KVALITETSSTYRING

1. KVALITETSSTYRING GeoEnviron Oceaner af muligheder Kontakt: emc: Chefkonsulent Knud Mose Poulsen Tel. 2323 3809 kmp@emcdk.dk Geoadvisers: Chefkonsulent Jens Lind Gregersen Tel. 2320 5080jens.gregersen@adslhome.dk

2. KVALITETSSTYRINGOPGAVEN:Indføring af kvalitetsstyring i natur og miljøforvaltningen Kvalitetsstyringsloven nr. 506 Bek. nr. 661 om krav til kvalitetsstyringssystem Startpakken FASE 1: Kvalitetshåndbog, T1 – T10 pr 1. jan. 2007 FASE 2: N1 – N10 & M1 – M24 pr 1. jan. 2010 emc GEOADVISERS

3. KVALITETSSTYRING HVAD ER KVALITETSSTYRING? Vision, politik STRATEGISK Målsætning og mål Tilrettelæggelse af arbejdet Fase 1 TAKTISK Udførelse af arbejdet Fase 2 OPERATIONELT

4. KVALITETSSTYRING Løbende forbedringer Løbende forbedringer Evaluering Politik og målsætninger Kontrol og korrigerende handlinger Planlægning Kvalitetsstyring & sagsbehandling

5. FASE 1 KVALITETSSTYRINGSSYSTEM OG KVALITETSHÅNDBOGEN Tidsfrister (jf. KSL § 18 & 19) Inden 1. januar 2007 skal følgende være på plads: PROCEDURER ORGANISATION KVALITETSHÅNDBOG INDBERETNING

6. Kvalitetshåndbog Natur- og miljøforvaltning X Kommune

7. Kvalitetsdokument for kvalitetshåndbogen

8. Indhold Kvalitetsdokument for kvalitetshåndbogen 1 Indledning* 3 X Kommune* 4 Overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet 5 Natur- og miljøafdelingen 6 Organisation 7 Kvalitetspolitik 8 Kvalitetsmål 9 Delelementernes samspil 10 Oversigt over procedurer 12 Oversigt over love 13 Oversigt over paradigmaer* 14 Eks. på auditrapport* 15 Eks. på audit hjælpeskema* 16 * Ikke et krav, men for helhedens skyld

9. Indledning Denne håndbog indeholder de nødvendige elementer og beskrivelser for X Kommunes kvalitetsstyringssystem, og…………….. Håndbogen indeholder en beskrivelse af kommunens afdeling for natur og miljø og kvalitetsstyringssystemets omfang …………….. Kvalitetsstyringssystemet findes……………………..

10. X Kommune • Kort beskrivelse af kommunen……. • Adresse på relevante afdelinger og samarbejde i kommunen • Størrelse indbyggere og areal • Naturområder • Beskyttelser • Sammensætning af beboelse og erhverv • Infrastruktur • Særlige politiske forhold og markeringer • Særlige holdninger til kvalitetsstyringen og dens gennemførelse • Særlige forhold vedr. naturområder og miljøforhold……… • Særlige hensyn til dyr, planter, fugle, padder …….

11. Overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet • Lovgrundlaget mv. • Systemets opbygning og samspil • Elementer til forbedringer

12. Natur- og Miljøafdelingen • Kort om Natur- og Miljøafdelingen…… • Placeret hvor i kommunen og kommunikationsforhold • Hvilke opgaver (nogle opgaver er sjældne) • Medarbejdere og faglige kompetencer • (kommunalt samarbejde) • Evt. køb af kompetencer (faglige miljøcentre) • (Organisation og ansvar, jf. næste side)

13. Organisation Natur- og Miljøforvaltning Kvalitetsorganisation Ledelsens rep. Kvalitetsansvarlig Natur og Miljø Auditorer Vand Jord Virksomheder Natur • Kort om organisationen…… • Ledende medarbejdere • Nøglepersoner • Kvalitetsorganisation, kvalitetsansvarlig, uddannelse af auditorer, • arbejdsform og auditplaner mv. • Ansvar

