Download
1 / 57
E N D
Event Management adalah pekerjaan yang menangani seluruh hal berkaitan dengan perencanaan, persiapan sampai pelaksanaan sebuah event. Rencana awal yang disusun dari hal yang sangat mendasar mulai pemilihan tema acara, pengisi, bentuk dan susunan acara, budget acara, skala dan strategi pelaksanaan, pemilihan tempat (venue) tanggal dan waktu acara, penentuan spesifikasi produksi acara. Pada hari pelaksanaan Event Management (EM) bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan serta mengawasi jalannya event secara keseluruhan. Membuat laporan hasil pelaksanaan dan evaluasi event menjadi akhir dari seluruh pekerjaan.
Leisure event (leisure, sport, recreation) Personal events (weddings, birthdays, anniversaries) Special events Cultural events (ceremonial, sacred, Heritage, art, folklore) Organizational events (commercial, political, Charitable, sales)
LEISURE EVENTS • EDUCATIONAL AND SCIENTIFIC : • SEMINARS, WORKSHOP • CONGRESSES • INTERPRETIVE EVENTS
LEISUREEVENTS • RECREATIONAL : • GAMES AND SPORTS • AMUSEMENT EVENT
LEISUREEVENTS • SPORT COMPETITIONS : • PROFESIONAL • AMATEUR
CULTURAL EVENTS • CULTURAL CELEBRATIONS : • FESTIVAL • CARNIVALS • RELIGIUS EVENTS • PARADES • HERITAGE • COMMEMORATIONS
CULTURAL EVENTS • ART / ENTERTAINMENT : • CONCERTS • OTHER PERFORMANCES • EXHIBITS • AWARD SEREMONIES
ORGANIZATIONAL EVENTS • BUSSINESS / TRADE: • FAIRS, MARKETS, SALES • CONSUMER AND TRADE SHOWS • EXPOSITIONS • MEETING / CONFERENCES • PUBLICITY EVENTS • FUNDRAISER EVENTS
ORGANIZATIONAL EVENTS • POLITICAL / STATE : • INAUGURATIONS • INVESTITURES • VIP VISITS • RALLIES
PERSONAL EVENTS • PRIVATE EVENTS/PERSONAL CELEBRATIONS: • ANNIVERSARIES • FAMILY HOLIDAYS • RITES OF PASSAGE
PERSONAL EVENTS • SOCIAL EVENTS : • PARTIES • REUNIONS
The Webs Of Event Management Talent Management Sponsor EO Venue Management Public Insurance Mass Media Legal Procedures institution Entertainment Service Vendor
TALENT ENTERTAINMENT SERVICE MEDIA EO VENUE LEGAL SPONSOR INSURANCE VENDOR
EO • PROFESIONAL • PROMOTOR • CREATOR • IMPRESARIO • INDUSTRIAL / BRANDS
EO • AMATEUR • SCHOOL • CLUB • NGO • COMMUNITY
EO • Producer/Creator: • Bertanggungjawabkepadaklien yang mengadakan event baikituklienataupun sponsor. • Membuatrencanadanstrategi event, penjadwalankerjasecaraumum, anggaransertapendelegasiankerjasecara detail, akuratdanefisien. • Mengkoordinasikansemuapelaksanaankegiatankepadasemuapihakartis (talent, pengisiacara), sponsor dansubordinat. • Bertanggungjawabataskualitas, kelancaranacarasertaoperasionalseluruhkegiatanpertunjukan. • Mengontroljalannyapersiapansertapelaksanaanacara. • Mencarimenganalisisdanmemutuskanmasalah yang timbulsertamemberisolusi • Merangkumsemualaporandivisiuntukdijadikanbahanevaluasidanlaporan.
EO • DalampelaksanaantugasnyaProduserdibantuantara lain oleh: • General Affairs: • Memeriksaseluruhkesiapanadministrasibaikteknismaupun non teknis. • Mencatatseluruhperkembanganpersiapanacarasampaihari H. • Menyusun data laporansetiapdivisiuntukdijadikanbahanevaluasi. • Memeriksasemuakesiapan vendor saranadanprasaranapendukung event. • Finance : • BertangungjawabkepadaProduserdalamsegalaaspek yang menyangkutkeuangan. • BersamaProduserdankepaladivisilainnyamenyusunanggaran event, denganmemperhatikansemuaaspekpelaksanaan event. • Membuatperkiraankelancaranarusdana (cash flow-cash in/cash out) • Menyusunskalaprioritaspengeluarandanabesertatanggaljatuh tempo. • Mengarsipkansemualaporanpengeluarankeuangan, • Mempersiapkantagihandanpembayaran/ cash flowbesertabuktipembayaran. • Traffic : • Mengumpulkandanmeng-updateseluruh data daninformasi yang berkaitandengan event. • Melakukan monitor seluruhperkembangankegiatan event. • Membantusertamemfasilitasiseluruhproduksi event. • Merangkuminformasidanjadwalkerjakeseluruhandanmendistribusikankepadasemuabagian (panitia), manajemenartis, manajemen venue sertapetugasresmi (polisi, pemadamkebakaran, keamanan, P3K dansebagainya).
