PEROLEHAN KERAJAAN

1. PEROLEHAN KERAJAAN • Menggunakan wang awam mestilah menggunakan tatacara yang ditetapkan oleh YB. Menteri Kewangan selaras dengan Akta Acara Kewangan 1957 (Disemak 1972) • YB. Menteri Kewangan telah membuat ketetapan kaedah perolehan dengan mengeluarkan Arahan Perbendaharaan (AP) 166 hingga 300;

2. ….sambungan • 3. Pindaan Arahan Perbendaharaan dan penetapan dasar/tatacara • tertentu diperjelaskan melalui Pekeliling Perbendaharaan (PP), • Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) dan Pekeliling Kontrak • Perbendaharaan (PKP). • Semua agensi Kerajaan mestilah mematuhi kecuali atas kebenaran • Perbendaharaan Malaysia.

3. KUASA AM PERBENDAHARAAN • Perbendaharaan adalah pihak berkuasa bagi perolehan • (bekalan, perkhidmatan dan kerja) Kerajaan Persekutuan • sama ada di dalam atau di luar negara dalam pengawalan, • penguatkuasaan, penyeliaan, penyelarasan, penggunaan, • pembahagian, penyimpanan, pemindahan antara jabatan • pelupusan barang-barang. • A.P 166.1/Bhg. III Sek. 6 (I) AAK 1957

4. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM • Pegawai awam adalah bertanggungjawab sendiri • termasuk bertanggungjawab membayar balik jika • berlaku kerugian berhubung dengan barang-barang • awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima di bawah • kawalan atau dalam simpanannya. • (Arahan Perbendaharaan 167.2)

5. KAJIAN PASARAN DALAM PEROLEHAN • Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan • perolehan membuat kajian pasaran yang berpatutan bahawa • barang yang akan dibeli itu adalah yang paling sesuai dan • menguntungkan. Andaian ini dibuat setelah mengambil kira kualiti, • harga kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain yang berkaitan. • (Arahan Perbendaharaan 169.1)

6. PRINSIP PEROLEHAN • Akauntabiliti awam • Tanggungjawab Pegawai yang melaksanakan perolehan untuk • mematuhi peraturan yang ditetapkan serta memahami dan mahir • dalam semua aspek perolehan. • Diuruskan secara telus (transparent) • Semua dasar, peraturan, tatacara dan proses penentuan itu • hendaklah jelas, diketahui dan mudah difahami oleh semua pihak • yang terlibat.

7. ....sambungan • Nilai faedah terbaik (best value for money) • Setiap perolehan awam melibatkan wang awam. • Oleh itu, setiap pembelian hendaklah memberi pulangan • terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. Perolehan • hendaklah dibuat melalui perbandingan harga dan • rundingan berkesan untuk mendapat harga yang terbaik.

8. …. sambungan • Saingan terbuka • Perolehan awam berasaskan prinsip persaingan iaitu memberi • peluang kepada semua pembekal yang layak mengambil • bahagian . • Adil dan saksama • Prinsip ini meliputi pelawaan dan proses perolehan dibuat • berasaskan kepada dasar yang ditetapkan.

9. OBJEKTIF PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN • Menguruskan perolehan secara cekap, berkesan • dan paling menguntungkan; • Mendapatkan harga yang paling berpatutan dan • menguntungkan dengan mengambilkira kualiti, kuantiti • dan tempoh penyerahan; • Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan dan • penggunaan sumber/bahan tempatan;

10. ….sambungan • Sebagai alat untuk mencapai dasar-dasar kerajaan; • Pemindahan teknologi; dan • Menjimatkan pertukaran wang asing.

11. DASAR PEROLEHAN KERAJAAN • Peraturan tender yang saksama; • Menggalakkan perkembangan industri tempatan termasuk • dasar perolehan barangan import melalui penggunaan • pengangkutan (perkapalan/pengangkutan) dan insuran • tempatan; • Memberi keutamaan kepada syarikat bumiputera; dan • Menggalakkan pemindahan teknologi dan latihan. • (spt. Pembuatan/pemasaran dalam negeri, loji & peralatan akan diwujudkan • di Malaysia, lawat kilang atau lain-lain kemudahan untuk mengkaji bidang • teknologi yang boleh dipindahkan).

