Fastighetsföretagande i offentlig sektor

1. Fastighetsföretagande i offentlig sektor Strategiska frågor och den samlade kunskapen Verksamhetsfastigheter

2. Offentligt fastighetsföretagande i ett historiskt perspektiv Nicodemus Tessin dy 1697 Statens byggnadsväsen Överintendent 1810 Över-intendent-ämbetet eget verk 1918 Kungliga Byggnads-styrelsen 1993 Vasakronan, Statens fastighetsverk, Akademiska hus,Special-fastigheter 1635 Kungliga Fortifikationen 1948 Fortifikations-förvaltningen 1994 Fortifikationsverket Prop 2012 Styckas Specialfastigheter, Försvarsmakten, Statens fastighetsverk Kyrkan 900 –talet 1200-1500 talet 2350 kyrkor Idag C:a 3385 kyrkobyggn Tot 18000 förvaltnings objekt Landsting 1863 Alla län tillskapar ett landsting Ansvar för sjukvård,komm-unikation och kultur Reformrelaterat fastighetsägande Kommuner 1862 – 2500st primärkommuner 1952-816st storkommuner 1971-282 st kommunblock Reformrelaterat fastighetsägande Huvudman för skola o äldreomsorg Mynd för byggande, miljö,

3. Fastighetsportföljen och verksamheten Stor fastighetsägare 90 milj kvm c:a 2/3 landsting/kommunägt 60 milj kvm Näst största kostnadsposten i offentlig sektor är i regel lokalerna med service. 5- 30% (> 70 mdr/år) Största förmögenhetsbasen (> 1800 mdr återansk) Verksamhetsutövningen/ansvaret styr ägande och anskaffning –strategiska fastigheter Stor diversifiering, hög specialisering ger få marknadsaktörer och därför hög offentlig ägarandel

4. De offentliga fastigheternas betydelse • Offentliga fastigheter bidrar till den ekonomiska utvecklingen • Fastigheter och lokaler används för att skapa service och samhällsnytta. • Offentliga byggnader följer medborgarna genom livet och påverkar vår upplevelse av hur samhället fungerar. • Kvaliteten på byggnaderna visar hur mycket vi gemensamt är beredda att satsa på försvar, utbildning, barns uppväxt, vuxnas ålderdom, kultur, etc. • Fastighetsverksamheten: nyttor och kostnader måste ständigt vägas mot varandra. Krav på ökad lyhördhet och effektivitet.

5. Utmaning, utveckling och förändring

6. Teknisk fastighetsförvaltning blir fastighetsföretagande • Stort och genuint fastighetskunnande historiskt baserat på långt eget ägande och egna organisationer för byggande och vidmakthållande • Fastighetsförvaltning dominerandes fram till 70-talet av tekniker o jurister • Slutet av1980, Fastighetsförvaltning graderades upp där drift, underhåll och resurshantering prioriterades • Begreppet fastighetsföretagande lanserades under 1990-talets ekonomiska kris.. • Fastighetsföretagande signalerar att det handlar om att vara effektiv, ta hand om resurser, fokus på intäkterna och på att skapa värden för verksamheten. • Risk! kan leda till suboptimeringar

7. 30 års utveckling • Kundperspektivet - kvalitetsfrågor • Miljötänkande – energi och klimat • Ekonomi – effektiva organisationer/internpriser • Lokalförsörjningsfrågor – lokalen som resurs • Fastighetsägandet - värdeorientering

8. 30 års utveckling Från Fastighets till Kundperspektiv • Kundgrupper • Personalen i skolan • Eleverna i skolan • Föräldrarna till eleverna • Skattebetalarna • Politiker som formella beställare • Skolförvaltningen Fastighets-organisation Fastighets-organisation

