La fascicolazione dott. V. Pavone

1. A.N.A.I. - Regione Veneto La fascicolazionedott. V. Pavone Corso “Il servizio archivistico nell’Ente locale” Belluno, 31 maggio 2010

2. L’organizzazione dei documenti nell’archivio corrente • Il momento della formazionedell’archivio è un momento assolutamente critico • E’ da qui che si avvia una corretta sedimentazione dell’archivio • Affinché un archivio sia ordinato ed organizzato occorrono: • solide basi • buoni strumenti

3. Quali sono gli strumenti per la gestione dell’archivio corrente? Repertorio dei fascicoli Titolario di classificazione Protocollo informatico

4. Ai quali si dovrebbero aggiungere: Censimento dei procedimenti amministrativi Organigramma Organizzazione del sistema documentale

5. L’archivio corrente si impernia dunque sull’utilizzo sincronico e coordinato di questi strumenti(registro di protocollo, titolario di classificazione, repertorio dei fascicoli); • in questa fase è indispensabile definire le modalità di organizzazione del sistema documentale • al fine di acquisire prassi esistenti è utile servirsi del censimento dei procedimenti amministrativi • infine ci si serve dell’organigramma per definire le responsabilità in ordine alla gestione

6. l’effetto delle operazioni effettuate sul documento attraverso questi strumenti, archivistici e non, è una corretta efficace ed efficiente gestione archivistica • Tutti questi strumenti e il loro funzionamento sono descritti nel manuale di gestione

7. La gestione dell’archivio corrente registrazione del documento a fini probatori registrazione a protocollo identificazione univoca e aggregazione Classificazione e fascicolazione sistemazione logica e fisica nell’archivio Organizzazione dei fascicoli, delle serie e dei repertori

8. Uno strumento indispensabile per la classificazione e la fascicolazione: il Titolario TIT I/6 La classificazione è il primo passo per la collocazione logicae fisica di OGNI DOCUMENTO nell’archivio dell’ente OGNI DOCUMENTO ricevuto o spedito deve essere registrato a protocollo e classificato TIT II/1 TIT VII/7

9. Cos’è il Titolario di classificazione? • è uno schema astratto, • che ripartisce gerarchicamente (dal generale al particolare) • una serie di “voci” • definite in base all’analisi delle funzioni dell’ente • cui deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata

10. A che cosa serve classificare? • Ad organizzare logicamente i documenti • a identificarli in base alla funzione/materia • a consentire la loro successiva riunione in fascicoli costruiti secondo criteri omogenei • ad attuare una corretta gestione archivistica • a costituire la base per una corretta gestione amministrativa

11. Perché classificare? • Perché una organizzazione dei fascicoli facilita l’accesso e il reperimento delle informazioni • Perché una classificazione univoca, effettuata con uno strumento condiviso, garantisce all’organiz-zazione una omogeneità di comportamenti • Perché con l’utilizzo di strumenti informatici la classificazione e l’organizzazione documentale divengono imprescindibili e indispensabili

12. Un esempio di Titolario: il nuovo Titolario per i Comuni • è suddiviso in 14 voci di 1° livello (titoli) • ed in 121 voci di 2° livello (classi) • definisce forme di aggregazione che si affiancano ai fascicoli: i repertorie le serie • prevede la costituzione di diversi tipi di fascicolo: i fascicoli per affare, i fascicoli per attività e i fascicoli per persona

13. Il passo successivo alla classificazione: la FASCICOLAZIONE • Classificazione = attribuzione al documento di un “codice” (indice di classificazione) che guida l’attribuzione al suo fascicolo • Fascicolazione = attività logico-pratica di inserimento di ogni singolo documento nel fascicolo che lo deve contenere

14. Che cosa serve per fascicolare? DOCUMENTI CONTENITORI DI DOCUMENTI

15. Qual è l’elemento ulteriore che segue le attività di classificazione? • Ogni documento, dopo essere stato classificato, deve essere collocato all’interno di un fascicolo già esistente o da aprire. • Il fascicolo di cui parliamo nasce o esiste già all’interno di una struttura chiamata REPERTORIO DEI FASCICOLI