TALENT • Talent treatment (PenangananArtis) adalahbagian yang merencanakan, mengawasidanmenjalankanseluruhpemenuhankeperluanpengisiacara (diluarkebutuhanpertunjukan) mencakuphalteknisdan non teknis, untukItudiperlukanseluruh data berkaitandenganpengisiacara (jumlah personal, kebutuhanperalatan, jadwalpengisi, akomodasi, transport, logistikdsb), berhubunganlangsungdenganpihakManajemenArtis / Artis. Faktorkeamanandankeselamatanartisjugamenjaditanggungjawab Talent treatment, personal divisiinidenganspesifikasitugasnyaadalah : • Talent Treatment Coord • Mengumpulkandanmenyusunseluruh data yang berkaitandenganpengisiacara • Menyusunpenjadwalan yang berkaitandenganpengisiacaramulaidatangsampaipulang • Mengawasidanmendampingipihakpengisiacarapadapersiapandanharipertunjukan • Mengaturadministrasipemesananakomodasipengisisesuaijadwaldatangdanpergi (Check In / Check Out) • Mengalokasikankebutuhantransportasipengisiacarasesuaijumlah (termasukManajemen & Crew Artis) danjadwal yang telahdisepakati • Memastikankeberadaanpengisiacarapadawaktudantempat yang telahditentukan (jumpapers, sound chek, show time dll) • BerkoordinasilangsungdenganpihakManajemenArtis/ Artis • Berkoordinasidengan Production manager berkaitanhalteknis & jadwalproduksi yang berhubungandenganpengisi • Memastikanpengamananpengisiacarajikadiperlukan • Memastikanlogistik (meals, refreshment dsb) pengisiacaratercukupidantepatpadawaktunya • Bersama Producer merancangsistemdanruteevakuasidaruratuntukantisipasihalhal yang tidakdiinginkan • Berkoordinasidengan Producer jikaterjadimasalahberkaitandenganpengisiacara • Dalamtugasnya Talent Treatment Coordinator dibantuoleh • Talent / Artis Security • Mengalokasikan personal pengamananartis yang diperlukan • Mempelajarisistemkeamanandanbangunan (hotel, venue) yang akandipakaiolehpengisiacara • Merancangjaluralternatifpengamananartisuntukmasukdankeluarbaik hotel maupun venue
TALENT • BerkoordinasidenganTransportasiArtismengenairuteperjalanan yang akandilaluiartis (antarkota, dalamkota, Hotel-Venue-Hotel) • Memastikankeamananartisselamadiataspanggung (sound chek, show time) • Talent /Artis Transportation • Mengaturpenjadwalantransportasiuntukkeperluanpengisiacara (termasukmanajemen, crew, peralatan) • Mengalokasikankendaraansesuaikebutuhanantar/jemputkebutuhanpengisiacara (orang & barang) • Memastikankendaraandalamkeadaanlayakjalanbesertapengemudinya • Memastikanoperasionalantarjemputpengisiacarasesuaiwaktunya • Merancangrutetercepatdanteramandalammemenuhikebutuhanoperasional • Mengumpulkan data alamatdanpetalokasiberkaitandengantugastransportasi • Berkoordinasidengan Talent Treatment coordinator jikatimbulmasalahdengantransportasipengisiacara • Talent / Artis Runners • Mengakomodirpembelanjaankebutuhanartis (diluarkebutuhanteknis) • Mengenalbaiktempat, daerahuntukmemenuhikebutuhanpengisiacara • Membuatpenjadwalanbelanjakebutuhanartis • Mendampingiartis / Manajemen / crew dalampembelanjaankebutuhan • Berkoordinasidengan Talent Treatment Coordjikatimbulmasalahberkaitandenganpemenuhankebutuhanbelanjaartis • Talent / Artis Doctor • Mengumpulkan data artisberkaitandengankondisikesehatannya • Bersiagauntukkeadaandaruratterkaitkesehatanartis • Mendampingiartisselama sound chekdan show time • Memberikanpertolonganpertamajikaterjadiganguankesehatanataukecelakaan yang dialamipengisiacara • Berkoordinasidengan Talent treament Coordinator jikaterjadihaltersebutdiatas
TALENT • MUSIC MANAGEMENT • ARTIST AGENCY • BAND • MC • DANCER • MODELS • COMEDIAN,etc
VENDOR • STAGE • SOUND • LIGHTING • GENSET / ELECTRICITY • MULTIMEDIA / SCREEN • AESTHETIC
VENDOR • Production Manager jugadidukungolehperusahaanpenyuplaiperalatanpertunjukan yang biasanyadisebutProduction Suplier/vendor,perusahaantersebutmensuplaiperalatan(hardware)pertunjukan (stage, rigging system, lighting system, generator supplier, multimedia) dapatberasaldarisatu supplier ataulebih, bergantungkemampuanperusahaan supplier, sesuaikebutuhanproduksiacara, penyelenggara yang menentukandarimanamerekamendapatsuplaiperalatantersebut. Di bawahinidijelaskan supplier produksiapasaja yang biasaterlibatdalampenyelenggaraanpertunjukanbesertatugasdantanggungjawabnya. • Sound : menyediakanperalatan sound system (tatasuara) yang dimintaolehpihakpenyelenggara, biasanyapanduanteknis(technical raiders)permintaanperalatan, dibuatberdasarkanspesifikasipengisiacaradanskalapertunjukan, padaumumnyatatasuaramencakupantara lain: speaker utama, power, mixer utama, mixer panggung, amplifikasi, monitor panggung, side fill, mic, assoseries, kabelpelengkap, dan microphone. • Sedangkanorang yang menanganinyaantara lain: • Sound Engineer • Menanganipengaturantatasuaradari mixer utamamulaidari tuning, balancing, sound cek, rehearsal , danpertunjukan. • Mengawasiinstalasipemasanganperalatantatasuara. • Mengakomodasipermintaanpengisiacarauntukmendapatkankaraktersuara yang diinginkan. • Memastikanpemasangan sound system sesuaiwaktu yang telahditentukan. • Berkoordinasidengan Production Manager mulaidaripersiapansampaipertunjukan.
