Excel 2003 高级教程

Excel 2003 高级教程 讲师：高老师电话：0592-2956189 邮件：kjf@xminfoport.com

主要内容 • EXCEL的规范化操作 • EXCEL函数与数据分析 • 图表与数据透视表 • 宏与VBA

EXCEL表格的规范化操作 • 构思和设置表结构 • 建立和输入数据 • 编辑和修饰表格 • 简单使用和分析 • 保存表格数据 • 打印输出数据

制表的六个基本过程

管理项目与表格结构的关系 • 正确认识管理对象的独立性，准确拆分管理项目至最小管理单元，并建立管理项目名称与表格结构中“列”的对应关系。为数据管理提供合理的数据结构。 • 此项工作的关健在于明确表格列与行的逻辑关系，以便有效组织一个独立的管理项目，形成可供分析的表格。案例1:规范表格示例.xls,

表格设计应注意的事项 • 管理项目与表格结构的关系 • 凡须独立管理的项目，必须单独设置项目名称，独占一列，避免混合设置 • 管理项目的独立性必须与扩展性结合考虑，以方便统计分析 • 表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用状态。案例2:成绩表.xls

表格数据的输入与准确性控制 • 为什么要提出准确性 • 哪些数据容易出错 • 控制原始数据输入准确性的解决方法 • 用调用法控制原始数据的准确性 • 用计算法控制加数据的准确性 • 使用数据有效性 • 使用校对工具

单元格的基本操作 • 单元格和单元格区域的选定方法 • 使用名称框选定和命名单元格区域 • 单元格的编辑操作 • 选择性粘贴的使用(演示转置和加法)

原始数据的输入 • 在单元格中输入数值、文本、日期/时间 (重点讲日期) • 序列填充的方法 • 自定义序列 • 同时在多个单元格中输入数据 • 数据有效性的设置 • 使用下拉列表输入数据的方法 • 使用多级下拉列表输入数据

表格文档的保存技巧 • 正确使用”保存”命令 • 何时使用”另存为”命令 • 使用”保存工作区”命令 • 对文件加密的保存方法

正确使用”保存”命令 • 新文件的保存规律和方法 “新文件:是通过”新建”命令打开EXCEL窗口,并在其中制作的表格文件.通常窗口”标题栏”中按新建顺序自动编号的文件名,book1.xls,book2.xls,…… 对于新文件，无论使用“保存”还是“另存为”都显示另存为对话框 • 旧文件保存与“保存”命令 • 旧文件（有文件名称），每按一次保存，执行一次覆盖过程，新的替代旧的。设置备份保存

何时使用“另存为”命令 • 更名保存 • 将文件存到指定位置 • 改变文件的保存类型 • 使用模板文件

如何使用“保存工作区” • “工作区”也称“工作面”，是指WINDOWS桌面上正在使用的若干份电子表格文件 • 保存工作区时，原文件按原名进行保存，工作区文件只保存这些文件的位置的存储路径，相当于快捷方式。

表格数据的打印与输出 • 常规表格的打印输出 • 连续页面打印 • 打印区域设置 • 添加到打印区域 • 超大表格打印

常规表格页面控制 • 小表格的打印设置 • 面积较小，不足一张纸，可以使用居中 • 大表格的打印设置 • 超出一张纸，但超出有限，可以使用缩放的方式

有效处理超大表格 • 设置跨页打印表头 • 设置屏幕冻结表头 • 强制分屏显示（拆分窗口） • 强制分页打印（使用分页符） • 设置打印顺序（页面设置，工作表） • 设置页眉和页脚

Excel菜单功能和必会命令

EXCEL函数与数据分析 • 公式和函数入门 • 排序 • 筛选 • 分类汇总 • 实用函数讲解

公式和函数 公式的使用公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号“=”开头 =5*10-20 常数运算 =A6+B1 对单元格A6和B1中的值相加 =SQRT(10+A2) 使用Excel函数，SQRT表示求开方根 1. 运算符 算术运算符、文本运算符和关系运算符

公式举例 =8^3*25% 表示8的立方再乘以0.25，结果为128 =5*8/2^3-B2/4 若单元格B2的值是12，则结果为2 =”计算机”& ”电脑” 运算结果是”计算机电脑” = A1 & A2 把单元格A1和A2中的文本进行连接而生成一个新的文本 = B2＜42 比较结果为TRUE (设B2的值是12) = B2＞=32 比较结果为FALSE = B2＜12 比较结果为FALSE = A3+80 假设A3为日期型数据，则A3+80表示日期A3加上80天

