M icrosoft Access

1. Microsoft Access

2. Microsoft Access • Microsoft Access bir database programıdır. Access bilgi saklamanızı, bu bilgileri alıp kullanmanızı, analiz yapmanızı ve gerektiğinde çıktı almanızı sağlauyan bir programdır. • Şirketlerndatabase’leri bir çok amaç için kullanırlar; müşteri dosyalarını saklamak, siparişleri ve faturaları tutmak ve pazarlama amaçlarıyla databaseleri kullanırlar.

3. Microsoft Access • Databaseler binlerce, milyonlarca parçalanmış bilgiye etkili ve doğru şekilde ulaşmamızı sağlar. • Tablolardatabaselerin temelidir, çünkü tablolar bilgileri organize olmuş bir şekilde tutar ve bizim bilgilere ulaşmamızı sağlar.

4. Microsoft Access • Her tablo birbiriyle ilgili olan bilgileri tutar. • Tablolar record’lardan oluşur. Recordlar bir kişiyle, olayla, veya iş ile ilgili olan bilgileri tutar. • Recordlar satırlar halindedir. Recordların içerisindeki her kategori fieldolarak adlandırılır. • Field’ler sütunlar halindedir; field isimleri databasede, tabloların içerisinde sütun başlığı halindedir.

5. Microsoft Access • Microsoft Access’i başlatmak; • Start programs  Microsoft Access. • Microsoft Access’in uzantısı“.mdb” dir. • Microsoft Access dosyasını açmak için • Dosyanın üzerine çift tıklayın ya da, • Start programs  Microsoft AccessFile Open.

6. Microsoft Access • İsmini değiştirmek için • Dosyanın üzerine sağ tıklayın  Rename ve yeni ismini yazın. • Database penceresi databasedeki tüm tabloları size gösterir.

7. Microsoft Access • Eğer Queries butonuna tıklarsanız;databsedeki tüm queryleri görürsünüz. • Query sıralama yapmak için, arama yapmak için, ve bilgiyi sınırlandırmak için kullanılır.

8. Yeni Database Oluşturmak • Tabloyu tasarlerken, tablonun hangi fieldleri içereceğine karar vermeniz gerek. Tabloda ne olacağına karar verebilmek için, hzırlayacağınız raporda hangi bilgilerin bulunması gerektiğini yada tek bir recorda baktığınızda görmek istediğiniz bilgileri belirlemeniz gerekiyor.

9. Yeni Database Oluşturmak • Tablo oluşturmak için 1960 da IBM deki Dr. Edgar F. Codd tarafından altı kural belirlendi, ve bu kural günümüzde halen kullanılmaktadır. • Eğer bu kuralları tablonuza uygularsanız tablonuzu NORMALIZE yapmış olursunuz.

10. Normalization • Kural 1: field ler küçük olmalıdır; yani her bilgi bölünebileceği en küçük parçaya bölünmelidir. • Örneğin, ”isim” olarak bir field yaratmaktansa, “isim” “soyisim” olarak iki field yaratmalısınız.

11. Normalization • Kural 2 ve 3: her recordun özel olan bir belirteci buunması gerekir. Ve bu belirteç recordaki tüm fieldlere ulaşmamızı sağlar. • Bu özel belirtecin adı Primary Key’dir. Eğer fieldin içerisindeki bilgi hiçbirşekilde farklı receodlarda aynı olmayacaksa tablodaki bir field’i primary key olarak seçebilirsiniz. • Örneğin kimlik kartı numarası primary key olabilir, çünkü hiçbişekilde iki insan aynı kimlik kartı numarasına sahip olamaz. • Eğer hiçbir field primary key olamaya uygun değil ise, Access tabloya bir counter ekler, ve bu counter her eklediğiniz recorda özel bir numara atar.

12. Normalizaion • Kural 4: primary key kısa, basit ve kalıcı olamlıdır. • Kural 5: recordaki öbür fieldler primary key ile belirlenebilecek, kişiyle yada olayla ilgili ek bilgiler sağlamalıdır.

