Un intranet documentaire : concepts, outils et avantages

1. Un intranet documentaire : concepts, outils et avantages Journée WebÉducation Martin Sévigny / Irosoft / 14 mai 2009 sevigny@irosoft.com http://www.irosoft.com

2. Rappel du programme L'intranet devient rapidement le principal outil de travail dans une organisation. De nombreux outils de création et de gestion de ces intranets sont maintenant disponibles. Au cours de cette conférence, nous allons montrer comment un outil de gestion documentaire peut devenir le noyau central d'un intranet, et quels sont les avantages d'une telle approche.

3. Plan de la présentation • Intranet • Définitions • Gestion • Intranet documentaire • Définitions • Outils • Gestion de contenu • Démonstrations • SharePoint • Docuthèque

4. Intranet : définitions • Selon le grand dictionnaire terminologique • « Réseau informatique privé, à l'intérieur d'une organisation, qui utilise les protocoles de communication et les technologies du réseau Internet » • Une définition centrée sur les technologies • Mais que fait-on sur un intranet? • Wikipedia précise • « Les grands chantiers d’un intranet: • L'accessibilité des contenus et services • L'intégration des ressources • La rationalisation des infrastructures »

5. Intranet : définitions • Wikipedia précise (suite) • « Pour répondre aux besoins des utilisateurs dans leurs situations de travail professionnelles, l'intranet doit être conçu selon trois principes fondamentaux • Toutes les ressources informatiques doivent être référencées et rendues accessibles aux ayants-droit à partir d'un serveur Web ; chaque ressource doit être associée à un groupe d'utilisateurs habilités d'une part et à un profil d'intérêt d'autre part • Tout utilisateur doit être identifié et authentifié dans un seul référentiel pour l'accès à l'ensemble des ressources ; dès l'authentification assurée, l'intranet doit être en mesure de propager la session de l'utilisateur pendant toute son activité sans qu'il ait besoin de s'identifier à nouveau • Des mécanismes de mises en avant et d'alertes doivent être mises en place pour pousser l'information pertinente vers l'utilisateur et rendre ainsi plus efficace l'utilisation des ressources »

6. Intranet : définitions • Conclusions sur ces définitions générales • Les technologies sont relativement bien définies • Les objets qu’on y trouve sont vagues mais universels • Ressources • Utilisateurs • Services • C’est un outil de travail

7. Intranet : gestion • L’évolution des outils de gestion des intranets • Dans le « passé » • Pages statiques individuelles • Pages statiques avec outil de gestion • Site(s) dynamique(s) maison • Outil(s) de gestion de sites Internet / intranet • « Maintenant » • « Extension » aux environnements serveurs et client • Exemple : Microsoft Office SharePoint Server • Gestion de contenu (ECM) • Enterprise Content Management • Exemples : OpenText LiveLink; ECM Documentum

8. Un intranet documentaire • Concept fondamental • Un intranet conçu autour des documents et des opérations effectuées sur ces documents ou avec ces documents • Une approche simpliste? • Oui si… • On prend une définition trop stricte des documents • On se limite réellement aux documents • Non si… • On considère (conformément au CRGGID) que les documents font partie intrinsèque des processus d’affaires • On utilise des outils assez souples pour s’étendre à d’autres objets ou fonctions

9. Un intranet documentaire • Comment y arriver? • Stratégie 1 : la gestion documentaire dans un environnement intranet • Exemple : SharePoint • Avantage : une gestion facilitée de l’intranet dans son ensemble • Inconvénient : une gestion documentaire peu structurée, peu intégrée • Stratégie 2 : un outil de gestion documentaire en environnement intranet • Exemple : Docuthèque • Avantage : une solide gestion documentaire • Inconvénient : des fonctionnalités autres que documentaire absentes et/ou difficiles à intégrer

10. Un intranet documentaire • Comment y arriver? • Stratégie 3 : un outil de gestion contenu (voir la suite) • Exemple : Livelink • Avantage : une gestion documentaire solide dans un bon environnement intranet • Inconvénient : coût (acquisition, implantation)

11. Gestion de contenu (ECM) • Définition récente de l’AIIM: • “Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.” • Une définition qui a évolué avec le temps • En 2001 : « create, manage, customize, deliver, and preserve » • En 2001 : « technologies » seulement

12. Gestion de contenu (ECM) • Analyse de la définition de l’AIIM • Trois niveaux d’intervention • Stratégies • Méthodes • Outils • Cinq actions • Acquérir • Gérer • Stocker • Conserver • Diffuser

13. Gestion de contenu (ECM) • Analyse de la définition de l’AIIM (suite) • Deux objets • Contenus • Documents • Un contexte • Processus d’affaires • Un objectif • Permettre la gestion de l’information non structurée, peu importe d’où elle provient

14. Gestion de contenu (ECM) • Les grandes fonctions de la gestion de contenu • Gestion électronique des documents (GED) ou document management (DM) • Gestion intégrée des documents (GID) ou records management (RM) • Gestion de contenu Web ou web content management (WCM) • Gestion des ressources numériques ou digital assets management (DAM) • Gestion des courriels ou email management • Gestion des processus d’affaires (workflow) ou business process management (BPM) • Collaboration • Acquisition de données (numérisation) • Rapports • Recherche

15. Démonstrations • Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) • Docuthèque