KAMUDA BİLİŞİM PROJELERİ NASIL HAZIRLANMALI ? Yrd. Doç. Dr. Altan ÖZKİL Atılım Üniversitesi

1. KAMUDA BİLİŞİM PROJELERİ NASIL HAZIRLANMALI ? Yrd. Doç. Dr. Altan ÖZKİL Atılım Üniversitesi Endüstri Mühendisliği Bölümü aozkil@atilim.edu.tr 12 Mayıs 2012, Gloria Golf Otel, Antalya Kamu Bilişim Platformu XIV

2. İçerik • Giriş • Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü • Kamuda BP Nasıl Hazırlanmalı ? • Kamuda BP Bariyerleri • Sonuç ve Öneriler Kamu Bilişim Platformu XIV

3. Kavramsal Çerçeve • Gelişim – Değişim - Dönüşüm • Bilim ve Teknoloji • Etkinilik ve Verimlilik • Ürün ve Hizmet • Kullanımdan Kaldırma • Güncel Hale Getirme • Yenilik • Bilişim Projeleri • Gereksinimler, Zaman, Maliyet ve İşgücü Kamu Bilişim Platformu XIV

4. Bilişim Fonksiyonu Kamu Bilişim Platformu XIV

5. Bilişim Projeleri Başarısı • Gartner Enstitüsü (Bilişim Teknolojileri) • % 74 başarısız (maliyet, zaman ve gereksinim) • % 51 maliyet >= 3 x bütçe • Gereksinim karşılama maksimum % 75 • Standish Grup (2000-ABD-30.000) • % 28 başarılı • % 23 tamamen iptal • % 49 başarısız (maliyet, zaman ve gereksinim) • Gelinen nokta Kamu Bilişim Platformu XIV

6. Nasıl Hazırlanmalı ? - 1 • Ham ihtiyaç – Gerçek İhtiyaç • Veri • Zaman • Personel • Nitelik • Çalışmalar • Plan • Gerçekleştirme • Geçerleme ve doğrulama • Yaşam Döngüsü Kamu Bilişim Platformu XIV

7. Nasıl Hazırlanmalı ? - 2 • Ham ihtiyaç – Gerçek İhtiyaç • Veri • Zaman • Personel • Nitelik • Çalışmalar • Plan • Gerçekleştirme • Geçerleme ve doğrulama • Yaşam Döngüsü METODOLOJİ www.itadvisor.com.tr Kamu Bilişim Platformu XIV

8. Masum Perdeler • “Bu çok acil bir ihtiyaç, hemen gerçekleştirmek durumundayız.” • “Hele bir başlayalım, zamanla her şey rayına oturur.” • “Kervan yolda düzülür.” • “Zaten ayrıntılı çalışmaları yapacak yeter sayıda ve nitelikte adam yok.” • “Ödenek kullanılmazsa yanar, bir daha kullanılamaz.” • “Ödenekle ancak projenin bu kadarlık kısmı yapılır.” Kamu Bilişim Platformu XIV

9. Kamu Bilişim Projeleri • Paydaş beklentileri, değişen çevre şartları, etkin ve verimli ürün ve/veya hizmet sunumu • Ocak 2005 (5018 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrolü) • “Kurumsal Altyapının Geliştirilmesi” • “Bakanlığın yürüttüğü kamu hizmetlerinin elektronik ortamda sunulmasını sağlamak.” (SA-3, İçişleri Bakanlığı 2010-2014 SP) • “Teknolojik olanaklardan üst düzeyde yararlanı- larak merkez ve taşra teşkilatında en az bürokrasi ile kaliteli, etkin ve hızlı hizmet sunulacaktır.” (SH-4.5 BST Bakanlığı, 2010-2014) Kamu Bilişim Platformu XIV

10. Kapsam • Sadece verimlilik ve etkinlik artışına doğrudan katkıda bulunan bilişim projeleri • Bilinen bir ürünün, donanımın ve alt parçalarının tedarik edilmesi gibi rutin satın alma işlemleri ile çözümlenen bilişim ilişkili tedarik projeleri Kamu Bilişim Platformu XIV

11. Kamu Bilişim Projeleri Doğuşu Kamu Bilişim Platformu XIV

12. Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü - 1 Gereksinimin Ortaya Çıkması Uygun Değil H Gereksinimin Tanımlanması ve Gereksinim Analiz Dokümanının Hazırlanması BP Ön Olurluluk ? Bilişim Projesi Olurluluğunun Hazırlanması E BP İhtiyaç Var mıdır ? 1 Bilişim Projesi Ön Olurluluğunun Hazırlanması E H Uygun Değil Kamu Bilişim Platformu XIV

13. Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü - 2 1 BP Proje Yönetimi Devam Uygun Değil BP Olurluluk ? H H BP Tamamlandı mı? BP Proje Yönetim Dokümanının Hazırlanması E E BP için İhaleye Çıkış ve İhalenin Sonuçlandırılması BP Proje Tanımlama Dokümanının Hazırlanması BP’nin Envantere Alınması BP için İhaleye Çıkış ve İhalenin Sonuçlandırılması BP Sürekliliğinin Hesaplanması BP Teknik ve İdari Şartnamenin Hazırlanması Kamu Bilişim Platformu XIV

14. K A Y N A K L A R P A Y D A Ş L A R ADIMLAR FAALİYETLER GİRDİ ÇIKTILAR S O R U M L U L U K L A R Çalışma Metodolojisi Kamu Bilişim Platformu XIV

15. Projenin Tanımlanması • Ortaya Çıkaran Nedenler • Stratejik Hedefler ve İş Süreçleri • İşlevsel İsterler • Kazanılacak Yetenek/Fayda • Entegrasyon • Muhtemel Kullanıcılar • Alternatif Çözümler • Karşılama Süresi Masum Perdeler Zaman X Süreç Roller BİB Gereksinim Sahibi Kamu Bilişim Platformu XIV

16. Gereksinim Analizi • Amaç ve Kapsam • Analiz Yöntemi • Etkinlik Ölçütleri • Çalışma Ortamı • Teknoloji Analizi • Zafiyetler Gereksinimler • Aday Çözüm Önerileri • Değerlendirme ve Ön Bilgi İşlem Birimleri Gereksinim Sahibi Analiz & Modelleme Danışmanlık Kamu Bilişim Platformu XIV

17. Olurluluk Etüdü • Ön Olurluluk X Olurluluk • Gerçekleşme ? Çözümler ? • Durum – Teknik – Mali • Engellerin Kontrolü • Çoklu Disiplin, Çekirdek PYO • Maliyet Etkin Çözümler • Risk, Duyarlılık • Toplu, Etüd-Proje, 5.000.000 TL Bilgi İşlem Birimleri Gereksinim Sahibi Analiz Birimleri Danışmanlık Kamu Bilişim Platformu XIV

18. Proje Tanımlama Dokümanı • Referans Dokümanı • Detaylı, Ölçümlenebilir • İhale Dokümantasyonu Öncesi • Proje Yönetim Süreci • Test, Geçerleme, Doğrulama • Anlaşmazlıkların Çözümü • Değişikliklerin Yönetimi • En Üst Makam Onayı Bilgi İşlem Birimleri Gereksinim Sahibi Analiz Birimleri Danışmanlık Kamu Bilişim Platformu XIV

19. İhale Yönetim Süreci • Onaylı Proje Tanımlama Dokümanı • Paydaşlar Arası Yakın Koordinasyon işbirliği • Kapsam, Bütçe, Zaman, Kalite • Yinelemeli Yaşam Döngüsü • Kısmi Kabül ve Ödeme • İdari ve Teknik Şartname (Gruplandırma) • İşlevsellik-Güvenilirlik-Performans-Güvenlik ... • Standart Mal ve Hizmet Alımı • Ön Yeterlilik, Firma Seçimi, Kriter Belirleme Kamu Bilişim Platformu XIV

20. Proje Yönetim Planı Hazırlıkları • Üst düzey yönetici • Uygulayıcı ve kullanıcı birim yöneticileri • Uygulayıcı ve kullanıcı alan uzmanları (tam/yarı) • Proje yönetim yapısı (kurum + yüklenici) • Yakın koordinasyon sıkı işbirliği • İzleme, ölçümleme, değerlendirme (kalite kontrol) • Dış bir göz (kurum içinden veya dışından) • İş planı ve görev tanımı Kamu Bilişim Platformu XIV

21. Proje Yönetimi (İnsan Kaynakları) Proje Koordinasyon ve Yürütme Kurulu Proje Yönetim Ofisi Proje Grubu Proje Değerlendirme Grubu Kamu Bilişim Platformu XIV

22. Proje Yönetim Planı - 1 • Proje İş Kırılım Ağacı Sözlüğü • Proje Yazılım Geliştirme Metodolojisi • Proje Zaman Planı • Proje İletişim Planı • Proje Toplantı Planı • Proje Eğitim Planı • Proje Performans İzleme ve Ölçümleme Kamu Bilişim Platformu XIV

