KULUDE ABIKÕLBLIKKUS JA VÄLJAMAKSED

1. KULUDE ABIKÕLBLIKKUS JA VÄLJAMAKSED Maarja Parve SA Innove ESF koordinaator 23. august 2005

2. Käsitletavad teemad • Väljamaksete üldpõhimõtted • Väljamakse taotluse vormistamine • Väljamakse taotluse menetlemine • Kuludokumendid • Abikõlblikkuse üldreeglid • Kulude liigid • Käibemaks • Erisoodustusmaks

3. Üldpõhimõtted • struktuuritoetus makstakse toetuse saajale välja refinantseerimise põhimõttel (erisuseks on ettemaksed) - toetuse saaja tasub eelnevalt kuludokumentide eest ja alles seejärel esitab vormikohase väljamakse taotluse SA-le Innove, kes korraldab abikõlblikest kulutustest maksimaalselt kuni 75 protsendi ulatuses kulude hüvitamise toetuse saajale. 25 protsenti igal konkreetsel väljamakse taotlusel kajastatud kulude rahalisest mahust jääb toetuse saaja omafinantseeringuks.  

4. Väljamakse taotlused • Toetuse saaja võib esitada SA Innove kehtestatud vormi kohaseid ja nõuetele vastavaid väljamakse taotlusi mitte sagedamini kui kaks korda kuus ja mitte harvem kui üks kord kuue kuu tagant. • Projekti eelviimase väljamakse taotluse maht koos eelnevate väljamaksetega ei tohi ületada 90% toetuse summast. • Väljamakse taotlused peavad sisaldama KÕIKI nii toetuse saaja kui partnerite poolt välja makstud antud perioodi kulusid

5. Maksetaotluste vormistamine Toetuse väljamaksmiseks esitab toetuse saaja rakendusüksusele: • rakendusüksuse juhi poolt kehtestatud vormikohase väljamakse taotluse ning kuluaruande; • väljamakse taotluse lisad (on kulukohtade lõikes antav kuludokumentide loetelu, koopiad kuludokumentidest ja kulude väljamaksmist tõendavad dokumendid - peavad olema kinnitatud)

6. Maksetaotluste vormistamine • Väljamakse taotlus peab kajastama kõiki toetuse saaja poolt nimetatud perioodis tehtud abikõlblikke kulutusi. Järgnev väljamaksetaotlus ei tohi sisaldada kulutusi, mis oleks pidanud kajastuma sellele eelnenud perioodi väljamakse taotluses. • Igale väljamakse perioodile planeeritakse kulude tekkimise ajaline vahemik. Kuluperioodid ei tohi omavahel kattuda. Kulusid kajastatakse nende reaalse tasumise kohaselt ehk kassapõhiselt.

7. Maksetaotluse vormistamine NÄIDE: • Märtsikuu palka, mis makstakse välja APRILLIS, ei kajastata selles perioodis.   *Kui märtsikuu palk makstakse välja MÄRTSIS, siis kajastatakse see ühes kuluperioodis koos maksudega ning lisatakse ka vastav maksekorraldus, mis võib maksude osas kanda ka aprillikuu kuupäeva. • Ülejäänud aprillis tasutud kulusid (näiteks arve kuupäevaga 03.04.05, mis on tasutud 04.04.05) ei lisata sellesse perioodi, vaid järgmisesse.

8. Maksetaotluste menetlemine Väljamakse taotluse edastamine makseasutusele: • rakendusüksus kontrollib väljamakse taotluse korrektsust ja seal kajastatud kulutuste abikõlblikkust 10 tööpäeva jooksul alates selle laekumisest ning edastab väljamakse taotluse makseasutusele. • Puuduste ilmnemisel võtab rakendusüksus toetuse saajaga ühendust ning määrab puuduste kõrvaldamise tähtaja, mille võrra pikeneb ka väljamakse taotluse menetlemise protseduur.

9. Maksetaotluste menetlemine • Rahandusministeeriumi protseduuridele ja toetuse tegeliku kandmiseni toetuse saaja arveldusarvele kulub veel 4 tööpäeva. • Reaalselt on esimeste maksetaotluste menetlemise aeg pikem, millega tuleks kindlasti arvestada.

10. Kuludokumendid • Kõik väljamaksete aluseks olevad kulud peavad olema abikõlblikud ja kinnitatud taotleja esindaja või volitatud isiku poolt. • Kõik kulutused peavad olema tõendatud kuludokumentidega (arve, maksekviitung või muu tõendusjõudu omav raamatupidamise algdokument) • Kulud, mida ei saa dokumentaalselt tõendada ja kontrollida, ei ole abikõlblikud.