12. DASAR DAN KEUTAMAAN KEPADA SYARIKAT BUMIPUTERA (SPP BIL. 4/95) • Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang • bernilai melebihi RM10,000.00 dan tidak melebihi • RM 100,000.00 hendaklah dipelawa dikalangan syarikat • Bumiputera sahaja. • Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai RM100,000 • hingga RM 200,000 hendaklah dipelawa secara sebutharga • daripada sekurang-kurangnya lima pembekal/syarikat yang • berdaftar dengan Kementerian Kewangan terbuka kepada • Bumiputera/Bukan Bumiputera • Bagi perolehan yang melebihi RM100,000.00 agensi adalah • dikehendaki memberi keutamaan harga kepada syarikat • Bumiputera mengikut peratusan seperti berikut :

13. Nilai Perolehan Melebihi RM100,000.00 hingga RM500,000.00 Melebihi RM500,000.00 hingga RM1.5 juta Melebihi RM1.5 juta hingga RM5.0 juta Melebihi RM5.0 juta hingga RM10.0 juta Melebihi RM10.0 juta hingga RM15.0 juta Peratusan Tambahan 10% 7% 5% 3% 2.5%

14. PENGGUNAAN BARANGAN BUATAN TEMPATAN (SPP 7 TAHUN 2002) • Bahan/Barangan/Perkhidmatan tempatan hendaklah digunakan • sepenuhnya oleh agensi dalam perolehan masing-masing. • Perolehan melalui import hanya akan dipertimbangkan setelah • dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan. • Kelulusan Kemeterian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI) • hendaklah diperolehi terlebih dahulu sekiranya bahan/barangan import • bernilai melebihi RM50 ribu hendak digunakan.

15. ……sambungan • Perolehan bahan/barangan siap yang diimport yang berada • dalam Negara (ex-stock) dan bernilai melebihi RM50 ribu • memerlukan kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu • sebelum bahan/barangan tersebut dibuat.

16. DASAR PEROLEHAN BARANGAN IMPORT • Semua Perolehan Kerajaan bagi barangan import hendaklah • mematuhi dasar dan syarat-syarat berikut : • a) Barangan import yang bernilai melebihi RM200,000 bagi satu • kontrak yang dibenarkan diimport hendaklah dilaksanakan secara • Free On Board (FOB). (SPP Bil. 7/2002) • b) Semua urusan penghantaran hendaklah dikendalikan oleh • penghantaran kerajaan (SPP Bil. 6/96)

17. PEROLEHAN DIBAHAGIKAN KEPADA 3 JENIS/BIDANG • Kerja • Bekalan • Perkhidmatan

18. KERJA • Perolehan Kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan sivil seperti • bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalanraya, tapak kawasan • dan empangan air serta kerja perparitan. Ianya juga merangkumi • kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. • Kontraktor yang ingin menyertai perolehan kerajaan perlu mempunyai • sijil pendaftaran dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga • Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dalam kelas yang • berkaitan.

19. BEKALAN • Perolehan Bekalan merangkumi barangan yang dibekalkan bagi • menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek kerajaan. • Ianya merupakan input kepada sesuatu proses kerja dan perkhidmatan • seperti bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan • pejabat.

20. PERKHIDMATAN • Perolehan Perkhidmatan adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga • manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu • projek tertentu. • Bidang perkhidmatan terbahagi kepada 2 iaitu : • i) Perkhidmatan Perunding • ii) Perkhidmatan Bukan Perunding

21. PERKHIDMATAN PERUNDING • Perkhidmatan Perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian • ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan, fizikal yang • memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur • bangunan, perundingan dan perkhidmatan kepakaran dalam bidang • khusus seperti alam sekitar, pertanian, pengurusan projek dan • sebagainya.

22. PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING • Perkhidmatan Bukan Perunding meliputi perkhidmatan seperti • pengendalian, penyelenggaraan dan pembaikan, pencucian dan • pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan, pengiklanan, • pengangkutan dan sebagainya.

