Gérard-Michel Cochard, SDTICE

1. étudiant université personnel Environnements Numériques de Travail (E.N.T.) Gérard-Michel Cochard,SDTICE

2. 1) Définition du système global d'information et de l'ENT 2) Les services numériques 3) L'usager au cœur du système d'information Avec beaucoup d'emprunts à l'AMUE, Esup Portail, Thierry Bédouin (Rennes 1).

3. des bases de données utilisées par des processus métiers "standards" : Harpège, Apogée,… des données structurées relatives à certaines applications transversales ou spécifiques : annuaire, ressources documentaires, ressources pédagogiques standardisées, … des données non structurées : PV de conseil, notes administratives, conventions et contrats, ressources pédagogiques non standardisées, … Le système d'information d'une université comprend

4. Document ESUP Portail

5. le référencement des données est UNIQUE • exemples : • le code UFR est le même, • la désignation d'une formation est la même dans toutes les applications et tous les documents, • la description d'une formation est unique, • l'identité d'une personne est unique, …. l'information est à jour, fiable et saisie une seule fois l'information est structurée et le système est urbanisé Le système d'information est global si

6. Schéma Directeur des Espaces Numériques de Travail (SDET) • - des éléments de choix d'un espace numérique de travail, • - un guide méthodologique pour leur mise en œuvre, • - un ensemble de préconisations fonctionnelles, organisationnelles, techniques pour guider dans la réalisation ou l'adaptation de produits et de services • ENT - Objectifs • mettre à la disposition de tous les membres de la communauté éducative de l'enseignement scolaire ou de l'enseignement supérieur, en fonction des statuts de chaque usager, des contenuspédagogiques, des informations administratives, relatives à la vie scolaire, aux enseignements et au fonctionnement de l'établissement ainsi que de la documentation en ligne ; • de permettre aux usagers de l'ENT de s'inscrire en ligne à des activités proposées par l'établissement, de s'inscrire à des listes de diffusion, de participer à des espaces communautaires (forums de discussion, espaces collaboratifs, blogs...)." • ENT - Définition • Un Espace (ou Environnement) Numérique de Travail (ENT) est un site "web portail" • permettant l'accès, via un point d'entrée unique et sécurisé, à un bouquet de services numériques, • http://www.educnet.education.fr/

7. Architecture en couches

8. Chaque usager est reconnu avec un statut lui donnant accès à certains services et certaines ressources

9. Un accès par individu (usager), une seule authentification Reconnaissance d'un usager à partir de l'annuaire unique  profil Les services puisent l’information dans les bases de données L’usager peut traiter l’information à distance (réinscription, etc..) L’affichage de l’information se fait selon le profil de l'usager L’accès aux ressources se fait selon le profil Liaison ENT - SI

10. Les services numériques • Services pédagogiques • Accès à tout ou partie des supports de cours (présentiel enrichi) • Accès à des compléments de formation (présentiel amélioré) • Accès à des plates-formes de e-learning (FOAD) • Gestion des emplois du temps • Inscriptions pédagogiques • Gestion de quotas d’impression … le bureau virtuel de l'étudiant • Ressources documentaires • Accès aux catalogues des bibliothèques, à la gestion des prêts • Consultation de documentation en ligne • Accès aux services internes à la bibliothèque (préconisation d’achat, ….) • Service de consultation multiple (moteur de recherche sur différents supports et ressources référencées) • outil de dépôt, référencement et indexation • Espace de travail comprenant • des ressources personnelles : données de l'étudiant, emploi du temps, agenda, carnet d'adresses, … • des services : stockage de données, outils de communication et de travail collaboratif, … • des accès à des ressources pédagogiques et documentaires, à des forums, des chats, …

11. Services administratifs relatifs aux personnels • Accès personnalisé au dossier administratif, et données de RH • Annonces, actualités • Gestion des congés et absences • Consultation des missions • Consultation des comptes • … • Services administratifs pour la scolarité • Accès au dossier administratif étudiant • Accès aux notes et résultats d’examens • Ré-inscription en ligne • Inscription en ligne • Accès aux calendriers d’examens ou de rentrée …..

12. Référencement et indexation de ressources • Dépôt de documents, référencement , métadonnées • Indexation • Recherche, moissonnage • Information relative à la vie de l’étudiant • Informations culturelles, • CROUS, • programme international d’échange, • infos pratiques, • vie régionale et locale • Promotion de l’offre de formation • Accès au catalogue des formations de l’établissement avec dimension européenne (ECTS, CDM.FR) • Tests d’évaluation/orientation • Accès aux services du SIO (Service Information et Orientation) • Débouchés professionnels

13. Outils de communication asynchrone • Courrier électronique, forum • Listes de diffusion • Services individualisés ou de groupes : • Agenda personnel et partagé • Espace de stockage personnel et partagé • … • Services complémentaires : • Aide en ligne, demande d'assistance • Gestion de quotas disques • Accès aux contenus extérieurs : • Canaux RSS institutionnels, collectivités et/ou culturels • Gestion de signets ou favoris

14. Intérêts pour le pilotage d'établissement Facilitation de la circulation de l'information création, mise à jour, envoi personnalisé, … Transparence chacun peut trouver ce à quoi il a droit • Promotion • offre de formation visible mondialement, effet attractif • Contrôle de gestion • obtention rapide des informations, croisement des informations, création d'entrepôts de données, tableaux de bords d'indicateurs, …. • Responsabilisation • chaque usager possède un rôle actif (création / consommation) précisé par les droits qui lui sont conférés • Gains de productivité • pas de redondances non nécessaires, résultats immédiats, communication instantanée, confort de gestion, …

15. Des exigences incontournables et des règles de qualité • un étudiant doit avoir accès à son ENT avant le début de ses cours (calendrier de rentrée, inscriptions pédagogiques, emploi du temps et etc…, messagerie, accès aux ressources, accès aux logiciels..) • un enseignant doit être référencé à temps pour être intégré dans la gestion de la scolarité, la gestion de l’emploi du temps, etc… , pour suivre ses remboursements de missions etc… • Les responsabilités des personnes doivent être saisies à temps pour donner accès aux bons services (un responsable de crédit pour accéder à la consultation de ses comptes…) Mettre en place un ENT dans un établissement n'est pas un événement anodin. C'est une décision politique et stratégique. • les services à mettre en œuvre, les procédures et les évolutions d’organisation sont à définir, • la qualité des informations et des services rendus à l’usager dépend de la volonté de réorganiser et d’avancer dans la dématérialisation des procédures, • la qualité du service dépend de la qualité du système d'information Un principe fondamental : un usager doit avoir accès à la bonne information au bon moment

16. L’ENT met en exergue le référentiel unique et la saisie unique de l’information • Les échanges avec l’usager deviennent numériques • La diffusion de l’information est individualisée • L’accès à l’information à distance est indispensable (emplois du temps, etc..) • La saisie « à temps » de l’information est primordiale • les inscriptions pédagogiques (emploi du temps, etc..) • les résultats dès la fin des jurys (diffusion et réinscription) • etc.. Un changement d'"habitudes" d'où la nécessité de conduire le changement