11. Kuludokumendid Kõikidele kuludokumentidele peab olema lisatud: 1) projekti kood 2) projektijuhi/allkirjaõigusliku isiku kinnitus ja allkiri 3) raamatupidamise kirjendi number 4) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ning vastavad summad kontode lõikes • Esitatavad kuludokumendid peavad vastama «Raamatupidamise seaduses» sätestatud algdokumendi vormistuse nõuetele • Arve peab olema vormistatud vastavalt «Käibemaksuseaduses» sätestatud arve vormistuse nõuetele

12. Kuludokumendid Kõikidele maksedokumentidele peab olema lisatud: *allkirjastatud allkirjaõigusliku isiku poolt *allkirjastatud raamatupidamise eest vastutava isiku poolt *raamatupidamiskirjendi järjekorranumber *debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ning vastavad summad kontode lõikes

13. Projektide rakendamisel esinenud vead • Projekti koostamise käigus ei ole põhjalikult läbi mõeldud projektis töötava personali töötamise alused ehk kes millise lepingu alusel töötab ja millise määra alusel tasustatud saab. • Kuludokumenditele ei ole lisatud nõuetekohaseid andmeid. • Kuludokumentidele ei ole lisatud tõendavaid dokumente. • Käibemaksu küsimused ei ole läbi mõeldud. • Partnerite vahelised õigused ja kohustused on reguleerimata.

14. Abikõlblikkuse üldreeglid • Peamine kriteerium on seotus projektiga ning vajalikkus projekti rakendamisel • On mõned kindlad välistused: • Erisoodustusena käsitletavad majutus-, sõidu- ja päevarahad; • Äriklassis reisimine; • Hüvitised ametist vabastamise ja töölepingu lõpetamise korral; • Töötervishoiu tagamisega seotud kulud; • Organisatsioonide liikmemaksud;

15. Üldkulude abikõlblikkus • Vastavalt projekti käsutuses olevale pinnale või sisehinnakirjale juhul, kui see on tavapraktika • Teenus või rent • Hindamisakt • Bürootarbed • Kommunaalkulud jms • Majapidamiskulud ei ole abikõlblikud Vastavalt rahandusministri käskkirjale personali- ja üldkulude arvestamise kohta Käskkiri Innove kodulehel

16. Personalikulud* • Algdokumendiks on palgaleht, kus on selgelt välja toodud eraldi iga töötaja kohta bruto- ja netosummad, kõik töötaja palgast kinnipeetud- ning tööandja maksud. • Kui projektis osalev isik töötas ka projektile eelneval perioodil organisatsiooni palgal töölepingu alusel, siis tuleb tõendada projektiga seotud tööülesannete lisanduvust (ametijuhendi alusel). • Töölepingu alusel projektis töötades tuleb täita tööajatabeleid, kus on täpselt ära näidatud projekti heaks töötatud aeg. • Personalikulud peavad olema MÕISTLIKUD ning vastavuses valdkonna keskmise töötasuga.

17. Personalikulud • Tööajatabelis tuleb kajastada projekti heaks tegelikult kulunud aeg ning tegevuste kirjeldus + muu töö tegemiseks kulunud aeg. Kokku peavad töötunnid moodustama töötaja koormusele vastava arvu töötunde. • NB! Lisatöö tegemisel oma põhitöö kõrvalt tuleks juhinduda töö- ja puhkeaja seadusest. • Töövõtu- ja käsunduslepingu puhul tuleb lisada korrektsed tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid, milles on detailne tööde kirjeldus.

18. Lähetuskulud • Lähetuskulud peavad olema otseselt projekti elluviimisega seotud. • Arvestust tuleb pidada kõikide lähetatud isikute lõikes eraldi. • Päevarahad üle kehtestatud piirmäära ei ole abikõlblikud ning neid saab maksta vaid töölepingu alusel töötavatele isikutele. (riigisisesel lähetusel 80 krooni päev ja välislähetusel 500 krooni päev) Vormistada tuleb korrektsed lähetusaruanded, millele tuleb lisada tasumist tõendav dokument.

19. Sõiduauto kompensatsioon* • Isikliku sõiduauto kasutamise korral peab auto olema töötaja isiklikus omandis või kasutab seda liisinglepingu alusel või on see abikaasaga ühisvara. • Kulude kompenseerimiseks tuleb pidada projektiga seotud sõitude kohta sõidupäevikut. • Sõidupäevikule tuleb lisada koopia sõiduauto registreerimistunnistuse mõlemast poolest, juhiloast ja kuludokumentidest (kütuse tšekid) juhul, kui asutuses pole määratud hüvitist kilomeetri kohta. • Kilomeetri hind peab olema organisatsiooni poolt kinnitatud ning tavapärane.