VENDOR • Dalammelaksanakantugasnya Sound Engineer dibantuolehSound Operator, danSound Technician Crewyang tugasnyaantara lain: • Menempatkanseluruhperalatantatasuaraditempat yang sudahditentukan. • Memasanginstalasiperalatantatasuarasesuaikebutuhan. • Membantupengisiacaraberkaitandenganperalatantatasuaradiataspanggung. • Memastikansetiapperalatantatasuara yang dipasangberjalanbaik. • Memperbaikiataumenggantiperalatantatasuara yang tidakberfungsibaik. • Bekerjasamadenganstage handsselamapersiapandanpertunjukan. • Berkoordinasidenganstage managerselamapersiapandanpertunjukan. • Lighting: menyediakanperalatan lighting system (tatacahaya) sesuaidenganpermintaanpihakpenyelenggara, dalamhalinibiasanyadipanduolehspesivikasijenislampu yang dibutuhkan, jumlah, sertapenempatanlampu (lighting plot) yang biasadisertakan, lighting plot biasanyadisusunoleh Lighting Designer yang memformulasikantatacahayaberdasarkantemaacaraataukarakterpengisiacara. Sedangkanorang yang menanganiantara lain : • Lighting Operator: • Mengawasipemasangan, penempatan, sertainstalasitatacahaya. • Menanganiprosespemogramanlampudan focusing (pengarahancahaya ) setiaplampu. • Mengoperasikanligting board/console selamapertunjukanberlangsung. • Memastikansetiapperalatantatacahayaberfungsidenganbaik. • Memastikanpemasangantatacahayasesuaiwaktu yang telahditentukan. • Memberikanaba-abakepada follow spot operator (jikamemakai follow spot). • Berkoordinasidengan Production Manager selamapersiapandanpertunjukan.
VENDOR • Dalampelaksanaantugasnyaligting operator dibantuolehLightingtechnician/crewsertaRigger/The human fly yang tugasnyaantara lain adalah: • Menanganipemasanganrigging system (konstruksidasarmenaralampu) sesuaikebutuhan. • Menanganipemasanganlighting truss (konstruksimelintang) sesuaipola yang akandipergunakanuntukpenempatantatacahaya(rigger.) • Menanganipemasangandanpenempatanlampusesuaijenisdanjumlahberdasarkanlighting plot. • Menanganiinstalasilampuhinggadistribusijalurlampukedimmer (alatpengaturkekuatancahaya). • MembantuLighting Operatorpadasaatfocusing (rigger. • Memperbaikiataumengantiperalatantatacahaya yang tidakberfungsibaik. • Memastikankeamananpemasangandaninstalasitatacahaya. • Stage Builder Supervisor: • Mengkalkulasikankebutuhan material pembuatanpanggungsesuairencana. • Mengawasipembangunanpanggungdilokasi yang telahditentukan. • Memastikankeamanankonstruksipanggungdemikeselamatanpekerjadanpengisiacara. • Memastikanpembangunanpanggungselesaisesuaiwaktu yang telahditentukan. • Mengakomodasisegalakebutuhanperlengkapansaranapertunjukan yang sifatnyakonstruksi. • Berkordinasidengan Production manager selamapersiapandanpertunjukan.
VENDOR Stage Builder Crew: Menyediakandanmembangunkonstruksipanggungutamadanpanggung monitor sesuaidengandesainpanggung yang telahditentukan. sertapekerjaanpemasanganlantaipanggungdanfinishingpanggung (cat, karpet) jugapemasanganbackdrop (penutupbelakang) besertafasilitaspanggunglainnya (level, tangga, ramp dansebagainya) jikapanggungtersebutdidesainsesuaitemadandilengkapidenganelemenartistik (property, scenic dansebagainya) makabiasanyastage supplierterlibatdalampembuatandanpemasangan. Sedangkanorang-orang yang menanganipembuatanpanggungantara lain: DalampengerjaannyadilaksanakanolehStage BuilderdanbagianArtistikpanggung, stage supplierbiasanyamengerjakanpembangunanfasilitas area belakangpanggungjikafasilitastersebuttidaktersedia, berbentukruangan (ruangganti, ruangartis, ruangproduksi, ruangmakan) dipergunakanuntukmemfasilitasitempatpertunjukansesuaikebutuhanacara. Generator: menyediakandayalistriksesuaidengan yang dibutuhkanuntukmenjalankanperalatan yang mempergunakantenagalistrik. Biasanya generator diperlukanjikakapasitaslistrikditempatpertunjukantidakmemadaiatautidakadasamasekali, jugamenyediakaninstalasiserta panel sumberdayalistrikuntukkebutuhanoperasionalperalatanlainnya (tatacahaya, tatasuara, multimedia dansebagainya). Untukkeamanansumberlistrikdiharuskanmemasang generator dengankapasitas 20%-30% diataskebutuhan, jugabiasanyadipersiapkan generator cadanganuntukmengantisipasikekuranganataukerusakanpasokan generator utama. Sedangkanorangorang yang menangani generator antara lain:
VENDOR • Generator Operator: • Menyediakansuplailistriksesuaikebutuhanmasingmasingbagian (lighting, sound system dansebagainya) • Mempersiapkan panel listrikuntukkebutuhantersebut. • Memonitordanmemastikandaya yang dikeluarkan generator sesuaikebutuhan. • Memastikanpemasangan ground (jalur 0) denganbaik. • Mengkalkulasikebutuhanbahanbakaruntukmenjalankan generator. • Memastikankeamananinstalasilistrikdan panel demikeselamatan. • Dalampenangananinstalasilistrik, operator dibantuoleh generator technician/crew yang akanmelaksanakanpemasangantersebut, memperbaikikerusakan, menyediakanbahanbakaruntukwaktupemakaian yang telahditentukan. • Pyrotechnics: memasangdanmerangkaikembangapi, yang penempatandanjenisnyasertawaktupengaktifannyatelahdirancangberdasarkankebutuhanpertunjukan, karenasifatnya yang menghasilkanledakandanapi (unsurbahanpeledak), makapenempatankembangapibesertapemilihanjenisnyaharusdiperhatikan, dalammengoperasiannya agar dapatdipicusecaraelektrikmaupun manual. Sedangkanorangorang yang menanganibidanginiantara lain: • Pyrotechnics Operator • Menentukantitikpenempatankembangapi, yang dirasaamanbaiksecarateknispemasangan, sertapenempatanmaupunakibatdariledakan yang dihasilkan. • Memastikaninstalasirangkaiandalamkeadanamandantidakmenggangguperalatan lain. • Berkordinasidengan venue manager mengenailokasi yang dipakai. • Mengoperasikanpeledakankembangapisesuaiskenarioacara. • Berkoordinasidengan Production Manager selamapersiapandanpertunjukan.