比较条件式 用于描述一个条件。例如 >5 <= "ABCD" 或写成 <=ABCD = "计算机" 或写成 "计算机" 或写成计算机

2. 公式的输入和复制 当在一个单元格中输入一个公式后，Excel会自动加以运算，并将运算结果存放在该单元中。以后当公式中引用的单元格数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动例1 计算出学生的总评成绩(=机试×40%+笔试×60%) 案例文件：计算机成绩.xls (1) 单击总评成绩第一个单元格E2，使之成为活动单元格 (2) 键入计算公式“=C2*0.4+D2*0.6”后按回车键，此时在单元格E2处显示出计算结果82.2 (3) 再次单击单元格E2使之成为活动单元格；单击“复制”按钮 (4) 选定区域E3:E6；单击“粘贴”按钮

单元格地址表示方式 四种表示方式 (1) 相对地址：以列标和行号组成，如A1，B2，C3等公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动 (2) 绝对地址：以列标和行号前加上符号“$”构成，如$A$1，$B$2等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变,下面式子表示引用d:\book2.xls的sheet1的B5单元格 ='d:\[book2.xls]Sheet1'!B5 (3) 混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式如$A1(绝对列相对行)，A$1(相对列绝对行)等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变（4）名称地址：事先定义好的单元格区域 (5)三级地址:演示各部销售统计.xls 出错信息 当公式(或函数)表达不正确时，系统将显示出错信息

常见错误信息

函数的使用 格式： =<函数名>(<参数1>, <参数>,…..) 举例： = SUM(C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) SUM 求和数 AVERAGE 求平方值 MAX 求最大值 MIN 求最小值 COUNT 求数值数据的个数 COUNTIF 条件求数值数据的个数 IF 条件选择

函数应用举例 例2 计算基本工资总数，并将结果存放在单元格C7中 (1) 单击单元格C7，使之成为活动单元格 (2) 键入公式“=SUM(C2:C6)”，并按回车键例3 计算补贴总数和扣除总数，并将结果分别存放在单元格D7和E7中 (1) 选定D2:E7区域 (2) 单击“自动求和”按钮∑，即可对这两列分别求和，和数分别存放在两列的最后一个单元格上案例文件：工资表.xls

函数应用举例 例4 计算基本工资的平均值，并将结果存放在C8中例5 利用函数MAX求出基本工资数的最大值，并将结果存放在单元格C9中举例假设单元格A1，A2，A3，A4的内容分别为1，2，空，“ABC”，则COUNT(A1:A4)的值为2 举例若要求出基本工资数大于等于500的职工人数，可以采用： = COUNTIF(C2:C6, ”>=500”) 举例在工作表(A1:D9)中，要求出班号为21的班学生人数，可以采用： = COUNTIF(D2:D9, ”21”) 或 = COUNTIF(D2:D9, D3)

假设函数If() 格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 功能：本函数对比较条件式(logical_test)进行测试，如果条件成立，则取第一个值(value_if_true)，否则取第二个值(value_if_false) 举例已知单元格E3中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格  =IF(E3<60,”不及格”,”及格”) 例如成绩等级与分数的关系：成绩≥80——优良；60≤成绩＜80——中；成绩＜60——不及格。假设成绩存放在单元格D3中，则可以采用如下函数来实现判断和取得等级信息： =IF(D3＞=80,”优良”,IF(D3＞=60,”中”,”不及格”)) 练习案例：if函数练习.xls

记录的筛选 自动筛选高级筛选使用到各种运算符西文符号比较符: =, >, <, <=, >=, <> 逻辑符: AND(与), OR(或) 通配符: ?(代表单个字符), *(代表多个字符)

举例:成绩小于60: 成绩<60 • 成绩大于或等于90: 成绩>=90 • 成绩在60～80之间: 成绩>=60 AND 成绩<=80 • ●成绩≥80的班11的学生 • A. 成绩>=80 OR 班号=11 • B. 成绩>=80 AND 班号=11 • ●班11及班21的学生 • A. 班=11 OR 班号=21 • B. 班=11 AND 班号=21 • ●班11所有不及格的学生 • A. 成绩<60 OR 班号=11 • B. 成绩<60 AND 班号=11 思考题

自动筛选 • 自动筛选采用简单条件来快速筛选记录，将不满足条件的记录暂时隐藏起来，而将满足条件的记录显示在工作表上 • 通过“数据”菜单中“筛选”命令的“自动筛选”来实现的例18 在上述成绩表中，筛选出成绩大于等于80分的记录选定数据清单，选择“数据”菜单中的“筛选”命令从“筛选”级联菜单中选择“自动筛选”选项，此时在标题栏中每个字段名右边出现了一个下拉箭头 单击“成绩”字段名的下拉箭头，从下拉列表单击“自定义…”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框 本题筛选条件：成绩＞=80。设置如下