23. KAEDAH PEROLEHAN KERAJAAN (UMUM) • Perolehan melalui panjar wang runcit • Pembelian terus • Perolehan melalui sebutharga • Perolehan melalui tender • Perolehan darurat • Perolehan melalui perlanjutan/perubahan kontrak • Perolehan melalui penggunaan kontrak jabatan lain • (A.P.178.2) • Perolehan Melalui Kontrak Pusat • Perolehan Melalui Rundingan Terus

24. PEROLEHAN MELALUI PANJAR WANG RUNCIT (SPP BIL.2 TAHUN 2002) • Untuk kegunaan segera • Tiada dokumen pembelian diperlukan (cukup dengan • resit sahaja)

25. PEMBELIAN TERUS (AP 173.1, AP 179 DAN SPP 4/2002) a) Harga setiap jenis barangan sehingga RM10,000 bagi setiap pesanan dan tidak melebihi RM50,000 setahun boleh dibuat dari syarikat yang tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan. b) Harga setiap jenis barangan yang melebihi RM10,000 sehingga RM50,000 setiap pesanan dan tidak melebihi RM100,000 setahun boleh dibuat dari syarikat Bumiputera di dalam daerah berkenaan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkenaan. Sekiranya terdapat kekurangan pembekal/syarikat Bumiputera yang berdaftar di kawasan setempat, Pegawai pengawal atau Ketua Jabatan diberi kuasa untuk meluluskan pembelian

26. ….sambungan daripada mana-mana pembekal/syarikat Bumiputera di daerah berdekatan yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan. Keseluruhan perbelanjaan bagi (a) dan (b) hendaklah tidak melebihi 50% daripada peruntukan tahunan Pusat Tanggungjawab (PTj). c) Bagi perolehan kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000 perolehan boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan. d) Gunakan pesanan kerajaan atau inden sebagai dokumen pembelian/perolehan mengikut mana yang berkaitan

27. PEROLEHAN MELALUI SEBUTHARGA (AP 170 DAN SPP 2/2001) • Bagi Perolehan yang melebihi RM50,000.00 hingga M200,000.00 • hendaklah dipelawa secara Sebutharga. • Perolehan bagi bekalan atau perkhidmatan yang bernilai di antara • RM50,000.00 hingga RM100,000.00 setahun, agensi dikehendaki • mempelawa sebutharga dari kalangan pembekal bertaraf • bumiputera & berdaftar dengan Kementerian Kewangan. • Bagi perolehan bernilai di antara RM100,000.00 hingga • RM200,000.00 setahun, agensi boleh mempelawa sebutharga • dikalangan mana-mana pembekal yang berdaftar dengan • Kementerian Kewangan di dalam kod bidang berkaitan.

28. PROSEDUR MENGURUSKAN SEBUTHARGA • (Arahan Perbendaharaan 170.2(a) • Jabatan hendaklah menetapkan kaedah pemberitahuan sebutharga • sama ada melalui pos berdaftar atau serahan tangan. Satu kaedah • yang seragam hendaklah diamalkan kepada penyebutharga yang • telah dikenalpasti bagi sesuatu urusan sebutharga untuk • memastikan prinsip kesaksamaan dan adil dilaksanakan ke atas • penyebutharga.

29. ….sambungan • Jabatan hendaklah mempamerkan Pemberitahuan Sebutharga • di papan kenyataan awam jabatan masing-masing, selain • daripada mempelawa sebutharga kepada penyebutharga • yang telah dikenalpasti. Ini adalah untuk memberi peluang • kepada penyebutharga lain yang berkelayakan dan berminat • untuk mengambil bahagian. • Tempoh sebutharga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) • hari dan pemberitahuan tersebut hendaklah sentiasa berada di • papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.

30. ....sambungan • PELAWAAN SEBUTHARGA • Sebutharga bagi bekalan dan perkhidmatan hendaklah di • pelawa daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/ • kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan • di bawah kod bidang yang berkenaan dengan menggunakan • Lampiran Q (Arahan Perbendaharaan) digunakan. • Manakala bagi Sebutharga Kerja berdaftar dengan Pusat Khidmat • Kontraktor dalam kelas dan kepala yang berkaitan.

