1 / 67

Fail - Memail

OBJEKTIF . Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; danMenggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.. KEGUNAAN REKOD. Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan;Bahan bukti-minit mesyuarat

anne
Download Presentation

Fail - Memail

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

    2. OBJEKTIF Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.

    3. KEGUNAAN REKOD Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan; Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan; Rujukan, penyelidikan dan kajian

    4. DEFINISI SISTEM FAIL Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;

    10. Ciri-ciri Sistem Fail Bersistem; Mudah dirujuk; Mudah diperolehi Selamat

    11. Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang; Mudah disedia dan mudah disimpan; Murah dan mudah diperolehi; Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan; Rekod mudah dicari bila diperlukan; Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.

    16. PENGELASAN FAIL 1. Rahsia Besar: Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan. Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail

    18. PENGELASAN FAIL 2. Rahsia: Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”. Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail

    20. PENGELASAN FAIL 3. Sulit: Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam. Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’

    22. PENGELASAN FAIL 4. Terhad: Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad. Fail jenis ini berwarna putih.

    24. PENGELASAN FAIL 5. Terbuka: Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini. Fail jenis ini berwarna putih.

    26. PENGELASAN FAIL 6. Sampul Kecil: Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Warna fial ialah kuning atau coklat.

    28. PENGELASAN FAIL 7. Fail Timbul: Fail timbul mengandongi bahan-bahan yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai atau untuk perhatian pegawai atasan.

    34. Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar dimintkan dakwat biru/hitam Surat hendaklah diminitkan dikertas minit Am 6

    35. Surat Masuk Surat bertarikh …………. daripada …………….. ………………………… dikandung pada ..……… Surat Keluar Surat bertarikh …………. kepada …..………….. ………………………… dihantar pada ..…………

    38. Surat-surat tersalah masuk fail Pindaan surat mengandungi Tajuk Surat, No.Rujukan Surat, Daripada, Dipindah ke Dalam Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh

    39. Tajuk Surat: .….……………………………..…............. ….…………………………………………. No.Rujukan Surat: ..…..………………..……….……… Daripada: ……………………………..………………… …..…..…………………………….………… Dipindah ke dalam Fail: ………………………………. Dipindah oleh: …………………………………………. Tarikh: ………….……………………………………....

    60. Contoh:

    68. SEKIAN, TERIMA KASIH SEMOGA PENGURUSAN DOKUMEN KERAJAAN TERKAWAL DEMI KESELAMATAN NEGARA YANG DICINTAI

More Related