VŠĮ EUROPOS SOCIALINIO FONDO AGENTŪROS TEIKIAMŲ PASLAUGŲ KOKYBĖS RINKOS TYRIMAS

1. VŠĮ EUROPOS SOCIALINIO FONDO AGENTŪROS TEIKIAMŲ PASLAUGŲ KOKYBĖS RINKOS TYRIMAS 2013 m.

2. Informacija apie tyrimą • KIEKYBINIS PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ IR TARPINIŲ INSTITUCIJŲ BEI SOCIALINIŲ PARTNERIŲ TYRIMAS • Tyrimas buvo atliekamas 2013 m. lapkričio–gruodžio mėnesiais. • CAWI metodas (anketas respondentai pildė internetu). • Tyrime buvo naudojama ištisinė atranka. • Iš viso išsiųsti 1382 kvietimai pareiškėjams, užpildytų anketų skaičius – 199. • Iš viso išsiųsti 96 kvietimai tarpinėms institucijoms, užpildytų anketų skaičius – 18. • KOKYBINIS PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ TYRIMAS • Tyrimas buvo atliekamas 2013 m. lapkričio 19–21 dienomis • Giluminių interviu metodas. • Tyrimui atrinkti 5projektų vykdytojai iš Kliento pateikto sąrašo: po 2 informantus projektus vykdančius per SADM ir ŠMM bei 1 informantas projektus vykdančius per VRM.

3. PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ TYRIMO REZULTATAI

4. Respondentų charakteristikos ĮMONĖS / ĮSTAIGOS SEKTORIUS TIKSLINĖS GRUPĖS ĮMONĖS DYDIS PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS VYKDOMŲ PROJEKTŲ SKAIČIUS BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ

5. Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu

6. Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu ATSKIRŲ ASPEKTŲ ĮTAKA BENDRAM VERTINIMUI: (nustatyta stipri koreliacija) • Atsakymų į pateiktus kl. aiškumas ir tikslumas • Agentūros darbuotojų kompetencija vykdant projektų priežiūrą • Agentūros darbuotojų kompetencija spręsti įvairias problemas ir teikti pasiūlymus

7. Bendro pasitenkinimo Agentūros darbu pasiskirstymas pagal tikslines grupes

8. Bendro pasitenkinimo Agentūros darbu pasiskirstymas pagal tikslines grupes

9. Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu skirtingose respondentų grupėse VYKDOMŲ PROJEKTŲ SKAIČIUS PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ

10. Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu skirtingose respondentų grupėse VYKDOMŲ PROJEKTŲ SKAIČIUS PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS Daugiau konsultantų, mikro ir smulkių įmonių atstovų Šie respondentai taip pat prasčiau vertino aspektus susijusius su Agentūros darbuotojų vieningos nuomonės bei praktikos turėjimu tam tikru kl., sprendimų pagrįstumu bei kompetencija spręsti įvairias problemas. BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ

11. Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu skirtingose respondentų grupėse VYKDOMŲ PROJEKTŲ SKAIČIUS PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ

12. Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų darbo aspektų vertinimas

13. Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų darbo aspektų vertinimas

14. Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų darbo aspektų vertinimas VRM – 4,3 ŠMM – 4,2 SADM – 4,2 Konsultantai – 4,0 Prasčiau vertino konsultantai

15. NPS (Net promoting score) indeksas NPS indeksas = 51,2 Pastaba: NPS indeksas skaičiuojamas iš tvirtų rėmėjų procento atimant nelinkusių rekomenduoti procentą

16. NPS (Net promoting score) indeksas NPS indeksas = 51,2 Pastaba: NPS indeksas skaičiuojamas iš tvirtų rėmėjų procento atimant nelinkusių rekomenduoti procentą Daugiau nevyriausybinių organizacijų, mikro įmonių atstovų bei bendradarbiaujančių ilgiau nei 2 m.

