La strat gie prioritaire en mati re de syst me d information dans le cadre de la loi LRU

1. Université à l'heure du numérique - Bordeaux - 10 décembre 2008 La stratégie prioritaire en matière de système d’information dans le cadre de la loi LRU

2. Université à l'heure du numérique - Bordeaux - 10 décembre 2008 Responsabilités et compétences élargies (Loi LRU) En matière de gestion budgétaire et financière (périmètre du budget, maîtrise des subventions et fongibilité, horizon pluriannuel) En matière de gestion des ressources humaines (maîtrise des crédits de personnel et de la gestion des emplois et de la paye) En matière de gestion immobilière (transfert de propriété et gestion patrimoniale), à la demande des établissements

3. Université à l'heure du numérique - Bordeaux - 10 décembre 2008 Compétences élargies, SI et pilotage SI : L’élargissement des compétences exige une architecture cohérente et un fonctionnement fiable du système d’information (gestion budgétaire, respect des plafonds, gestion de la masse salariale, gestion de la paye, capacité de prévision, pilotage et gestion des emplois, etc.) Pilotage : La loi impose aux universités de « mettre en place un outil de contrôle de gestion et d’aide à la décision » et « d’assurer l’information régulière du ministre… » en se dotant « d’instruments d’audit interne et de pilotage financier et patrimonial »

4. Université à l'heure du numérique - Bordeaux - 10 décembre 2008 Les audits des universités Entrepris en 2007, programmés jusqu’en 2010 IGF/IGAENR puis IGAENR seule (+ CGEFI) Cahier des charges (octobre 2007) Deux objectifs : évaluer le degré de préparation à la réforme des établissements mais aussi éclairer les ministères de tutelle dont l’accord est requis par la loi 34 audits réalisés l’an passé, 31 programmés cette année, 20 universités retenues pour le passage aux CE au 1er janvier 2009

5. Université à l'heure du numérique - Bordeaux - 10 décembre 2008 Méthodologie et finalités des audits Évaluation sur pièces (documents à fournir et tableaux à renseigner) et sur place (2 périodes d’entretiens de 4 à 5 jours) Quatre volets : GFC, GRH (dont paye), GPI, SI et pilotage Quatre rapports thématiques, un rapport de synthèse et une proposition de plan d’action Deux finalités : / apprécier les risques immédiats pour le passage aux CE / permettre une utilisation optimale des marges apportées par l’autonomie

6. Université à l'heure du numérique - Bordeaux - 10 décembre 2008 Le volet SI/Pilotage : trois critères Critère n° 11 : mettre en cohérence les systèmes d’information et assurer la qualité et l’exhaustivité des données Critère n° 12 : mettre en place un dispositif de pilotage Critère n° 13 : mettre en place un dispositif d’audit interne

7. Université à l'heure du numérique - Bordeaux - 10 décembre 2008 Le système d’information : point focal du dispositif Le SI a un impact majeur sur la qualité du fonctionnement et du pilotage des établissements Le SI est indispensable pour répondre aux exigences de la loi (en matière budgétaire, financière, immobilière et surtout GRH et pilotage) Le SI joue un rôle structurant sur les modèles d’organisation et de gouvernance L’impact budgétaire du SI n’est pas négligeable

8. Université à l'heure du numérique - Bordeaux - 10 décembre 2008 Cohérence et qualité du système d’information Elles s’apprécient sur plusieurs critères : L’organisation et le pilotage du (ou des) systèmes d’information (DSI, CRI, instance collective de pilotage, distinction MOA/MOE) et la répartition des moyens qui leur correspond La complétude et la cohérence technique du parc applicatif (secteurs non-couverts, interopérabilité, référentiels communs) notamment pour les aspects RH-Budget-paye et l’urbanisation du SI La qualité, l’exhaustivité, la fiabilité et l’accessibilité (entrepôt, infocentre) des données; leur utilisation pour le pilotage et l’aide à la décision

9. Université à l'heure du numérique - Bordeaux - 10 décembre 2008 Organisation et pilotage du SI Faiblesses observées : / Portage politique insuffisant / Complexité et éclatement budgétaire / Césure SIG/TICE / Dispersion des moyens (humains, techniques) / Dysfonctionnements instances collectives (type CPSI) / Émergence difficile de la fonction de DSI / Absence de schéma directeur Stratégie prioritaire : Pilotage affirmé (DSI appuyée sur une instance collective et un CRI) dans le cadre d’un système d’information global, tout en donnant priorité dans un premier temps aux fonctions « gestion ». Rééquilibrage et utilisation plus rationnelle des moyens. Formalisation des procédures (entre service central et composantes)

10. Université à l'heure du numérique - Bordeaux - 10 décembre 2008 Complétude, cohérence technique et urbanisation du SI Faiblesses observées : / manques fonctionnels importants (recherche, patrimoine, comptabilité analytique, gestion prévisionnelle) / couverture inégale des besoins fonctionnels /manque de cohérence des choix logiciels / interopérabilité médiocre des applications / absence de référentiels communs / Saisies multiples / Absence de schéma d’urbanisation Stratégie prioritaire : urbanisation du système (applications métiers communicantes), couplage du SIG avec certains dispositifs TICE et un entrepôt de données constituant une base de pilotage (logique d’ERP + logique d’ENT)