INFORMATIZACIJA PODUZEĆA

1. INFORMATIZACIJA PODUZEĆA Marko Čičin-Šain, dipl.oec. marko.cicin-sain@kvarnerbanka.hr CIO, Kvarner Banka d.d. IT Consultant, Gerson Lehrman Group

2. Za dobro poslovanje bitno je dobro računalo U današnje doba nemoguće je poslovati bez Interneta Djelatnici su svi više-manje informatički pismeni Sam mogu odrediti što mi treba od programa i opreme Za dobro poslovanje bitno je dobro računalo Poduzeće koje koristi opremu koju je odabrao vlasnik poduzeća u pravilu ima visoke investicijske troškove u imovinu, a nema sa čime napraviti posao. Najnovije računalo sigurno ne može obaviti sve što vam treba ako nije popraćeno pravim programom, osim toga pitanje je da li sam baš trebao potrošiti 6.000,00 kuna za računalo ili sam mogao uštedjeti 2.500,00 kuna i kupiti nešto slabije računalo. Najbolji savjetnik za software nije tvrtka koja ga prodaje, već neki vaš kolega koji koristi već nešto te vam može reći da li je zadovoljan ili nije. Djelatnici su informatički nepismeni (ali misle da su pismeni). Osnovna pismenost obuhvaća da znate napisati dokument u wordu, izraditi tablicu izračuna u excelu, da znate primiti i poslati e-mail, da znate snimiti datoteku na USB stick ili disketu. Napredna pismenost obuhvaća da znate sami instalirati printer ili da znate obraditi neku sliku za vaš dokument. Većina vas to ne zna. Za dobro poslovanje bitno je da računalo zadovoljava potrebe posla. Ako djelatnik radi sa Wordom ili Excelom, ne treba mu računalo sa grafičkom karticom od 128 mb. Ako radi u računovodstvu, ink jet printer je promašena investicija jer tinta košta puno, a ink jet printer ne može tiskati virmane (više kopija). • Internet je nepoznanica za 80% hrvatskih poduzeća. Fax je sveprisutni medij komunikacije. Internet u velikoj većini slučajeva predstavlja prijetnju za • -Viruse • Korištenje korisnika za vlastite potrebe (razonoda) • Internet je dobar, ali samo ako je popraćen dobrim pravilnikom o radu i procedurama. U današnje doba nemoguće je poslovati bez Interneta Djelatnici su svi više-manje informatički pismeni Sam mogu odrediti što mi treba od programa i opreme ZABLUDE I ISTINE

3. 95% poduzeća u svijetu i Hrvatskoj • …nema osiguranu arhivu (backup) podataka • …nema kvalitetno antivirusno rješenje • …nema plan kontinuiranog poslovanja (contingency plan) • …nema kontrolu nad troškovima koji nastaju u sektoru informatike (master plan budget) • …koristi 20% informatičkih resursa koje su kupili • …nema popis vlastite imovine • …itd, itd, itd, itd…

4. NAJMANJE 90% VAS NIKADA NIJE ČULO ZA… • Event Viewer • RPC • SUS (ili WUS po novome) • Hijack (dialeri i ostala “ekipica”) • Cookies • …no svi to svakodnevno koristite, ili ste makar izloženi tome.

5. U PRIJEVODU, VEĆINA VAS OVDJE DANAS JE INFORMATIČKI NEPISMENA! …no znači li to da sve odluke u informatici u poduzeću moramo prepustiti informatičarima?

6. Jasno da NE! • Informatičari nemaju pojma o ekonomiji. Znati što je aktiva i pasiva ne znači da znaš ekonomiju. Većina informatičara ne shvaća zašto se podatak jednostavno ne izbriše umjesto što ga se stornira • Informatičar nije poduzetnik osim kada vam želi nešto prodati, a tada mu je u interesu zaraditi. Vaše potrebe su mu u drugom planu • Jedino vi možete odrediti što vam u stvari treba da napravite posao, informatičari u pravilu izvršavaju ono što im vi naložite. Ako im kažete nešto glupo, informatičar će napraviti nešto glupo • Garbage in <-> Garbage out

7. Prilikom informatizacije poduzeća morate • Razumijevati postojeće poslovne procese (jako važno) • Povezati poslovne procese sa informatičkim procesima • Planirati i projektirati sustave (prije realizacije) • Podijeliti resurse i odgovornosti među djelatnicima poduzeća • Ne sramiti se što nešto ne znate i pitati sve što vam nije jasno Informatizacija poduzeća nije informatički, već organizacijski proces.

8. Toliko o teoriji, idemo na praksu

9. Prototip klasičnog poduzeća u RH (uvoz i izvoz, većinom uvoz) 40. Godina, nezasitan za novcima, mrzi riječ trošak 33. Godine, lijen, uvjeren da šef nema pojma i da će sutra propasti bez njega. 37. Godina, rezignirana, više se ne trudi jer je shvatila da sve skupa nema smisla. 31. Godina, dvoje djece, deprimirana.