17. NPS (Net promoting score) pasiskirstymas pagal tikslines grupes

18. NPS (Net promoting score) pasiskirstymas pagal tikslines grupes

19. Agentūrosįvaizdis

20. Bendro Agentūros / Agentūros darbo vertinimas pagal Agentūros įvaizdžio vertinimą

21. Agentūros įvaizdžio vertinimas pagal tikslines grupes

22. 2012 – 2013 M. REZULTATŲ PALYGINIMAS

23. Bendras pasitenkinimas Agentūra / Agentūros darbu

24. Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų darbo aspektų vertinimas

25. Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų darbo aspektų vertinimas

26. Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų darbo aspektų vertinimas

27. TARPINIŲ INSTITUCIJŲ IR SOCIALINIŲ PARTNERIŲ TYRIMO REZULTATAI

28. Respondentų charakteristikos TIKSLINĖS GRUPĖS BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ

29. Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu

30. Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu skirtingose respondentų grupėse TIKSLINĖS GRUPĖS BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ

31. Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu skirtingose respondentų grupėse TIKSLINĖS GRUPĖS BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ

32. Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų darbo aspektų vertinimas

33. Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų darbo aspektų vertinimas

34. Nuomonė, kaip Agentūrą vertina projektų vykdytojai TIKSLINĖS GRUPĖS

35. Nuomonė, kaip Agentūrą vertina projektų vykdytojai TIKSLINĖS GRUPĖS

36. 2012 – 2013 M. REZULTATŲ PALYGINIMAS

37. Bendras pasitenkinimas Agentūra / Agentūros darbu

38. Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų darbo aspektų vertinimas

39. KOKYBINIS PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ TYRIMAS

40. Kokybinio tyrimo informantų charakteristikos

41. Agentūros darbuotojų profesionalumas ir komunikacija • Agentūros darbuotojų elgesys • Agentūros darbuotojų elgesys (mandagumas, paslaugumas, kultūra) vertinamas ypatingai gerai. Bendravimas yra mandagus, šiltas, malonus, draugiškas, dalykiškas, be išankstinių vertinimų, kultūringas, profesionalus. Pastebėta, kad Agentūroje yra įdiegta veiklos kokybės sistema, kuri standartizuoja ir supaprastina tarpusavio bendradarbiavimą. • SADM1 „Puikiai, bendravimas labai šiltas, labai malonus, labai mandagus, ir kompetencija, viskas yra vienoje vietoje. Esame labai patenkinti.“ • ŠMM1 „Jie dalykiški, mandagūs, kokybės standartą yra įsidiegę. [...] Stengiasi (dirbti) profesionaliai, nedaryti išankstinių vertinimų, neturėti išankstinių nuostatų, kurios priešiškai nuteikia, tai jie to ir nedaro. [...] jie turi standartinius, jau paruoštus atsakymus ir visi vienodai standartiškai reaguoja ir atsako į standartinę situaciją. Taip, manau, ir geriau, ir paprasčiau dirbti.“ • Agentūros darbuotojų pasiekiamumas • Būdai. Informantams priimtini esami būdai susiekti su Agentūros darbuotoju ir nė vienas jų nepasiūlė alternatyvų. Prireikus informantai kreipiasi į Agentūros darbuotojus tiek elektroniniu paštu ar telefonu, tiek ir tiesiogiai susitinkant. • ŠMM1 „Man geriau pabendrauti su žmogumi, ypač, kai bendrauju ne laiškais, o tiesiog pasikalbu, daug maloniau ir aiškiau.“ • SADM1 „Dažniausiai, jeigu elektroniniu, tai elektroniniu ir atsakoma, o jeigu telefonu, tai vyksta telefoninis pokalbis.“ • Komunikacija. Visi informantai pabrėžė, kad Agentūros darbuotojai įspėja apie savo nebuvimą darbo vietoje (atostogos, konferencijos, vizitai) ir nurodo kitą asmenį, į kurį galima kreiptis. Tai parodo, kad Agentūroje yra puikiai išvystyta komunikacija su projektų vykdytojais. • ŠMM2 „Viskas tvarkoje, jie visada pakelia ragelį, jeigu nepakelia, tai kitas pakelia, jeigu vadovė atostogauja ar išvyksta, tai mes visada gauname pranešimą, kad tada ir tada nebus, kad ją pavaduoja tas ir tas.“ • Operatyvumas. Informantai akcentavo Agentūros darbuotojų atsakymų operatyvumą. Jie nurodė, kad atsakoma iš karto ir tik labai retai Agentūros darbuotojai pasikonsultuoja su kolegomis. Be to, informantai teigė, kad visuomet atsakymai yra pateikiami laiku. • SADM1 „Puikiai. Iškilus bet kokiam klausimui arba rašydavome, bet dažniausiai skambindavome ir dažniausiai tikrai, kažkur 99 procentais atsakymą gaudavau čia ir dabar, iš karto. Vienas procentas buvo, kai buvo pasakyta, kad aš, žodžiu, negaliu dabar jums iš karto atsakyti, bet aš jums perskambinsiu ir perskambinama būdavo praktiškai labai operatyviai. Tai vertinčiau tikrai puikiai.“