VENDOR • Dalampemasanganinstalasikembangapidibantuoleh pyrotechnic crew yang jugabertugasmengamankan area kembangapidariorang-orang yang tidakseharusnyaberadadisekitarnya (pemasanganrambubahaya, pita penandadansebagainya), memastikandaerahjatuhnyakembangapiamandariorang (terutamasekitarpanggung), sertamempersiapkanpemadamapiuntukmengantisipasikebakaran. • Multimedia: Memasanglayar multimedia sesuailetak yang telahditentukanmenempatkanproyektor, rangkaianinstalasidan, pemasanganlayar, teknispenempatan (diatasscaffoldingataudigantung) dankonstruksidanbentuk. Jikapertunjukandiadakanditempatterbukamakapemasanganmemperhatikanarahdankekuatanangindilokasi. • Multimedia dapatberupakombinasi media yang berupatampilan visual dalambentuk film, slide, gambar, transparasi, slide dansebagainya, dapat pula berupakombinasi media. Multimedia memperkuat (secara visual) pertunjukan yang ditampilkan, materigambar,slidedan film disusun (edit) sesuaipertunjukan yang ditampilkan. Sedangkanorang yang menanganinyaantara lain: • Multimedia Operator • Memastikanpenempatandanpemasanganproyektordanlayarditempat yang tepatdanaman (konstruksidancuaca). • Memastikanmateri yang ditampilkansudahlengkapdantersusunsesuaiskenario. • Memastikanperalatanpemutar media (player)berjalanbaik. • Berkoordinasidengan production manager selamapersiapandanpertunjukan • Dalampengerjaanpemasanganlayardanproyektordilaksanakanoleh crew yang jugadapatmemperbaikiperalatanjikatimbulmasalahteknissertamenempatkanproyektordanlayarsecaraaman.
VENUE • INDOOR • OUTDOOR
LEGAL PROCEDURS • LICENCES • TAXES
ENTERTAINMENT SERVICE • PRODUCTION SERVICE • STAGE MANAGEMENT • GUARD SERVICE • MEDICAL SERVICE • CATERING SERVICE • VENUE SERVICE • IMPRESARIAT • HOSPITALITY SERVICE • PR / MARKETING SERVICE
PRODUCTION SERVICE Production Service adalah bagian yang bertanggung jawab atas perencanaan, desain, budgeting serta pelaksanaan produksi yang menyangkut peralatan penunjang acara (panggung, lampu (lighting), sound sistem, generator dan sebagainya) serta tenaga kerja produksi. Diperlukan data yang lengkap mengenai spesifikasi serta skala produksi, pengisi acara (raiders), lokasi acara (venue) yang disusun menjadi penjadwalan seluruh bidang produksi (pengiriman, load in/ load out, sound chek, showtime dan sebagainya). Diperlukan koordinasi dan ketepatan waktu pemasangan, karena keterlambatan satu bagian produksi dapat mempengaruhi pekerjaan yang lain. Oleh karena itu jadwal produksi harus di sepakati dalam suatu perencanaan (production plan) dan ditepati dalam pelaksanaan. Pemahaman tentang teknis dan konstruksi diperlukan dalam pekerjaan produksi, faktor keamanan harus diperhatikan dalam proses produksi, karena menyangkut hal-hal yang beresiko kecelakaan tinggi (listrik, barang berat, ketinggian konstruksi, kembang api dan sebagainya), maka alat pengaman (sarung tangan, sepatu kerja, harness dan sebagainya)serta peralatan penunjang kerja (peralatan tenaga listrik/power tools) sebaiknya di pergunakan . Catatan: Pertunjukan yang berpindah lokasi/kota (tour atau road show) sangat membutuhkan penjadwalan yang ketat dan detail baik transport, alokasi crew, peralatan serta pembangunan produksi, menjaga stamina dan mengendalikan kejenuhan dalam perjalanan dapat membantu performa kerja. Penanggung jawab produksi harus dapat menganalisa kondisi kerja di lapangan karena tekanan pekerjaan yang di hadapi crew sangat tinggi.
