SISTEM FAIL & KLASIFIKASI FAIL

1. SISTEM FAIL & KLASIFIKASI FAIL

2. Satu folder yang mengandungi surat. • Fail rasmi - telah didaftar / surat dan dokumen yang telah di susun. FAIL

3. Proses meliputi pengelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan dan mengindeks fail untuk tujuan pengesanan apabila diperlukan. SISTEM FAIL

4. Memberi maklumat (fail) yang betulkepada orang yang memerlukanpada masa yang ditetapkandengan kos / perbelanjaan yang terendah.Bagaimana untuk mencapai matlamat di atas?InputProsesOutput MATLAMAT SISTEM FAIL

5. 3 R Fail yang betul Peminta yang betul Masa yang ditetapkan MATLAMAT SISTEMFAIL

6. SISTEM FAIL Manusia Peruntukan Prosedur Peralatan Masa Maklumat Pengesanan & Pengeluaran fail R R R Kelas Susun Simpan Kawal Indeks SISTEM

7. KONSEP SISTEM FAIL SUSUN & INDEKS KELAS A G H I A A Peralatan Manusia N B FAIL Masa Peruntukan I R R E Maklumat Prosedur T G S I SIMPAN & KAWAL SUSUNAN FAIL (File Arrangement)

8. Satu unit di dalam jabatan/ agensi kerajaan yang bertanggungjawab mengendalikan rekod-rekodnya. REGISTRI

9. Mewujudkan fail • Mengedarkan fail • Mengesan kembali fail • Pelupusan fail FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRI

10. CONTOH BILIK REGISTRI

11. KLASIFIKASI FAIL

12. Memo, Surat, Laporan, Bahan AV, Minit, Kertas Kerja dll. SISTEM REGISTRI FAIL TAWAN KAWAL PROSEDUR AKTIVITI Pengkelasan Penyusunan Penyimpanan Pengawalan Mengindeks SISTEM FAIL Bukadantutup fail Kawalanpergerakan fail-kad SimpanDalamPerhatian (SDP) AKTIVITI KONSEP PENGURUSAN FAIL

13. Penyusunan fail-fail ke dalam kumpulan-kumpulan yang mempunyai perkara yang sama di mana tiap-tiap fail dan kumpulan fail dikenali dengan identitinya tersendiri. DEFINISI KLASIFIKASI

14. ISO 15489 – Records Management: Klasifikasi adalah satu proses kerja mengenalpasti dan menyusun aktiviti urusniaga/rekod sesebuah organisasi ke dalam kategori/kumpulan mengikut struktur yang lojik, kaedah dan peraturan yang ditetapkan oleh mana-mana sistem klasifikasi. DEFINISI KLASIFIKASI

15. Menggunakan klasifikasi fungsi dengan memasukkan sistem blok nombor. • Lojik – ianya boleh dipadankan antara satu kumpulan fungsi dengan kumpulan fungsi yang lain, juga dengan aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi dalam organisasi. • Susunan mengikut hirarki tertentu bermula dari yang umum kepada yang lebih khusus PERATURAN KLASIFIKASI FAIL

16. Peringkat 1: Fungsi Umum Peringkat 2: Sub-Fungsi Umum Peringkat 3: Aktiviti Khusus Peringkat 4: Transaksi Khusus SKIMA KLASIFIKASI

17. BAGAIMANA KLASFIKASI BEROPERASI?

18. Membolehkan dokumen disimpan dalam satu bekas / folder yang tepat dan betul. • Mempercepatkan akses kepada rekod dan dokumen dalam folder. • Rekod-rekod aktiviti sesebuah organisasi dapat diakses dan digunakan secara optimum. • Memudahkan penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR). • Menyediakan maklumat silang rujuk antara satu kumpulan fail dengan kumpulan yang lain. KENAPA PERLU KLASIFIKASI?

19. Arahan Keselamatan • TERBUKA • TERHAD • SULIT • RAHSIA • RAHSIA BESAR KLASIFIKASI: TARAF KESELAMATAN

20. Aktif / Semasa • Separa aktif / Separa semasa • Tidak aktif / Tidak semasa KLASIFIKASI: KITARAN HAYAT

21. PENGANGKUTAN Kenderaan Darat • Bas • Kereta • Lori • Motosikal • Van KAEDAH KLASIFIKASI:1. Ensiklopedia

22. Abjad • Nombor • Warna • Simbol • Kombinasi di atas KAEDAH KLASIFIKASI: 2. Kod

23. Sesuai untuk Nama Khas Contoh: Individu Organisasi Jabatan i. Abjad

24. Kelebihan: • Jumlah yang kecil • Mudahdifahami • Tidakperluindeks • Mudahpenyusunan Kelemahan: • Nama yang sama • Bunyisama • Penggunaanruangtidakekonomik i. Abjad

25. Siri • Kronologi • Block Numeric ii. NOMBOR

26. ANM 100 : Pentadbiran • ANM 200 : Tanah & Bangunan • ANM 300 : Aset (Bekalan & Kelengkapan) • ANM 400 : Kewangan • ANM 500 : Sumber Manusia BLOCK NUMERIC SYSTEM