42. Agentūros darbuotojų profesionalumas ir komunikacija II • Agentūros darbuotojų kompetencija teikti problemų sprendimus, atsakymus į klausimus, pasiūlymus • Atsižvelgiama į projektų vykdytojų nuomonę sprendžiant problemas. Agentūros darbuotojai, prireikus, suteikia pagalbą ir pataria. Pagalbą informantai suvokia ne kaip iš „viršaus nuleistą“ ar primestą, tačiau kylančią diskusijų, tarimosi, alternatyvų vertinimo metu. • SADM2 „Visuomet padedama. Kai tu paskambini, visuomet yra pakeliamas ragelis, visada tu gali pasiklausti, visada gauni atsakymą ir tas džiugina.“ • ŠMM1 „Jeigu tu atsiduri tokioje situacijoje, kad nežinai, ką tau daryti, arba nežinai, ką tau geriau daryti, tai pataria. Mes nemažai telefonu kalbėjome, diskutavome, kaip geriau būtų pasielgti, kaip protingiau būtų pasielgti. [...] sugeba padėti ir patarti, kai reikia.“ • Naudingi patarimai. Agentūros darbuotojai teikia patarimus, kurie padeda numatyti problemas joms dar nekilus ir, įvertinus alternatyvas, tinkamai pasirinkti. • SADM2 „Ieškoma sprendimų kartu ir užbėgama už akių, kad tos problemos neįvyktų.“ • Aiškus ir stabilus sprendimų pagrindimas. Informantai pastebi Agentūros darbuotojų kompetenciją teikti atsakymus, pasiūlymus ir priimti aiškius, konkrečius, nedviprasmiškus, autoritetingus bei visapusiškai argumentuotus sprendimus. • SADM2 „Jeigu reikia kokio paaiškinimo, pagrindžia dokumentais, įstatymais, taisyklėmis, nustatytomis formomis ar kitaip.“ • SADM2 „Ta nuomonė nesikeičia – jeigu telefonu išgirdai, jeigu yra raštas ar kažkas kita, tai ta nuomonė yra visada tokia pati ir tai tikrai labai džiugina.“ • Pasitikėjimo svarba. Kuo labiau projektų vykdytojas pasitiki Agentūros darbuotoju, tuo mažiau abejojama jo sprendimais ir rečiau prašoma juos pagrįsti. • ŠMM2 „Kai yra pasitikėjimo atmosfera, tai tiesiog negaišini laiko klausdama daugiau argumentų.“ • Agentūros darbuotojų sugebėjimas ir geranoriškumas kartu spręsti kylančias problemas yra sveikintinas, tačiau projektų vykdytojai dažniau buvo linkę pripažinti, kad problemos yra visų pirma jų pačių, o ne Agentūros darbuotojų reikalas. • ŠMM1 „Aš manyčiau, kad problemų sprendimas yra ne tiek Agentūros reikalas, kiek pačios vykdančios institucijos reikalas ir jeigu tu protingai sugalvosi, kaip protingai išeiti iš tos situacijos, tu pasiūlysi Agentūrai, tai tikrai tau niekas nepasakys, kad neleisiu.“