PRODUCTION SERVICE • Production Manager: • Bertanggungjawabdanmengkoordinirseluruhkegiatanteknisproduksi. • Menyusunrencanateknisproduksisecaramenyeluruh. • Membuatjadwalteknisproduksiatau production plan, mulaidaripraproduksi, load insampai load out, post production. • Berkoordinasidengan Producer dalampenangananproduksi. • Berkoordinasidenganstage manager dan talent managerdalamhalmateriacaraberkaitandenganmasalahteknispertunjukan. • Production manager dibantuolehstage managerpadapelaksanaanacaradiataspanggung, mulaidari sound check, rehearsal dan show. • Production Runners • Membantu Production Manager dalampengadaankebutuhanproduksiselamapersiapandanpertunjukan. • Mempunyaisuratijinmengemudi (A/C) yang masihberlakuuntukmelaksanakantugas, • Mengetahuitempatuntukmendapatkankebutuhanproduksi. • Berkoordinasilangsungkepada production manager untukkebutuhanpengadaan Production. • Catatan: Runners dalam tour biasanyaberasaldarioranglokal yang lebihmengenalkeadaanlokal (kotatempatpertunjukan), Production Runners pentingkarenadalamprosesproduksiseringterjadikebutuhan yang mendadakdilapangan,danmembutuhkansuplaibahanpenunjangkerja yang tidakterduga, untukmengantisipasipengadaanbarang yang sifatnyainsidentaliniperlukecepatandalampengadaandanmendapatkankebutuhan yang tepatsesuaipesanan.
PRODUCTION SERVICE Production Design Team: Pada tahap pra produksi, dalam hal ini desain pertunjukan, Production Manager dibantu oleh suatu team desain yang dikoordinasikan oleh seorang Production Designer sesuatu kebutuhan pertunjukan, team dapat terdiri dari beberapa desainer, misalnya: Lighting Designer: mendesain tata cahaya (jenis lampu & warna dan sebagainya) sesuai karakter pengisi acara. Sound Designer: Merancang tata suara (jenis dan karakter suara) agar sesuai karakter pengisi acara. Artistic & Scenic Designer: Merancang bentuk panggung, artistic dan property panggung dan sebagainya agar sesuai dengan tema dan karakter pertunjukan. Multimedia Designer: Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat karakter pertunjukan. Para desainer ini merancang pertunjukan (pra produksi), setelah mendapat masukan dari penyelenggara (hal teknis–tempat dan skala produksi, serta manajement artis (tema dan karakter pertunjukan). Team ini dapat terlibat ataupun tidak dalam proses pelaksanaan produksi acara.
STAGE MANAGEMENT • Stage Manager • Bertanggungjawabataskelancaranacaradiataspanggung. • Bertanggungjawabataskesiapanseluruhsaranapanggungdanpengisiacara. • Membuatkeputusandansolusijikatimbulpermasalahandiataspanggung. • Membuatrencanaplotingperalatan band, berkoordinasidengan production manager sertapengisiacaradan talent management. • Berkoordinasikandengan Production Manager dan Talent Coordinator dalamhalteknis, materidansusunanacara. • Mengawasidanmemperhatikanperalatan yang dipergunakanolehpengisiacaraselamakegiatanberlangsung. • Mempersiapkansegalakebutuhandansaranapendukungdiataspanggungselamapertunjukan. • Mengawasijalannya sound check/rehearsal danmencatatsegalakekurangan yang adauntukdisempurnakan. • Memeriksakelayakanpanggungacara, gunamenjaminkeselamatanpekerjadanartis. • Menentukandanmengontrolboleh-tidaknyasesEMrangberadadi area panggungselama sound chek, rehearseldanwaktupertunjukan. • Dalampelaksanaantugasnya Stage Manager dibantuolehStage Hand Coordinator, yang mengkoordinirbeberapaorangStage Handdengantugas: • Menata setting panggungbesertaperalatannya agar sesuaidengan plot (letak) yang telahditentukan. • Mengawasikeutuhan, keselamatansertakeberadaanperalatandiataspanggung. • Menanganidanmembantukelancaranmasuk (load in) peralatan, sampaikeluar (load out) segalaperalatandiataspanggung.