9. 30 års utveckling Energi, miljö, hållbarhet Effekt Drivkrafter • Minskad energianvändning ( 10 – 50%) • Ändrade krav i byggande och förvaltning (material, metoder, teknik) – livslängdsperspektiv • Kompetensutveckling • Klimat och miljölagstiftning • Ökad insikt • Stark ekonomisk koppling • Politiskt korrekt

10. 30 års utveckling Ekonomisk hushållning Drivkrafter Effekt • Minskade resurser • Ökade kostnader • Höjda effektivitetskrav • Bättre planering • Lägre kostnader • Nya metoder och incitament (ex: internpris, decentr ekonomiansvar) • Alternativa drift/förvaltningsformer

11. 30 års utveckling Lokalen som produktionsresurs Drivkrafter Effekt • Brister i funktionalitet • Dåligt lokalutnyttjande • Brister i planering • Bättre och förändrad planeringsmetodik • Bättre lokalsamordning • Ökad funktionalitet • Alternativa lokallösningar

12. 30 års utveckling Utveckla eller avveckla fastighetsägandet Drivkrafter Effekt • Fastighetsbrister(oförutsedda kostnader, sjukahus problematik etc) • Kompetensbrister i egen organisation • Dålig kunskap om fastigheternas verkliga värde • Ökad grad av förhyrningar • Outscourca vissa eller hela fastighetsverksamheter • Kompetensutveckling • Alternativa associationsformer • Ökad insikt om marknadsvärden

13. Ett politiskt styrsystem

14. Centrala politiska besluts påverkan på fastighetsverksamhet Stiftar lagar och lägger fast ramar och regler • Byggregler • Tillgänglighet • Arbetsmiljö • Miljö • Etc.

15. Lokala politiska beslut för det offentliga fastighetsföretagandet • Planmonopol med översikts och detaljplanering för stadsutveckling. • Politiska beslut om direktiv/reglemente för fastighetsverksamheten inom ramen för ”kommunala kompetensen”. • Olika politiska majoriteter har ofta olika syn på centrala frågor inom fastighetsverksamheten • Viktiga fastighetsfrågor kan avgöras helt utanför tjänstemännens värld som en del av det demokratiska systemet.

16. Fullmäktige Nämnder FastighetsFörvaltning Medborgare/Kunder Medborgare Uppdrag/Mål Uppdrag/Mål Uppdrag/Mål TN Uppdrag/Mål Styrelse Ägardirektiv Politiken säger VAD! Bolagen AB HUR Kommunstyrelse Den politiska organisationen

17. Politikens styrsystem Politiken styr via: • Visioner – varumärket, vad vill vi bli kända för • Mål – vad vill vi åstadkomma • Uppdrag och direktiv -om vad som ska göras, • Ekonomi och Kvalitet– vilka medel som avsätts samt nivå på utförande

18. Vision och övergripande kommunala mål i Umeå (kommunfullmäktige) "Vi vinner i Umeå" - kommunens alla intressenter ska uppleva att de vinner på att bo och verka i Umeå. Vi samverkar över alla gränser för att nå 200 000 medborgare senast år 2050 Vi ska förstärka vår ställning som kulturstad. Kvinnor och män ska ha samma makt att forma samhället såväl som sina egna liv. Alla ska oavsett etnicitet, trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, och social bakgrund ha likvärdiga rättigheter, möjligheter och skyldigheter inom livets olika områden Vi ska bidra till förutsättningar för en god omsorg och hälsa på lika villkor för hela befolkningen Jämställdhet ska uppnås och på ett konkret sätt tillämpas i alla verksamheter och led av beslutsprocessen. All information och rådgivning ska ha hög kvalitet och vara lättillgänglig. Grundläggande information ska kunna ges på våra nationella minoritetsspråk, på engelska samt på andra språk vid behov Vi ska fortsätta stärka vår ställning som en av Sveriges ledande kvalitets- och innovationskommuner. Vi ska utveckla kunskapsstaden Umeå med god utbildning och ett livslångt lärande, som en förutsättning för att hantera förändringar och nå en hållbar utveckling. Vi ska stärka vår ställning som en energihushållande kommun där energianvändningen minskar och utgår från förnybara energikällor.