13. Normalization • Kural 6: tablodaki bir bilgi birden fazla yerde kullanılamaz. • Database de birden çok tablo yaratıp bu tabloları birbirine bağlamanız gerekebilir. Tabloları birbirine bağlama işlemini Relational Database’in bir özelliğidir.

14. Yeni Database Yaratma • Microsoft Access’i başlatın; File  New Database. • Access yarattığınız database için default olarak bir isim önerir, isterseniz bu ismi değiştirebilir ya da kabu edebilirsiniz. • Database’in ismini ilk seferde değiştirdikten sonra, ekrardan bu işlemi yapmanıza gerek yok. Yeni recordlar eklediğinizde ya da sildiğinizde Access databasei otomatşk olarak değiştirir. • Create butonuna tıklayınız.

15. Tablo Yaratma • Databaseinizi yarattıktan sonra, bilgilerinizi saklayabilmek için tablo yaratmanız gerekir. • Database bir yada daha fazla tablonun üzerine kurulmuştur. Her bir tablo farklı bilgiler içerir. • Tablolar bilginin yapısını belirler, hangi bilginin hangi sırayla belirleneceğini belirler.

16. Tablo Yaratma • Yeni bir tablo yaratırken, istediğiniz fieldleri ekleyebilirsiniz. (KURALLARA UYARAK)Field bilgileri oluşturan özel parçalardır bir araya gelerek recordu ouşturur.Örneğin adres. • Field ekleyebilmek için, field ismini yazın, data typeını seçin, ve kısa açıklamasını (description) yazın. Data type field’e gireceğiniz bilginin türünü belirler (sayı, metin...).

17. Tablo Yaratma • Create table in design view butonuna çift tıklayın. • Tabloya field eklemek için, önce field isimlerini girin, daha sonra data typeını seçin ve desciptionunu yazın. • En çok 64 karaker uzunluğunda field ismi yaratabilirsiniz.

18. Primary Key Yaratma ve Tabloyu Kaydetme • Databsase’i ilk yarattığınızda, database’e bir isim vermek zorundasınız. • Yeni oluşturduğunuz tabloları kaydederken, databasedeki her tablo için Primary Key yaratmanız gerekir. • Primary key tekrarlanamayan özel değerler içerir ve Primary Key’i kullanarak recorddaki tüm fieldlere ulaşabilirsiniz. • Hiçbirzaman birden fazla record aynı Primary Key değereni içeremez.

19. Primary Key Yaratma ve Tabloyu Kaydetme • Bu özelliği tablolar arasında bağlantı “relationship”kuracağınız zaman kullanmalısınız. • Relationship bir tablodaki field’i ikinci tablodaki field ile bğlar.

20. Primary Key Yaratma ve Tabloyu Kaydetme • Tablo desig’ını kaydetmek için • File Save ve yeni ismi yazın. • Eğer PrimaryKey yaratmamışsanız Access karşınıza yeni bir hatırlatma penceresi çıkartır. “You are not required to use a primary key, but it is a good idea to include one.” Eğer bu penceredeki OK butonuna tıklarsanız Access sizin için bir primary key yaratır. • Primary key yaratmanın en kolay yolu: Access’in sizin için primary key yaratmasına izin vermektir. Access her record için farklı ve kendiliğinden artan sayısal bir primary key yaratır.

21. Primary Key Yaratma ve Tabloyu Kaydetme • Accessin karşınıza çıkardığı uyarı penceresinden OK butonunu tıklarsanız, Access tablonuzu kaydeder ve field ismi ID olan sayısal ve kendiliğinden artabilen Primary Key’i tablonuza ekler. • Eğer tablodaki başka bir field’i primary key yapmak istiyorsanız, fieldin önüne sağ tuş ile tıklayın ve açılan pencereden Primary Key’i seçin.

