Interoperabilní nadstavba spisových služeb na území JPD2 HMP „Interspis“

1. Interoperabilní nadstavba spisových služeb na území JPD2 HMP„Interspis“ Zahájení rutinního provozu

2. Cíl setkání • Termín zahájení rutinního provozu • Podmínky zajištění rutinního provozu • Technické podmínky • Znalostní předpoklady • Organizace provozu • Diskuze

3. Termín zahájení rutinního provozu 01.04.2008

4. Podmínky zajištění provozu • Funkční systém • Poučení uživatelé, správci • Definice organizace provozu • role • kompetence a povinnosti • Systém řešení problémů a požadavků

5. Funkční systém • Zapracovány všechny připomínky ze zkušebního provozu • Proběhly akceptační testy - výsledek „bez závad“ • Aplikace byla nainstalována do provozního prostředí portálu HMP

6. Technická připravenost ÚMČ • Instalace XML Filler pro zobrazení formulářů podání • Vybavení pověřených pracovníků elektronickými podpisy

7. Poučení uživatelé • Metodické pokyny • Best practices • Proškolení klíčových uživatelů

8. Organizace provozu Role: • MHMP • Správce systému Interspis • Správce centrální podatelny • ÚMČ • Správce spisové služby • ICZ • Vedoucí projektu podpory systému • Tým podpory

9. Komunikační schéma MHMP e-mail telefon správce Interspis správce centrální podatelny e-mail telefon ÚMČ ICZ e-mail telefon Help-desk uživatelé SpS správce SpS tým podpory vedoucí projektu

10. Kompetence a povinnosti MHMP Správce systému Interspis: • zodpovídá za provoz systému Interspis v režimu 24x7 • řeší provozní problémy se správci spisových služeb a pracovníkem centrální podatelny • spravuje číselníky aplikace (administrace organizací, formulářů, systému) • eskaluje provozní problémy poskytovatelům outsourcing služeb (HW, DB, PHMP, App) • kontroluje dodržování metodických postupů ze strany úřadů • hlásí správcům SpS plánové změny nebo výpadky propojení • eviduje zástupce účastníků systému – správce SpS (průběžně) • ověřuje platnost seznamu zástupců (4x ročně) • organizuje školení (dle potřeby) • poskytuje odbornou pomoc zástupcům účastníků (průběžně) • udržuje v aktuálním stavu metodiku Interspis (v případě změny) • vznáší organizační, technické a finanční požadavky na gestora systému pro zajištění provozu a rozvoje systému (dle potřeby) • přebírá od dodavatele (ICZ) realizované změnové požadavky Správce centrální podatelny: • Zodpovídá za příjem podání a vypravení prostřednictvím centrální e-podatelny • Řeší nestandardní stavy např. při nefunkčním propojení – předání podání z Interspis na ÚMČ • Hlásí nefunkční systém, propojení správci Interspis • Navrhuje úpravy systému

11. Kompetence a povinnosti ÚMČ Správce spisové služby: • Je kontaktní osobou pro správce Interspis a uživatele spisové služby úřadu • Řeší provozní problémy týkající se komunikace SpS a Interspis • eskaluje správci Interspis provozní problémy týkající se komunikace SpS a Interspis, které jsou mimo kompetence úřadu • Hlásí správci Interspis plánové změny nebo výpadky týkající se propojení SpS a Interspis • Zajišťuje dodržování metodických postupů • Předkládá za ÚMČ návrhy na změny systému Uživatel spisové služby: • Hlásí správci spisové služby provozní problémy • Navrhuje správci spisové služby změny systému

12. Kompetence a povinnosti ICZ Vedoucí projektu: • je kontaktní osobou pro správce Interspis • Řídí řešení požadavků • Předkládá správci Interspis změnové požadavky na úpravy systému Tým podpory: • Řeší odstraňování příp.vad, provozní a změnové požadavky • Navrhuje vedoucímu projektu úpravy systému

13. Pravidelné činnosti ÚMČ: • Příjem a vyřizování podání realizovaných občany přes Interspis Správce centrální podatelny: • Kontrola předávání podání z Interspis do SpS

14. Best practices Doporučené postupy pro zpracování elektronického podání v aplikaci spisová služba (příklad pro e-spis): • Zajištění příjmu podání z Interspis podatelnou úřadu • Při vyřizování zkontrolovat termín vyřízení (zda odpovídá typu podání) a příp. opravit • Vyřízeníformou odpovědina doručené podání(zajištění vazby podání x vypravení) • Vypravení vlastního dokumentu ze spisové služby kromě listovní zásilky iprostřednictvímInterspis • Po vyřízení podánízapsat způsob vyřízení • Elektronické podepisování dokumentů vypravovaných přes Interspis

