Version B 2013-09-04

Utformningsprinciper Personalbudget Version B 2013-09-04

Innehållsförteckning • Inledning 3 • Tidplan – förutsättningar /avgränsning 4 • Utgångspunkter Personalbudget i Nekksus 5 • PB Nekksus - Övergripande beskrivning 6 • Budget för övriga personalkostnader 9 • Budgetförslag per ansvar – kortfattat om arbetsgång 10 • Vilka anställningar finns med i budgetförslaget? 11 • Hur visas informationen i PB Nekksus 12 • PB Nekksus – inmatningsmall 13 • Frånvaro, Tillägg och Borttag 17 • Kommentarer i PB Nekksus 21 • Lönejusteringar i PB Nekksus 22 • Konton, koddelar och kontogrupper i PB Nekksus 24 • Periodisering av budget, Semesterberäkningsgrupper och Index 26 • Budget för sociala kostnader/PO-pålägg 29 • Budgetprocessen i PB Nekksus 30 • Beräkningar i PB Nekksus 32 • Budget vs semesterperiodiserad budget 42 • Utdata – rapporter44 • Behörigheter i PB Nekksus 46 • Administration PB 47 • Appendix48 NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Inledning Syfte • Syftet med detta dokument är att beskriva de grundläggande principerna för utformning och tillämpning av Nekksus för personalbudget (PB). Dokumentet är inte tänkt att vara en handledning för det mer handgripliga arbetet i Nekksus utan kan ses som ett komplement till utbildningsmaterialet som är mer användningsorienterat. Målgruppen • Detta dokument vänder sig till alla som vill ha en djupare förståelse för utformningen av personalbudget i Nekksus och vilka principer som har legat till grund för denna. Informationen är ganska omfattande och på en relativt detaljerad nivå. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Utgångspunkter för personalbudget i Nekksus • Verksamhetsansvariga är målgrupp för utformningen. Verksamhetsekonomer eller motsvarande är målgrupp för utrullning. Dessa ansvarar sedan för att föra systemlösningen vidare ut till verksamhetsansvariga. • Utgångspunkten för personalbudget i Nekksus ska vara individbaserad, dvs. ta sin utgångspunkt i de individer/anställda som vid tillfället är kostnadsförda på respektive ansvar. Anställningsinformation hämtas från Kompass. • Enkel och gemensam modell och process med utvecklingspotential för eventuella behov som ej tillfredsställs i första skedet. Lokal flexibilitet där så bedöms nödvändigt och möjligt utan att enkelheten påverkas. • Funktionaliteten ska utgöra ett stöd för framtagandet av ekonomisk budget. • Ett komplement till och ska harmonisera med det detaljerade budgetarbetet i Nekksus. Ska stödja ett arbetssätt som innebär att man kan arbeta med personalbudget i samband med att man gör den detaljerade budgeten. Integration mot kontobaserad budget ska finnas för att undvika dubbelarbete. • Funktionaliteten ska kunna användas av alla förvaltningar vid budget 2014. • Framtagen funktionalitet ska vara användbar för många men det ska vara en valbar modell, det ska vara möjligt att styra om användaren (ansvar) ska arbeta med personalbudget i Nekksus eller ej. • Ingången i arbetet ska vara ansvar men samtliga övriga koddelar ska också vara tillgängliga. Kanske ska också ingång via projekt, aktivitet eller andra koddelar vara möjlig i en framtida version. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

PB Nekksus – Övergripande beskrivning • PB Nekksus - personalbudget utifrån individinformation • Modulen för personalbudget, PB Nekksus, hanterar budget på individnivå (Lön och PO-pålägg). Modulen är tänkt att användas för månadsanställda (ordinarie och vikarier). Löner för timanställda och andra tillkommande kostnader såsom sjuklöner, ob etc läggs istället in på konto/kontogruppsnivå i Nekksus. • Ingången vid budgetering är ansvarsnivå. • Årsbudget för lönekostnader (inkl PO) beräknas utifrån månadslön och antaganden om lönejustering, tjänstgöring, frånvaro och kontering. Beloppet periodiseras över året utifrån semesterberäknings-gruppens indexkurvor. • Med ”Budget” avses i Nekksus PB, budget för lönekostnader exklusive PO. Om PO-pålägget är inräknat benämns detta ”Budget inklusive