23. Proje Yönetim Planı - 2 • Proje Kalite Güvence Yöntem ve Ölçütleri • Proje Dokümantasyonu • Proje Risk Yönetim Planı • Proje Kabul Zamanı • Projede Teslim Edilebilirlerin Üretilmesi • Kabul Süreçlerinin Planlanması • Proje Değişikik Taleplerinin Yönetimi Kamu Bilişim Platformu XIV

24. Proje Toplantıları Kamu Bilişim Platformu XIV

25. Süreklilik X Desteklenebilirlilik İnsan Kaynakları • Dokümantasyon • Kurum – Yüklenici Kuruluş • Teknik/İçerik-Dokümantasyon • Yüklenici İrtibat Noktaları • Düzeltici • İyileştirici • Adaptif • Mükemmelleştirici • Farklı Sürümler altında Kayıt Altına Alma Bakım Onarım Konfigurasyon Yönetimi Kamu Bilişim Platformu XIV

26. Kamu BP Bariyerleri - 1 • Üst Yönetim Desteği • Mevzuat • Kullanıcı Direnci, İlgisizliği ve İsteksizliği • Bütçe • Personel (Eğitim, Yetenek, Atama) • Teknoloji Yönetimi • Zaman • Mücbir Sebepler • Özel Sektörle İlişkiler • Firma Baskıları • Siyasi İdari Değişim • Metodoloji Eksikiliği • Tanımlanmamıs Kapsam • Değişken Nitelikli Talepler • Deneyimler • Koordinasyon Kamu Bilişim Platformu XIV

27. Üst Yönetim Desteği Teknik Yetkinlik Cari işler Zaman X Personel Devir Oranı Fayda X Maliyet Mevzuat Süreç, İçerik ve Sonuç Yetersizlik (Elektronik İmza-Ocak 2004) Kullanıcı Direnci, İlgisizliği ve İsteksizliği Ek Yük ve Değer Kaybı Yetersizlik, Performans Kamu BP Bariyerleri - 2 Kamu Bilişim Platformu XIV 27

28. Personel Nitelik ve Nicelik Bilgi Teknolojileri Gelişimi ve İhtisaslaşma Analiz ve Tasarım Eğitim ve Personel Temin Modelleri Teknoloji Yönetimi Gelişim Hızı X Proje Geliştirme Genişletilebilir, Entegre Edilebilir, Esnek Özel Sektörle İlişkiler/Firma Baskıları Proje Tanımlama Süreci Desteği İlave istekler Yeterince Ayrıntılandırılmadan Süreç Yönetimi Kamu BP Bariyerleri - 3 Kamu Bilişim Platformu XIV 28

29. İyi Tanımlanmamış Kapsam “Geniş tut, rahat et.” “Çözemezsen kapsam büyüt.” Sürekli Revize Fonksiyonu Talep Değişkenliği Göze Dayalı İhtiyaç Belirleme Personel Ömür Devri, Sonradan Katılım Deneyim Proje Yönetimi, Bilişim Projeleri Yaşanmış Proje Tecrübeleri Farklı Disiplinler Dış Kaynak Kullanımı Kamu BP Bariyerleri - 4 Kamu Bilişim Platformu XIV 29

30. Sonuçlar • Bilim ve Teknoloji’nin İş ve Meslek Yaşamındaki Yeri • Yatay Bir Fonksiyon • Mekanikten Yaratıcılığa Geçiş • Metodoloji Önerisi • Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü • Masum Perdelere Dikkat • Metodoloji Eksiksiz Uygulanmalı ve Kısa Devrelerden Uzak Durulmalı • Bariyeler Anlaşılmalı ve Proje Hazırlığı Öncesinde Gerekli Tedbirler Alınmalı Kamu Bilişim Platformu XIV

31. Farkındalığın Artırılması Sağlanmalı Yaygınlaştırma Çalışmaları Planlanmalı Eğitimler Verilmeli Kamu Bilişim Projeleri Öz Değerlendirme Çalıştayları Teşvik Edilmeli ve Teknik Destek Verilmeli Yönetici Versiyonu Hazırlanmalı Geliştirilen Dokümanı Esas Alacak “Bilişim Projeleri İzleme ve Değerlendirme Metodolojisi” Geliştirilmeli Kamu Bilişim Projeleri Başarı Oranlarına İlişkin Akademik Değerlendirme Çalışmaları Teşvik Edilmeli Teklifler Kamu Bilişim Platformu XIV 31