Projekto viešinimas – kaip formalumą paversti nauda organizacijai

1. Projekto viešinimas – kaip formalumą paversti nauda organizacijai Indrija Aškelovičienė ESFA komunikacijos vadovė Vilnius, 2009 m.

2. Seminaro temos/tikslai • Pristatyti projektų viešinimo veiklą ir naudą • Pristatyti viešinimo reikalavimus bei efektyvias viešinimo priemones • Pristatyti atskirų viešinimo priemonių rengimo principus • Praktinės užduotys • DUK

3. Misija - padėti įdarbinti viešinimo priemones, kad jos neštų naudą organizacijai Įtakoja: • Klientus • Partnerius • Reguliuojančias institucijas • Potencialius darbuotojus Komunikacija/viešumas: • Didina žinomumą • Padeda kurti palankų įvaizdį, reputaciją • Tampa pagrindu mezgant santykius/ryšius

4. Kas yra viešinimas? • Viešinimas – tai informacinė veikla, padedanti pristatyti visuomenei (arba tam tikrai jos daliai) įgyvendinamą projektą, jo tikslus, eigą, rezultatus. • Taip pat gali būti siekiama formuoti tikslingą visuomenės (ar jos dalies) nuomonę tam tikru klausimu, atskleisti aktualias problemas, populiarinti paslaugas ar produktus.

5. Vartojamos sąvokos • Viešinimo priemonė – tai informacijos, žinios perdavimo forma. Tai gali būti pranešimas žiniasklaidai, spaudos konferencija, socialinė akcija ar kt. • Viešinimo kanalai padeda paskleisti informaciją, perduoti žinią. Dažniausiai turima mintyje žiniasklaida – televizija, radijas, regioninė ar nacionalinė spauda, internetas. • Tikslinė grupė – tai visuomenės dalis (gali būti ir visa visuomenė), kuriai tikslingiausia paskleisti informaciją apie įgyvendinamą projektą. Dažniausiai tai ta visuomenės dalis, kuri labiausiai pajus sėkmingai įgyvendinto projekto naudą. • Viešinimo tikslai yra tai, ko siekiate ir ką galite pasiekti viešindami projektą – pristatyti projektą, jo rezultatus, poveikį; įtikinti naudotis įdiegtomis naujovėmis; atskleisti aktualią problemą; formuoti tam tikrą visuomenės nuomonę; atskleisti savo organizacijos indėlį; atskleisti ES struktūrinių fondų indėlį ir pan.

6. Formalūs reikalavimai • EK reglamentas 1828/2006 1 skirsnis, 8 straipsnis, 4 punktas: Tais atvejais, kai veiksmui skiriamas finansavimas pagal veiksmų programą, kuri yra bendrai finansuojama su ESF (...), paramos gavėjas užtikrina, kad dalyvaujantiems veiksme būtų pranešta apie tą finansavimą. Paramos gavėjas aiškiai paskelbia, kad veiksmas, kuris yra įgyvendinamas, buvo atrinktas pagal veiksmų programą, kurią bendrai finansuoja ESF (...) Visuose dokumentuose, įskaitant visus dalyvavimą patvirtinančius ar kitokius su tuo veiksmu susijusius sertifikatus, pateikiamas pareiškimas, kad veiksmų programa buvo bendrai finansuojama ESF (...)

7. Formalūs reikalavimai (II) • LRV nutarimas dėl projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo 2007 m. Gruodžio 19 d. Nr.1443 35. Kaip numatyta Reglamento Nr. 1828/2006 8 straipsnyje, projekto vykdytojas privalo vykdyti informavimo apie projektą veiksmus, kurie turi būti tiesiogiai proporcingi projekto veiklos apimčiai, t.y.:

8. Formalūs reikalavimai (III) 35.3. paskelbti (savo interneto tinklapyje, informavimo apie projektą priemonėse, vykdant projekto veiklą ar kitu būdu), kad įgyvendinamas projektas, finansuojamas pagal atitinkamą veiksmų programą iš Europos socialinio fondo (...) ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšų pagal Reglamento Nr. 1828/2006 8 straipsnio 4 dalį; 35.4. užtikrinti, kad projekto dalyviams (projektą vykdantiems asmenims, projekto tikslinėms grupėms, projekto rezultatą naudojantiems asmenims) būtų pranešta apie projekto finansavimą iš Europos socialinio fondo (...). Ši informacija privaloma dalyvavimą renginiuose patvirtinančiuose pažymėjimuose ir sertifikatuose.

