Fastighetsinformation ”modell Jönköping”

1. Fastighetsinformation ”modell Jönköping” ett aktuellt informationsprojekt presenteras av Torbjörn Isacsson driftchef Jönköpings kommun Klas Brengesjö IT-Ingenjör IT-samverkan

2. Millennieskifte Pilotprojekt Initiering Förstudie Färdriktning Detta har hänt Millennieskifte med Y2k-aktiviteter Initiering maj 2001 Förstudie sept 2001 – juni 2002 Pilotprojekt aug 2002 Beslut att gå vidare med val av färdriktning okt 2002 Kontakter med Kommunförbundet nov 2002 Många intresserade kommuner, nätverk bildas Fast3k färdigt för implementering 15 pers. september 2003 Steg 1 , Implementering 95 personer dec 2003 Version 1.7 utbildning sept. 2004 Steg 2 , SBF implementeras dec 2004 2000 2001 2002 2003 2004 2005 IT-samverkan

3. Varför just nu Idag är människor och kulturer inom organisationen bärare av informationen Om fem år har 40% av dessa lämnat organisationen med pension Därför behöver information i högre grad knytas till organisationen genom systemstöd och roller Säkerställ att informationen varaktigt behålls i strukturen IT-samverkan

4. Bakgrund • Jönköpings kommuns fastighetsorganisation behöver information om sina fastigheter och verksamheterna i dessa • Behovet är generellt men förstärks av insikten om stora förändringar i sammansättningen av personal • Webbteknik, databaser och en gemensam informationsplattform möjliggör en tillgänglighet som vida överträffar pärmar och mappar • Tröghet i ”kulturen” bromsar förändringsarbete • Förstudie fastighetsinformationssystem genomfördes hösten 2001 – våren 2002 • Förstudierapporten innehåller riktlinjer för fortsatt utveckling av fastighetsinformationssystemen IT-samverkan

5. Behov • Information som är placerad på ett ”ställe” och nås av alla som behöver den • Skall ge stöd och styrning för beslutsfattare från teknisk direktör till maskinist och rektor • I första hand information om fastigheterna • Kvalitetssäkrad och förståbar • Ett enkelt gränssnitt mot användaren som speglar fastighetsorganisationens verksamhet • Informationen ska kunna leva vidare oberoende av framtida investeringar i nya expertsystem • Byggt på ett branschgemensamt språk IT-samverkan

6. Systemets framväxt • Köpa färdigt system med medföljande uppfattning om verkligheten? • Bygga eget system baserat på den egna verkligheten? • Använda befintliga system och komplettera dessa samt bygga eget användargränssnitt mot denna information? • Alla alternativ innebär investeringskostnader, vad är optimalt? • Jönköping valde alternativ 3 IT-samverkan

7. Förstudien Inventering av befintliga informationssystem Kartlägga information ur processer Branschplattformar Miniseminarier Gemensamt projektarbete IT-samverkan

8. Inventering av befintliga informationssystem lokala centrala IT-samverkan

9. Kunskapsspridning inom organisationen för ökad kunskap och ett gemensamt ”språk” "Rätt Begrepp" "Rätt Redovisning” "Rätt Kommunikation" "Rätt Databas” Miniseminarier IT-samverkan

10. Kartlägga information ur processer IT-samverkan

11. Val av färdriktning IT-samverkan

12. Expertsystem Ekonomi-system Dokumenthantering Energi & Media Fastighetsdatabas GIS & FIR HR+ Specialister ger indata och bearbetar i sina system Med överenskomna gränssnitt sammanfogas data som presenteras i olika rapporter Beslutsfattaren får det stöd som han behöver IT-samverkan

13. FAST3000 FAST3000 förverkligar visionen om att lagra information strukturerat så att den blir tillgänglig för alla. Den som har behov av information skall nå den! Teknisk Direktör Fastighetschef,Förvaltare, Drifttekniker Vaktmästare, verksamhetsansvariga, Politiker FAST3000 är utvecklat för Jönköping Kommun Tekniska kontoret, fastighetsorganisationen. Med en öppen databas struktur i centrum blir information om fastigheter tillgänglig. Datalagret hämtar informationen från databaserna som med överenskomna gränssnitt ger mycket stor frihet att läsa och analysera data. Välkommen att se demonstration på www.fast3000.se IT-samverkan

14. FAST3000 konceptet FAST3000 KONCEPTET bygger på principen att information som skapas i experternas system hämtas in i fast3000 där ett resultat presenteras som motsvarar beslutsfattarens behov. Gränssnitten mot databaserna och presentationerna är det -"språk" som gör detta möjligt. Databaserna kan finnas, och finns, i olika program. Jönköping kommun har valt att placera FastighetsBas, AreaBas och KontaktBas i fast3000. Tillgänglighet för beslutsfattare och informationsbehov byggs ut i etapper IT-samverkan

15. FAST3000 APPLIKATIONEN är helt webbaserad med SQL som databasplattform. Affärslogiken i programmet säkerställer grundvillkoret "en information på ett ställe". Informationen är ordnad efter branschgemensamma strukturer där dessa är tillämpliga. Behörighetsmodulen styr både åtkomst och presentationsgränssnitt. FAST3000 handhavande IT-samverkan