19. Visionen och målen bryts ner till fastighetsverksamhet –”den röda tråden” • Vision – vad ska fastighetsföretagandet uppnå och hur vill man bli betraktad i ett längre tidsperspektiv. • Affärsidén/verksamhetsidén svarar på frågorna; vilken verksamhet fastighetsföretaget ska bedriva, vilka områden företaget ska verka inom och hur verksamheten ska bedrivas samt vilken kundnytta som ska uppnås. • Anpassade mål - de politiska målen bryts ner till konkreta mål för fastighetsverksamheten Not För att nå visionen krävs att olika aktiviteter och processer fastställs och implementeras i fastighetsorganisationen.

20. Exempel på vision och verksamhetside för Fastighet i Umeå Kommun Vision • Vi skall betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder. • Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen Verksamhetside • Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter. Det gör vi som partners till kommunens verksamheter kostnadseffektivt och ansvarsfullt. • Vi har hög kunskap i organisationen. • Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.

21. Målstyrning och ägardirektiv • Tydliga direktiv med koncernperspektiv är en förutsättning för att verksamheten som helhet ska fungera väl och att fastighetsverksamheten arbetar med helhetens bästa för ögonen. • Mål kan vara: • Uttryckta i ekonomiska termer • Relaterade till verksamhetens resultat • Relaterad till de funktioner som är viktiga för lokalförsörjningen • Relaterade till kunder och medarbetare • Samhällsrelaterade, t.ex. miljö- och energifrågor • Inom ramen för ett övergripande ledningssystem – balanserat styrkort, där måluppfyllelsen mäts.

22. Exempel på politiskt beslutade direktiv och målstyrning i fastighetsverksamheten (UK) Lokalstyrdirektiv • Strategi för kommunens fastighetsägande - princip för ägande, försäljning/återförhyrning, byggande, strategisk fastighetsportfölj • Lokalförsörjning - vision, policy, mål, roller/ansvar, investeringsplanering, • Lokalresursplanering - organisation, planer, arbetsprinciper och ansvar för planering och förändring • Upplåtelser - Interna, externa, andra hand, uppsägning, internpris

23. Målstyrning och ägardirektiv • Målen ska vara mätbara och realistiska. • Formulera och implementera strategier/aktiviteter för att nå målen • Krävs: • En kultur/anda där alla medarbetare har en gemensam målbild. • En tydlig organisation, befogenheter och ansvar. • Ständigt lärande av den egna verksamheten –avvikelser och förbättringar samt av andra liknande verksamheter (benchmarking). • Ett informationssystem för mätning av måluppfyllelse och effektivitet.

24. Exempel på målstyrning med styrkort fastighetsverksamheten UK

25. Ekonomi och Budget i styrprocessenKraftfull styrparameter money talks Generellt för en budget: • Prognos över framtida ekonomiska händelser (planperiod 1-3 år) • Plan för hur resurser ska satsas -verksamhetsplaner • Driftbudget tidshorisont vanligtvis 1 år. (ett budgetår) Budgetarbete förutsätter : • Direkta direktiv för budgetarbetet från den politiska ledningen –budgetdirektiv • Bra information om fastigheters och den egna verksamhetens kostnader och intäkter. • Varje fastighet bör betraktas som ett miniföretag med sina egna kostnader och intäkter.

26. Fastighetsverksamhetens budget i styrprocessen Olika budgetar för en offentlig fastighetsorganisation: • Likviditetsbudget -Hur organisationen fortlöpande klarar sina betalningar (kassaflöden/betalningsströmmar). (oftast bolag) • Resultat och - eller kostnadsbudget (K/I) (driftbudget) -Bedömda intäkter och bedömda kostnader. Förväntat resultat • Balansbudget -Givet tillfälle, speglar anläggningstillgångar, hur de är finansierade. • Investeringsbudget -Ekonomisk ram för investeringar, påverkar likviditeten, balansräkningen samt förväntade kostnader och resultat.