9. Formalūs reikalavimai (IV) 36. Visose projekto vykdytojo įgyvendinamose informavimo apie projektą priemonėse turi būti naudojamas ES 2007 – 2013 metų struktūrinės paramos ženklo pavyzdys, patvirtintas finansų ministro 2007 m. gruodžio 12 d. įsakymu Nr. 1K-366. • http://www.esparama.lt/2007-2013/lt/vykdytojams/paramos_zenklas

10. Formalūs reikalavimai (V) • VP1-1.1-SADM-06-K priemonės “Žmogiškųjų išteklių tobulinimas viešajame sektoriuje” finansavimo sąlygų aprašas. Viešinimo išlaidos yra tiesioginės projekto išlaidos, jos turi būti pagrįstos ir apskaičiuotos proporcingai projekto tikslams bei veiklų pobūdžiui ir neturi viršyti 2 procentų visų tinkamų finansuoti tiesioginių projekto išlaidų.

11. Paraiška

12. Viešinimo nauda • Visuomenė sužinos apie projektą. • Visuomenė sužinos, kad projektą įgyvendina būtent Jūsų įmonė, įstaiga, organizacija. • Viešinimas padės sėkmingai įgyvendinti projektą - ypatingai, jei reikia pritraukti dalyvių į mokymus, motyvuoti gyventojus keisti elgesį (pvz., paskatinti rūšiuoti atliekas) • Viešindami projektą, formuosite teigiamą savo įmonės, įstaigos ar organizacijos įvaizdį – juk Jūs įgyvendinate projektą, kuris paspartins ekonomikos augimą, prisidės prie socialinės ar kitų sričių pažangos!

13. Kaip pasiruošti projektų viešinimui? Tikslas Tikslinės grupės Kanalai

14. Kaip pasiruošti projektų viešinimui? (II) • Viešinimo tikslų nustatymas: ką norite pasiekti viešinimo veiklomis? • Tikslinių grupių nustatymas: kam yra aktuali ir svarbi informacija apie Jūsų projektą? • Viešinimo kanalų pasirinkimas: kaip efektyviausia pasiekti tikslinę grupę?

15. Viešinimo tikslų nustatymas • Informuoti apie vykdomą ar įvykdytą projektą, atskleisti projekto naudą ir reikšmę. • Pakeisti visuomenės ar tam tikros tikslinės grupės nuomonę konkrečiu klausimu; • Sudominti bei motyvuoti dalyvauti projekto veiklose. • Paskatinti naudotis projekto metu sukurtu produktu ar paslauga; paaiškinti kaip tai daryti. • Formuoti įvaizdį

16. Viešinimo tikslų nustatymas Viešinimo tikslai iš dalies lemia ir viešinimo intensyvumą: • jei įgyvendinus projektą tikslinė grupė turės įdėti papildomų pastangų tam, kad galėtų pasinaudoti projekto rezultatu; • jei projekto sėkmė priklauso nuo kuo aktyvesnio tikslinės grupės įsitraukimo; • jei projekto sėkmė priklauso nuo gyventojų nuostatų pokyčio, tuomet numatykite daugiau ir įvairesnių viešinimo veiklų; • jei projekto rezultatu tikslinė grupė tiesiogiai nesinaudos arba tam nereikės papildomų pastangų; • jei projekto sėkmė nepriklauso nuo tikslinės grupės aktyvaus įsitraukimo, tuomet galite planuoti mažiau viešinimo veiklų.

