Audit af psykisk arbejdsmiljø Anne Helbo Jespersen CAVI Netværksmøde 4. februar 2014

1. Audit af psykisk arbejdsmiljø Anne Helbo Jespersen CAVI Netværksmøde 4. februar 2014

2. Indhold • Baggrund • Udfordringer for interne og eksterne auditorer ift. psykisk arbejdsmiljø • Til og fravalg af arbejdsmiljøcertificering – en case • Audit i forhold til principper • Audit i forhold til praksis • Kompetenceudvikling i forhold til intern og ekstern audit • Spørgsmål til gruppediskussion

3. Erhversphd-projekt Ansat i Bureau Veritas for 5 år siden til at auditere og til at udvikle metoder og værktøjer til audit af arbejdsmiljøledelsessystemer, der har fokus på psykisk arbejdsmiljø. Formål med erhversphd-projektet: • Hvilke barrierer og muligheder der er for at udvikle den interne audit af psykosociale arbejdsmiljøforhold og det psykosociale arbejdsmiljøarbejde. • Projektets resultater skal skabe et kvalificeret grundlag for at kunne udvikle nye metoder og værktøjer til at auditere psykosociale arbejdsmiljøforhold og arbejdet med at forbedre det psykosociale arbejdsmiljø.

4. Udfordringer for interne og eksterne auditorer • Der er få konkrete og konstaterbare psykosociale arbejdsmiljøproblemer. • Det er et problem alene at auditere på trivselsmålinger, handlingsplaner og procedurer, da det vil overse for mange problemstillinger, som der burdes tages action på. • Psykisk arbejdsmiljø er et følsomt område for ledelsen, da mangler ofte hænger sammen med udførelse af ledelse. • Det er svært at auditere mobning.

5. Udfordringer for interne og eksterne auditorer • Det er svært at få et objektivt auditvidnesbyrd. Der kommer til at indgå subjektive overvejelser, idet det kan være svært at afgøre, hvad der er rigtigt og forkert. • Det er vanskeligt at bevare objektiviteten, da det handler om noget, man ikke kan se eller måle. • Det er svært at finde sammenhæng mellem problem og årsag til problemet.

6. Udfordringer for interne og eksterne auditorer • Det er svært at give afvigelser. Hvornår er noget tilstrækkeligt galt til, at det kan medføre en afvigelse, og hvad skal man give afvigelsen på i forhold til lovgivningen? Der er ofte ikke en facitliste, men snarere nogle mulige løsninger og mulige forbedringsmuligheder. • Det er svært at være konkret og præcis i auditkonklusionen, det opleves mere som en fornemmelse end et ”endegyldigt bevis”. • En stor del af dokumentationen er udsagn fra de auditerede – belyst med eksempler, og det kan være svært at formidle specielt under hensyntagen til at opretholde anonymiteten.

7. Til og fravalg af arbejdsmiljøcertificering – en case Tilvalg • Løfte arbejdsmiljøarbejdet, systematik og sikre overholdelse af lovgivningen • Et økonomisk incitament Fravalg • Arbejdspladserne mistede motivationen – ingen eller minimal læring • Nogle eksterne auditorers viden og kompetenceniveau var lavere end de interne auditorers • For meget fokus på dokumentation og procedurer og for lidt på de faktuelle og reelle udfordringer

8. Roller og aktiviteter Holder fast i • Arbejdsmiljøhåndbogen • Årshjul og arbejdsmiljøgennemgange • Beskrivelse af opgaver og ansvar Nyt • Mindre dokumentation • Arbejdstilsynet afdækker det psykiske arbejdsmiljø og giver påbud • HR-afdelingen har en mere entydig rolle; er nu kun konsulenter og vejledere og ikke også kontrollanter (auditor)

9. Principper – formål med audit Formålet med audit er at kontrollere, om arbejdsmiljøledelsessystemet • er i overensstemmelse med de planlagte tiltag for arbejdsmiljøledelse, herunder kravene i standarden, • er blevet korrekt implementeret og vedligeholdt • effektivt efterlever organisationens politik og målsætninger Intern audit: virksomheden selv Ekstern audit: certificeringsorganer

10. Auditprocessen • Audit er en systematisk, uafhængig og dokumenteret proces for at fremskaffe auditvidnesbyrd (auditbeviser) ogevalueredisseobjektivt for at bestemme, i hvilketomfangauditkriteriereropfyldt. • Resultater og konklusioner bør kun baseres på auditbeviser – på engelsk audit evidence – der er verificerbare. • Auditbeviser kan være kvalitative eller kvantitative • Auditbeviser bør registreres. • Auditkriterier kan være politikker, procedurer eller krav.

11. Viden og færdigheder - kompetencer Auditprocessen afhænger af kompetencen hos de personer, der udfører audit. • Generisk viden og færdigheder • Arbejdsmiljøspecifik viden og færdigheder • Personlige egenskaber

12. Generisk viden og færdigheder • Auditprincipper • Auditprocedurer • Auditteknikker • Anvende auditkriterier • Forstå organisatoriske situationer • Gældende love og andre krav der gælder for fagområdet

13. Specifik viden og færdigheder • Identificering af farer • Branchens arbejdsmiljørisici • Risikovurdering, bestemme kontrolforanstaltninger og risiko kommunikation • Evaluering af sundhed inklusiv fysiske og psykiske faktorer • Evaluering af forskellige typer og niveauer af kompetence i arbejdsmiljø, som er nødvendige i organisationen • Forståelse af lovkrav og andre krav relateret til arbejdsmiljø og som gør auditor i stand til at evaluere et arbejdsmiljøledelsessystem