16. Behov av standard Branschplattformar • Följer och jämför utvecklingen av fastighetsinformation i branschen • Kontakter med kommuner och landsting • Kontakter med projektet FI 2002 • Branschsystematik BSAB96 • Term- och begreppsdatabaser • Egna värdeförråd med termer, beskrivningar och exempel • Bygghandlingar 90 • Miniseminarier kring UFOS-rapporter • Studieresa med mall för benchmarking för erfarenhetsåterföring av studiebesök • Odlar egna nätverk • Dialog med systemleverantörer IT-samverkan

17. Informationsmodell överföring har Nyckeltal Ekonomi-system Förvaltnings-Objekt består av ... HR-system Mailsystem ... och/eller Roller överföring är byggt på Fastighet Hus kan kopplas till Personer validering innehas av består av kan höra till Fastighetsinfo (LMV) Utrymmen är ex på System Organisationer Nyttjande-Utrymmen Våningsplan består av ingår i kan bestå av Komponenter Rum kan bestå av IT-samverkan

18. Presentation Stilmallar, ikoner, färger Databas SQL Server 2000 Systemarkitektur INTERNET Applikationsserver Internet Explorer Registrerade användare – åtkomsträttigheter Webbpublicering Användargränssnitt ASP.NET Domänrättigheter IIS VB.NET Rep.Service Affärslogik INTRANET IT-samverkan

19. Kontroll av måluppfyllelse Idag är människor och kulturer inom organisationen bärare av informationen Medvetande finns, aktiviteter med hälften gjort, hälften på gång Om fem år har 40% av dessa lämnat organisationen med pension En bättre beredskap med konsolidering av informationen och plattform för nya medarbetare Därför behöver information i högre grad knytas till organisationen genom systemstöd och roller FAST3000 etablerat som systemstöd implementeras enligt plan Säkerställ att informationen varaktigt behålls i strukturen Fastighetsinformationssystem på expert- och datalagernivå etablerat i ständigt växande grad. Utvecklingsplaner finns. IT-samverkan

20. Utblick 2005...... • Att fylla på systemet med ytterligare information • Installationsunderhåll läggs in • Energistatistik via gprs till Energireda och fast3k • Brandskydd Skriftlig redogörelse (LOS ) • Implementera Budget3k Budget3k-analys • Att bygga vidare med fler moduler • Att sprida användandet till ytterligare målgrupper • Att öka tillgängligheten med ny teknik • Att genom samverkan med andra kommuner skapa en bredare bas för arbetet ”Nätverket” IT-samverkan

21. Nu blir det ”live” Samverkan höjer oddsen för en kommunal framtid!! IT-samverkan

22. Tack för oss IT-samverkan

23. IT-samverkan

24. IT-samverkan

25. ”Informationsamverkan” Energi GIS HR Ekonomi Dokument Textfiler XML- webservice FIR Fast3K Förvaltnings- objekt Kontakter Installations- system IT-samverkan

26. Jönköping kommun står, som många andra, inför viktiga val av färdriktning för utveckling av fastighetsinformationssystem. En förstudie som omfattar kartläggning av system och processer, omvärldsbevakning, utbildning, information och förankring har genomförts. Utveckling av fastighetsinformationssystem ställer krav på resurser. Implementeringsarbetet ställer ännu högre krav på resurser och engagemang. I dessa skeden är det viktigt att dra nytta av andras erfarenheter och dela med sig av egna Vid utveckling av fastighetsinformationen är det naturligt att söka kontakt inom ”familjen”. Därför denna enkät som vi, i samverkan med Kommunförbundet, upprättat och distribuerar till alla landets kommuner. Enkäten skall ge nytta för alla genom att det bearbetade enkätresultatet delges alla som lämnat uppgifter till enkäten. Lämna också dina synpunkter på behovet av ett kontaktnät för fastighetsinformationsfrågor Enkät till kommuner IT-samverkan

27. FAST3000nätverket FAST3000 har utvecklats av RKS AB för Jönköping Kommun, i direkt samarbete med Teknisk kontorets fastighetsorganisation. Jönköping Kommun har rättigheterna till programmet och öppnar denna för kommuner som önskar delta i Nätverket FAST3000. Syftet med nätverket är att samverka kring fastighetsinformationsfrågor. Nätverket startade vid möte 2003 09 03 och har idag över tio medlemmar. RESURSPERSONER är från Jönköping kommun driftchef Torbjörn Isacsson, förvaltningssamordnare Kjell Sjöberg och underhållschef Ulf Anehammar. Utvecklingen av FAST3000 ansluter sig till branschstandarder som BSAB96 samt FI2002. I utvecklingsarbetet har deltagit RKS AB och referat fastighetsinformation ab. Mer information får du av Torbjörn Isacsson torbjorn.isacsson@tk.jonkoping.se Se även www.fast3000.se Jönköping Borås Botkyrka Eslöv Göteborg Halmstad Kristianstad Kungsbacka Linköping Piteå Solna Staffanstorp Sundbyberg Trelleborg Umeå Uppsala ...................... Med palats för många flera IT-samverkan

28. Gemensamt projektarbete Arbetsmöten i projektgrupp Dokumentation Projektplats för informationsutbyte Studieresa med mall för benchmarking för erfarenhetsåterföring av studiebesök IT-samverkan

29. Pilotprojekt samverkan mellan system befintligt lokalt system(arbetsorder byggservice i Excel) information från ekonomisystemet objektregistret Fast2000 information från EnergiReda information från GIS-system SBF (elevregister) IT-samverkan

30. Benchmarking vid studieresa IT-samverkan

31. Fast2000 och dess historia Från dataflex 2.3 till millenniumskifte med oracledatabas.... IT-samverkan