14. Kvalitetspolitik • X kommunes Natur- og miljøafdeling vil servicere borgere og virksomheder m.fl. effektivt og ensartet således, at der opnås en høj grad af brugertilfredshed under hensyntagen til afdelingens økonomiske rammer. • Dette opnås ved:

15. Kvalitetsmål • X kommune ønsker at kommunens borgere, virksomheder m. fl. opfatter natur- og miljøforvaltningens ydelser som værende af høj kvalitet. I benchmarking med andre kommuner ønsker X kommune at ligge i den bedste ende. Dette opnås ved:

16. Delelementernes samspil • Kvalitetsstyringssystemet er opbygget på baggrund af følgende: • Overordnede retningslinier for den fælles forvaltning • Organisation og kompetencer i Natur- og Miljøforvaltningen • Effektivitet og styring af ydelser til borgerne og virksomheder m.fl. • Politikker og mål for forvaltningen • Krav i henhold til kvalitetsstyringsloven og bekendtgørelser samt startpakken • Resultater og forbedringer og udvikling af sagsbehandlingen • GeoEnviron Kvalitetsstyrings-modul Mission/vision Fælles forvaltning Målsætninger Strategier Politikker Mål Kvalitetsstyring i natur- og miljøforvaltning Sagsbehandling Resultater Forbedringer

17. Principskitse af sagsbehandling og tilknyttede procedurer Procedurer Tværgående procedurer for ledelsen Sagsbehandling i fagsystemer T 8. Kompetencestyring Journal (ESDH) T 3. Ledelsens evaluering T 2. Sagsbehandling i GeoEnviron T 7. Offentliggørelse af resultater Procedurer N 1. til N 10. (Koordinering med myndigheder) M 1. til M 24. Procedurer M 1. til M 24. (Politisk behandling af sager) Tværgående procedurer for kvalitetsstyring T 9. Den systemansvarliges opgavevaretagelse T 1. Styring af kvalitetsdokumenter T 10. Styring af eksterne dokumenter T 5. Intern auditering T 6. Afvigelser, afhjælpende- og korrigerende handlinger T 4. Vurdering af kundetilfredshed ? Ekstern auditering og certificering ? Rapportering Strukturen i kvalitetsstyringssystemet er tredelt. Softwaremodulet ’GeoEnviron Kvalitetsstyring’ er krumtap for sagsbehandling i fagsystemer med indlagte procedurer, checklister og paradigmaer. Derudover er der tværgående procedurer relateret til ledelsen og tværgående procedurer relateret til den kvalitetsansvarlige. Samspillet mellem arbejdsgangene er vist i figuren. Denne opdeling giver en kvalitetssikret og hurtig og enkel sagsbehandling.

18. GeoEnvironSagsbehandling i fagsystemer Fra procedure til tjekpunkt PROCEDURE Tjekpunkter i kvalitetsmodul Handling 1 Tjekpunkt 1 Handling 2 Tjekpunkt 2 osv. osv.

19. Oversigt over procedurer • Liste over krævede procedurer i henhold til kvalitetsstyringsloven og startpakken • Inden 1. jan. 2007: • Tværgående procedurer: • T 1. • T 10. • + • + • Inden 1. jan. 2010 • Fagspecifikke procedurer: • N 1. • N 10. • + • + • M 1. • M 24. • + • +

20. Oversigt over love • Liste over de 17 love som er omfattet af Kvalitetsstyringsloven: • * Love som ikke er relevante for X kommune

21. Oversigt over paradigmaer • Paradigmaer tilknyttet T- procedurer: • Paradigmaer tilknyttet N- procedurer: • Paradigmaer tilknyttet M- procedurer:

22. EKS. • Auditrapport • Natur- og Miljøafdeling • Auditering af IPPC-virksomhedsgodkendelser • Gennemført den: • Auditteam: • Indhold: • Formål • Konklusion • Auditplan • 3.1 Auditering af afdeling og personer • 3.2 Auditering af dokumenter og processer • 4. Resultat af audit • 4.1 Afvigelser og anbefalinger • 4.2 Kommentarer til den kvalitetsansvarlige • 5. Opfølgning • Bilag: • Audit hjælpeskemaer Dato: Dato: Udarbejdet af: Godkendt af:

23. EKS. Audit hjælpeskemaer, sep. 2006