43. Agentūros teikiamos informacijos vertinimas • Internetinė svetainė • Agentūros internetinė svetainė vertinama teigiamai, anot informantų, yra informatyvi ir išsami. Informantai naudojasi „dažniausiai užduodamų klausimų“ skiltimi bei naujienų gavimo funkcija. • ŠMM2 „Svetainė išsami, randi tai, ko reikia.“ • ŠMM1 „Man ten painu. Susidarė įspūdis, kad man reikalingų dokumentų negali surasti vienoje vietoje ir reikia blaškytis.“ • ESF akademija • Apie ESF Akademiją žinoję informantai nurodė, jog tai labai gera idėja, kuria patys norėtų pasinaudoti, viešindami savo veiklą. • ŠMM2 „Tą idėją galbūt sau galėsime panaudoti, ta viešinimo politika, man asmeniškai patinka. Tas mintis ir idėjas, tai galėtume ir sau kažką panaudoti. Tai, ką jie daro viešojoje erdvėje, tai mums patinka, priemonės jų yra gana profesionaliai pateikiamos.“ • Renginiai • Renginiai suteikia aktualią, visapusišką, koncentruotą informaciją. Teigiamai vertinamas gerųjų ir blogųjų projektų patirčių pavyzdžių pateikimas, skatinimai bendrauti su kitais dalyviais ir su renginio vedėju ir renginių informacijos perkėlimą į internetinę erdvę. • SADM1 „Pateikta kitų projektų patirtis, kur ir kokios buvo padarytos klaidos, kaip išvengti jų, kaip parengti dokumentus, praktiškai kiekvienai sričiai pateikiami žingsniukai. Medžiaga pateikta labai kokybiškai, labai koncentruotai ir su komentarais, apibendrinant Agentūros turimą patirtį vykdant ir tikrinant projektus.“ • ŠMM2 „Renginiai vykdomi „cafe“ stiliumi, prie apvalių staliukų, kai renginio dalyviai yra priversti bendrauti tarpusavyje bei su renginio moderatoriumi, jie tiesiog yra provokuojami dirbti. [...] Agentūra bando eiti prie aktyvesnio renginio stiliaus.“ • Leidiniai   • Informantai su entuziazmu kalbėjo apie leidinį – projektų administravimo vadovą. Jie akcentavo, kad jame vienoje vietoje pateikta aiški, nuosekli, struktūruota informacija, padedanti įgyvendinant projektą. Nors buvo ir nuomonių, kad leidinyje informacija pateikiama kiek painiai ir sudėtingai. • SADM2 „Labai teigiamai vertinu dokumentų sąvadą. Visos nuorodos, visi dokumentai, viskas vienoje vietoje.“ • ŠMM1 „Iš tų visų dokumentų, kuriuos pateikia projekto vykdytojams, ten per daug yra visko prirašyta, per daug sudėtingai, per daug painiai. Man jie sudarė gremėzdiško, sunkaus, painaus informacijos srauto įspūdį.“

