Loeng 7 Kontroll Koostas: Riina Rohelaan Allikas: Ruth Alas. Juhtimise alused

1. Loeng 7 Kontroll Koostas: Riina Rohelaan Allikas: Ruth Alas. Juhtimise alused

2. Kontrollimise olemus Kontrollimine on saadud tulemuste võrdlemine püstitatud eesmärkidega. Näiteks kulutuste võrdlemine eelarvega; tehtud tegevuste võrdlemine planeeritud tegevustega jne. Kohaneda keskkonna-muutustega Vältida vigade kuhjumist KONTROLLIMINE AITAB ORGANISATSIOONIL Säilitada ülevaadet keerulistest struktuurides Vähendada omahinda

3. Kontrollimise eesmärgid • Mikro- ja makrokeskkonna muutustega kohanemine • Vigade kuhjumise vältimine (pikema aja jooksul võib kuhjuda palju väiksemaid vigu, mis toovad kaasa suuremaid riske) • Keeruka organisatsiooni juhtimine. Mida rohkem on ülesandeid ja koostöösidemeid, seda enam on vaja kontrollifunktsiooni • Omahinna ja kulude/tulude pidev kontroll

4. Kontrolli liigid valdkondade alusel • Füüsiliste vahendite kontroll (laoseisud, kvaliteedikontroll jne) • Inimressursside kontroll (valiku, koolituse, arendamise kontroll jne) • Ressursi kontroll (müügi- ja turundusprognoosid, tootmisplaan, majandusprognoosid jne) • Finantsressursside kontroll (rahavoogude kontroll) • Strateegiline kontroll (kui tulemuslikud on äristrateegia ja selle alamstrateegia eesmärkide saavutamiseks, teostavad tippjuhid) • Taktikaline kontroll (kui tulemuslik ja strateegiaga seostatud on allüksuste tegevus, teostavad keskastmejuhid) • Operatsioonide kontroll (ressursside toodeteks ja teenusteks muutmise kontroll, näiteks kvaliteedikontroll, teostavad esmatasandi juhid) • eelnev kontroll – kontrollitakse sisendeid (näiteks tasuvusuuringud enne toote turuletoomist) • paralleelkontroll – tehakse tegevuse protsessis, planeerituga vastavuse kontroll • järelkontroll – kontrollitakse lõpptulemust, s.o. väljundeid

5. Struktuurne kontroll

6. Kontrollimeetodite jagunemine kasutussageduse alusel Tund Päev Nädal Kuu Kvartal Aasta 1 2 3 4 8 9 5 6 7 pidev perioodiline juhuslik 1-enesekontroll; 2-rühmakontroll; 3-protseduurid, reeglid, poliitika; 4-juhtimise infosüsteemid; 5-audiitorkontroll; 6-eelarved; 7-eriaruanded; 8-personaalne vaatlus; 9-projekti kontroll

7. Kontrolli läbiviimine 1. samm: eesmärkide ja standardite väljatöötamine 4. samm: korrektiivide sisseviimine 2. samm: töötulemuste mõõtmine KONTROLLIMINE 3. samm: tulemuste võrdlemine standarditega

8. Kontrollsüsteemile esitatavad nõuded • Kontrollsüsteemi juures tuleb juhtidel jälgida: • Saadavad andmed peavad olema tõesed • Kontrollsüsteem ei tohiks meelestada töötajaid negatiivselt • Kontrollsüsteemi omadused: • Kontroll peab sobima organisatsiooni ja ülesande iseloomuga (näiteks tulemusi saab mõõta ) • Kontrollisüsteem peab tagama infoga varustatuse õigeaegselt • Kontrollsüsteem peaks olema kõigile mõistetav ja asjassepuutuvate inimeste poolt aktsepteeritud (mida mõõdetakse ja miks seda infot on vaja?) • Kontrollisüsteemi loomise ja rakendamise kulu peaks olema mõistlik (mitte liigselt suur) • Kontrollisüsteem peaks olema suunatud strateegiliselt olulistele operatsioonidele ja tulemitele (väheolulised jäetakse välja) • Kontrollisüsteem ei tohiks olla kontrollijate ja kontrollitavate poolt kergesti mõjutatav

9. Infosüsteemide kasutamine kontrolli läbiviimisel Juht kui infotöötleja Info • Juht • Osa infot salvestatakse hilisemaks kasutamiseks • osast infost kombineeritakse uus info Osa infot kasutatakse otsekohe Osa infot jäetakse kõrvale • Kasulikku infot iseloomustavad: • Korrektsus • Õigeaegsus • Terviklikkus • Olulisus Osa infot antakse teistele üle

10. Info kontrollsüsteemi osana Info sisenemine organisatsiooni Organisatsioon Info kasutamine organisatsioonis Info väljumine organisatsioonist KONTROLL Eelnev kontroll tegemaks kindlaks, et vastu on võetud õige info Jälgimine, et infot kasutataks otstarbekalt Järelkontroll, tegemaks kindlaks, et välja läheb õige info

11. Infosüsteemide liigid Ülekannete töötlussüsteem – rutiinsete ja jooksvate tegevuste lihtsustamiseks loodud süsteemid firma sees. Näiteks pihuarvutil põhinev tellimuste vastuvõtmine müügimehe poolt ja info automaatne edastus koos töötlemisega firma üldises infosüsteemis Juhtimise baasinfosüsteem – kogub ulatuslikke andmeid, summeerib ja seab need juhtidele vajalikku vormi. Andmed peaksid olema sellisel kujul juhtidele kättesaadavad, et neid saaks kiirelt igapäevatöös kasutada Otsustamist toetav süsteem – otsib automaatselt ja töötleb juhi jaoks konkreetse otsusega seotud info. Näiteks diagnostika ja alternatiivlahendusi pakkuvad süsteemid Tippjuhtide infosüsteem – spetsiaalselt tippjuhtkonna vajadustele vastav süsteem. Eeldab vähest infotehnoloogialast kompetentsi, info töötluse aste väga kõrge üldistatusega, esitlusviis lihtne. Erinevad juhtimistarkvarad (SAP, jms)

12. Infosüsteemi loomine Infovajaduse kindlakstegemine ja süsteemi eesmärkide püstitamine Riistavara vajaduste kindlakstegemine ja riistvara muretsemine Tarkvara vajaduste kindlakstegemine ja operatsiooni-süsteemide muretsemine Andmebaasi arendamine Andmebaasi, operatsioonisüsteemide ja riistavara ühendamine. Kontrolli installeerimine Dokumentatsiooni arendamine ja kasutajate väljaõpetamine Süsteemi testimine Süsteemi efektiivsuse hindamine ja parenduste tegemine

13. Äri infosüsteemide talitlused

14. Rühmatöö: Fordi mudelist T Marsi-programmini: head ja halvad mõõdikud • Case. Henry Fordi kasutas mudeli T tootmisel ja NASA kosmoseuuringutel vastavaid mõõdikuid. (“Mis on juhtimine?”, lk. 128-133) • Ülesanne: • Kirjeldage, mida tegi Ford ja NASA? Kas nende tegevus mõõdikute osas oli vastavuses strateegiaga või mitte? • Kas teie arvates on kontrollimisel olemas universaalseid mõõdikuid, mis sobiksid kõikide firmade kontrollisüsteemidesse tulemuste mõõtmiseks?