PDF & Acrobat X @ BEG

1. PDF & Acrobat X@ BEG

2. Wat is nieuw in Acrobat X ? • Vollediggestroomlijnde user interface • Panels • Toolbar area • Aangepastecommentaar panel • Actions • Lees-modus • Converteermogelijkheidnaar Word, RTFs, spreadsheets … • Consulteer de sectie : “What's new” in de ‘help file’ Ver 1.0

3. Quoi de neuf en Acrobat X ? • Simplicité d’emploi et productivité • Panneaux • Barre d’outils • Procédure de commentaire optimisé • Assistant Actions • Mode Lecture • Amélioration de la numérisation • Conversion aux formats Excel et Word … • Voir: nouveautés décrites dans le fichier d’aide Ver 1.0

4. Omgeving • Createbutton • Toolbars • Quick tools • Common toolbars • Navigation • Selection and Zoom • Page views • Panes • Task panes • Navigation panes • Managingtoolbars • manage quicktools • from Customize • dragging and dropping • Adding tools on common toolbars • Reset & Hiding • Properties bar • Preferences Ver 1.0

5. Environnement • Bouton Créer • Zone des barres d’outils • Barre d’outils rapides • Barre d’outils communs • Commandes de navigation de pages • Commandes de sélection et de zoom • Commandes d’affichage de page • Panneaux • volets des tâches • panneaux de navigation • Gestion des barres d’outils • Personnaliser les outils rapides • par l’outil de customisation • par glisser déplacer • Customiser les barres d’outils communes • Reset et masquer • La barre des propriétés • Les préférences Ver 1.0

6. Waarom PDF @ Electrabel? • Noodzaak om kwaliteitsdocumenten te kunnenbewaren en te beheren • Keuzevooreenelectronischformaatdateen exacte copie en print-out biedt en dus garant staatvooreen correcte inhoud en opmaak • ‘Wyiswyg’ formaat, onafhankelijk van om hetevenwelk medium (printer, scherm, pda, ,..) • Veilig en onveranderbaarformaat • Tijdsbestedigformaat • Open ISO standaard Ver 1.0

7. Pourquoi PDF @ Electrabel? • Une nécessité afin de pouvoir sauvegarder et gérer des documents de qualité • Un choix pour un format électronique qui fournit une copie exacte et un print-out exact; donc garantit le contenu et format correct • Un format ‘wyiswyg’ avec indépendance complète du périphérique (imprimante, écran, portable ,..) • Un format securiséet inchangeable • Un format résistant au temps • Un standard ISO ouvert Ver 1.0

8. Het concept PDF/A Ver 1.0

9. PDF/A – Concept Ver 1.0

10. Life cycle Van Kwaliteitsdocumenten PDF/A creatie & ‘Draft’ Watermerk Verwijderenwatermerk SAP: nieuwevoorpagina Toevoegenwatermerk ‘Obsolete’ Gebruik van PDF/A view format Gebruik van PDF/A view format Ver 1.0

11. Le cycle de viedes documents de qualité création PDF/A & filigrane ‘Draft’ enlèvement filigrane SAP: nouvelle page de garde ajout filigrane ‘Obsolete’ Utilisation du PDF/A ‘view’ format Utilisation du PDF/A ‘view’ format Ver 1.0

12. SAP DMS DIR Ver 1.0

13. SAP DMS DIR • Description • Code classification • Editeur • Auteur • Business process • Code Doc type • .... • Liens • Compétences • ... plusieurs fichiers .docx .pptx .dwg .pdf ... (Authoring files) Maximum 1 fichier de consultation = PDF/A-1b Ver 1.0

14. Document info record (DIR) Ver 1.0

15. Document info record (DIR) Ver 1.0

16. PDF/A creatie • Start idealitervanuit de ‘authoring files’ aangemaakt via de officiëletemplates • Strategischevolgordebij de aanmaak van PDFs: • Via SAP: SAP voorziet in de mogelijkheid om PDF/A formatenautomatisch te genereren! • Via de gebruikte applicatie: print toPDF (Office, AutoCAD…) • Via ‘Save as PDF’ binnen de applicatie (Office, AutoCAD…) • Via een scan met eenmultifunctionele printer (of via versturennaarDocMgt) • Via de mailbox “PDF - Convert file to PDF” (vervallen) • Via Acrobat Pro: voorspecifiekedoeleinden, alser geenanderemogelijkhedenzijn • Annotaties • PDF X-Change viewer • Acrobat Pro Ver 1.0