44. Projekto dokumentų teikimo būdai • Teigiamai vertinama DMS sistema, kurios atsiradimas, informantų nuomone, sumažina popierinių dokumentų teikimą. Sistema patogi ir paprasta naudoti bei palengvina Agentūrai teikiamų ataskaitų koordinavimą, suteikia galimybes sekti dokumentų būsenas, sutaupo laiko, yra lanksti ir tausoja gamtą. • VRM1 „Viskas aišku, įeini į sistemą, pasižiūri, ar jau gavęs, kokia yra mokėjimo prašymo ir ataskaitų būsena, ar ji tikrinama, ar priimta, patvirtinta.“ • ŠMM2 „Ten ateina pranešimas, priminimas, kad reikia mokėjimo prašymą parengti, kad atėjo mokėjimas, [...] viskas standartizuota, nereikia pildyti bereikšmių eilučių. Viskas ten gerai.“ • SADM1 „ Jeigu matome, kad mums forma nėra paranki pildyti, informuojame ir Agentūra labai lanksčiai į tai reaguoja“ • SADM2 „[...] taupymas ir tausojimas medžių ir tas labai priimtina.“

45. Agentūros vertinimas pagal projekto vykdymo etapus I • Projekto rengimas ir paraiškos teikimas • Informantai teigiamai vertino Agentūros darbuotojus, kurie detaliai tikrino ir vertino teikiamas paraiškas, teikė konsultacijas bei aktyvią pagalbą projektų vykdytojams, informavo apie paraiškų reikalavimus, atsižvelgtinas taisykles, žinotinus dokumentus, kad projektas būtų sėkmingai įgyvendintas. • SADM1 „Pro Agentūros akis nepraėjo nė mažiausia klaidelė. Labai atidžiai yra viskas stebima ir žiūrima. Kokybę vertinčiau irgi puikiai.“ • SADM2 „Tai buvo paraiškos vertinimas ir konsultacija visais klausimais: kas neaišku, kaip pildyti paraišką, organizuojami seminarai, supažindinama, kokias dalis ir kaip jas reikia užpildyti, kokie yra reikalavimai, kokios taisyklės, kokie dokumentai tai reglamentuoja.“ • Teigiamai informantai kalbėjo apie paraiškos vertinimo procedūrą. Teigė, jog vertinimo rodikliai yra aiškiai reglamentuoti, standartizuoti, pateikiami iš anksto ir viešai. • ŠMM2 „[...] kadangi jie yra įsidiegę vadybos sistemą, pas juos yra pakankamai viskas formalizuota, aiškiai reglamentuota ir sukonkretizuota, tad vertinimas tikrai nebuvo kažkoks abstraktus. Mes ir patys galėjome pasižiūrėti į tas vertinimo lenteles, į ką kreipia dėmesį Agentūra, kai vertina projektą.“ • Projekto sutarties parengimas ir pasirašymas • Sutarties parengimą ir pasirašymą informantai taip pat vertina puikiai. Tiesa, vieniems, tai yra formali procedūra, kitiems – išskirtinis įvykis. • ŠMM2 „Labai formali procedūra. [...] Aš manau, jie yra pakankamai lankstūs ir tą pasirašymo procedūra nėra išpūsta į kažkokią pompastiką, kad sutartą valandą, minutę tu turi ateiti pasirašyti. Tiesiog sutarėme, kada mums patogu, kokia data patogu pasirašyti.“ • SADM2 „[...] pakankamai iškilmingai tas vyksta ir tai labai gražu, nes tokia padaroma šventė. [...] Agentūra atsiuntė nuotraukas, darytas, kai buvo pasirašoma sutartis, spaudžiamos rankos su Agentūros direktoriumi. Tai miela ir smagu.“

