Archivering – enkele begrippen (o.a. wettelijke)

1. Archivering – enkelebegrippen (o.a. wettelijke) Mechelen – 16 december 2011

2. I. Archief?

3. Wat betekent archivering? • Archief = totale hoeveelheid documenten, ongeacht hun datum, vorm of drager, die zijn gemaakt of ontvangen door een instelling, persoon of groep personen uit hoofde van zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten • Archiveren = beheren van de archieven

4. Archief : enkele kenmerken • Tijd : levensloop van het archief vorming bij activiteit/ taak (dynamisch) bureeltafel bewaring door archiefvormer omwille van in de gang bewijswaarde/ nut (semi-dynamisch) bewaring in bewaarplaats omwille van in de kelder/de zolder wetenschappelijk/historische waarde (statisch) http://www.heemkunde-vlaanderen.be/uploads/cursus/leselsmichielsen.pdf

5. Archief : enkele kenmerken • Dossier : archief behandelt dossiers, geen aparte documenten

6. Archief : enkele kenmerken • Archiefvormer = degene die verantwoordelijk is voor de inhoud van een document/dossier

7. Archief : enkele kenmerken • Doeleinden: • Administratief : om de werking van de administratie / de archiefvormer te ondersteunen • Juridisch : om beleid van het bestuur te verantwoorden • Historisch : voor wetenschappelijk, historisch of genealogisch onderzoek

8. Enkele kenmerker m.b.t. elektronisch archief • Formatten veranderen • Media veranderen (floppy’s, bewaartermijn van een CD-Rom : 5 jaar) • Softwareversies zijn niet altijd compatibel • Versiebeheer van de applicaties

9. Wat is archiveren niet • Opslaan  heeft uitsluitend een technisch doeleinde – stelt vragen zoals frequentie van raadpleging/ de grootte van de bestanden / de veiligheid • Backup  verdubbeling van de gegevens – betreft DRP toestanden • Documentatie  niet door de instelling zelf geproduceerd

10. En wat met record management? • « het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties onder de vorm van records”. • Het verschil tussen record management en archivering is versiebeheer : archief begint waar record management stopt • Veel gezamenlijke metadata • Extra aandacht voor vernietiging en permissies bij archivering • Extra aandacht voor versiebeheer bij record management

11. Enkele basisbegrippen • Klasseerplan • Selectielijst • Informatiebeheersplan • Inventaris

12. Klasseerplan • Voorbeeld : NDC • 281.66 : Hardware - Componanten 281.661 : Power supply - Voedingsadaptaters 281.662 : PC kast 281.663 : Moederborden 281.664 : Graphic card. Geluidskaart 281.665 : In / Uit kaarten • 281.67 : Hardware - Componanten (vervolg) 281.671 : DVD branders - CD/DVD duplicators - Combo branders

13. Klasseerplan : voorbeeld stad Antwerpen

14. Selectielijst (www.vvbad.be, www.arch.be, ndc.inforum.be of www.inforum.be/uhtbin/docno/242052)

15. Informatiebeheerplan • Wat moet er gebeuren • Welke documenten (selectielijst) zijn betrokken • Wanneer moet het gebeuren • Hoe moet het gebeuren • Wie is verantwoordelijk in het bestuur

16. Inventaris : voorbeeld van Sint-Pieters-Leeuw Ref. 6395 512.02, 1891 - 1895 “[Huwelijksakten]”. Serie processen-verbaal van huwelijk. 1891 - 1895. 1 band Ref. 6396 512.02, 1896 - 1900 “[Huwelijksakten]”. Serie processen-verbaal van huwelijk. 1896 - 1900. 1 deel Ref. 7204 512.1, 23/9/1800 - 22/9/1802 (Jaar IX - jaar X van de Republiek) Register van de huwelijksafkondigingen. 23/9/1800 - 22/9/1802. 1 deel

17. Inventaris : voorbeeld van Willebroek

18. II. Wettelijk kader

19. Gemeentedecreet / OCMW-decreet • GD art. 57: • §4. Het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor de zorg voor het gemeentearchief waaronder de titels. • GD art. 89: • De gemeentesecretaris organiseert de behandeling van de briefwisseling.Onverminderd artikel 57, par. 4, organiseert hij het beheer van het gemeentearchief waaronder de titels.OCMW-Decreet art. 58 • §4. De voorzitter van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn is verantwoordelijk voor de zorg voor het archief, waaronder de titels. • OCMW-Decreet art. 88 • De secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn organiseert de behandeling van de briefwisseling. Met behoud van de toepassing van artikel 58, §4, organiseert hij het beheer van het archief, waaronder de titels.