14. Praksis – intern audit Empirien er inddelt i følgende kategorier • Rekruttering og kvalifikationer • Formål med audit • Audit roller • Auditproces: metoder og værktøjer til at fremskaffe auditbeviser • Træning efter rekruttering

15. Resultater - Rekruttering og kvalifikationer: • Arbejdsmiljøkonsulenter og organisationspsykologer • Skolelærere, SOSU-assistenter, HK’er, pædagoger og ledere og samtidig arbejdsmiljøleder eller arbejdsmiljørepræsentant • Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse • Beskæftiget sig med arbejdsmiljø længe • Fra meget til nærmest ingen erfaring i at auditere • En intern auditor gennemfører typisk 8-10 audit om året

16. Resultater – formål og roller Meget stor variation - og det virker legitimt, at der er mange forskellige forståelser • Skabe dialog, refleksion og læring • Udfordre arbejdspladsen og skabe værdi • Rådgive og hjælpe arbejdspladsen, så den kan komme videre • Sikre medarbejderinvolvering • Tilbyde ekspertviden • Kontrollere dokumenter og give afvigelser • En eksamen • Skabe motivation for arbejdsmiljøcertificering

17. Resultater - auditproces CASE A • Forholdsvis nyt at gennemføre interne audit med fokus på psykisk arbejdsmiljø • Audit gennemføres typisk i par, hver audit varer ca. 3 timer • Primært semistrukturerede interviews og dokumentgennemgang • To interviewguider er udarbejdet med temaer og undertemaer: en for ”almindelige” audit og en for psykisk arbejdsmiljø. Spørgsmål er ikke formuleret på forhånd • Interviewgide-skabelon bruges også til auditrapport, som er lig med to A4 sider: en sides afkrydsning og en side tekst med styrker, forbedringsforslag, auditspor og afvigelser

18. Resultater - auditproces • CASE B • Fra 2013 interne audit med fokus på psykisk arbejdsmiljø • Audit gennemføres i par: intern auditor + områdets arbejdsmiljøkonsulent, hver audit varer 3-4 timer • Primært semistrukturerede interviews og dokumentgennemgang • To interviewguider er udarbejdet med temaer og undertemaer: en for ”almindelige” audit og en for psykisk arbejdsmiljø. Spørgsmål er formuleret på forhånd • Skabelon til rammen for intern auditrapport. Flere sider ren tekst skrives af hver interne auditor • Organisationspsykolog har udarbejdet interviewguide og gennemfører audit, der har udvidet fokus på psykisk arbejdsmiljø

19. Resultater – træning efter rekruttering som auditor CASE A • 2 dage om auditprincipper, -teknikker og -procedurer • 1 dags efteruddannelse om året for arbejdsmiljøgrupper • 2 temadage om audit og psykisk arbejdsmiljø • Lederuddannelse for auditorer, der også er ledere • Temadage med emner, der har relevans for arbejdsmiljøet og som holdes på enten forvaltnings-, afdelings- eller arbejdspladsniveau • Opstarts- og afslutningsmøder i forbindelse med intern audit

20. Resultater – træning efter rekruttering som auditor CASE B 2 dage om auditprincipper, -teknikker og –procedurer 2 dage hvert år om forskellige emner relateret til audit: fx interviewteknik, auditor som coach, håndtering af afvigelser, personlig adfærd, auditbeviser, risikobaseret audit 3 dage om året i forskellige arbejdsmiljøemner, fx social kapital 8 møder om året hvor audit planlægges og evalueres Temadage med emner, der har relevans for arbejdsmiljøet og som holdes på enten forvaltnings-, afdelings- eller arbejdspladsniveau

21. Pointer • Der efterspørges værdiskabende audit, uden der er en entydig forståelse af, hvad værdiskabende audit som begreb dækker over • Accept af, at der er stor variation i viden og færdigheder • Mange forskellige opfattelser af formålet med audit og auditorrollen • Psykisk arbejdsmiljø forstås primært som vold, trusler, chikane, mobning og stress • Mere fokus på arbejdsmiljøarbejdet og på dokumentationen end på hvilken effekt arbejdsmiljøarbejdet har på arbejdsmiljøet • Dokumentationen opfattes generelt af både arbejdspladser og interne auditorer som noget, der laves for audits skyld • Der er stor variation i forståelsen af, hvilke kompetencer en auditor bør have for at være kompetent i forhold til at auditere psykisk arbejdsmiljø

22. Hvad skal kompetenceudvikles i praksis? • Større formaliseret viden om psykisk arbejdsmiljø? • Forandringsledelse og organisationsændringer? • Forskellige paradigmer i forhold til arbejdsmiljøarbejdet? • Proces og effektevaluering af arbejdsmiljøindsatser? • Anvendelse af kvalitative metoder? • Detaljerede spørgeguides? • En fælles forståelse af principper: formål og roller og proces? • Forberedelse, evaluering og opsamling af audit?

23. Hvordan skal kompetenceudviklingen foregå? Gennem • Formaliseret uddannelse/efteruddannelse/kurser • Træning/uddannelse internt • Erhvervserfaring • Auditor træning

24. Gruppediskussion • Hvordan kan eksterne audit med fokus på psykisk arbejdsmiljø gennemføres, så de giver værdi for arbejdspladsen? • Hvordan kan interne audit med fokus på psykisk arbejdsmiljø gennemføres, så de giver værdi for arbejdspladsen? • Hvad skal audit med fokus på psykisk arbejdsmiljø kunne, som tilsyn i psykisk arbejdsmiljø ikke kan?