例19在上述成绩表中，查找成绩在70～90分之间的记录例19在上述成绩表中，查找成绩在70～90分之间的记录本例题筛选条件是：成绩＞=70 AND 成绩＜=90，因此在“自定义自动筛选方式”对话框中设置如下

2. 高级筛选 高级筛选采用复合条件来筛选记录，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，以生成一个新的数据清单。 • 先建立条件区域。条件区域的第一行为条件标记行，第二行开始是条件行。 • (1) 同一条件行的条件互为“与”(AND)的关系，表示筛选出同时满足这些条件的记录例20 查找成绩大于等于80分，且班号为“11”的所有记录 筛选条件：成绩＞=80 AND 班号=11，条件区域表示：

(2) 不同条件行的条件互为“或”(OR)的关系，表示筛选出满足任何一个条件的记录例21 查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于90分的记录英语＞90 OR 计算机＞90，条件区域表示： (3) 对相同的列(字段)指定一个以上的条件，或条件为一个数据范围，则应重复列标题例22 查找成绩大于等于60分，并且小于等于90分的姓“林”的记录

例23在成绩表中，查找11班及21班中成绩不及格的所有记录例23在成绩表中，查找11班及21班中成绩不及格的所有记录 • 筛选条件为： (成绩＜60 AND 班号=11）OR（成绩＜60 AND 班号=21)

表格数据排序 • 表格数据的排序原则 • 数据表规则 • 区域命名必须包括”表头”区域 • 排序前要添加连续编号,以保护原始序列 • 多重排序时只有主要关健字重复时才进行次要关健字的排序 • 排序规则 • 升序和降序 • 符号优先,数字其次,日期由远而近为升序,逻辑值false在前,包含公式按结果排序. • 排序报警 • 出现扩展提示要小心操作. • 排序方法 • 单一条件排序 • 多重条件排序 • 序列排序 • 恢复

简单排序 • 按关键值从小到大(或从小到大)的顺序进行排列 • 排序时，最多可以同时使用三个关键字 • 例24将成绩表按“成绩”从高到低进行排序 (1) 选定数据清单 (2) 选择“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框 • (3) 设置对话框

序列排序举例 可以通过序列排序实现一些特殊的查找在排序对话框中选“选项”就可以进行序列排序，如图

使用分类汇总处理数据 • 分类汇总操作的基本原则 • 分类原则,要分类的项目必须单独一列 • 凡是需要汇总的列,数据区域中不要有空白单元格,以免分类中遗漏 • 数据区内格式应统一 • 操作原则:先排序,再汇总 • 如何处理结构性分类汇总 • 如何处理筛选式分类汇总(例库统学.xls)

结构性分类汇总 • 先要对数据清单按分类的关键字进行排序 • 例25在成绩表中，按“班号”字段分类汇总“成绩”的平均分(即统计出各个班的平均分)

筛选式分类汇总

常用函数 1. 数学函数 2. 统计函数 3. 文本函数 4. 日期和时间函数 5. 数据库函数 6. 逻辑函数 IF函数举例：在工作表的C8单元格中存放学生身高数（厘米），现要挑选170到175的人选，凡符合条件的显示“符合条件”，不符合条件的不显示，采用的公式为： = IF(AND(C8>=170, C8<=175), ”符合条件”，””) 7. 财务函数 8. 查找与引用函数

文本函数 • 连接文本& • 文本转换数值Value() • 字符长度Len() • 取字符串Right()、Left()、Mid() 演示从身份证号中取生日

日期函数运算 • 当前日期（TODAY） • 当前时间（NOW） • 求年、月、日 • 求天数(day360)

统计函数 • 取整 Int() • 四舍五入 round() • 排名次 Rank() • 求余数 Mod()

条件函数 • 逻辑运算And()、Or()、Not() • 假设函数（If) • 条件求和(sumif) • 条件计数(countif)

图表与数据透视表 • 工作表的修饰 • 创建图表 • 用图表进行数据分析 • 数据透视表操作

修饰表格　 • 表格修饰的作用 • 表格数据格式的作用和处理手段 • 对齐方式和表体结构的可视手段 • 边框背景和分割阅读的处理方法 • 表格数据的安全控制和保护手段 • 条件格式和预警信息的控制手段

为什么要修饰表格 • 缺乏修饰的缺陷 • 无法突出表格数据间的内在关系 • 可读性差 • 保护性差 • 表格修饰的种类

数字内容更加易读 • 精确值处理 • 负值突出显示（赤字） • 千元格式 • 货币型数字格式 • 日期型数字格式 • 文本型数字格式数字格式深入

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