17. Création de pdf • Idéal = partir des modèles officiels • Ordre séquentiel stratégique dans la création des PDFs: • Automatiquement via SAP • Via l’impression de l’application utilisée: impression au format PDF (Office, AutoCAD ...) • Enregistrer au format PDF dans l'application (Office, ...) • Scanner à travers une imprimante multifonctionnelle • Mail à la boîte aux lettres « PDF - Convertir fichier au format PDF » (obsolète) • Acrobat Pro: pour des objectifs spécifiques, en absence d’autres solutions • Annotations • PDF XChangeViewer • Acrobat Pro Ver 1.0

18. Strategiebij PDF CreatiE

19. Strategie – CrEation PDF

20. Brondocumenten – DocMgt • ZST 10010043316 - Doc Mgt policy • ZST 10010223289 - Treat and manage quality documents • ZNO 10010292063 - Manual treatment of common documents • ZNO 10010244681 - Use of BEG/GMS templates • STAR DMS03 - Document management for document managers - comprehensive slideshow manual • STAR Quick News - 13/05/2011 – Automatic ACR creation Ver 1.0

21. Documents source – DocMgt • ZST 10010043316 – Proc. de politique Gest. de Doc. • ZST 10010223289 – Gérer et traiter des doc. de qualité • ZNO 10010292063 – Traitement doc. communs • ZNO 10010244681 – Utilisations des canevas BEG-DMS • STAR DMS03 – Gestion doc. pour Document Managers • STAR Quick News - 13/05/2011 – Créationautomatique ACR Ver 1.0

22. AutomatiSche PDF aanmaak in SAP DEMO Ver 1.0

23. CREATioN Automatique du PDF DEMO Ver 1.0

24. Automatic PDF aanmaak in SAPEindresultaat Ver 1.0

25. CREATioN Automatique du PDFresultat final Ver 1.0

26. Shortcuts • F8 : hide toolbar area • F9 : hide menu • F4 : hide/show panes • Ctrl-K : preferences • Ctrl-F : search, Ctrl-G : next • Ctrl-H: read mode • Ctrl-L : full Screen mode • Ctrl + : zoom in • Ctrl-R : activate ruler • Het gebruik van single key accelerators Ver 1.0

27. Raccourcis • F8: masquer zone barres d’outils • F9: masquer menu • F4 : masquer/afficher panneaux • Ctrl-K: préférences • Ctrl-F: recherche, Ctrl-G : suivant • Ctrl-H: mode lecture • Ctrl-L: mode plein écran • Ctrl + : zoom • Ctrl-R: règle • L’utilisation des ‘single key accelerators’ Ver 1.0

28. Links

29. LIENs

30. OefeningenTopics Die aan bod komen • Hoe snel een PDF creëren van meerdere documenten? • Kleinetekstaanpassingenmaken met de typewriter tool. • Snelietsredmarken en voorzien van commentaar. • Bookmarks aanmaken en verbeteren. • Formules in documentenomzetten. • Word bookmarks recupererenbij het omzetten. • PDF/A documenten (read-only) tochaanpassen. • Een of meerderewatermerkenaanbrengen en beheren. • Documentensplitsen. • Zelfstempelsaanmaken en gebruiken. • Meerdere sheets uit Excel naar a PDF bestandomzetten. • De omvang van een PDF bestandreduceren. • PDF/A-1 bestandenvalideren. • Een of meerderebestandoptischzoekbaarmaken (OCR). • Paginanummering in header of footer aanbrengen. • Foto’skunnentoevoegen en kunnenbewerken. Ver 1.0

31. ExercicesSujets traites • Comment rapidement créer un PDF à partir de plusieurs documents? • Faire des petites modifications de texte avec le ‘typewriter’. • Rapidement ajouter du redmarking et un commentaire. • Créer et modifier des signets. • Convertir des formules dans des documents. • Récupérer des signet Word pendant la conversion. • Comment éditer des documents PDF/A (lecture seul). • Ajouter et gérer un ou plusieurs filigranes. • Diviser des documents. • Créer ses propres tampons. • Convertir plusieurs feuilles en Excel au format PDF. • Réduire la taille d’un PDF. • Valider des documents PDF/A-1. • Rendre des documents aptes à la recherche textuelle (OCR). • Ajouter une numérotation de page dans l’en-tête ou pied de page. • L’ajout des images. Ver 1.0