20. Archiefwet van 24 juni 1955 • Archiefdocumenten meer dan 30 jaar oud •  mogelijkheid om naar het Rijksarchief over te brengen •  indien vernietiging, mits voorafgaande toestemming van het Rijksarchief • Algemene toezicht van het Rijksarchief

21. Uitvoeringsbesluiten van 18 augustus 2011 • Art. 1, 5 en 6bis (m.b.t. overbrenging van archieven) • Art. 5 en 6 (m.b.t. toezicht op de bewaring van de archieven door de overheden en vernietiging)

22. Archiefdecreet van 9 juli 2010 • archiefdocumenten : alle documenten die ongeacht hun datum, vorm, ontwikkelingsstadium of drager naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de zorgdrager die ze heeft ontvangen, verworven of opgemaakt uit hoofde van zijn activiteiten of taken of ter handhaving van zijn rechten

23. Archiefdecreet : inhoud • Archiefzorg : de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer • Ondersteuning • Selectie en vernietiging : Art. 12. § 1. Zorgdragers kunnen archiefdocumenten alleen vernietigen als ze over een vastgestelde selectielijst beschikken en als die vernietiging overeenstemt met de bepalingen van de vastgestelde selectielijst. § 2. Zorgdragers houden van de vernietiging van archiefdocumenten een gedateerde verklaring bij, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefdocumenten bevat, en die aangeeft op grond waarvan de vernietiging is uitgevoerd. Die verklaring is openbaar en wordt bekendgemaakt overeenkomstig de bepalingen van de Vlaamse Regering. • Toegang tot archiefdocumenten • Centrale ontsluiting van archiefdocumenten : databank – moet er nog komen • Geen sprake van overbrengst • http://212.123.19.141/ALLESNL/wet/detailframe.vwp?SID=0&WetID=1019270 • Inforum doc. nr. 248187

24. Andere wetgeving • Wet 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur • Decreet 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur • Wet 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (privacywet) • Strafwetboek

25. Bewijskracht • In bepaalde gevallen schrijft de wet voor welke geloofwaardigheid de rechter aan een bewijsmiddel dient te hechten. In dergelijk geval heeft het bewijsmiddel (wettelijke) bewijskracht en heeft de rechter geen appreciatievrijheid. Soms bepaalt de wet dat geen tegenbewijs is toegelaten. Dit is het geval bij de gerechtelijke bekentenis en gedingbeslissende eed. • Andere bewijsmiddelen hebben wettelijke bewijswaarde tot bewijs van het tegendeel. De rechter dient deze als voldoende bewijs te aanvaarden, tenzij één van de partijen het tegenbewijs levert. Dit is het geval voor authentieke en onderhandse akten. • Ten slotte kent men nog de bewijsmiddelen met vrije bewijswaarde. De rechter dient dan zelf te bepalen welke waarde hij aan het middel toekent. Het gaat hierbij om geschriften (andere dan authentieke en onderhandse akten), feitelijke vermoedens en verklaringen van getuigen.

26. Bewijswaarde • De bewijswaarde doelt op de geloofwaardigheid die de rechter aan een bewijsmiddel hecht. • De rechter zal bewijswaarde toekennen aan een document indien hij ervan overtuigd is dat het een betrouwbare weergave is van de realiteit. • De ontvankelijkheid van bewijsmiddelen is geregeld bij wet, maar over de bewijswaarde ervan oordeelt in principe de rechter.

27. III. Wetgeving m.b.t. elektronisch archief • Algemene wetgeving • Bijzondere wetgeving • Rechtspraak • Elektronische handtekening

28. Algemene wetgeving • Wet van 15 mei 2007 op de verleners van vertrouwensdiensten

29. Bijzondere wetgeving, o.a. • Programmawet van 4 juli 2011 (I) - Werk - Veralgemening van de elektronische aangifte van de mededelingen bedoeld bij de art. 49, 50 en 51 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten (art. 5, 6, 7 en 8) • Wet van 30 december 2009 houdende diverse bepalingen - Erkenning van uitgevers van elektronische maaltijdcheques (art. 183-185) • Andere wetgeving o.a. in de gezondheidssector

30. Elektronische handtekeningen • Wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten

31. Bijzonder geval : e-mails • Begin van bewijs • Belang van het sorteren • Wet op de privacy

32. IV. Enkele normen • Archiefnormen • Record management normen • MoreQ2010 • Dublin Core

33. Archiefnormen • International Standard Archival Description ISAD(G) • International standard for describing functions (ISDF) • International standard for describing institutions with archival holdings (ISDIAH) • International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (ISAAR)

34. Record management normen • ISO 15489-1 : record management • ISO 15836 : metadata • Enz.

35. MoREQ2010 = Model Requirements for the Management of Electronic Records http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/index_en.htm

36. V. Besluit • Er zit meer in archiveren dan in opslaan • Sprekend van bouwstenen : wat met de documenten geproduceerd door softwarepakketten (bv. 3P)

37. Bouwstenen – interoperabiliteit – mid-office, enz. Vak 1 Vak 2 Vak 3 Vak 4 Archief-niveau