16. Repertorio dei fascicoli • Registro sul quale vengono annotati i fascicoli con un numero progressivo secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe). • Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo; • il protocollo registra la presenza di un determinato documento; • il repertorio dei fascicoli registra la presenza di un determinato fascicolo. ALL’INTERNO DELL’ARCHIVIO

17. La base normativa • Regio Decreto n. 35 del 25 gennaio 1900: Regolamento per gli uffici di registratura e di Archivio per le amministrazioni centrali • Circolare Ministero dell’Interno 1 marzo 1897, n. 17100-2 (c.d. “Circolare Astengo”): Istruzioni per la tenuta del Protocollo e dell’Archivio per gli Uffici Comunali

18. La base normativa: la circolare “Astengo” Min. Interno 1 marzo 1897, n. 17100-2: • Art. 1: “Ogni atto che perviene o parte da un ufficio deve essere classificato e protocollato”. • Art. 2: “Gli atti sono classificati… per categorie, le categorie si dividono in classi, le classi in fascicoli” • Art. 11: “Per ogni affare si forma un fascicoloriunendo per ordine di data e di numero gli atti ricevuti e le minute di quelli spediti, le memorie e gli studi che allo stesso si riferiscono. Negli affari di personale, in quelli cioè nei quali è considerata principalmente la persona, si forma per ogni persona un fascicolo”.

19. La base normativa: la circolare “Astengo” Min. Interno 1 marzo 1897, n. 17100-2: • Art. 12: “Ogni fascicolo ha una coperta di carta forte che reca l’indicazione della categoria, della classe, e un numero d’ordine che fissa la sua posizione in archivio”. • Art. 13: “I numeri di protocollo dati alle carte esistenti nel fascicolo, sono riportati sulla copertina”. • Art. 14: “Il numero d’ordine dei fascicoli è dato dall’elenco (...) che si forma per ogni classe di affari”.Se l’atto è il primo di un affare si forma con esso un fascicolo nuovo, mentre se vi sono precedenti si unisce al fascicolo che li contiene. La collocazione degli atti nei fascicoli deve farsi in modo che l’atto più recente si vegga per primo”.

20. La base normativa: la circolare “Astengo” Min. Interno 1 marzo 1897, n. 17100-2: • Art. 15: “Gli atti personali… quando si riferiscono a più persone e non possono essere divisi, saranno richiamati con apposita annotazione nei fascicoli dei singoli individui”. • Art. 16: “Se un affare si ricollega ad un altro… devesi far constare del reciproco riferimento nel foglio di richiamo”. • Art. 17: “Ogni ufficio deve tenere due distinti archivi: corrente, per gli affari in corso; l’altro di deposito per quelli chiusi”. • Art. 19: “Nel gennaio di ogni anno si tolgono dall’archivio corrente i fascicoli degli atti compiuti e si collocano nell’archivio di deposito”

21. La base normativa: il Regio Decreto n. 35 del 25 gennaio 1900 • Art. 14: “Gli atti sono ripartiti in tanti titoli d’archivio quante sono le materie principali... I titoli vanno divisi in classi e queste possono essere suddivise in sottoclassi”. • Art. 16: “I Titoli, le classi e le sottoclassi sono stabilite dal Titolario degli atti” • Art. 34: “Gli atti registrati e classificati sono mandati subito all’archivio per la formazione del fascicolo. Chiamasi fascicolo la riunione ordinata per data o per numero degli atti ricevuti e spediti pel medesimo affare”

22. La base normativa: il Regio Decreto n. 35 del 25 gennaio 1900 • Art. 35: “Ogni fascicolo ha una coperta di carta forte, di colore diverso per le diverse classi,…e un numero d’ordine che rende fissa la sua posizione in archivio”. • Art. 36: “Il numero d’ordine dei fascicoli è dato dal repertorio, cioè l’elenco dei fascicoli via via formati, per ogni classe, dal medesimo titolo d’archivio. Ogni fascicolo nuovo assume il numero seguente a quello dell’ultimo fascicolo elencato”. • Art. 37: “Se l’atto è il primo di un affare, si formerà con esso un fascicolo nuovo: se ebbe precedenti si unirà al fascicolo che li contiene” • Art. 38: “Sulla coperta del fascicolo…si noteranno gli atti che vi saranno inseriti...”.