27. Budget visavi associationsform för fastighetsverksamheten Budget Likviditetsbudget (finansen) Investeringsbudget Driftbudget Balansbudget KF Politik KS Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd Budgetdirektiv Ägardirektiv Budget Förvaltning Styrelse Förvaltning Förvaltning Förvaltning Likviditetsbudget Investeringsbudget Driftbudget Balansbudget Förvaltning • K/I driftbudget • Investeringsbudget Fastighet Bolagiserad fastighetsverksamhet Olika budgetar olika organisationsformer:

28. Planeringshjulet UK

29. Fastigheternas livscykel

30. Fastigheternas livscykel Tre centrala processer : • Anskaffning • Förvaltning • Avveckling Fastighets-företagande

31. Anskaffningsskedet binder stora resurser för en lång tid framöver. I alla lokalanskaffningar krävs underlag för: Verksamhetsutveckling Lokalbehovsanalys Alternativstudier Kalkyler/Livslängd Alternativt val/Beslut Anskaffning Nybyggnad + 10 kr

32. Förvaltningsskedet -fastighetens livsskede • Skötsel – hur ska byggnaderna skötas/vad krävs/av vem ? • Mediaförsörjning – energislag, system, förbrukningar • Underhåll – planerat, oplanerat • Anpassningar –verksamhetspåkallade, myndighetskrav , teknikkrav/energikrav Här skördas frukten av en väl genomförd anskaffning i form av ekonomi och verksamhetsnytta

33. Avvecklingsskedet Varför och när? • Byggnadens ålder • Verksamheter förändras • Befolkningsförändringar • Organisatoriska förändringar • Förändrade ägarstrategier • Hur ? • Försäljning • Malpåse –” lokalbank/lediga lokaler” • Rivning

34. Exempel på offentligt fastighetsföretagande Umeå Kommun

35. Lite fakta om Umeå Kommun

36. ÖVERGRIPANDE MÅLantagna av kommunfullmäktige 2001-2012 Den långsiktiga planeringen bör inriktas på att nå en genomsnittlig befolkningstillväxt överstigande 800-1000 personer per år med mål att nå 200 000 invånare senast 2050

37. Umeå - störst i norra Sverige • C.a120 000 invånare • Medelålder < 40 år • Högutbildad arbetskraft • 10 000 företag • Umeå universitet • SLU (Sveriges Lantbruksuniversitet) • C:a 27 000 studenter • 98 % av umeborna positiva

38. Tillväxt i Umeåregionen • En av landets snabbast växande regioner med mer än 140 000 invånare • 54 % från andra kommuner • Över3 000 nya arbetstillfällen de senaste fem åren • Högt bostadsbyggande minst 800 lägenheter/år Sex kommuner 5 mil

39. Planering för bostadsbyggande från 2004 och framåt Ersmark 53 tomter (+ 30 ?) Brännland 10 tomter Sandåkern 300 Mariestrand 500 ? lgh V Umedalen 80 tomter Sporren 70+80 lgh Ekan 40 lgh Campus 500-700 ? lgh Dragonfältet 50+60 lgh Öst på stan 45 lgh (?) Kvarnvägen 48 lgh Höder 40 lgh (?) Berghem 126 + 153 lgh Kyrkhamnssk. 60 lgh Tvistevägen 432 lgh Rovdjuret 12 smh Öbacka II 600 lgh Täfteå 45 tomter Ön mer än 1000 lgh Ålidhem 98 lgh Nymfen 20 smh Yttersjö 12 tomter Vittergubben 42 smh Röbäck 21+ tomter Tomtebo 1B ?? lgh Carlshöjd 80 lgh Stöcksjö 40-50 tomter