10. Klasični scenario • Pero Perić ima najnovije računalo sa 17” LCD monitorom i DVD pisačem. Pero ne zna raditi sa računalom. • Mate ima laptop. Mate sve piše u bilježnicu (popularna “tekica”). Laptop je kod Matinog sina koji se igra na njemu i surfa. • Milica ima starije računalo koje svatko toliko trokira. Stalno pita Peru da nabave novo računalo, ali Pero tvrdi da nema sredstava za nabaviti novo računalo (4000 kn + PDV). Pero ovu zimu ide na skijanje sa novim autom. • Antonija ima prastaro računalo na kojemu su radili još naši djedovi. Antonija nema Windowse jer je njezino računalo preslabo da ih podrži.

11. Trenutačna situacija

12. Dodatne stvari tipične za scenario • Ne postoji arhiva podataka • Ne postoji lokalna mreža, direktor nikada nije čuo za to (sin je, igra Warcraft 3 u mreži sa laptopom) • Ne postoji plan što u slučaju da se neko računalo pokvari • Ne postoji plan što u slučaju da neki djelatnik da otkaz ili se razboli • Ne postoji … a što postoji?

13. Što tko od njih ne želi čuti? • Pero – trošak, investicija, dodatna ulaganja • Mate – posao (ili ponuda od neke tvrtke za opremu gdje neće moći omastiti brk) • Milica – promjena, inovacija • Antonija – dodatni posao, prekovremeno

14. Što tko od želi čuti? • Pero – zarada, mogućnost boljeg izrabljivanja djelatnika za istu plaću • Mate – manje posla, manje odgovornosti • Milica – rutina će ostati identična • Antonija – isti posao, manje prekovremenih Djelatnici mogu biti saveznici i neprijatelji, sve ovisi kako im predstavite stvari.

15. Uvedimo mrežu Uvedimo server za arhivu podataka Nabavimo dva nova računala Napravimo plan kako sačuvati podatke od poplave, požara i sl. Uvedimo centralni popis (takozvani File Management sustav) svih datoteka, tako da u odsustvu nekoga drugi može preuzeti neko radno mjesto Uvedimo kvalitetno antivirus rješenje Uvedimo e-mail svima Par brzopoteznih ideja (koje ćete dobiti u većini “velikih” informatičkih tvrtki)

16. Što će se dogoditi kada Perić zatraži ponudu za takvo rješenje • Dobit će ponudu u visini od 100.000,00 kn + PDV (ako ima sreće) • Sve će biti napisano nerazumljivim jezikom • Uz to, u slučaju da se odluči za to, napraviti će toliko kompleksni sustav kojeg kasnije neće moći održavati pa će morat plaćati 1.000,00 kn mjesečno održavanje (firmi od koje je nabavio rješenje, jasno)

17. Čisto da malo predočimo stvari, primjer ponude za jedno računalo: Jedino što Pero razumije.

18. Dva su moguća scenarija • Pero će popustiti i naručiti ono što “informatički čarobnjaci” traže od njega. Ceh visokoj investiciji platit će djelatnici kojima će smanjiti plaće (da pokrije troškove) ili će im nabiti prekovremene (neplaćene, jasno) • Pero neće naručiti ono što mu je ponuđeno i danas sutra doći će do nekog kvara koji će prouzročiti visoku štetu (možda i kobno po poduzeće) …no, postoji scenario “Vuk sit, ovca cijela”

19. Što u stvari Pero treba napraviti? • Svoje računalo treba dati Antoniji. U računalo treba instalirati program za kopiranje podataka na DVD, treba nabaviti jedan CD RW medij i platiti nekome dva sata da obuči Antoniju kako koristiti DVD pisač. Tako će riješiti arhivu podataka • Matino računalo treba preformatirati (zbog virusa), prebaciti Miličine podatke na njega i dati Milici na korištenje • Antonijino računalo treba ostati. Antonija sve podatke koje snimi na CD treba presnimiti na to računalo. U slučaju kvara njezinog računalo, to računalo postaje rezervno računalo. • Miličino računalo se treba preformatirati, staviti na njega Internet priključak da Pero može ići sa njega na Internet • Mato ionako ima “tekicu”, što će njemu računalo • Peri treba nabaviti i instalirati dobar Antivirus program. Možemo mu pustiti LCD monitor – ionako misli da je zbog toga računalo dobro.

20. Koliko to košta? • CD RW medij – 50 kn • Program za kopiranje CD-ova – 200 kn • Antivirus program (npr. Pc Cylin ili NOD 32) – 500 kn godišnje • Nekoga da to napravi kvalitetno i pouzdano preko vikenda (da u ponedjeljak normalno nastavimo sa poslom) – 1.000,00 kn • Ukupni troškovi – 1.750,00 kn, mala razlika naspram početnih 150.000,00 kn, zar ne?