31. ….sambungan • Pemberitahuan Sebutharga di papan kenyataan awam jabatan • hendaklah menyatakan :- • Jabatan yang memanggil Sebutharga • Tajuk Sebutharga • Spesifikasi bekalan/perkhidmatan/kerja • Syarat Kelayakan Penyebutharga • Bidang/Kelas/Kepala Pendaftaran • Tempoh minimum pelawaan sebutharga sekurang-kurangnya • tujuh (7) hari • Notis pelawaan dipamer di papan kenyataan jabatan • Tempat, tarikh dan waktu Sebutharga diterima dan ditutup

32. DOKUMEN SEBUTHARGA • Borang sebutharga hendaklah di masukkan ke dalam sampul surat yang berlakri dan dimasukkan ke dalam peti tawaran sebelum jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan. • Semua borang sebutharga hendaklah diberi nombor siri untuk pengawalan. • Satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebutharga atau pembekal/kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebutharga.

33. PENERIMAAN SEBUTHARGA • PETI TAWARAN • a. Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan tarikh • dan waktu peti tawaran ditutup. • b. Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci yang • berasingan dan anak kuncinya hendaklah dipegang oleh dua • orang pegawai kanan yang berasingan. • c. Peti tawaran hendaklah ditutup pada waktu yang ditetapkan • dan dilakri.

34. ii. PEMBUKAAN PETI TAWARAN a. Dibuka dengan secepat mungkin selepas sebutharga ditutup. b. Dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga yang dilantik oleh Ketua PTj. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

35. iii. JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUTHARGA a. Mengkodkan dengan nombor bersiri semua dokumen sebutharga yang dikemukakan oleh penyebutharga. b. Menandatangani secara ringkas muka surat pertama, dan semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga dan semua pembetulan dan pindaan yang terdapat di jadual kadar harga. c. Sediakan jadual harga dengan segera dan dipamerkan dipapan notis jabatan.

36. iv. SEBUTHARGA YANG LEWAT Tawaran sebutharga yang diterima selepas dari masa tarikh tutup tidak boleh diterima.

37. PENILAIAN SEBUTHARGA • Semua sebutharga yang diterima hendaklah dikaji sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebutharga. PTj/Universiti. Sebutharga yang paling menguntungkan Universiti hendaklah disyorkan. • Bagi sebutharga kerja dan perkhidmatan perkara-perkara jangka masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan pelaksanaan dan sebagainya perlu diambilkira. • Bagi semua sebutharga, jika perlu nasihat hendaklah diperolehi daripada Jabatan Kerja Raya, Jabatan pengaliran dan Saliran, Jabatan Kimia dan seumpamanya. • Jawatankuasa-jawatankuasa hendaklah dibentuk sekurang-kurangnya tiga orang ahli untuk membuat penilaian harga dan penilaian teknikal. Penilaian hendaklah dibuat dengan teratur. • Sediakan anggaran harga sebagai perbandingan dengan harga tawaran yang diberi oleh penyebutharga.

38. vi. Laporan penilaian hendaklah disediakan serta ditandatangani oleh Jawatankuasa Penilaian Sebutharga PTj. Butir-butir Laporan Penilaian hendaklah mengandungi maklumat seperti berikut: a. kriteria penilaian b. sebab-sebab tawaran tidak dipilih c. sebab-sebab tawaran dipilih Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa Penilaian Sebutharga.

39. vii. Sekiranya Jawatankuasa Penilaian PTj perlu berhubung dengan peneybutharga semasa proses penilaian sebutharga untuk mendapatkan penjelasan, Jawatankuasa tersebut perlu mendapat kebenaran bertulis daripada Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga terlebih dahulu, walaubagaimanapun sebarang perundingan tidak dibenarkan. (SPP bil. 2/95, perenggan 9.5)

40. PERTIMBANGAN SEBUTHARGA OLEH JAWATANKUASA SEBUTHARGA • Keahlian Jawatankuasa Sebutharga • a. Semua sebutharga hendaklah dipertimbangkan oleh satu • Jawatankuasa Sebutharga yang dianggotai oleh tiga (3) • orang ahli yang dilantik oleh Pegawai Pengawal. • b. Jawatankuasa hendaklah dipengerusikan oleh Pemegang • Waran Peruntukan atau mana-mana pegawai yang dilantik • oleh Pegawai Pengawal.