27. KLASIFIKASI FAIL (HOUSEKEEPING)

28. Perundangan • Perhubungan Awam • Lawatan • Kerjasama • Kempen • Laporan & Perangkaan • Mesyuarat • Ucapan & Perutusan • Keagamaan • Pilihanraya • Kemudahan • Persatuan/Pertubuhan/Kelab • Parlimen • Penerbitan/Percetakn • Pengurusan Kualiti: ISO, KPI, KMK • Kehadiran Bekerja • Pengurusan Pejabat: Pengurusan Rekod • Perayaan • ICT • Pusat Sumber • Rancangan Malaysia • Perancangan Kerja Jabatan PENTADBIRAN (100)

29. Tanah • Bangunan • Sewaan • Keselamatan Bangunan • Penyenggaraan TANAH & BANGUNAN (200)

30. 200 -1 Tanah 200-1/1 Perolehan Tanah 200 -2 Bangunan 200-2/1 Bangunan Ibu Pejabat 200-2/2 Bangunan Cawangan 200-3 Sewaan 200-4 Keselamatan Bangunan 200-5 Penyenggaraan 200-5/1 Penyenggaraan Bangunan 200-5/2 Penyenggaraan Peralatan CONTOH (200)

31. Perolehan & Terimaan • PengurusanStok • Penyenggaraan • Pelupusan & Hapuskira ASET (BEKALAN & KELENGKAPAN) (300)

32. Akaun • Audit • Bank • Bayaran • Belanjawan / Bajet • Cagaran & Wang Jaminan • Cek • Cukai • Elaun • Penurunan Kuasa • Hasil • Kumpulan Wang • Penyata • Pinjaman • Perolehan • Tanggungan/Hutang • Wang Pendahuluan • Yuran • E-Perolehan • E-SPKB KEWANGAN (400)

33. 400 Kewangan 400-9 Elaun 400-9/1 Elaun Perjalanan 400-9/1/1 Elaun Perjalanan Dalam Negeri 400-9/1/2 Elaun Perjalanan Luar Negeri 400-9/2 Elaun Pakaian 400-10 Penurunan Kuasa CONTOH (400)

34. Organisasi Jabatan • Senarai Tugas • Perjawatan • Cuti • Peperiksaan • Kursus / Latihan • Perhubungan Pekerja • Personal • Anugerah Perkhidmatan Cemerlang • Sistem Saraan • HRMIS • Pengurniaan / Pingat SUMBER MANUSIA (500)

35. AKTIVITI 1

36. Ali bin Baba • Kenaikan Pangkat • Pembelian Tanah • Penyerahan Tugas • Akta Mesra Rakyat 2004 • Pengambilan Pegawai • Sebutharga • Perayaan • Harta Benda Kerajaan • Kempen Mesra Rakyat • Cukai Pendapatan • Jemputan Gaji Audit Kursus Peperiksaan PTK Ucapan / Perutusan Tanah Pilihanraya Sewaan Senarai Tugas Cuti Kebajikan Kaunseling Kemudahan FAIL-FAIL JABATAN MESRA RAKYAT

37. KLASIFIKASI FAIL (FUNCTIONAL)

38. Mengikut Fungsi Jabatan • Mengikut Fungsi Unit FAIL ‘FUNCTIONAL’

39. Terdapat 4 langkah: • Menganalisa fungsi dan aktiviti organisasi • Membina tesaurus • Pengkodan • Menyediakan indeks BAGAIMANA MEMBANGUN KLASIFIKASI FUNGSI?

40. Berdasarkan kepada profil sesebuah organisasi: • Carta organisasi • Misi • Visi • Fungsi • Objektif i. MenganalisaFungsi& AktivitiOrganisasi

41. Tesaurus ialah himpunan istilah yang sama atau seakan-akan sama. • Buku yang mengandungi senarai kata seerti dan kata yang berkaitan maknanya yang disusun mengikut sistem atau olahan tertentu. (Kamus Dewan Edisi Empat) ii. MembinaTesaurus

42. PENTADBIRAN Perundangan Perhubungan Awam Lawatan Kerjasama Antara Jabatan Laporan Kemajuan Kerja Aduan Promosi Publisiti Pemasaran Pertanyaan Awam Aduan KerosakanPeralatan Pejabat Aduan Pelanggan Aduan Kakitangan Aduan Keselamatan TESAURUS FUNGSI Aduan Kebersihan

43. Satu aktiviti memberi ganti nama kepada istilah / fungsi dalam tesaurus dengan menggunakan sistemBlock Numeric. • Tujuan untuk memudahkan kita mengingati istilah / fungsi di setiap peringkat hirarki tesaurus. iii. Pengkodan

44. Nombor yang di blok bagi Peringkat 2 hingga 4, adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity • Tanda sengkang (-) digunakan untuk memisahkan nombor di Peringkat 1 dengan Peringkat 2 • Tanda serong (/) digunakan memisah nombor di Peringkat 2 dengan Peringkat 3, Peringkat 3 dengan 4. • Contoh: • 600-1/1/1 • 600-1/1/2 iii. Pengkodan

45. iv. Indeks

46. TERIMA KASIHwww.arkib.gov.mysaufi@arkib.gov.my