17. Tikslinių grupių nustatymas: Kam yra aktuali ir svarbi informacija apie Jūsų projektą? • Rengiant projekto paraišką ES struktūrinei paramai gauti joje įvardijama ir projekto tikslinė grupė. • Jei tikslinė grupė neįvardyta, tuomet ji gali būti apibrėžiama pagal teritoriją, kurioje vykdomos projekto veiklos, arba kuriamų paslaugų pobūdį • Tikslinė grupė, kuri naudosis projekto rezultatu, viešinant projektą ir yra svarbiausia, kuriai turėtų būti skleidžiama informacija. • Jei manote, kad Jūsų projektas, taikomi metodai ar rezultatai yra unikalūs, išskirtiniai savo srityje arba svarbūs daugeliui šalies gyventojų, tuomet pristatykite juos ir plačiajai visuomenei!

18. Viešinimo kanalų nustatymas Kaip efektyviausiai pasiekti tikslinę grupę? • Kanalas – žiniasklaida (spaudos konferencijos, pranešimai spaudai ir pan.) • Jei tikslinė grupė gyvena aiškiai apibrėžtoje teritorijoje (pvz., Kaune), rinkitės regioninę žiniasklaidą. • Jei projekto rezultatas gali būti aktualus kiekvienam šalies gyventojui, rinkitės nacionalinę žiniasklaidą. • Jei projekto rezultatas yra aktualus konkrečiai tikslinei grupei, kurią vienija tam tikra charakteristika (pvz., moksleiviai, neįgalieji ir pan.), rinkitės specializuotą šiai grupei skirtą žiniasklaidą.

19. Viešinimo kanalų nustatymas (II) • Tiesioginis informacijos perdavimas tikslinėms grupėms (renginiai, seminarai, internetas, bukletai, skrajutės ir pan.) Kiekvienu atveju galite pasirinkti ir priemones, kurios padės ne per žiniasklaidą, o tiesiogiai pasiekti tikslines grupes. Tai – renginiai, apskritojo stalo diskusijos, seminarai, internetas, taip pat bukletai, skrajutės, kt. dalomoji medžiaga.

20. Kokias viešinimo priemones įgyvendinti? Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės 1. Parengti ir pastatyti nuolatinį aiškinamąjį stendą 2. Parengti ir pastatyti informacinį stendą 3. Paskelbti (savo interneto tinklalapyje, informavimo apie projektą priemonėse, vykdant projekto veiklą ar kitu būdu), kad įgyvendinamas projektas, finansuojamas pagal atitinkamą veiksmų programą iš Europos socialinio fondo ar Europos regioninės plėtros fondo, ar Sanglaudos fondo ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšų 4. Užtikrinti, kad projekto dalyviams (projektą vykdantiems asmenims, projekto tikslinėms grupėms, projekto rezultatus naudojantiems asmenims) būtų pranešta apie projekto finansavimą iš Europos socialinio fondo ar Europos regioninės plėtros fondo, ar Sanglaudos fondo ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto pagal Reglamento Nr. 1828/2006 8 straipsnio 4 dalį. Ši informacija privaloma dalyvavimą renginiuose patvirtinančiuose pažymėjimuose ir sertifikatuose 5. visose projekto vykdytojo įgyvendinamose informavimo apie projektą priemonėse turi būti naudojamas ES 2007–2013 metų struktūrinės paramos ženklo pavyzdys, patvirtintas LR finansų ministro 2007 m. Gruodžio 12 d. įsakymu Nr. 1K-366 (Žin., 2007, Nr. 134-5434)

21. Viešinimo priemonė – informacinis stendas • Remiantis Reglamentu, projektai, kuriems skiriama daugiau nei 500 000 eurų (1 726 400 Lt) viešųjų lėšų ir kurie yra vykdomi infrastruktūros, statybos, remonto, rekonstrukcijos srityse, privalo projekto vykdymo metu projekto vykdymo vietoje pastatyti informacinį stendą.

22. Viešinimo priemonė – nuolatinis aiškinamasis stendas • Remiantis Reglamentu, projektai, kuriems skiriama daugiau nei 500 000 eurų (1 726 400 Lt) viešųjų lėšų ir kurie yra vykdomi infrastruktūros, statybos, remonto srityse ar yra susiję su fizinio turto įsigijimu, privalo pastatyti nuolatinį aiškinamąjį stendą. Stendas yra statomas projektui baigiantis ir privalo stovėti ne trumpiau nei 5 metus nuo projekto įgyvendinimo pabaigos.

