INFORMATIZACIJA POSLOVANJA

1. INFORMATIZACIJA POSLOVANJA pred. mr. sc. Tatjana Listeš, dipl. inž. tatjana.listes@oss.unist.hr

2. Tatjana Listeš Materijali: Skripta:Klasić K.: ” Informatizacija poslovanja” , Veleučilište u Splitu, Zagreb, svibanj, 2002. Predavanja: http://moodle.oss.unist.hr/

3. 2.1. Razvoj uredskih sustava 2.2. Uredsko poslovanje podržano računalom 2.3. Standardna programska pomagala za uredsko poslovanje 2.4. Organizacija i informatizacija ureda UREDSKO POSLOVANJE

4. 2.1. Razvoj uredskih sustava • Ured je fizički prostor, sastavni dio strukture poduzeća, u kojemu se zbiva poslovna aktivnost i donose poslovne odluke. • Zbog bržeg obavljanja poslova u uredu, uz što manje troškove poslovanja, povećanje dobiti i ostvarenje konkurentnosti na tržištu, uredski poslovi bili su među prvima koje su ljudi željeli automatizirati. • Uredski poslovi su od 1950. godine prošli faze: • mehanizacije, • automatizacije, • informatizacije, • integracije, a danas je u tijeku faza • internetizacije ureda. 

5. U fazi mehanizacije ureda rješavani su pojedinačni zadaci i aktivnosti u poslovnim procesima radi ubrzanja rukovanja dokumentacijom (papirom). Uvođeni su elektromehanički pisaći strojevi za pisanje dopisa, umnožavanje dokumenata putem uređaja za umnožavanje, izradu računa pomoću strojeva za fakturiranje i slično. • Faza automatizacije ureda: • počinje sedamdesetih godina 20. st., • uvode se uređaji za automatizaciju pojedinih zadataka obrade teksta, • nosioci podataka su bušena kartica, bušena vrpca, kasnije i magnetska kartica, • primjenjuju se posebni programi koji služe za obradu teksta a nedostatak je što su ti programi uglavnom bili ograničeni na središnje računalo, bez potrebne komunikacije s različitim korisnicima.

6. Faza informatizacijeureda: • počinje osamdesetih godina 20. st., • intenzivirala se upotreba računala za automatizaciju pojedinih poslova u poduzeću i to: • primjenom višekorisničkih miniračunala,kojima se omogućava pristup korisnicima putem terminala, uvodi se razmjena podataka, elektronička pošta, zajedničke arhive dokumenata, kalendara, ugovaranja sastanaka za sve korisnike vezane uz središnje računalo; • uvođenjem osobnog računala,koje postaje strateški uredski uređaj. Uvođenje Windows grafičke okoline s mišem, ikonama i pokazivačem omogućilo je i informatički slabo educiranim korisnicima rad sa grafikom, slikama tekstom i tablicama. Cijena osobnih računala postaje približno jednaka cijeni terminala, pa uz uvođenje lokalnih mreža računala (LAN-ova) ona potpuno preuzimaju funkcije uredskog sustava.

7. Faza integracije ureda: • sredina devedesetih godina 20. st., • povezivanje osobnih računala sa serverima (uvođenje klijent poslužiteljske arhitekture) • uvođenje skupnih aplikacija (programi koji omogućavaju korištenje dokumenata na način da primjerice, tablica može biti povezana s aplikacijom za usmjerivanje dokumenata, a osobno upravljanje dokumentima može biti povezano s aplikacijom za zajedničku pohranu radi pohranjivanja, pretraživanja i pregledavanja dokumenata koji su zajednički za određenu grupu korisnika.

8. Komponente uredskih informatičkih sustava u fazi integracije ureda

9. Faza internetizacije ureda: • povezivanje ureda u virtualnu uredsku mrežu, • puna povezanost sa svim potrebnim perifernim uređajima • primjena svih novosti u razvoju tehnologije.