STAGE MANAGEMENT • Menjagakebersihansertakerapihanpanggungsebelumdansaatpertunjukan. • Melaksanakaninstruksidantugasdari stage manager. • Mensuplaikebutuhan non-teknisartisdiataspanggung (air minum, handuk/tisudansebagainya) • Membantupengamananpanggungjikadiperlukan. • Back Stage Facilities • Membantu Production Manager dalammempersiapkanfasilitaskerjabelakangpanggung. • Mengidentifikasikebutuhansetiap area belakangpanggung. • Menjagakebersihandankerapihan area belakangpanggung. • Memastikankebutuhanbelakangpanggungterdistribusidanterpasangdenganbaik. • Fasilitasbelakangpanggungmenunjangoperasionaldenganpenyediaanfasilitaskerjabagianproduksi (kursi, meja, dispenser, tempatsampahdansebagainya), tapijikaadapembagian area belakangpanggungsecaraspesifik (ruangartis, kamarganti (dressing room), ruangproduksi, ruangmakan, ruangtunningdansebagainya) perlengkapan yang dibutuhkanberlainanselain yang standard (meja, kursi, tempatsampah) diperlukandaftarkebutuhansetiapruanganuntukdipergunakansebagai check list . • Back Stage Security • Mengamankan area produksiselamapertunjukanberlangsung. • Menjagakeamanan area panggungdibalikbarikadepenonton. • Menjaga area vital belakangpanggunglainnya (area kemnbangapi, dress room dansebagainya)
STAGE MANAGEMENT • Mengamankanjalanmasuk/ keluarkebelakangpanggung. • Melakukansweepingpengamananbelakangpanggungsetidaknyaempat jam sebelumpertunjukan. • Berkoordinasidengan Production Manager mengenai area yang diamankanbesertajumlahalokasi personal. • Berkoordinasidengan Production Manager tentangsistemdanstrategipengamanan. • Mempersiapakanrencanapengamanantermasukevakuasipengisiacarajikaterjadihalhaldiluarkendali. • Selain Back Stage Security adajugaStage Securitylebihmenanganikeamananselamapertunjukanberlangsungdiataspanggunguntukmemastikankeamananpengisiacaradiataspanggung, sertamencegahdanmengamankanorang yang tidakseharusnyaberadadiataspanggung. Stage Security biasanyadiambildari security artis yang sudahmendampingiartisdiluaracara.
MEDICAL SERVICE Untuk mengantisapasi timbulnya korban akibat pertunjukan, maka dipersiapkan sejumlah Paramediclapangan yang memiliki peralatan medis dan ambulans, guna memberikan pertolongan pertama dan merawat orang yang memerlukan penanganan medis, tim tersebut ditempatkan di posko yang telah ditentukan, beberapa anggota paramedik juga ditempatkan di area sekitar panggung untuk bersiaga, tim ini dipimpin oleh seorang Paramedics Coordinator yang akan bertanggung jawab atas jalannya tugas mereka.
VENUE SERVICE • FRONT OF HOUSE Adalahdivisi/bagianorganisasi yang menanganilokasiacara, yang akanberinteraksidenganbeberapapihak (pengelolalokasi, polisi, petugasperijinan, penontondansebagainya) yang berkaitandenganpelaksanaantugaslapanganterutamapadahari (H) pertunjukan, dimanapenangananpenonton (massa) adalahhal paling vital . Untukitudiperlukanpendataanmenyeluruhmengenailokasiacara(venue), kotatempat venue berada, akses, fasilitasdan data umumpenunjanglainnya. Berdasarkanpemahamanlokasidankotatempatpertunjukan, makadisusunrencanadansistemsertastrategipenangananacara, mapingdan data yang rinciditambahpengenalanlokasi yang matang. • Front of House Manager • Mensurveikelayakantempatpertunjukan yang telahditetapkan. • Berkoordinasidenganpengelolatempatberkaitanrencanaacara (waktu,jenisdan lain-lainl). • Merancangsistemdanstrategipengamanandanpenangananlokasiacara. • Menghitungjumlahtenagakerja(doorman, ticket takers, usher, security) yang dibutuhkan • Mengalokasikanjumlahtenagakerjadisetiap area yang telahditentukan (pintumasuk, area prod, area parkirdan lain-lain). • Bertanggungjawabataslancarnyapenangananaruspenontonkedalamlokasiacara. • Berkoordinasidenganpihakpengamananresmi (polisi) mengenairencanapengamanan (renpam) arena pertunjukan. • Berkoordinasidengan PMK mengenaipenempatanmobilpemadamdanteknispengunaanpemadam. • Berkoordinasidengan P3K danparamedikmengenaipenempatanposko, ambulandanpenangananlanjutan. • Mengontroldanmengawasijalannyapenerapanrencanapengamananpadaharipelaksanaan. • Mengontrolsetiappintumasukpenontondan area vital lainnya. • Memberikan briefing pengarahankepadaseluruhtenagapenangananlokasiacara. • Berkoordinasidengan producer selamapersiapandanpelaksanaan.
VENUE SERVICE • Dalamtugasnya Front of House (FoH) manager dibantuolehsEMrangVenue Coordinatordan Venue Facilitator yang bertugasantara lain: • Berkoordinasidenganpengelolalokasiuntukkelancaranoperasionalacara. • Memetakankeseluruhan area lokasipertunjukan. • Mengidentifikasikebutuhanfasilitastambahan (lampupenerangan, toilet, rambu-rambu, pintumasuk, barangterlarang, daerahbahaya, area parkirdan lain-lain). • Memetakandanmembagi area sesuaikebutuhanacara (area produksi, penonton, posko, pemadamkebakatandan P3K dansebagainya). • Memfasilitasikebutuhanpenontondilokasiacaraseperti ticket box, jalurpenontondan area parkir. • Memetakan area yang layakuntukpemasanganmateri/saranapromosi (baliho, spanduk, banner, stand, panggung display dan lain-lain) dilokasi. • Memfasilitasikebutuhanproduksiacara yang dapatdisuplaiolehpengelolatempatpertunjukan • Field Security Coord • BersamaFoH manager merancangsistemdanstrategipengamananlapangan. • Mengalokasikanjumlahtenagakeamanan yang akanditempatkan. • Mengidentifikasititiktitikrawanpengamanandisekitarlokasiacara. • Memberikanpengarahan/briefing kepadaseluruhpetugaskeamananlapangan. • Mengkoordinirpelaksanaanpengamananberdasarkanrencanapengamanan. • Memimpinpembersihan/sweeping area pertunjukanpadahari H. • BerkoordinasidenganFoH Manager selamapersiapandanpelaksanaanacara. • Memecahkanmasalah/gangguankeamanan yang terjadidilapangan.