15. Kontakty Správce Interspis (MHMP): • Milan Borovička • milan.borovicka@cityofprague.cz • Tel.: 236 00 2677, 731 142 992 Správce centrální e-podatelny (MHMP): • Aaa Bbb • aaa.bbb@cityofprague.cz • Tel.: 236 00 xxxx Vedoucí projektu podpory provozu (ICZ): • Jan Staníček • jan.stanicek@i.cz • Tel.: 244 100 258, 724 429 609 01.04.2008

16. Sdílený web Zahájení rutinního provozu

17. Cíl setkání • Termín zahájení rutinního provozu • Podmínky zajištění rutinního provozu • Technické podmínky • Znalostní předpoklady • Organizace provozu • Diskuze

18. Termín zahájení rutinního provozu 01.04.2008

19. Podmínky zajištění provozu • Funkční systém • Poučení správci • Definice organizace provozu • role • kompetence a povinnosti • Systém řešení problémů a požadavků

20. Funkční systém • Zapracovány všechny připomínky ze zkušebního provozu • Proběhly akceptační testy - výsledek „bez závad“ • Aplikace byla nainstalována do provozního prostředí portálu HMP

21. Poučení správci • Proběhlo proškolení správců SWeb • Probíhá seznámení správců webů MČ s kompetencemi a povinnostmi

22. Organizace provozu Role: • MHMP • Správce systému Sdílený web • ÚMČ • Správce redakčního systému • ICZ • Vedoucí projektu podpory systému • Tým podpory

23. Komunikační schéma MHMP správce Sdílený web e-mail telefon ICZ ÚMČ Help-desk tým podpory vedoucí projektu správce Web MČ

24. Kompetence a povinnosti MHMP Správce systému Sdílený web: • zabezpečení bezproblémového provozu centrální aplikace pro publikování sdílených informací a metodické vedení zástupců zúčastněných městských částí: • kontroluje funkčnost centrální aplikace (několikrát denně) • sleduje, zda proběhl pravidelný import (1x denně), • kontroluje aktuálnost publikovaných dat porovnáním s obsahem webů zúčastněných partnerů (1x týdně) • kontroluje platnosti URL odkazů na zdrojové soubory (1x týdně) • kontroluje formát importovaných dat (1x měsíčně) • spravuje číselníky aplikace (zakládání nových městských částí a nových kategorií dokumentů) • technické problémy hlásí na helpdesk provozovatele portálu (ICZ) • eviduje zástupce účastníků systému – správce RS (průběžně) • ověřuje platnost seznamu zástupců (4x ročně) • organizuje školení (dle potřeby) • poskytuje odbornou pomoc zástupcům účastníků (průběžně) • udržuje v aktuálním stavu metodiku sdíleného webu (v případě změny) • vznáší organizační, technické a finanční požadavky na gestora systému pro zajištění provozu a rozvoje systému (dle potřeby) • přebírá od dodavatele (ICZ) realizované změnové požadavky

25. Kompetence a povinnosti ÚMČ Správce webu MČ: Typicky informatik nebo správce webu MČ hlavního města Prahy. Je kontaktní osobou pro řešení všech záležitostí týkajících se projektu Sdílený web. Komunikuje s gestorem projektu a s administrátorem systému. V případě potřeby (např. technické problémy) se podílí na práci řešitelského týmu. • Určuje, které informace mají být exportovány na centrální portálovou aplikaci • Informace určené pro export zařazuje do příslušných kategorií Sdíleného webu (1x denně) • V rámci CMS udržuje číselník kategorií Sdíleného webu (6x za rok) • Ovládá metodické minimum Sdíleného webu • Informuje správce Sdíleného webu o plánovaných změnách ve správě webových stránek účastníka, které se dotknou exportu dat do centrálního modulu (Technické i organizační změny). • Informuje správce Sdíleného webu o změně URL adresy, na které jsou poskytována data pro Sdílený web. • Informuje Správce o změně zástupce účastníka a změně kontaktních údajů (telefon a email). • vznáší organizační, technické a jiné požadavky na správce systému, případně na gestora, za účelem zajištění provozu a rozvoje systému • Předkládá za MČ návrhy na změny systému

26. Kompetence a povinnosti ICZ Vedoucí projektu: • je kontaktní osobou pro správce systému Sdílený web • Řídí řešení požadavků • Předkládá správci systému Sdílený web změnové požadavky na úpravy systému Tým podpory: • Řeší odstraňování příp.vad, provozní a změnové požadavky • Navrhuje vedoucímu projektu úpravy systému

27. Kontakty Správce Sdílený web (MHMP): • David František • Frantisek.David@cityofprague.cz • Tel.: 236 00 3214 Vedoucí projektu podpory provozu (ICZ): • Jan Staníček • jan.stanicek@i.cz • Tel.: 244 100 258, 724 429 609 01.04.2008