PO”. • %-satser för PO-pålägg (per åldersgrupp) läggs in som gemensamma parametrar. • %- satser för lönejustering (och fromdatum) och indexkurvor läggs in per förvaltning, av centrala systemförvaltare. Användaren kan själv ändra %-satsen för lönejustering på ansvars och/eller individnivå. • Användaren har möjlighet att lägga till eller ta bort anställningar (fiktiva eller verkliga). Det finns i nuläget ingen möjlighet att i efterhand hämta upp uppgifter från Kompass för en person som är tillagd på ett ansvar. Flytt av personer mellan ansvar får därför hanteras helt manuellt. NEKK | Test av personalbudget 15 april 2013

PB Nekksus – Övergripande beskrivning, forts • PB Nekksus - personalbudget utifrån individinformation, forts • Användaren får ett budgetförslag för ansvaret som baseras på anställningsinformation i Kompass. (Månadslön, tjänstgöring, frånvaro, kontering, antal semesterdagar och semestergrupp). • Med tjänstgöring avses i PB Nekksusalltid den ”Tjänstgöringsgrad per månad, utan hänsyn tagen till frånvaro” som den anställde har på det aktuella ansvaret – inte den tjänstgöringsgrad som den anställde har totalt. Det innebär att en person som är anställd på ett ansvar men konterad i Personec till 50 % på ett annat ansvar kommer att anges med 50% tjänstgöring på både dessa ansvar. • Med frånvaro avses den anställdes frånvaro i %. Vid första laddningen hämtas frånvaro från Personec. Frånvaro relaterar vid beräkning i PB alltid till tjänstgöringen på ansvaret. Om en anställd har 50 % tjänstgöring på ansvaret men kommer att vara helt frånvarande skall frånvaro anges till 100%. • Vid budgetgenereringen kommer den frånvaro som gällt för den anställde att anges som förslag för samtliga ansvar där personen finns konteradoch för hela året. • Användaren har möjlighet att per person ändra i procentsatserna för tjänstgöring och frånvaro, lönejustering samt ändra kontering per individ. Beloppet för månadslön och semestergrupp från Kompass kan ej ändras. NEKK | Test av personalbudget 15 april 2013

PB Nekksus – Övergripande beskrivning, forts • PB Nekksus - personalbudget utifrån individinformation, forts • För att beräkna årslönekostnad och hantera periodiseringar på ett sätt som kan efterfölja utfallet används begreppet semesterberäkningsgrupp. I nuvarande lösning finns tre olika semesterberäkningsgrupper: • semester, • ferie och • jämn fördelning • De tre semesterberäkningsgrupperna innehåller olika beräkningar för intjänande och uttag av semester. De översätts från de semestergrupper som finns i Kompass. Varje person/anställning har en semestergrupp angiven i Kompass . Det är inte möjligt att ändra semesterberäkningsgrupp på en person i Nekksus PB. Om personen har fel semestergrupp ska detta rättas i Personec och i PB får personen tas bort och en ny fiktiv person läggas till med rätt semesterberäkningsgrupp. • Den budget som skapas i PB Nekksus är en del av ansvarets driftbudget och användaren kan löpande föra över sin personalbudget så att den är synlig i den kontobaserade budgeten i Nekksus. Överföring kan göras flera gånger, så ofta användaren vill, fram till dess driftbudgeten är godkänd. • Användaren kan se resultatet av sin inmatade budget både i fliken ”Översikt PB” och i en för PB Nekksus särskilt framtagen rapport, Personalbudgetanalys. Rapporten innehåller mer detaljerad information på konto och individnivå. Eftersom PB-uppgiften kommer att ”försvinna” när budgeten är godkänd på ansvarsnivå fyller rapporten också en viktigt funktion för kommande uppföljning under året i samband med prognosarbete etc. NEKK | Test av personalbudget 15 april 2013