23. Svarbu! Jei projekto tikslams pasiekti yra įsigyjamas tik fizinis turtas, informacinio stendo tokiu atveju nereikia, tačiau projekto vykdytojas pasibaigus projektui turės pastatyti nuolatinį aiškinamąjį stendą.

24. Galimos viešinimo priemonės • Pranešimai spaudai • Inicijuotas straipsnis • Užsakomasis straipsnis • Spaudos konferencija • Baigiamoji konferencija • Apvalaus stalo diskusijos • Reprezentacinės prekės • Informaciniai stendai • TV, radijo laidos • Rubrikos (informacinė žinutė, reportažas, interviu, analitinis straipsnis) • Kūrybinė komunikacija • Kt.

25. Kokias viešinimo priemones dažniausiai renkasi projektų vykdytojai? • Viešinimas internete (įmonės ar įstaigos svetainė, tinklaraščiai,socialiniai tinklai ir pan.) • Informaciniai leidiniai (lankstukai ir kt.) • Projekto reklama (spauda, televizija, radijas ir kt.) • Plakatai • Pranešimas spaudai • Renginiai

26. Svarbu! Renkantis viešinimo veiklas, svarbiausia turėtų būti kuo tikslingiau paskleisti informaciją apie projektą, o ne formaliai įgyvendinti reikalavimus!

27. Naujumas Konfliktiškumas/drama Reikšmingumas/mastas Retumas/išskirtinumas Negatyvumas Personalijos Media duona – naujienos/problemos

28. Įprastas priemonių pasiskirstymas

29. Rašytinė komunikacija per žiniasklaidą Pranešimas spaudai • Platinamas visoms tikslinėms priemonėms; • Publikuojamas nemokamai; • Gali būti nepublikuojamas; • Nekontroliuojamas publikacijos pasirodymo laikas, turinys ir forma; • Jei praeina pro žurnalistų “filtrą” tikėtina bus patrauklesnis skaitytojui

30. Rašytinė komunikacija per žiniasklaidą Inicijuojamas straipsnis • Paprastai kaip išskirtinė medžiaga duodamas vienai priemonei; • Publikuojamas nemokamai; • Gali būti nepublikuojamas; • Nekontroliuojamas publikacijos pasirodymo laikas, turinys ir forma; • Jei praeina pro žurnalistų “filtrą” tikėtina bus patrauklesnis skaitytojui.

31. Rašytinė komunikacija per žiniasklaidą Užsakomasis straipsnis • Gali būti talpinamas keliose priemonėse; • Publikavimas mokamas; • Turi būti publikuojamas; • Kontroliuojamas publikacijos pasirodymo laikas, turinys ir forma; • Kadangi žurnalistų “filtras” negalioja, dažnai nebūna pakankamai patrauklus skaitytojams.

32. 1. baigiamosios konferencijos 2. užsakomieji straipsniai 3. pranešimai spaudai Viešinimo priemonės Kaip efektyviai jas organizuoti? Ką daryti, kad juos pastebėtų? Kaip sudominti žiniasklaidą?

33. Konferencijos

34. Baigiamosios konferencijos Galimos problemos Surasti lektorius; Kinta dienotvarkė, nes pranešėjai nepatvirtina dalyvavimo Sudominti visuomenę, kad dalyvautų; Kyla sunkumų prisitraukti dalyvius į seminarą apie projekto eigą Besikeičiančios kainos

35. Planavimas Aktualios temos išgryninimas Ieškoti (organizacijos, pranešėjų bei dalyvių) interesų persidengimo Lakoniškumas ir įtaigumas, problemos sprendimo akcentavimas Preliminari programa ir pranešėjai Sprendimas dėl pranešėjų skaičiaus, trukmės. Pažinkite pranešėjus – jų stilių, poreikius, identifikuokite galimą konferencijos naudą jiems; Dalyvių sąrašas Orientuotis į siauresnes interesų grupes, identifikuoti vienijančias organizacijas, atsižvelgti į jų pageidaujamas temas Pilotinis pokalbis su pranešėjais dėl dalyvavimo, temų, datos