20. Kulud igapäevaseks transpordiks ja toitlustuseks • Koolitatavate toitlustuskulude hüvitamiseks tuleb kuludokumendile (arvele) lisada koolitatavate nimekiri, sama ka nt töörühmade puhul. • Koolitatavate transpordikulude hüvitamisel peavad kulud olema mõistlikud ning koolitusel osalemiseks möödapääsmatud.

21. Inventari soetamine ja teenuste ost • Alates 10 000-kroonisest ostust vajalikud kolm pakkumist. • Koolitusteenuse või nt ruumide rendi puhul üritusteks alati lisada osalejate nimekiri. • Projekti läbiviijate arvutustehnika hind ei tohiks ületada 15 000 + km. • Muu kontoritehnika ostmisel tuleb see Innovega kooskõlastada.

22. Esitatavad dokumendid • Tööleping + ametijuhend või muu võlaõiguslik leping + üleandmise-vastuvõtmise akt • Palga ülekandmist ning maksude tasumist tõendavad maksedokumendid • Palgaleht või tööjõukulude analüüs • Arve + selle tasumist tõendavad dokumendid, vajadusel osalejate nimekirjad, näidised (nt tellitud materjalist) ning võrdlevad pakkumised • Arve väljastamise aluseks olev leping • KÕIK projekti väljaanded peavad olema märgistatud RAK-EL logoga

23. Esitatavad dokumendid 2 • Lähetuse puhul • lähetuse korraldus • (kulu)aruanne • kuludokumendid ning lähetuskulude tasumist tõendav dokument • Sõidukulude kompenseerimise korral • Koopia asutuse kehtestatud sõidukulude hüvitamise korrast • Sõidupäeviku koopia • Aruanne vm dokument, mille alusel on töötajale sõidukulu hüvitatud • Maksedokument

24. Käibemaksust Käibemaksu abikõlblikkus määratakse toetuse saaja põhiselt, mitte partnerite põhiselt. Hetkel meetme tingimuste määrus sätestab, et proportsionaalse või otsese-proportsionaalse arvestusmeetodi kasutamisel on toetuse saaja käibemaks abikõlbmatu kulu. Infot käibemaksu abikõlblikkuse kohta Innove kodulehelt: http://www.innove.ee/ee/files/RM_28_06_2005_KM2.doc

25. Käibemaksust Juhul kui toetuse saaja (on käibemaksu-kohustuslane) suudab tõendada projekti käibemaksu arvestamise eristamist muust raamatupidamisest, siis on võimalik: • Projekti partneri käibemaksu kulud planeeritakse projekti eelarvesse sisse: 1.1 Partnerid kannavad raha taotlejale sihtotstarbelise toetusena  üle. Sel juhul on toetuse saaja käibemaks abikõlblik vastavalt meetme 1.1 määruse §-s 11 sätestatud tingimustel.

26. Käibemaksust 2. Projekti partneri käibemaksu kulud planeeritakse projekti eelarvesse sisse kuid projekti partner kannab kulud ise : Kui partner kannab kaasfinantseeringuna projekti kulud ise ning ei kanna oma rahalist panust üle toetuse saajale, ei ole projekti partneri käibemaks abikõlblik (meetme tingimuste määruse § 14 lg 3) Partner edastab kuludokumendid toetuse saajale ning kui toetuse saaja esitab Innovele väljamakse taotluse, siis märgib abikõlblikuks summaks ilma käibemaksuta summa. Seega makstakse toetuse saajale eelarves planeeritust käibemaksu võrra vähem toetust tagasi.

27. Erisoodustusmaksu abikõlblikkus Erisoodustusmaks on SF projektide raames abikõlbmatu kulu. Kui kulu, mis projekti heaks tehakse, on vältimatu ja vajalik, ent MA käsitleb seda erisoodustusena, on kulu ise võimalik abikõlblikuks lugeda ning toetus välja maksta, kuid tulumaks erisoodustuselt tuleb kanda kulu väljamaksjal. (Va varem loetletud juhud)

28. Kontakt: SA Innove struktuuritoetuste üksus Vastutav koordinaator: Jelena Dmitrijeva jelena@innove.ee Tel: 699 8062 Tänan kuulamast!