21. Zašto se uopće događa 1. scenario (a događa se često)? • Ljudi ne znaju a sram ih je pitati. • Nitko, ali ama baš nitko ne želi trošiti novce na savjete. Svi imaju ustaljeno mišljenje da su savjeti besplatni. • Ako direktor nije istovremeno i vlasnik, tu postoje i neki drugi “interesi” (zato uvijek pitati više ponuda). • Direktora savjetuje komercijalist koji ima druge interese. • Informatičari nisu ekonomisti, oni ne razmišljaju koliko nešto košta, oni su velika djeca koja žele kupiti čim je moguće više igračaka.

22. GLAVNI RAZLOG ZA TE SITUACIJE Direktor misli da je najvažniji dio tvrtke materijalna imovina. Od doba feudalizma to više ne vrijedi. Najvrednije što jedno poduzeće ima su njezini ljudi i njihovo znanje (tzv. Intelektualni kapital). Najteže je zamijeniti djelatnika, najlakše program ili računalo.

23. Neka zamoli Milicu da u dogovoru sa informatičarem koji instalira programe popiše točno opremu u detalje (modemi, matične ploče, procesori, grafičke kartice), točni popis opreme. Neka nabavi jedan manji UPS uređaj za neprekidno napajanje i neka svu računalnu opremu (bez printera) priključi na to računalo, cca. 2000,00 kn., za slučaj pada napona ili grmljavine. Neka podigne sva računala sa poda i neka ih stavi na stolove (za slučaj poplave). Neka nabavi par biljki uz kompjutere, npr. spatifilumi ili glicene. Cca. 50 kn, smanjuju zračenje monitora i povećavaju vlažnost zraka, manje prehlade u jesen i zimu, ugodnija klima za rad. Neka provjeri da li je nagib glave djelatnika prema monitoru pod kutom od 20 stupnjeva (ukočenost, glavobolje) No vratimo se na naše poduzeće. Što bih ja predložio Peri da još napravi?

24. Podatke koje Antonija sprema neka proširi i na Miličino računalo (tako da sprema i Miličine dokumente). Nabavkom malog HUB uređaja moći će umrežiti dva računala da mogu dijeliti podatke (500,00kn) Neka Antonija, već kada radi arhivu, napravi po dvije svaki dan. Jedna neka se drži u malom sefu u firmi, drugu neka šef drži u svom sefu doma (za slučaj požara, dokumenti su spašeni), dodatni medij – 50,00 kn. Neka svaki djelatnik potpiše izjavu da odgovara za svoju imovinu, tzv. revers. Pitaj informatičara da šefu uključi HT zaštitu za mrežu i poštu na njegovim postavkama kada mu bude namještao Internet (u sklopu onih 1000,00 kn od prije) Uvesti obavezu da se za svaki problem koji nastane sa računalima mora pismeno obavijestiti šefa. Još par savjeta…

25. Koliko smo još potrošili a što smo dobili? • Potrošili smo još 2.600,00 kn • Upravo smo ispunili sve uvjete po ISO 17799, odnosno po BS standardima 7799 • Sigurni smo koliko Microsoft ili IBM, a možda još i više • Sve to za 4.350,00 kn • Nije loše, zar ne?

26. OK, sve je tako jednostavno, zašto to nitko ne radi?

27. Ima više razloga… • Na isti način kako se informatičari miješaju ekonomistima u posao, tako se i ekonomisti miješaju informatičarima u posao i donose odluke umjesto njih. • Rijetki su ljudi sa organizacijskim sposobnostima. Sve što je prethodno navedeno treba biti realizirano u jedan vikend. Iza toga stoji vrlo kompleksni plan. • Iza takvog posla mora stajati projekt i osoba sa praktičnim iskustvom u tom području (konzultant). On isto ima svoju cijenu koja može biti pristupačna ako on organizira i nabavu sve opreme te informatičara koji će realizirati konačni posao.

28. Glavni razlog… • Ljudski faktor. Ljudi ne znaju, srame se priznati da nešto ne znaju, nesigurni su, srame se pitati ono što ne znaju, ili jednostavno imaju previsoko mišljenje o vlastitom znanju. Spremniji su zaribati stvari nego postupiti suprotno svojoj prirodi. • Ovo se posebno odnosi na zadnje redove u dvorani. Da niste takvi, sjedili biste više naprijed.

29. Na kraju krajeva, par vinjeta iz svakodnevnog života(da se vidi da ljudi iz primjera nisu karikirani) Uštedimo na klima uređajima

30. Prototip Hrvatskog poduzetnika

31. Kako razmišljaju naši radnici (u prijevodu, naši radnici ne razmišljaju)

32. …I ZA KRAJ Pitanja.