40. Umeå 2050 - ett scenario 50000 nya bostäder

41. Lite fakta om kommunens fastigheter dess ekonomi

42. Fastighetsportfölj 2011 Skolor/Daghem/ Inackord egna 478 000 m2 Skolor/Daghem förhyrda 19 300 m2 Servicehus/ Särskilda boenden egna 36 400 m2 Servicehus/ Särskilda boenden hyrda 49 000 m2 Fritidslokaler egna 80 800 m2 Förvaltningsfastigheter egna 70 466 m2 Förvaltningsfastigheter förhyrd 37 000 m2 Egna bostäder 38 300 m2 Förhyrda bostäder 25 600 m2 Affärs o servicelok 66 000 m2 Övriga (busstat, civförsvar, rs) 26 300 m2 Totalt c:a 929 000 m2 Egna 797 000 m2 Förhyrda 132 000 m2 • Bokförda värden • c:a 3,5 miljarder • Försäkringsvärden • c:a 13 miljarder

43. Ekonomi drift budget inkl kapital 2013 55 mkr 104 mkr 49 mkr 389 mkr 40mkr 180 mkr

44. Fastighetsinvesteringar (fastighets och verksamhetsutveckling) Investeringar

45. Lite fakta om Fastighets organisationen

46. Fastighets uppdrag Gäller verksamhetslokaler • Kommunens lokalförsörjare • Kommunens fastighetsägarföreträdare och byggherre • Kommunens fastighetsförvaltare

47. Organisation/Associationsform • Förvaltningsform: - Innebär direkt politisk styrning/ underställd politisk nämnd • Ekonomisk resultatenhet: -Redovisar kostnader och intäkter/ nollresultat/ • Merpart i egenregi > 50% (Skötsel/tillsyn)

48. Organisation och uppgift Ledning och ekonomi • Lokalförsörjning • Upplåtelse/Hyresvärd/Kundansvar • Ägarföreträdare UK • Fastighetsdrift (skötsel, AU, FU, Media, Myndighetsbestämmelser Fastighets-förvaltning Kärnverksamhet • Byggherrefunktion • Bygg och driftteknik • Projektledning • Byggservice (ER bygg) • Teknisk spetskompetens Bygg och fastighetsteknik • Budget • Redovisning • Invester-ingar • Hyresadministration • Teknisk planering (drift o skötsel och avhjälpandeunderhåll) • Register och byggdokumentation (info) Teknisk planering och adm

49. Kategori och ansvar • Områdesansvariga förvaltare:(lokalresursplanering, kundansvar, hyresvärd, ekonomiansvar, processamordning) • Områdesansvariga driftområdeschefer:(fastighetsskötseloch mediaförbrukning, avhjälpande underhåll, driftentreprenader, personalansvar drifttekniker/fastsköt • Byggprojektledare: (byggherreföreträdare, byggprojektsansvar, kalkyler, upphandling) • Administratörer: ( hyres adm, driftteknisk adm, register och byggdok, ärenderegistrering) • Planeringsingenjörer: ( Underhåll, reinvesteringar, energifrågor, fastighetsinformationsfrågor, säkerhetsfrågor) • Drifttekniker, hantverkare, fastighetsskötare: ( operativ verksamhet egenregi)

50. Fakta: Antal pers totalt: Ledning o utveckl: Ekonomi (köp): Teknik: Hyresadm: Plan o dok: Förvaltare Byggservice/arbl Dromr.chefer: Driftgr Förv.omr Ö Driftgr Förv.omr S Driftgr Förv.omr V KUND 100 3 2 14 4 5 6 17 3 17 15 13 Förvaltare Hyresassistenter Driftområdeschefer Driftledare Soc Skolan Fritid Kultur KDN Övriga förvaltn och Externa kunder 3 FÖRVALTNINGSOMRÅDEN