22. Field Ekleme • Tablonuzda daha fazla bilgi saklayabilmek için field ekleyebilirsiniz. Tablonuza fieldleri ekledikten sonra tablonuzu record eklemek için açarsanız bu fieldlerin boş olduğunu görürsünüz. Yeni eklediğiniz fieldlerin içerisine bilgi girene kadar bu fieldler boş kalır.

23. Fieldleri Değiştirme • Databaseinizi yarattıktan sonra, databaseinizin yapısını değiştirmek isteyebilirsiniz. • Field türlerini değiştirmeniz tablonuzun içerisindeki bilgileri de etkileyebilir. • Fieldleri değiştirmek için, tablonuzu DESIGN VIEW’de açmanız gerekir.

24. Fieldlerin Yerini Değiştirme ve Silme • Yer Değiştirme; • Yerini değiştirmek istediğiniz fieldi seçiniz ve sürükle bırak yöntemi ile yerini değiştirebilirsiniz. • Silme; • Silmek istediğiniz field’i seçin ve klavyeden del yada backspace tuşuna basarak fieldi silin.

25. Record Ekleme • Design görünümündeyken fieldlerde yapmak istediğiniz değişiklikleri yapabilirsiniz. (Örneğin, field ismini veya türünü değiştirme) • Tablonun içerisine bilgi (record) girmek için ise datasheet görünümüne geçmeniz gerekir.

26. Record Ekleme • Record eklemek için • Database’inizi açın ve datasheet görünümüne geçin ve bilgilerinizi eklemeye başlayın. • Tablonuzu yaratırken eklediğiniz tüm field isimleri pencerenin üzerinde görilecektir.

27. Record Ekleme • Recordlar arasında gezinmek • Recordlar arasında farklı şekillerde hareket edebilirsiniz. • Eğer record ekranda görünüyor ise, üzerine tıklayarak recordu seşebilirsiniz. • Yada kaydırma çubuğu ile recordu görüntüleyip seçebilğirsiniz. • Veya sayfanın altındaki navigation butonlarını kullanabilirsiniz.

28. Record Ekleme • Recordları Değiştirme • İlk olarak değiştirmek istediğiniz recordu seçmelisiniz ve daha sonra değiştirmek istediğiniz fieldi bulup üzerinde değişiklik yapabilirsiniz.

29. Record Ekleme • Record ekleme ve silme • İstediğiniz her zaman tablonun en altına yeni bir record ekleyebilirsiniz. • Recordu kopyalamak için; ilk olarak tüm satırı seçmeniz gerekir ve daha sonra copy butonuna tıklayın ve yapıştırmak istediğiniz yeri seçip paste butonua tıklayın. • Record’u silmek için; recordu seçin ve delete butonuna tıklayın.

30. Record Ekleme • Record’u Bulma • Bir tabloda çokfazla field ve çoksayıda record olabilir, aradığınız bilgiyi bulabilmek için bu recordların hepsine bakmak zaman kaybına yol açar. • Bunun yerine, aradığınız özel bilgiyi Find ile arama yaparak kolayca bulabilirsiniz.

31. Record Ekleme • Record’u bulmak için • Arama yapacağınız field de herhangi bir yere tıklayın • Find butonuna tıklayın • Find penceresine aramak istediğiniz kelimeyi yazın ve nerede arama yapmak istediğinizi seçin. • Find next butonuna tıklayın.

32. Record Ekleme • Recordları sıralamak. • Access fieldlerin içerisindeki bilgileri alfabetik ya da sayısal olarak sıralayabilir. • Sıralam yapmak istediğiniz field’e tıklayın • Sort butonuna tıklayın, aynı zamanda Record, Sort konutunuda kullanabilirsiniz. • Birden fazla sort yapabilmek için, ilk sıralama yapmak istediğiniz fieldi seçin ve sonra Shift tuşuna basılı tutarak ikinci fieldinizi seçin. • Sıralama işlemini tamamladıktan sonra tablonuzu eski haline geri döndürmek için, Records menüsünden Remove Filter / Sort’u seçin.