41. Pertimbangan Sebutharga • a. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menimbang sebutharga- • sebutharga dan memilih sebutharga yang paling • menguntungkan Kerajaan. Jawatankuasa Sebutharga • hendaklah berpuas hati dengan sewajarnya dan semua • penyebutharga telah diberi peluang yang saksama untuk • menyebutharga. • b. Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebutharga • hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh • pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebutharga. Asas-asas • pemilikan sebutharga yang dipilih hendaklah dicatatkan dengan • jelas. • iii. Keputusan Jawatankuasa Sebutharga hendaklah sebulat suara. • iv. Sekiranya tidak sebulat suara, hendaklah dikemukakan untuk • keputusan Lembaga Perolehan agensi berkenaan.

42. v. Di dalam kes di mana tawaran yang dibuat melalui sebutharga melebihi had nilai RM200,000.00 Jawatankuasa Sebutharga hendaklah membuat perakuan untuk pertimbangan dan setuju terima Lembaga Perolehan agensi berkenaan dengan membuat perakuan kepada Lembaga Perolehan.

43. KEPUTUSAN SEBUTHARGA • Setelah menerima keputusan jawatankuasa sebutharga, • surat tawaran, surat setujuterima tawaran dan pesanan • bolehlah dikeluarkan kepada pembekal yang berjaya. Jika • perlu adakan kontrak formal.

44. TENDER • Perolehan melebihi RM200,000.00 dan dibahagikan kepada • beberapa kategori :- • - Tender terbuka • - Tender terhad • - Tender Secara Pre-Q (Pra-Kelayakan)

45. PEROLEHAN MELALUI TENDER TERBUKA (AP 171 DAN SPP 2/95) • Iklan tender dalam sekurang-kurangnya satu (1) akhbar tempatan • berbahasa Melayu. • Diiklan dalam tempoh tidak kurang dari 21 hari. • Masa tutup tender jam 12.00 tengahari pada hari tawaran ditutup • Tender diterima dalam sampul berlakri. • Peti tender yang berkunci disediakan. • Perolehan barangan yang diimport, tawaran harga hendaklah • secara FOB. • g) Tender dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender. • h) Tender hendaklah dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan • Jawatankuasa Penilaian Harga.

46. ….sambungan • i) Laporan daripada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan • Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah dirangkumkan • untuk mendapatkan syor dan perakuan berasaskan tawaran terendah yang dinilai dan boleh diterima (the lowest evaluated and acceptable tender). Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga. • j) Tender ditimbang dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan. • a) Lembaga Perolehan A – Lebih daripada RM20 juta • b) Lembaga Perolehan B – RM200,000-RM20 juta • Surat Setujuterima • Kontrak secara formal akan dibuat selepas diterima Surat Setujuterima dari petender yang berjaya.

47. …..sambungan m) Bon Perlaksanaan 2.5% nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidamtan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000. n) Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM500,000 ke atas kadar bon perlaksanaan adalah 5% daripada nilai keseluruhan kontrak.

48. PEROLEHAN SECARA TENDER TERHAD (SPP BIL. 11/2001) • Perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja bernilai sehingga RM10 juta bagi Badan Berkanun. • Pemilihan kontraktor hendaklah diluluskan oleh Lembaga Perolehan • Agensi di kalangan sekurang-kurangnya 10 syarikat Bumiputera • tempatan bagi kontrak kerja dan sekurang-kurangnya 5 syarikat • Bumiputera tempatan bagi kontrak bekalan/perkhidmatan. Sekiranya • bilangan syarikat Bumiputera tempatan tidak mencukupi ianya boleh • dibuka kepada syarikat Bumiputera di negeri/daerah berdekatan.

49. TENDER PRE-Q (PRA-KELAYAKAN) Bertujuan untuk menapis kontraktor agar mereka yang berpengalaman, kebolehan teknikal, kewangan serta pengurusan bagi melaksanakan sesuatu projek sahaja dibenarkan mengambil bahagian di dalam sesuatu tender yang diadakan setelah kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia.

50. PENYEDIAAN PENENTUAN TENDER • Nyatakan dengan jelas perkara seperti warna, saiz, bentuk • kualiti, pembungkusan dll. • Penentuan tender tidak boleh berdasarkan kepada sesuatu • jenama atau buatan. Jika tidak dapat dielakan ungkapan • “atau persamaan” hendaklah digunakan. • Memenuhi Standards Malaysia (MS) dan Standard Antarabangsa • yang diiktiraf oleh kerajaan. • Rujuk kepada MAMPU jika perolehan berkaitan teknologi maklumat.