23. La base normativa: il Regio Decreto n. 35 del 25 gennaio 1900 • Art. 40: “Negli affari che si dicono di personale, ogni persona ha un fascicolo che dura quanto la persona..” • Art. 41: “I fogli saranno collocati nei fascicoli in guisa che il più recente si vegga primo…” • Art. 80: “Nel gennaio di ciascun anno si levano dall’archivio corrente i fascicoli degli affari compiuti e si portano all’archivio di deposito”. • Art. 89: “Il carico dell’archivio è stabilito dal reper-torio degli affari; il quale accompagna perciò i fascicoli dall’archivio corrente a quello di deposito”. • Art. 96: “I fascicoli della medesima classe saranno fortemente stretti in cartelle o buste, sull’esterno delle quali si indicheranno il titolo, la classe, l’anno”

24. La base normativa: il DPR 445/00 Art. 50 comma 4:Attuazione dei sistemi “Ciascuna amministrazione … [assicura] criteri uniformi di classificazione e archiviazione” Art. 52:Il sistema di gestione informatica dei documenti “Il sistema di gestione informatica dei documenti deve ... fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali… garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito delsistema di classificazione d’archivio adottato”

25. La base normativa: il DPR 445/00 Art. 64: Sistema di gestione dei flussi documentali “Le p.a. provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati… [finalizzandoli] al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi. Le amministrazioni determinano autonomamente … le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo”

26. La base normativa: il DPR 445/00 Art. 65:Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali:“Il sistema deve… fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato” Art. 67: Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito: “Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio … provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie in apposito archivio di deposito… Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. Il responsabile … deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito”

27. Rivediamo…I tipi di FASCICOLO  fascicolo per affare  fascicolo per attività  fascicolo per persona (fisica o giuridica)

28. Rivediamo…Il fascicolo per affare Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di classificazione, e comprende i documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare. Ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto, ad esempio per un Comune: la costruzione di un nuovo edificio comunale (titolo VI, classe 5); la realizzazione di un evento culturale (titolo VII, classe 6); l’effettuazione di un concorso o di un bando di selezione del personale (titolo III, classe 1).

29. Il fascicolo per affare si individua con: • anno di apertura • indice di classificazione • numero progressivo del fascicolo all’interno della voce di classificazione • oggetto, cioè la descrizione dell’affare cui si riferisce Può contenere ulteriori informazioni, quali: • Unità Organizzativa competente • nominativo del responsabile del procedimento

30. Durata del fascicolo per affare Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una durata circoscritta, che può non coincidere perfettamente con l’anno solare, e una data di chiusura: il suo numero e la sua posizione in archivio sono comunque fissati nel momento della sua apertura.

31. Rivediamo…Fascicolo per persona fisica o giuridica Comprende tutti i documenti che si riferiscono a una persona, anche se gli stessi hanno classifiche diverse. Questi fascicoli possono essere ordinati secondo il numero di matricola (numero attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione) oppure il cognome e nome dell’intestatario. Possono inoltre essere organizzati in sottofascicoli, corrispondenti alle singole classi. Costituiscono una sequenza a se stante (cioè una serie) all’interno della griglia del titolario di classificazione

32. Il fascicolo per persona si individua con: • Il Titolo nel quale si inserisce • numero progressivo o numero di matricola • cognome e nome dell’intestatario • anno di apertura Durata del fascicolo per persona Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte.

33. Rivediamo…Fascicolo per attività Si costituisce con gli stessi presupposti del fascicolo per affare, e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale, e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempimenti.

34. Caratteristiche del fascicolo per attività Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari diversi, ma con identicaclassifica; ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili).

35. La fascicolazione nella pratica: la costruzione dell’archivio

36. Dalla registrazione a protocollo Ogni documento viene registrato e sullo stesso viene effettuata la segnatura e la classificazione In seguito a queste operazioni ogni documento deve essere inserito in un fascicolo (in questo caso un fascicolo per affare), oppure deve essere aperto un fascicolo nuovo; Prot. n. 5714 del 1 febbraio 2006 Class. VI/5 Fasc. VI/5.12

37. Come si apre un fascicolo? • Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di classificazione • Viene aperto da un ufficio o da un RPA per la trattazione di un affare. • comprende generalmente documenti recanti tutti la medesima classifica (fanno eccezione i fascicoli per persona) • Viene aperto quando si comincia una nuova attività che non ha riferimenti ad attività già in corso

