.contentum.hu tfuzessy@freesoft.hu