10. 2.2. Uredsko poslovanje podržano računalom • Uredskim informacijskim sustavima podržavaju se pojedine ljudske aktivnosti koje se pretežno obavljaju u uredu. • Te aktivnosti se dijele na: • aktivnosti obrade informacija administrativnog karaktera (osnovni nositelj informacija je dokument) i • aktivnosti komuniciranja (osnovni nositelj informacija je poruka). • U suvremenim uredima veliki dio aktivnosti se može podržati uredskim informacijskim sustavom u kojima je računalo temelj automatizacije i objedinjavanja.

11. Računalom podržano uredsko poslovanje dijeli se na: • računalom podržane administrativne aktivnosti: • obradu teksta, • obradu dokumenata, • upravljanje dokumentima, • unakrsna i slijedna izračunavanja (tablični kalkulatori), • poslovna grafika, • generiranje aplikacija, • terminiranje poslova i mrežno planiranje. • računalom podržano uredsko komuniciranje: • elektronska pošta i telekonferiranje, • integralne komunikacije: podaci/slika/zvuk, • komuniciranje s užom okolinom, • komuniciranje s širom okolinom i javni servisi.

12. 2.3. Standardna programska pomagala za uredsko poslovanje • Standardna programska pomagala za uredsko poslovanje omogućavaju korisnicima samostalno stvaranje više ili manje složenih programskih rješenja za uredsko poslovanje. • Standardna programska pomagala specijalizirana su po područjima primjene i svrstana u sljedeće skupine: • za obradu teksta, • za tablične proračune, • za grafičke obrade i prezentacije, • za upravljanje projektima i poslovnim funkcijama, • za rad s bazom podataka, • generatore aplikacija, • Internet pomagala, • pomagala posebne namjene.

13. PRIMJERI POSLOVNE DOKUMENTACIJE: U jednom poslovnom sustavu trebali bi biti standardizirani oblici poslovnih pisama. koji mogu ovisiti o sadržaju i obimu pismena. Često se koriste memorandumi, posebno pri prvom kontaktu s poslovnim partnerom. Zakonom o trgovačkim društvima, NN 111/93, čl. 21, propisan je obavezan sadržaj poslovnog papira i postupanje.

17. 2.4. Organizacija i informatizacija ureda • Svaki ured je poseban sustav, a na to utječe • djelatnost tvrtke, • organizacija poslovnog sustava, • lokacija gdje se ured nalazi, • opremljenost ureda programskom i sklopovskom podrškom, te ostalom uredskom opremom kao i • broj zaposlenih. • Planiranje organizacije ureda mora se obavljati za točno određen ured odnosno poduzeće pri čemu se koriste određena pravila i postupci.

18. Planiranje organizacije ureda sastoji se od nekoliko osnovnih koraka: • Popisivanja poslova koje treba raditi u uredu; • Popisivanja dokumenata s kojima zaposlenici trebaju raditi, čiji se tijek kroz sustav prikazuje dijagramom tijeka dokumenata; • Izrade procedura rada, što se grafički prikazuje radnim dijagramom (engl. workflow); • Određivanja koji poslovi se mogu raditi na računalu, a koji ne; • Određivanja koji poslovi se žele automatizirati i u kojem roku; • Određivanja koji zaposlenik radi koji posao; • Izrade upute za rad odnosno organizacijske upute.

19. PRIMJER: URUDŽBENI ZAPISNIK • Urudžbeni zapisnik je često posebna organizacijska jedinica u kojoj se prikuplja, evidentira i distribuira sva prispjela dokumentacija u tvrtku. U njemu se također prikuplja, evidentira i odnosi na poštu dokumentacija koju upućuje tvrtka. • Popisivanje poslova koje treba raditi u uredu • Primjer: popis poslova urudžbenog zapisnika u nekom mirovinskom fondu, gdje se dio posla obavlja ručno, a dio na računalu. • Ulaz dokumenata • Evidentiranje dokumentacije u urudžbenom zapisniku • Unos podataka u informacijski sustav • Uparivanje unosa sa podacima iz ručne evidencije • Izlaz dokumenata • Izlaz informacija