46. Agentūros vertinimas pagal projekto vykdymo etapus II • Projekto vykdymas. Patikros • Projektų vykdytojams patinka formalizuota patikrinimų / vizitų forma. Jų nuomone, turi būti įspėjama apie apsilankymą, atvykstama laiku, supažindinama su patikros procedūra. • Patikros teikia papildomos naudos. Jų metu projektų vykdytojai papildomai konsultuojasi dėl neaiškumų. • ŠMM2 „Šitame etape viskas tvarkoje: patikros yra formalizuotos, sutartu laiku atvyksta, prieš tai įspėja, supažindina su patikros lapu. Procedūros yra standartizuotos, o be to, mes išsiaiškiname, ko mums reikia.“ • Vizitai sukelia papildomų rūpesčių ir laiko sąnaudų, kai yra reikalaujama dokumentų, saugomų archyvuose. • SADM2 „[..] jeigu toks ilgas projektas, kaip mūsų, 9 metų, tai kiti dokumentai yra archyvuojami ir, pavyzdžiui, yra kitose įstaigose, juos reikia iškelti ir pasiruošti, o tai užima daug laiko.“ • Mokėjimo prašymų, teikiamų dokumentų ir ataskaitų tikrinimas • Agentūros darbuotojai objektyviai ir atidžiai tikrina projektų vykdytojų mokėjimo prašymus, teikiamus dokumentus bei ataskaitas. Sveikintina, kad, prireikus, tikrinimus atlieka greičiau nei numatyta. • SADM2 „Nėra jokių neigiamų niuansų, visas darbas vyksta sklandžiai, kokybiškai, manau, jie viską sužiūri atidžiai, suskaičiuoja. Viskas patikrinama, suskaičiuojama.“ • ŠMM2 „Jeigu reikia, tai yra padaroma greičiau.“

47. Informantų pasiūlymai Agentūros veiklos tobulinimui I • Gerinti paraiškų vertinimą, įtraukiant surinktų vertinimo balų argumentavimą • SADM2 „Kadangi (paraiškų) vertinimo skalė yra pagal balus ir yra pateikiama bendra balų suma, tai ji galėtų būti labiau išskleista, nurodant pagal kokią poziciją, kiek balų surinkta. Pats projekto pareiškėjas tą žino, bet kiti, ypatingai partneriai, jeigu norėtų tą žiūrėti, detalizuotis ir gilintis, tai gal būtų įdomu sužinoti, kuriame etape (projektas) nepraėjo.“ • Agentūros internetinėje svetainėje paraiškų rengimui skirtą informaciją pateikti vienoje vietoje • SADM2 „Man asmeniškai kliūna kad, pavyzdžiui, kai rengi paraišką, tai pirmuose puslapiuose atsivertus yra aiškiai parodyta paraiškos A dalis, o paraiškos B dalis man kažkodėl kliūna. Paskutinę paraišką kai rengėm, tai teko ieškoti tikrai ilgai ir vis tiek Agentūros paprašiau, kad man atsiųstų B dalį, kad būčiau įsitikinus, kad tai tikrai ta forma, kurią reikia užpildyti. Būtų aiškiau, kad pasirinkus kvietimą, žemiau būtų pateiktos visos formos, visi dokumentai. Na tarsi taip yra, bet ne visada taip lengva rasti.“ • Paraiškų formoje informuoti, kurios dalys bus viešai matomos • SADM2 „Aš tai galvočiau, kad reiktų labiau akcentuoti ir išskirti, jog A dalies 5-oje ar kurioje lentelėje, kur yra trumpas aprašymas apie projektą, kad tai bus trumpa žinutė visuomenei, kad šita informacija eina į svetainę apie projektą.“ • Galimybę teikti projektų paraiškas el. būdu • SADM2 „Paraiškos galėtų būti teikiamos elektroniniu būdu, o ne popierinės. [...] Pati paraiška galėtų būti iš karto įkeliama į sistemą.“ • Projektų administravimo vadove teikti ne nuorodas, o aktualią informaciją iš karto įrašyti šalia • ŠMM1 „Reikėtų mažiau nuorodų (projektų administravimo vadove). Perskaitai vieną punktą ir turi imti kitą dokumentą atsiversti, pasižiūrėti, kaip ten nurodyta. Reikėtų konkrečiai ir aiškiai surašyti, o ne su kažkokiais išvedžiojimais, išskirstymais, išdėliojimais.“ • Surengti tarpinį seminarą ne tik prasidėjus projektui, bet ir jam įsibėgėjus, po 3–4 mėnesių • ŠMM1 „Kada tu įsibėgėji, jau žinai, ko klausti. Tokių seminarų nebuvo, kad įsibėgėjus projektui surinktų visus, kur žmonės galėtų užduoti klausimus, padiskutuoti, surasti bendrų sąlyčio taškų.“ • Rengti seminarus grupuojant jų dalyvius pagal projekto pobūdį ir vykdytojų patirtį, nes, tikėtina, jiems kyla panašios problemos ir klausimai • ŠMM1 „Aš įsivaizduoju, kad reikėtų šnekėti apie tuos pačius dalykus, bet truputėlį kitam lygmenyje, nes tiems, kas pirmą kartą, nuo elementarių, visiškai paprastų dalykų, o su tais, kurie jau yra vykdę projektų, jau galima į niuansus pasigilinti, ką ne taip darom, ką lengviau, paprasčiau padaryti. Tada būtų didesnė nauda vykdytojams.“