38. Abbiamo già visto gli elementi che lo individuano: • anno di apertura • indice di classificazione • numero progressivo del fascicolo all’interno della voce di classificazione • oggetto, cioè la descrizione dell’affare cui si riferisce E le ulteriori informazioni che possono recare: • UOR competente • nominativo del RPA

39. Ad esempio: Il Comune di Padova nel 2006 decide di costruire una nuova fontana: per contenere i tutti i documenti relativi a questo affare si apre il seguente fascicolo: 2006-VI/5.12 «Costruzione di una fontana in Piazza delle Erbe» dove: • 2006 è l’anno di apertura • VI titolo (Gestione del territorio) • 5 classe (Opere pubbliche) • 12 è il numero progressivo (all’interno dell’indice di classificazione e per l’anno 2006) è l’indice di classificazione

40. Un esempio:

41. Come posso aggregare i documenti che produco nello svolgimento di attività amministrative semplici e ripetitive? Scegliendo come forma di aggregazione quella dei FASCICOLI PER ATTIVITA’ ad esempio: - richieste/risposte di informazioni bibliografiche (2008) - richieste/permessi accesso alla zona a traffico limitato (2007) con sottofascicoli mensili: gennaio 2007, febbraio 2007, - richieste/concessioni sale con sottofascicoli trimestrali (1° trimestre, 2° trimestre 2006)

42. Quando fare un fascicolo per attività Il fascicolo per attività è l’aggregazione di documenti con la medesima classifica, che hanno una durata temporale definita (di norma un anno, ma possono essere articolati in sottofascicoli: mensili, trimestrali…), che sono raccolti tutti insiemeperché non sussiste la necessità di raccoglierli singolarmente in fascicoli distinti.

43. Un esempio:

44. Fascicolo per persona fisica o giuridica Il caso normale è quello del fascicolo personale di un dipendente, dove vengono aggregati tutti i documenti relativi alla sua carriera lavorativa, se necessario suddivisi in sottofascicoli.. I documenti all’interno di questi fascicoli possono anche avere classifiche diverse, ma il loro minimo comune denominatore è il riferimento ad una unica persona. Possiamo aprirli • a livello di titolo • a livello di classe

45. Es: il fascicolo per persona in un Comune III Risorse umane 1. Concorsi, selezioni, colloqui 2. Assunzioni e cessazioni 3. Comandi e distacchi; mobilità 4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni 5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro 6. Retribuzioni e compensi 7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo 8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro 9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo 10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, 11. Servizi al personale su richiesta 12. Orario di lavoro, presenze e assenze 13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari 14. Formazione e aggiornamento professionale 15. Collaboratori esterni

46. Es: il fascicolo per persona in un Comune Nel 2005 il Comune assume un dipendente e gli dà un numero di matricola (ad es. 6749) Per questo dipendente aprirà un fascicolo che sarà individuato da alcuni elementi, quali:. • anno di apertura 2005 • Titolo (dal Titolario) III • numero di matricola 6749 • Ad es: 2005-III.6749 «Valeria Pavone»

47. Un esempio:

48. Es: il fascicolo per persona in un Comune In questo fascicolo personale potrebbero trovarsi documenti: • relativi al suo concorso (III/1) relativi al suo concorso (class. III/1) relativi ad inquadramenti (class. III/5) relativi al suo orario di lavoro (class. III/12)

49. Repertorio dei fascicoli • Registro sul quale vengono annotati i fascicoli con un numero progressivo secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe). • Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo; • il protocollo registra la presenza di un determinato documento; • il repertorio dei fascicoli registra la presenza di un determinato fascicolo. ALL’INTERNO DELL’ARCHIVIO

50. Ad esempio:in un comune Nel corso dell’anno 2007 In riferimento al Tit.I cl.6 “Archivio generale” potrebbero venire aperti i seguenti fascicoli: 2007-I/6.1 “Progetto di riordino dell’archivio comunale” 2007-I/6.2 “Progetto di riordino dell’archivio ECA” 2007-I/6.3 “Scarto di atti d’archivio” 2007-I/6.4 “……….” 2007-I/6.5 “……….”