VENUE SERVICE • Dalamtugasnya Field security CoorddidukungolehField SecurityCrew yang tugasnyaantara lain • Menempati area yang sudahditetapkanuntukdiamankan. • Memeriksa ID/Tiket yang menjaditandamasukke area tertentu. • Menjalankaninstruksi yang telahditetapkanoleh Field Security Coord. • Menjagadanmengawasi area yang menjaditanggungjawabnya. • Berkoordinasidengan Field security Coordjikaterjadigangguankeamanandidaerahtanggungjawabnya. • Selainituuntukmengantisipasitimbulnyakebakaranmakadisediakan, timpemadamkebakaranyang selainbertugasmemadamkanapi/kebakaran yang terjadijugadapatdipergunakanuntukmenyirampenonton), penyiramaninimempertimbangkanjikapenontonsangatpadatataujikasuhuudarapanassekali, perintahpenyiramanberasaldarisatukomando (biasanyaFoH manager/ Venue Coord) kepadakepalapemadamkebakarandenganmemperhatikantiupanangindanarah air. • Penangananpenonton(audience treatment)adalahsalahsatutugasutamaFoHselainpengamanan venue, untukhaltersebutmakaFoH Manager langsungmengarahkan, mengkoordinirsertamengawasiseluruhjalannyaarusmasukdankeluarpenonton. Untukitudiperlukanbeberapakoordinator yang bertanggungjawabataspintupenonton, tiketsertapenempatanpenontondi area pertunjukan, orangorang yang bertugasantara lain: • Ticket Takers Coordinator • Mengalokasikanpara Ticket Takers sesuaitempatdanjumlahtenaga. • Mengkoordinasikanseluruhkegiatan Ticket Takers Supervisor dan Ticket Takers dilokasi. • Menanganisertamencarisolusimasalah yang menyangkuttiketpenonton.
VENUE SERVICE • Mengkoordinirpengumpulansobekantiketsebagaibuktijumlahpenonton. • Berkoordinasidengankoordinator lain lain(doorman, usher)mengenaipenempatantiket takers disetiappintu. • BerkoordinasidenganFoH manager berkaitandenganpermasalahantiket. • Jikajumlahpintumasukbanyak, danterletakdibeberapabagiangedung/ lapanganmakatiket takers koordinatordibantuTicketTakers Supervisor yang menjadipenanggungjawabsetiappintu/sektor, dengantugas: • Mengawasipekerjaan ticket takers disetiappintu/sektor yang telahditentukan. • Mengumpulkanbundelsobekantiket/tandamasuksetiappintu/sektor yang menjaditanggungjawabnya. • Membantu ticket takers yang menemuimasalahdalamtugasnya. • Memastikan ticket takers sudahsiappadaposisinyasaatpintupenontondibuka. • Menyiapkansegalakelengkapankerja ticket takers. • Berkoordinasidengan Ticket Takers Coordinator berkaitandenganpermasalahantiket. • Sedangkanpetugas yang melaksanakanpenyobekantiketpenontondisebutTicket Takersyang tugasnyaadalah: • Memeriksakeasliantiketpenonton yang ditunjukan. • Menyobektiketsesuaibagian yang telahditentukan. • Memberikansobekantiketkepadapenontonsebagaitandamasuk. • Menyimpan/mengumpulkansisasobekansebagaitandabuktipenonton. • Membundelsobekantiketuntukdiserahkankepada supervisor. • Memeriksakelengkapanperalatankerja (karet, stapler, kantong, ballpoint dansebagainya). • Berkonsultasidengan ticket takers supervisor jikamenemuimasalahtiket.
VENUE SERVICE • Untukmengawasisertamengendalikanaruspenonton yang masukmakadiperlukanpetugas yang bertanggungjawab yang bisasadisebutDoorman (penjagapintu) untukkoordinasikerjamakadiperlukanseorang Doorman Coordinator dengantugas: • Mengalokasikan doorman sesuaipintudanjumlah personal. • Mengkoordinasikanseluruhkegiatan Doorman Supervisor dan Doorman dilokasiacara. • Menanganisertamencarisolusimasalaharusmasukpenonton. • Memberipengarahanteknisbuka /tutuparuspenonton. • Mengawasipengendalianaruspenontonkelokasi. • Memberikankomandosaatpintupenontondibuka. • Berkoordinsidengankoordinatorlainya (Ticket Takers, Usher) mengenaipenempatan Doorman disetiappintu. • BerkoordinasidenganFoH manager mengenaipermasalahanaruspenonton. • Untukmempermudahpengawasanpintuseorang Doorman Coordinator dapatdibantubeberapaDoorman Supervisor yang area tugasnyaditetapkan, dengantugasnya: • Mengawasipekerjaan Doorman disetiappintu/sector yang telahditentukan • Mengaturmengawasiarusbuka/tutuppintupenonton. • Memberiarahanpenontonarahpintu yang benarsesuaitiket/tandamasuk. • Membantu Doorman jikaterjadipermasalahandenganaruspenonton. • Memastikan Doorman sudahpadaposisinyasaatpintumulaidibuka. • Berkoordinasidengan Doorman Coordinator bilaterjadimasalah.