Budget för övriga personalkostnader • Ej i PB Nekksus-inmatning – detta sker i driftbudgetens inmatningsmall. • Budgetering av övriga personalkostnader (t ex timlön, OB, arvode) sker i driftbudgetens inmatningsmall, antingen på kontogruppsnivå eller direkt på ett konto via den detaljerade inmatningen. • Vid inmatning på lönekonton i driftbudgeten är det möjligt att använda knappen ”Beräkna sociala avgifter”. • Möjlighet finns till ett parallellt arbetssätt med PB Nekksus och driftbudget i Nekksus. För varje ansvar som omfattas av PB Nekksus kommer det att skapas två uppgifter i samband med budgetgenereringen. Användaren kan arbeta samtidigt med sin uppgift i driftsbudget och i personalbudget och via budgetanalysrapporten i Nekksus löpande se den totala budgeten för ansvarets personalkostnader. OBS! Knappen ”Semesterperiodisera och överför till driftbudget” måste användas varje gång ändring gjorts i PB för att dessa ska visas korrekt i driftbudgeten. Tänk också på att budgetanalysen måste ”laddas om” för att visa uppdaterade värden. • Kostnader kan periodiseras genom att använda periodnycklar för fördelning av kostnader eller via inmatning per månad. Det kan komma att behövas nya periodnycklar som är anpassade för den typen av kostnader som kommer att läggas i på kontonivå. Dessa kommer att tas fram i samband med förberedelserna inför budget 2014. NEKK | Test av personalbudget 15 april 2013

Kortfattat om rutin för användning av PB Förberedelser • %-satser för PO-pålägg, index för uttag och intjänande av semester och lönejusteringsprocent läggs in i PB av central systemförvaltning (enligt uppgift från förvaltningen). • Förvaltningen bestämmer för vilka ansvar personalbudget skall göras via PB. • Budgetförslag genereras varje natt from 20xx-10-01 och uppgifter läggs ut till den som angetts som inmatare. Budgetarbetet • Användaren får en driftbudget-uppgift och en PB-uppgift. Användaren påbörjar budgetarbetet i PB genom att, öppna sin PB-uppgift och spara en ändring eller, trycka på semesterperiodisera och överför till driftbudget. • När användaren öppnar sin PB-uppgift finns ett budgetförslag som grundas på anställningsinformation från Kompass. • Användaren gör önskade förändringar i budgetförslaget genom att • - ändra på befintliga anställda - tjänstgöring, frånvaro och kontering • - lägga till eller ta bort anställningar – och kontera dessa • Användaren gör överföring av PB till driftbudget (görs löpande och kan göras många gånger – efter varje förändring) • I rapport ”Personalbudgetanalys” kan analys av budgeten ske. Där visas budgetförslaget med möjlighet att bryta ner till individnivå. Rapporten uppdateras med nya siffror varje gång överföring till driftbudget görs. • Ev budget av övriga personalkostnader görs i Nekksus driftbudget. • PB-budgeten blir godkänd vid samma tillfälle som driftbudgeten för ansvaret. När uppgiften blir godkänd syns den inte längre hos användaren. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Vilka anställningar finns med i budgetförslaget? • Anställningar som inkluderas i underlaget till PB Nekksus: • PB Nekksus innehåller alla månadsanställda på ansvaret som är anställda den sista dagen i månaden. • Nyckeln för en anställd (som gör den unik) är personnummer och anställningsnummer. • Inkluderas inte: • Vilande anställningar visas ej (när man vikarierar på annan tjänst anges grundanställningen = vilande). • Uppdragstagare, arvodister (anställningsform = Uppdr) tas ej med. (Exkluderas från Kompass) • Timanställda (anställningsform = Tim) tas ej med. (Exkluderas i Nekksus rapport Anställningsinformation och i PB Nekksus) • PAN-anställda har tjänstgöringsgrad = 0 och kommer inte med till PB Nekksus. Budget för detta kan hanteras genom att manuellt lägga till en post under ”Tillägg och borttag”. Alternativt kan det hanteras i driftbudgeten per konto. • OSA kommer ej med (avtalsundantag), Offentlig skyddad anställning. Har en helt annan semesterberäkning och skulle ställa krav på att kunna undantas vid visning etc. Budget kan hanteras på samma sätt som för PAN-anställda ovan. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Hur visas informationen i PB Nekksus • I PB visas namn följt av födelseår och anställningsnummer. Anställningsnumret består av förvaltningskod och ett löpnummer. Samma anställningsnummer kan finnas på flera anställda, det är kombinationen av personnummer och anställningsnummer som är unikt. Personnumret visas inte i PB Nekksus men finns med i underliggande data för att kunna göra varje person unik, enligt tidigare beslut i NEKKs styrgrupp. • Tjänstgöringen anger den andel av tjänsten som finns konterad i Personec på det aktuella ansvaret. • Om en person har varit frånvarande under en hel månad, kommer personens frånvaro att skickas med från Kompass som en frånvaroprocent. Den frånvaroprocent som visas är personens totala frånvaro. Samma frånvaro anses gälla även om personen skulle vara fördelad mellan olika ansvar. • Om en anställd har frånvaro under hel månad vid budgetgenerering kommer denna att ligga till grund för budgetförslaget genom att samma frånvaro-% kommer att läggas ut över årets alla månader. Det är viktigt att den som gör budget särskilt kontrollerar och justerar frånvaron, så att den stämmer med den förväntade frånvaron under året. För att uppmärksamma användaren på att det finns en noterad frånvaro-% finns en markering (en ”etta”) som visar att det finns registrerad frånvaro för den anställde. Användaren ska gå till flik ” Frånvaro” för att se och eventuellt ändra denna. • Uppgift om avgångsdatum registreras i Personec oftast först i den månad personen ska sluta. Det går därför inte att utnyttja den uppgiften när budgetförslaget skapas. Användaren måste själv gå in och ändra tjänstgöringsgrad på personer som ska sluta under året. • Samma sak gäller också för visstidsanställda. Den eventuella datumuppgift som finns i Personec kan inte användas i PB Nekksus vid budgetgenerering. Den tjänstgöringsgrad som gäller vid budgetgenereringen kommer att användas för alla årets månader och användaren måste själv gå in och justera tjänstgöringen i de perioder som inte ingår i anställningen. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

PB Nekksus - inmatningsmall • Inledningsfliken ”Översikt PB” • I denna visas en sammanställning ”Översikt PB verksamhet” som visar en jämförelse mellan budget PB och utfall för lönekostnader (exkl PO) nedbrutet per verksamhet. De förvaltningar som inte budgeterar lönekostnaderna per verksamhet kommer här att se en summa för förvaltningen. Om budgetarbetet påbörjas innan årsskiftet kommer utfallssiffrorna inte att visa hela året utan endast ackumulerat till dagens datum. • Observera att lönekostnaderna visas exklusive PO. • Första kolumnen i tabellen visar ”Tjänster omräknat till heltid” och detta är en summering antalet tjänster på ansvaret = ”tjänstgöring – frånvaro” för de anställda + tillagda tjänster som finns budgeterade på ansvaret. • I den undre delen finns en tabell där användaren själv kan välja vilka mått som ska visas. • Månadslön brutto exklusive lönejustering – Den månadslön som lästs in från Kompass för den anställde eller som angetts i budgetinmatningen för en tillagd person. • Månadslön netto exklusive lönejustering – Detta är den anställdes månadslön justerad med frånvaro • Lönejustering – det totalbelopp som beräknats som lönejustering för den anställde • Budget – årsbudget för den anställde (exkl PO) • Budget inklusive PO • Semesterperiodiserad budget (exkl PO) - skall vara samma totalbelopp som Budget • Semesterperiodiserad budget inklusive PO – skall vara samma totalbelopp som Budget inkl PO • PO-påslag • PO-påslag semesterperiodiserad budget – skall vara samma belopp som PO-påslag • Tjänster omräknat till heltid • För en beskrivning av skillnaden mellan Budget och Semesterperiodiserad budget hänvisas till bild 42. • Utdata • Rapport ”Personalbudgetanalys” • Behörighet enligt löneansvar………………blabla NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