48. Informantų pasiūlymai Agentūros veiklos tobulinimui II • Vykdyti metines projektų vykdytojų veiklų apžvalgas • SADM2 „Būtų naudinga daryti bendrus susitikimus su projektų vykdytojais, juose būtų aptariamos bendros problemos, diskutuojama ir ieškoma bendrų sprendimų.“ • Mažinti koordinuojamų projektų skaičių ESFA projektų vadovams • ŠMM1 „Mažiau darbo duoti vienam žmogui, nes, kiek aš žinau, tai yra nerealus krūvis įsigilinti į 12 projektų, jiems vadovauti, bendrauti ir žinoti kiekvieno projekto niuansus. Nežinau, ar jiems taip žmonių trūksta, ar kaip, bet aš įsivaizduoju, kad vienas žmogus tikrai turėtų turėti mažesnį krūvį, tuomet galėtų gerai įsigilinti ir operatyviau reaguoti į kiekvieną konkretų atvejį. [...] 4-5 projektai vienam žmogui kuruoti, vadovauti būtų sočiai.“ • Derinti dokumentų pateikimo terminus, atsižvelgiant į projekto veiklas • ŠMM1 „Keisti dokumentų pateikimo terminus. Mes mokėjimo prašymus teikiame kas tris mėnesius, tai drąsiai galėtų būti ir rečiau. Aš manyčiau, kad atsiskaitymus ir mokėjimo prašymus galima būtų derinti priklausomai nuo veiklų, nes tu vienu laikotarpiu veiki daugiau, o kitu mažiau. Mokėjimo prašymų cikliškumą, periodiškumą dalinti ne lygiais gabalais, bet priklausomai nuo poreikio ir vykdytojas galėtų nuspręsti, kada jam verta atsiskaityti už kažkokį ataskaitinį laikotarpį.“ • Galimybę pirkimų planus teikti per DMS sistemą • ŠMM2 „Jeigu galima būtų dalį ataskaitų, tokių kaip pirkimų planai, suderinimai, pateikti elektroniniu būdu, tai būtų patogiau.“ • DMS sistemos priminimus teikti el. paštu projektų vykdytojams • ŠMM2 „Priminimai neateina elektroniniu paštu, tik jeigu prisijungi prie sistemos. Būtų gerai, kad priminimas ateitų registruotiems (DMS sistemos) asmenims elektroniniu paštu.“ • Po projekto įgyvendinimo, pateikti susistemintą informaciją apie tolesnes projektų galimybes • VRM1 „Norėtųsi, kad Agentūra po projekto įtrauktų į naujas galimybes įgyvendini naujus projektus. Norėtųsi, kad labiau perduotų, gal išsiuntinėtų elektroniniais laiškais, ir sukoncentruotų informaciją apie galimybes teikti paraiškas: kad informacija patalpinta ten ir ten, vieniems ar kitiems projektams, pagal tokias ir tokias priemones.“ • Suderinti tarpinių ir galutinės ataskaitos reikalavimus • SADM2 „Pildant galutinę ataskaitą, tu supranti, kad projekto eigoje tu negalvojai, nesekei ir specialiai nefiksavai kai kurių dalykų [...].Turėtų būti kažkoks kontrolinis priminimas. Aš manau, kad patikrų metu ar projektų etapų viduryje, reikėtų parašyti priminimo laišką, „ar jūs į tai atsižvelgėte“, „ar jūs tai vykdote“ arba papildyti ataskaitų už metus formas pagal galutinę ataskaitą ir jos reikalavimus.“

