1 / 40

Event management

20. března 2012 Ing. Jana Turčínková , Ph.D. Event management. Event management. = organizace akcí První krok – ujasnit si, proč akci (event) chceme uspořádat? Čeho chceme dosáhnout, jaké jsou naše cíle? Jaká cílová skupina?

guy-clements
Download Presentation

Event management

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. 20. března 2012 Ing. Jana Turčínková, Ph.D. Event management

  2. Event management = organizace akcí • První krok – ujasnit si, proč akci (event) chceme uspořádat? • Čeho chceme dosáhnout, jaké jsou naše cíle? • Jaká cílová skupina? • Neexistuje jiný (levnější, efektivnější) způsob pro dosažení stejných cílů?

  3. Důvody pro organizování akcí • Představení nějaké novinky, zvláště s možností osobního vyzkoušení • Přítomnost speciálního hosta • Série přednášek (více témat / více řečníků) • Navázání / upevnění vztahů • Společenská zvyklost (vánoční večírek, tisková konference) • Zábava, neformální atmosféra…

  4. Typy akcí • Slavnostní otevření nových lokalit • Vernisáže výstav • Koncerty • Dílny (workshopy) • Dny otevřených dveří • Tiskové konference a neformální setkání s novináři • Putovní akce (roadshow) • Veřejné akce, soutěže atd.

  5. Co je organizování akcí? • Základní části postupu • Kreativní část (koncepce, scénář) • Produkční část (příprava, organizace, likvidace, vyhodnocení) • Základem organizace akce je: • Plánování a řízení projektu • Zkušenosti, praxe • Předvídavost • Důslednost a smysl pro detail

  6. Obvyklý postup • Příprava návrhu • Nápad • Zadání • Cíl akce • Termín • Počet hostů • Program • Prověřit dodavatele • Rozpočet

  7. Obvyklý postup • Prezentace návrhu vedení • Připomínkové řízení • Finální návrhy • Zjistit přesné finance • Personální zajištění • Časový plán, místo konání • Harmonogram realizace • Záloha na akci klientem • Příprava akce – realizace

  8. Příprava akce – realizace • Scénář • Záložní varianta • Pozvánka • Návrh • Tisk • Kompletace • Obálky • Známky • Rozeslání • Databáze • Štítky

  9. Příprava akce – realizace • List pozvaných + zasedací pořádek (dle akce) • Dodavatelé • Občerstvení (+ zázemí) • Prostory • Technika – zvuk, světla, video • Vystupující (přednášející, hudebníci, tanečnice, apod.) • Moderátor • Hostesky • Dekorace • Ochranka? • Kameraman, fotograf • Tlumočení?

  10. Příprava akce – realizace • Technické požadavky • Šatna • WC • Pódium • Voda • Navigace • Loga • Dárky?

  11. Než tedy začneme • Před samotnou realizací akce je důležité: • Vypracovat koncepci akce (kreativita) • Sestavit realizační tým a určit odpovědnosti

  12. Realizační tým a scénář • Realizační tým • Rozdělení lidí • Kdo je manažerem projektu? • Externí a interní pracovníci, dodavatelé. • Detailní scénář (průběh akce, program) • Několik scénářů (inspice, zvuk, světla, video apod.) • Harmonogram přípravy • Hlavní termíny • Podrobný harmonogram (pro realizační tým) • Plánování „od zadu“ (od termínu akce) • Časové řízení projektu – klíčová role manažera

  13. Lokalita a termín • Termín: vhodný pro účel akce, prověřit konkurenční akce, veletrhy a výstavy, státní svátky, lokální tradiční události • Při výběru vhodné lokality je důležité zvážit: přístupnost, originalitu, dostatečnou prostornost, logistické uspořádání, servis, ceny, stornovací poplatky, další podmínky. • Před výběrem je vhodné shromáždit nejméně 2–3 alternativy. Navštívit lokalitu s kolegy osobně. Rezervaci je třeba učinit vždy s dostatečným časovým předstihem.

  14. Hosté a pozvánky • Zdroj pro sestavení databáze hostů (interní, externí) • Databáze hostů (jejich ověření) • Avízo (email,…) • Oficiální pozvánka • Potvrzení účastí • Zpětná vazba (follow up)

  15. Taška poslední záchrany • Kopie všech relevantních dokumentů • Mobilní telefon nebo krátkovlnná vysílačka • Kopie kontaktů a telefonních čísel • KPZ (první pomoc, nůžky, šití) • Zvýrazňovače • Koník, děrovačka, izolepa • Lepidlo + Blu-Tack • Suché zipy

  16. Rozpočet • Typické položky • Pronájem • Občerstvení – nápoje, jídlo, obsluha • Pozvánky – grafické zpracování, tisk, distribuce • Technické zajištění – pronájem techniky, obsluha, AV technika, komunikační zařízení (vysílačky) • Scénář – doprovodný program • Honoráře – fotograf, moderátor, umělci, režie, hostesky, staff • Dárky – hosté, novináři • Dekorace – květinová výzdoba, informační systém, pódium • Ubytování, doprava • Odměna agentury • Poplatky ochranným svazům a další

  17. Vyhodnocení akce • Komentáře kolegů, hostů • Průzkum u cílové skupiny • Děkovné dopisy dodavatelům, umělcům, pronajímateli lokality • Poděkování hostům za účast • Fotografie médiím, hostům • Foto/videodokumentace • Sledování mediální odezvy – tisk, rádio, TV • Archivace • Zvážení, co lze pro příště vylepšit!

More Related