33. Query Yaratma • Database`e bilgi girmek için harcadığımız zaman, aradıklarımızı kolayca bulmak içindir. • Örneğin bölümü BDEM olan öğrencileri bulmak için sadece query yaratmamız yeterlidir.

34. Query Yaratma • Yeni Bir Query Yaratmak İçin • Databaseinizi açın ve Objects kısmından QUERİES`i seçin • Sağ taraftaki menüden Create Query ın Design View seçeneğini seçiniz. • Kullanmak istediğiniz tabloyu seçip Add butonuna tıklayıp Show table penceresini kapatınız. • Karşınıza gelen pencerede üst tarafta seçtiğiniz tabloyu alt tarafta ise arama yapmak için kullanacağınız seçenekler vardır.

35. Query Yaratma • Yeni Bir Query Yaratmak İçin • Field kısmından Queryde kullanmak istediğiniz fieldleri seçin • Table kısmından tablonuz ismini seçin • Sort: eğer recordları sıralamak istiyorsanız sort kısmından ascending veya desending seçeneklerini seçin • Show: eğer seçili ise Querynin çalıştığında sonuçlarda fieldi gösterir, seçili değil ise göstermez. • Criteria: Eğer field ile ilgili bir koşulunuz, sınırlamanız var ise buraya yazarsınız. • OR: Örneğin koşulunuz 3 veya 5 ise or seçeneğini kullanmanız gerekir. Criteria kısmına 3 yazarsınız or kısmına da 5

36. Query Yaratma • Yeni Bir Query Yaratmak İçin • Qurynizi hazırladıktan sonra, sonucu görmek için Queryi çalıştırmanız gerekir. • Queryi çalıştırmak için: Query  Run veya araç çubuklarının üzerinden Run butonunu tıklayabilirsiniz. • Yarattığınız tüm Queryleri kaydetmeniz gerekmektedir!!!!! • Yarattığınız query de değişiklik yapmak istiyorsanız, üzerine sağ tıklayıp Design View de açmanız gerekir.

37. Form Yaratma ve Kullanma • Databaseinizi açın ve Objects kısmından FORMS seçeneğini seçin. • Araç çubuklarının üzerinden New butonuna tıklayın. • AutoForm: Columnar seçeneğini seçin ve menünün alt tarafından kullanmak istediğiniz tabloyu veya Queryi seçip OK butonuna tıklayınız. • Formunuz otomatik olarak oluşturulacaktır. Oluşturduğunuz formlarıda kaydetmeniz gerekmektedir. • Yarattığınız formları kullanarak databasin içerisine bilgi ekleyebilir, değiştirebilir veya silebilirsiniz.

38. Form Yaratma ve Kullanma • Eğer yarratığınız formlar sizin istediğiniz bilgilere veya görünüme sahip değilse kendi isteklernize göre formlar oluşturabilirsiniz. • Databaseinizi açın ve Objects kısmından FORMS seçeneğini seçin. • Araç çubuklarının üzerinden New butonuna tıklayın. • Design View seçeneğini seçin ve alt kısımdan tablonuzun ismini seçin. • Karşınıza açılan listeden formunuza eklemek istediğiniz fieldleri sürükleyerek form penceresinde olmasını istediğiniz yere taşıyın. • Aynı zamanda Toolbox menüsünü kullanarak formunuza farklı yazılar veya resimler ekleyebilirsiniz. • Eklediklernizin konumunu, rengini veya büyüklüklerini değiştirebilirsiniz.

39. Rapor Hazırlama • Databaseinizi açın ve Objects kısmından REPORTS seçeneğini seçin. • Araç çubuklarının üzerinden New butonuna tıklayın. • Report Wizard seçeneğini seçin ve alt kısımdan tablonuzun veya Querynizin ismini seçin. • Eklemek istediğiniz fieldleri seçerek add butonuna tıklayın ve next butonuna tıklayın. • Görünüm ile ilgili değişiklikler yapabilir, stil seçebilir veya sıralama yapabilirsiniz.