36. Organizavimas ES ženklai naudojami: • Stendai, plakatai • Portfeliai, bloknotai, rašikliai • Visa vieša rašytinė medžiaga (bukletai) • Prezentacijos Oficialus kvietimas pranešėjams Galutinis pranešėjų temų ir programos suderinimas Kvietimo su suderinta programa rengimas ir siuntimas dalyviams, perskambinimas Pageidautina ne vėliau, kaip prieš 2 sav.; gali būti plakato forma suinteresuotose organizacijose įvadinė skaidrė projekcijai, programa, pranešėjų prezentacijos ir kt. medžiaga Informacinės medžiagos parengimas Techninės konferencijos bazės užtikrinimas Patogi vieta, patalpos, įranga ir kt.

37. Viešinimas Kvietimas žiniasklaidai dalyvauti konferencijoje Mažiausiai patrauklus žiniasklaidai Pranešimas spaudai Patogus spaudai, bet ne visuomet R ir TV Brifingas (10-15 min. pristatymas ir atsakymas į klausimus) Tinkamas variantas, kai pranešėjai sunkiai pasiekiami Spaudos konferencija (iki 1 val. trukmės) Tinkamas variantas, kai reikia platesnių paaiškinimų iš pirmų lūpų Pristatymas-ekskursija besidominčioms priemonėms Verta, kai yra ką parodyti

38. Spaudos konferencija

39. Ar verta rengti? Žurnalistai nemėgsta gaišti laiko • tai iš tiesų naujiena, reikšminga miesto/Lietuvos mastu – susirinktų daug žurnalistų? TV neįdomūs kabinetiniai įvykiai • ar žinia išties sudėtinga, reikalaujanti paaiškinimų/ pademonstravimo, kad negali būti perteikiama rašto priemonėmis? • įvykį verta filmuoti – svarbūs, nekasdieniniai žmonės,daug puikios vaizdinės medžiagos? • esate pasirengę nepatogiems klausimams – rizikai, jog informacija bus pateikta nepalankiai?

40. Iš ko ji susideda? Neišskirkite leidinių – kvieskite visus, tačiau tik ta tema rašančius; Kvieskite prieš 2-3 d., perskambinkite Skirkite komunikacijos reikalus išmanantį žmogų moderatoriumi • kvietimas • renginyje dalyvaujantys kalbėtojai/temos atskleidimas • pranešimas spaudai Naudokite prezentaciją: Pateikite joje lydinčią info: grafikus, nuotraukas, lenteles • dalomoji medžiaga

41. Sudominkite: pagaunantis, lakoniškas, aiškus Suviliokite: akcentuojantis praktiką, populistinis Nenuvilkite: atitinkantis realybę, vertas laiko gaišimo Kaip parengti kvietimą? II-IV 10-11 val. Būtina: Netoli centro/redakcijų • data, laikas • vieta 45-60 min. • tema • trukmė Iki 3 žmonių • dalyvaujantys • kontaktas papildomai informacijai

42. Kvietimų rengimas: pavyzdys pavyzdys Nemotyvuoja! Rengiama spaudos konferencija2009 rugsėjo 2 d., 16:21 Rugsėjo 3 d. (penktadienį), 11 val. Vilniuje, Priešgaisrinės apsaugos ir gelbėjimo departamento prie Vidaus reikalų ministerijos posėdžių salėje (Švitrigailos g. 18, I korpusas, 4 aukštas) vyks spaudos konferencija "Bandomojo Bendrojo pagalbos centro projekto Vilniaus mieste vykdymas". Konferencijos metu žurnalistai bus supažindinti su Bendrojo pagalbos centro prie VRM veikla. Nuo š. m. rugsėjo 1 d. Bendrasis pagalbos centras prie Vidaus reikalų ministerijos priima pagalbos skambučius bendruoju pagalbos telefono numeriu 112. Žiniasklaidos atstovai bus supažindinti su pagalbos skambučių priėmimu numeriu 112, informacijos apie pagalbos poreikį perdavimu reikiamoms pagalbos tarnyboms, įdiegta informacine sistema. Pristatyme dalyvaus Vidaus reikalų ministras Virgilijus Bulovas, vidaus reikalų ministerijos sekretorius Vaidotas Abraitis, Bendrojo pagalbos centro prie VRM direktorius Artūras Kedavičius, Vilniaus miesto vyriausiojo policijos komisariato viršininkas Erikas Kaliačius, Priešgaisrinės apsaugos ir gelbėjimo departamento prie VRM direktoriaus pavaduotojas Edmundas Ulduikis, VšĮ Greitosios medicinos pagalbos stotis direktorius Juozas Drobnys, UAB "Siemens" generalinis direktorius Audris Barcevičius. Maloniai kviečiame dalyvauti