VENUE SERVICE • Dan petugas yang mengaturarusmasukpenontonsecaralangsungadalahDoorman dengantugas: • Memastikansetiappenontonmemegangtiketketikamemasukiantrian. • Memastikanpenontontidakmembawabarang-barang yang dilarangmasukke area pertunjukan. • Mengamankanbarangterlarang/berbahayauntukdiserahkankepadapetugaskeamanan. • Mengamankanpenonton yang memaksamasuktanpatiketuntukdiserahkankepadapetugaskemanan. • Menjagaarusbukatutuppintusesuaiarahan Supervisor/Coordinator. • Melaporkankepadasupervisibilaterjadimasalahdengankelancaranaruspenonton. • Untuklayanandankelancaranpenontonmemasuki arena pertunjukan, sesuaitiket yang dimiliki, adalahtugasseorangUsher yang mengarahkanpenontonketempat yang benar, jugaakandikoordinasikanolehseorang Usher Coordinator dibantubeberapa Usher Supervisor dengantugasantara lain: • Usher Coordinator: • Mengalokasikan usher sesuaipintu /sektordantenagapersonil • Mengkoordinasikanseluruh Usher Spv / Usher dilokasipertunjukan • Mencarisolusimasalahberkaitandenganpenempatanpenonton • Memberipengarahanteknistentangpelayananpenontonketempatduduknya • Mengawasijalanyapelayananpenontonmenujutempatduduknya • Berkoordinasidengankoordinatorlainnya (ticket takers, doorman) mengenaipenempatan usher disetiappintuatausektor • BerkoordinasidenganFoHmanajerdenganpermasalahantempatdudukpenonton • berkoordinasidengan Usher Spvjikaterjadipermasalahandenganpenonton
VENUE SERVICE • Dalamtugasnya Usher Coordinator dibantuUsher Supervisordengantugas • Mengawasi Usher dalammenjalankantugaspelayananpenontondisetiappintu / sector yang telahditentukan • Memberiarahankepadapenontonuntukmenemukantempat yang benarsesuaitiket yang dimiliki • Membantu Usher jikamenemuimasalahdenganpelayananpenonton • Memastikan usher beradaditempatnyapadasaatpenontonmasuk • Berkoordinasidengan Usher Coordinator jikaterjadipermasalahanpelayananpenonton • Sedangkan yang melayanipenontonsecaralangsungadalahUsher yang tugasnya • Mengantar / menunjukankepadapenontonlokasiduduksesuaitiket • Mengetahuisetiap sector penempatanpenontonsesuaitiketnya • Menganimasalahpenontonberkaitandenganlokasitempatduduk • Melaporkandanberkoordinasidengan Usher Spvjikaterjadipermasalahandenganpenonton
IMPRESARIAT • Impresariatadalahbagian yang mengurussegalahal yang berkaitandenganperijinanpelaksanaanacara, yang harusdkerjakanadalahmengurussegalasuratmenyurat, administrasisertadokumenperijinan. Impresariatdilengkapidengansegala data daninformasimengenaitempatacara, pengisiacara, tanggaldan jam acaraakandilaksanakandanpenanggungjawabacara. Impresariatakanberhubungandenganinstansiresmipemerintahantermasukpermintaanpengamanandaripihak yang berwajib (Polisidsb). • JikapengisiacaraberasaldariluarnegerimakapengurusankepihakImigrasi/Custom, perijinankerjaartisasing, sponsorship danpajak. • DalampenyelenggaraanpertunjukanImpresariatakanbertugasantara lain • Mengumpulkansemua data terkaitdenganacara (Hari & Jam, tempat & artis) • Mengurussegalahalterkaitdenganperijinanpemyelenggaraanacara • Memastikansegalaperijinan (suratijin) selesaipadawaktunya • Mengkoordinasikanpermintaantenagapengamanandariinstasiterkait (Polisi) • Memberikanmasukanmengenairencanapengamanan • Berkoordinasidengan Producer menyangkutmasalahperijinan
SPONSOR • SOLE SPONSOR • MAIN SPONSOR • CO.SPONSOR • PARTICIPANT SPONSOR
MASS MEDIA • Adalahdivisi yang menanganiseluruhkegiatanpromosisuatu event, mulaidariperencanaan, desain, produksimateripromosi, penempatan, penayangansertapemasangan media luarruangmenjaditanggungjawabbagianini, selainhalitu promotion manager jugamengkoordinirjumpapers yang menjadibagiandaripromosiacara, sedangkanorang yang mengatursemuainiadalahPromotion Manager dengantugas: • Mempersiapkandesainmateripublikasibaik, cetak, elektronikmaupunluarruang • Mengkoordinasikanpemasangan / penayanganiklandi media • Menentukan media cetak & elektronik yang akandipakai • Menentukanukurandanwaktupemuataniklanbaikcetakmaupunelektronik • Mengawasi, menentukanjenis, titikpenempatan, jumlahsertatempatpemasangan media luarruang • Memonitoriklan yang telahdipasngatauditayangkan • Jadwalpromositerkaitjadwalacara • Radio network yang menjadi partner media promosi • Koran & Majalah yang menjadi partner media promosi • Koordinatorwartawan media peliput • Jadwalpromosiberkaitandenganpers/media (press release, konfrensipersdsb) • Kesepakatan barter promosidengan media/sponsor local • BerkoordinasidenganProduserbilaterjadipermasalahanpromosi • Dalammelaksanakantugasnya Promotion manager dibantuoleh Media placement Coordinator/ Officer yang akanmenjalankanfungsikontroldan monitor pemasanganiklandi media luarruang, dalamprosesperencanaaniklanbiasanyadi bantu olehPerancangGrafis (Graphic Designer )sertatenagakreatifpembuat jingle dan spot TV.