49.  Agentūros veiklos dinamika • Mažiau pastebima Agentūros kaip kontroliuojančios institucijos funkcija, labiau kaip partnerio, padedančio ir bendradarbiaujančio dėl bendro tikslo • SADM1 „Kalbant apie ankstesnį projektą, aš daugiau jutau kontrolės funkciją, o dabar su šituo projektu, tai kontrolės funkcija iš viso nežymi, galima sakyti, jog daugiau yra pagalba, bendradarbiavimas. Tikrai yra įvykę pasikeitimai per šitą laikotarpį.“; ŠMM1 „Jeigu pradžioje projekto vykdymo mums atrodė, kad (Agentūra) yra labai kontroliuojanti ir baudžianti institucija, tai su laiku supratome, kad tai daugiau yra patariamasis vaidmuo.“ • ŠMM2 „Jie labiau vykdė prievaizdo ir baudėjo funkciją, kas sukurdavo nepasitikėjimo atmosferą. Šiuo metu bendravimas labiau kolegialus.“ • Sumažėjo teikiamų popierinių dokumentų kiekis, nes dokumentų teikimas perkeliamas į elektroninę DMS sistemą • ŠMM1 „Kai vykdėme pirmąjį projektą 2006-2008 metais, tai buvo begalė popierių, kalnų kalnai popierių. Dabar popierių, biurokratizmo ir visų nereikalingų dalykų mažiau.“ • ŠMM1 „(Anksčiau) nebuvo duomenų bazės, atsirado duomenų bazė. Nebuvo galimybės dokumentų pateikti koncentruotai ir įkelti į duomenų bazę, dabar atsirado ta galimybė.“ • Profesionalesnis bendravimas – dalykiškesnis, lankstesnis, greitesnis • ŠMM2 „Agentūros bendradarbiavimo lygis šiuo metu yra daug profesionalesnis, nei buvo anksčiau. Jeigu anksčiau kiekviena šalis bandė primesti savo problemų sprendimo būdą, nebuvo įsiklausoma į kitą šalį, nematomas bendras tikslas, kad tas projektas būtų padarytas ir viskas būtų tvarkoje, tai dabar bendravimas profesionalesnis, labiau dalykiškas, yra sprendžiama problema ir nėra kaltųjų paieškų.“ • VRM1 „Jie tapo labiau lankstūs.“ • Sumažėjusi darbuotojų kaita • SADM1 „Vykdant ankstesnį projektą, jo pabaigoje, labai keitėsi vadovai. Čia, dabar jaučiasi toks stabilumas.“ • Agentūros projektų vadovo visapusiškumas • SADM2 „Mane asmeniškai labai džiugina, kad apsijungė funkcijos. Anksčiau buvo viešųjų ryšių specialistas, finansininkas, koordinatorius arba projekto vadovas, o dabar vienas žmogus konsultuoja visais klausimais. Kadangi visos sritys yra tarpusavyje susiję, o vienas vadovas plačiai viską žino, tai iš karto gauni bendrą vaizdą apie projekto eigą, konsultaciją visais klausimais ir visoms sritims tinkantį atsakymą. Dabar taupomas laikas, reikia mažiau žmogiškųjų resursų, rezultatai kokybiškesni ir greičiau pasiekiami.“

50. Klausimai..?