43. Kvietimų rengimas: pavyzdys pavyzdys Rytoj, rugsėjo 1 d., 11 val. Vilniuje, darbą pradeda Bendrasis pagalbos centras, leidžiantis visas pagalbos tarnybas pasiekti bendru telefono numeriu 112. Kviečiame žurnalistus stebėti, kaip bus užregistruojami ir apdorojami pirmieji pagalbos skambučiai bei susipažinti su centro darbu ir galimybėmis. Žiniasklaida kviečiama rinktis rugsėjo 1 d. (trečiadienį), 10.45 val. Bendrajame pagalbos centre (Švitrigailos g. 18, I korp., 4 a.). Renginyje dalyvaus: Vidaus reikalų ministras Virgilijus Bulovas, Bendrojo pagalbos centro prie VRM direktorius Artūras Kedavičius, Vilniaus miesto vyriausiojo policijos komisariato viršininkas Erikas Kaliačius, Priešgaisrinės apsaugos ir gelbėjimo departamento prie VRM direktoriaus pavaduotojas Edmundas Ulduikis, VšĮ Greitosios medicinos pagalbos stotis direktorius Juozas Drobnys, UAB "Siemens" generalinis direktorius Audris Barcevičius. Daugiau informacijos: Vardenis Pavarenis, projektų direktorė, UBA “XXL” Tel.: +370 5 2222222, Mob. tel.: +370 2222222, vardenis@xxl.lt atgal

44. Ką dėti į dalomąją • pranešimas spaudai el. laikmenoje • prezentacija • schemos, grafikai, lentelės • platesnis bendrovės, paslaugų aprašymas, istorija • bukletai • pagrindžiantys dokumentai • nuotraukos, iliustracijos • suvenyrai (bloknotai, rašikliai) • vizitinės kortelės

45. Praktinė užduotis Parenkite kvietimą žurnalistams į Jūsų organizuojamą konferenciją

46. Užsakomieji straipsniai ir pranešimai spaudai

47. Skirtumai ir panašumai Pranešimas spaudai Užsakomasis straipsnis • Apmokamas • Nemokamas • Turi būti publikuojamas • Gali būti nepublikuojamas • Kontroliuojamas publikacijos pasirodymo laikas, turinys ir forma • Nekontroliuojamas publikacijos pasirodymo laikas, turinys ir forma • Kadangi žurnalistų “filtras” negalioja, dažnai nebūna pakankamai patrauklus skaitytojams • Jei praeina pro žurnalistų “filtrą”, tikėtina, bus patrauklesnis skaitytojams išskyrus tuos atvejus, kai talpinamas specialiose naujienų agentūrų rubrikose

48. Problemos Sprendimai Leidinys nesutiko dėti ženklų pagal taisykles Derėtis su reklamos skyriumi, pasirinkti kitą leidinį Numatyta lėšų tik straipsnio rašymui, bet ne talpinimui Derėtis su redakcija dėl temos/ rengti ir platinti pranešimą spaudai Neproporcingai aukštos/pasikeitė reklamos kainos Efektas nevertas sąnaudų/rinktis PS Pranešimai publikuojami pasisavinant autorystę, be privalomų ženklų Ženklų užtenka ant platinto pranešimo blanko Žurnalistai ne visada akcentuoja esminius projekto klausimus Laimi aktualumas plačiajai auditorijai/detalės dažnai neįdomios Kaip įdomiau/ne taip sausai parengti pranešimą spaudai

49. Iššūkis patrauklumas/įdomumas skaitytojams Prasta reklama? Ataskaita? Efektyvus viešinimas!

50. pavyzdys Logotipai nesukuria rėkiančio reklamiškumo