PB Nekksus – inmatningsmall forts. • Flik ”Tjänstgöring” • Här visas överst en summering av ansvarets heltidstjänster – utan hänsyn taget till frånvaro. Under denna en uppdelning på ansvarets anställningar, per individ, i procent per månad. Här kan användare göra förändring av tjänstgöring per individ. • Om en anställd har registrerad frånvaro markeras det genom en ”etta” i första kolumnen. Gå då vidare för att se detaljer under fliken ”Frånvaro PB”. • Det finns ingen kontroll på att det inte går att lägga en negativ tjänstgöring i denna flik men det bör aldrig göras på en person som kommit med från Kompass. Negativ tjänstgöring för att spegla besparingar etc skall hanteras i fliken Tillägg/Borttag. Dessa kommer då att visas i denna flik som negativ tjänstgöring. • Flik ”Frånvaro PB” • Här visas frånvaro för ansvarets anställningar, i procent per individ och månad. Överst finns uppgift om frånvaro totalt på ansvaret, längre ner återfinns frånvaron per individ. Här kan användaren göra förändring av frånvaro. Det går inte att lägga %-sats som överstiger 100% eller minusprocent. • Tjänstgöring med hänsyn tagen till frånvaro • Nettot av tjänstgöring och frånvaro kan ses i flik ”Översikt PB” genom val av mått ”Tjänster omräknat till heltid” i rull-listen. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

PB Nekksus – inmatningsmall forts. • Flik ”Kontering PB” • Här visas konteringen för ansvarets anställningar, i procent per individ och månad. Här kan användaren göra förändring av kontering på en befintlig person och komplettera konteringen för en tillagd anställning. • Alla anställda måste konteras till 100% varje månad. Det finns en inbyggd kontroll som gör att om en person inte summerar till 100% så dyker personen upp i en fellista längst upp på skärmen. Det går inte heller att på en rad lägga in en %-sats som överstiger 100% eller med minusprocent. • Den budgeterade lönekostnaden för en person beräknas utifrån uppgift om månadslön, tjänstgöring, frånvaro och kontering. Om tjänstgöring eller kontering är 0%, eller om frånvaro är 100% kommer ingen budget att beräknas för personen. Om en person läggs med 0% i kontering i alla månader kommer personen inte längre att visas i listan. (Det kommer ingen varning för en person som har totalt 0 % kontering. • Vilka koddelar som visas i denna vy ska förvaltningen välja och meddela till central systemförvaltare innan processen påbörjas. Användaren ser endast förvaltningens koddelsvärden och koderna visas utan prefix. • Tänk på att kommande förändringar i kostnadsfördelningar ska visas i tjänstgöring och inte genom att konterings-% minskas. T ex om en person från juni på halvtid ska vara frånvarande för att arbeta på ett annat ansvar skall tjänstgöringen ändras till 50 % medan konteringen fortfarande skall vara 100%. • Om en ny rad ska läggas till för en anställd bör arbetsgången vara följande: • Kopiera rad • Ändra konteringen på ny rad – (om man trycker spara innan ändringen kommer den nya raden att läggas ihop med den tidigare och proceduren måste upprepas igen samt att den tidigare raden måste justeras.) • Spara • Utdata • Rapport ”Personalbudgetanalys” • Behörighet enligt löneansvar………………blabla NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

PB Nekksus – inmatningsmall forts. • Flik ”Kontering PB” forts. • Inläsning av anställningsuppgifter från Kompass kan ske vid flera tillfällen så länge uppgiften ej är påbörjad vilket innebär att nedan inträffa:En anställd som fanns med i Kompass vid budgetgenerering men som slutat innan budgetinmatning påbörjats, kan påträffas i PB i fliken ”Kontering PB” i rull-listen inom kolumnen Anställning. Om en avslutad anställning väljs i denna lista och konteras, försvinner den raden vid tryck på Spara. Ingen budget genereras för anställningen. • Flik ”Per person” • Här kan användaren välja att visa och mata in alla uppgifter för en anställd i taget. Välj en anställd i rull-listen och uppgift om den anställdes tjänstgöring, frånvaro och kontering visas. Om kontering ej visas, tryck F11. OBS tänk på att låta bilden ladda färdigt innan du väljer ny person. • Flik ”Tillägg och borttag” • Här kan användaren lägga till nya anställningar och göra borttag av tjänster. För mer info läs sida nr 19. • Flik ”Kommentar” • Här kan användaren skriva kommentar för sitt ansvar. För mer info läs sida nr 20. • Flik ”Lönejustering” • Här kan användaren