20. 2. Popisivanje dokumenata s kojima zaposlenici trebaju raditi - izrada dijagrama tijeka dokumenata • U urudžbenom zapisniku sva dokumentacija koja se zaprima evidentira se u knjizi ulazne pošte, a ona koja se šalje u knjizi izlazne pošte. Tijek dokumenata kroz sustav prikazuje se dijagramom tijeka dokumenata, koji se sastoji od: • ulaznih i izlaznih tokova dokumenata (podataka, zaslona) koje sustav dobiva ili daje u okružje, • vanjskih objekata (razne organizacije, ljudi, drugi sustavi) koji šalju dokumente prema promatranom sustavu ili koji primaju dokumente od njega, • procesa sustava (koje čine programi, aktivnosti, radovi, podsustavi) koji transformiraju ulazne dokumente u izlazne dokumente (ili podatke), • spremišta podataka (baze podataka, kartoteke).

21. Primjer prikaza dijagrama toka dokumenata

23. 3. Izrada procedure rada Procedura rada prikazuje se radnim dijagramom. Poslovna tehnologija svakog sustava pa tako i ureda, određena je pravilima i procedurama koje su usvojene u tom sustavu i kojih se svi zaposlenici moraju pridržavati. Tehnologija rada je automatizacija procesa ili tijeka rada gdje dokumenti, informacije ili zadaci prelaze od jednog sudionika ka drugom na način da su upravljani pravilima ili procedurama.

24. Radni dijagram za dio tehnologije rada u urudžbenom zapisniku mirovinskog fonda

25. 4. Određivanje koji poslovi se mogu raditi na računalu, a koji ne Određuje se koje poslove je moguće odmah raditi na računalu, a koje ne. Dakle, poslovi navedeni u prvom koraku detaljnije se razrađuju i rezultat se prikazuje na matrici veza posao – računalni.

26. 5. Određivanje koji poslovi se žele automatizirati i u kojem roku Određuje koje poslove se može i želi automatizirati, a koje informatizirati. Neke poslove se ne može informatizirati, ali ih se može automatizirati, kao što je primjerice kovertiranje pošte pomoću posebnog stroja. Rokovi se moraju odrediti i označiti na matrici veza. Rok realizacije informatizacije i automatizacije često ovisi o planu financijskih ulaganja za unapređenje poslovanja.

27. 6. Određivanje koji zaposlenik radi koji posao Ovisi o broju zaposlenika u uredu, koji ponekad zbog uvođenja nove tehnologije rada mogu postati tehnološki višak i ostati bez posla. Stoga se preporuča prvo izraditi matricu veza posao – radno mjesto, a tek nakon toga posao –zaposlenik. Ovu drugu matricu mora popuniti rukovoditelj ili šef u uredu. Iz matrice veza proizlaze ovlaštenja za korištenje programske podrške

28. 7. Izrada upute za rad U posljednjem koraku izrađuje se tekstualni dio upute za rad koji se distribuira svim zaposlenicima u urudžbenom zapisniku. Uputa za rad često se naziva organizacijskim propisom. Organizacijski propis je organizacijsko sredstvo kojim se definira način obavljanja radnih zadataka radi njihovog lakšeg izvršavanja i kontroliranja.

29. Sadržajorganizacijskog propisa čine: • naziv organizacije (odnosno tvrtke), koji se nalazi u zaglavlju naslovne stranice propisa, • naziv organizacijskog propisa, • redni broj stranice, • pregled sadržaja, • razrađen sadržaj, • naznaka dijelova organizacije na koje se propis odnosi, • podaci o izdanju, izdavaču i kontroloru primjene organizacijskog propisa, • vrijeme važenja organizacijskog propisa, • veze s ostalim propisima, • pregled upotrijebljenih termina, posebno kada se uvode novi informatički pojmovi koji se do tada nisu koristili u uredu, • primjerci upotrijebljenih obrazaca.

30. Djelomični prikaz primjera procedure za rad urudžbenog zapisnika izrađen je u obliku organizacijskog propisa