lägga %-sats för budgetårets lönejustering, per ansvar eller per individ. För mer info läs sida nr 21. • Utdata • Rapport ”Personalbudgetanalys” • Behörighet enligt löneansvar………………blabla NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Rekommenderat arbetssätt – registrering frånvaro • Registrering av frånvaro • Det går att registrera frånvaro för en anställd på två olika sätt i PB Nekksus; antingen genom att ändra %-satsen för tjänstgöring eller genom att ändra %-satsen för frånvaro. • Regeln för att beräkna intjänad semester för semestergruppen semester är utformad på så sätt att semesterberäkning alltid sker på tjänstgöring brutto, dvs före frånvaro; dock om frånvaro är 100% så sker ingen beräkning av intjänad semester. Det innebär t ex att för en person med 100 % tjänstgöring och 90% frånvaro beräknas semesterintjänade på 100% medan för en person med tjänstgöring på 10% och frånvaro 0% beräknas semesterintjänande endast på 10%. För en person med 100% tjänstgöring och 100% frånvaro sker ingen beräkning av semesterintjänande. • Rekommenderat arbetssätt för att få mest korrekt beräkning är: • För anställda med partiell frånvaro, t ex sjukskrivning deltid, sker registrering genom att lägga till frånvaro med gällande %-sats i aktuella månader. I detta fall påverkas inte beräkningen av intjänande av semester och semesterdagstillägg, den beräknas på månadslön brutto på samma sätt som vanligt. • För anställda som kommer att vara helt frånvarande från sin tjänst, t ex långtidssjuka eller föräldralediga, sker registrering bäst genom att ändra tjänstgöringen till 0 % i aktuella månader. I detta fall sker inget intjänande av semester och semesterdagstillägg för de månader där tjänstgöringen är 0 % och det kommer inte att finnas någon budget för denna tjänst i dessa månader. (Samma effekt fås om frånvaro är 100%). Om man vill budgetera kostnad för semester för personer med semestergrundande frånvaro måste denna beräknas manuellt och kan läggas in under tillägg/borttag med jämn fördelning eller direkt i den kontobaserade driftbudgeten. • För anställda som ska vara frånvarande för att arbeta på annat ansvar ska tjänstgöringen justeras så att den visar den tjänstgöring som ska gälla på ansvaret för vilken budgeten görs. Ev frånvaro ska endast relatera till tjänstgöringen på ansvaret och konteringen ska alltid vara 100%. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Samband mellan tjänstgöring, frånvaro och kontering • * Exklusive lönejustering och semesterintjänande. • Budget månlön= (Tjänstgöring - (Tjänstgöring * frånvaro) * Kontering) * månlön • Tänk alltså på att kontering avser tjänstgöringen minus frånvaron. Även om det finns en 100% kontering angiven så kommer kostnaden att beräknas utifrån tjänstgöring och frånvaro – och vice versa. • Om man lägger in 0 % i kontering under alla månader kommer ingen kostnad att beräknas trots att personen har angiven tjänstgöring och frånvaro. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Tillägg och borttag av anställda • Tillägg av anställningar • Användaren kan lägga till nya personer och ange namn för dessa eller registrera en ospecificerad tjänst. Vidare anges from period, heltidslön, tjänstgöring, semesterberäkningsgrupp och antal semesterdagar. För varje begrepp går det att i cellens rullista se vilka värden som kan användas. Om inget anges vid antal semesterdagar använder systemet 25 dagar som standard. (Det finns en kontroll att antalet måste ligga mellan 25 och 32). • En anställning kan omfatta mer än 100% om den t ex ska spegla ett antal ospecificerade nya tjänster. • Om den tillagda anställningen endast avser del av året justeras detta i fliken ”Tjänstgöring” genom att tjänstgöringen sätts till 0% för de månader som anställningen inte gäller. • Den lönejustering-% som ska gälla för tillägget anges i fliken ”Lönejusteringar”. Om ingen % anges kommer löneuppräkningen att vara 0 %. • När en anställning blivit tillagd ska kontering för tjänsten ske under flik ”Kontering PB” där en ny rad för tjänsten återfinns. • En standardprocentsats för PO-pålägg används (den %-sats som gäller för ”medelålders” personer.) • Eftersom lönekostnader för månadsanställda ska hanteras i PB Nekksus ska även månadsanställda vikarier läggas till i denna flik i PB. Timanställda vikarier ska istället läggas in via kontoinmatningen direkt i Nekksus. Månadsanställda vikarier kan läggas in antingen med namn eller som anonym person. Välj startdatum för anställningen vid tillägget. Om anställning endast gäller sommarmånader måste användaren gå in i fliken ”Tjänstgöring” och göra en korrigering av tjänstgöringens procentsats per månad. För månadsanställda vikarier bör semesterberäkningsgrupp ”Jämn fördelning” väljas. • Det går inte att ändra en uppgift som kommer från Kompass (månadslön, semestergrupp eller antal semesterdagar). En sådan justering måste göras genom att tjänstgöringen sätts till 0% och att en ny person registreras med korrekta uppgifter . NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Tillägg och borttag av anställda • Borttag av anställningar • Användaren kan, på samma sätt som vid tillägg, ta bort tjänster genom att registrera negativ procentsats för tjänstgöring. • Man bör inte lägga in fiktiva anställningar där man blandar positiv och negativ tjänstgöring mellan månaderna då detta kan ge en svårbedömd periodisering. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Kommentar i PB Nekksus • Det finns möjlighet att i samband med budgetarbetet lägga en kommentar per ansvar. Denna kommentar syns även i driftbudgetinmatningen i Nekksus för det aktuella ansvaret. Det är också möjligt att ändra texten direkt i driftbudgetens kommentarsflik. Den nya texten syns då även i PB Nekksus i fliken kommentarer. • Kommentarer som skrivs i PB visas också i rapporten ”Kommentarer” • För att kunna läsa PB-kommentarer i Nekksus krävs behörighet med tillgång till individinformation för det/de löneansvar som finns registrerat för användaren. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Lönejusteringar i PB Nekksus • Lönejusteringar • För varje förvaltning ska en generell %-sats och ett from datum anges för beräkning av lönejusteringar under budgetåret. • Det finns också möjlighet att för varje ansvar eller per individ ange en separat %-sats. (From datum kommer alltid att vara det centralt angivna (1:e april). • För att hantera detta ser flödet ut enligt följande:Varje förvaltning anger den %-sats som ska vara den generella %-satsen för förvaltningen. Central systemadministration lägger in denna i Nekksus inför starten på budget-processen. Denna %-sats ärvs sedan ner till de ansvar som ska göra PB och varje användare kan där ändra den %-satsen för sitt ansvar. Användaren kan dessutom på individnivå ändra %-satsen till en avvikande som ska gälla för den enskilda personen. Om %-satsen återigen ändras på Ansvarsnivå efter det kommer denna %-sats att slå igenom för samtliga anställda. • Om ändringar av %-satsen görs på individnivå kan informationen om verklig snitt-% för ansvaret vara intressant information. Denna information finns beräknad i PB men är i nuläget inte redovisad i någon rapport. • Vid tillägg av nya anställningar anges %-sats för lönejustering för anställningen under flik Lönejustering. Default ligger 0 % (många anställs med lön på kommande löneavtal) men det går att ändra till önskad %-sats. • I inmatningsmallens första flik finns möjlighet att välja måttet lönejusteringar för få ut information om beloppet för ansvarets lönejustering. Även i personalbudgetanalysen (i flik ”Per person”) visas beloppet för lönejusteringar (ack per angiven månad) för att detta ska kunna tas ut även efter att PB-uppgiften inte längre kan ses och för att användas som underlag vid uppbokning av lönejusteringsbeloppet. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Lönejusteringar i PB Nekksus • Lönejusteringar för innevarande år som ännu ej finns i Kompass • Om årets lönejusteringar är klara och de nya lönerna finns med i Kompass vid tillfället då generering av budget sker så kommer de med i budgetförslaget för nästkommande år. • Om årets lönejusteringar inte är klara och därmed inte är med i Kompass vid tillfället för generering, kan detta hanteras genom ett manuellt tillägg i PB. En post som motsvarar det totala beloppet för lönejusteringen eller uppdelat efter egna önskemål, läggs in som en tillkommande anställning i PB. • Beloppet kan lönejusteras på samma sätt som övriga anställningar genom att en lönejusterings-% anges. • Budgetjusteringar • Budgetjusteringar för lönekostnader kan i nuläget inte läggas in via PB – Nekksus. Dessa måste hanteras på samma sätt som övriga budgetjusteringar direkt in i Nekksus. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Konton och koddelar i PB Nekksus • Kontering på konton i PB • Konton som används i PB Nekksus: • Budget vs utfall. • I PB visas i översikten i första fliken även utfallssiffror. Dessa motsvarar inte hela lönekostnaden (utfallet) för den anställde utan endast utfallet för de konton som används i PB. (Undantag för semester som inkluderar 5111 och 5114 i utfall fastän dessa konton inte används för budgetering.) • Koddelar i inmatningsmallen PB • Förvaltningen väljer själva vilka koddelar som ska visas i inmatningsmallen i PB. Valet görs innan budgetarbetet påbörjas och läggs in i Nekksus av central systemförvaltning. Motpart förekommer ej i PB. Det kan vara så att förvaltningen väljer färre koddelar i PB än vad som verkligen konteras i Personec. • Koddelarna visas endast i fliken ”Kontering” och i fliken ”Per person”. När en ny anställning läggs in blir denna automatisk konterad med konto och ansvar. Om konteringen ska innehålla fler koddelar måste användaren gå in i fliken ”Kontering” för att lägga till dessa. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Kontogrupper för Lön och PO • Kontogruppen Lönekostnader och Sociala kostnader kommer att delas upp i nedanstående kontogrupperingar även för de som inte använder PB. • OBS – Tänk på att om man matat in något på Månadslön, Semesterlön eller Sociala kostnader PB så kommer signalen inte att visas förrän man försöker spara. Det går då inte att ändra detta belopp till 0 eller att ta bort beloppet. Man måste då ta ”ta bort rad” om man har flera rader man vill behålla. Annars kan man ångra den aktuella raden eller lämna sidan utan att spara. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Periodisering av budget i PB Nekksus • Periodiseringen av lönekostnaderna över året påverkas av flera funktioner i systemet. • Användaren lägger in tjänstgöring och frånvaro per person och månad och detta är den grundläggande informationen för hur lönekostnaderna kommer att fördelas över året. • PB Nekksus har en funktion för lönejustering där %-sats och from-datum anges. Detta fromdatum påverkar också periodiseringen. • För att hantera ferieintjäningen och semesteruttagets påverkan på periodiseringen används en index-funktion som ser olika ut för de tre semesterberäkningsgrupperna i PB Nekksus – se nästa bild. Dessa indexkurvor kan inte jämföras med de periodiseringsnycklar som används i Nekksus som måste vara mycket mer komplexa eftersom de tar hänsyn både till lönejusteringar, vikariekostnader och semesteruttag. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Semesterberäkningsgrupper i PB Nekksus • Semesterberäkningsgrupp är ett centralt begrepp i PB Nekksus som används för att gruppera de anställda för att kunna särskilja hur intjänad och uttagen semester/ferie ska beräknas. • Semesterberäkningsgrupp sätts för alla individer i PB och översätts från ”Semestergrupp” i anställningsinformationen från Kompass. Det finns tre typer av semesterberäkningsgrupper i PB Nekksus: - Semester - Ferie - Jämn fördelning • När en ny person läggs till i PB Nekksus ska semesterberäkningsgrupp anges för anställningen. Det går inte att ändra semesterberäkningsgrupp på en person som lästs in från Kompass. Om den är fel efter inläsningen kan det vid behov hanteras genom att personens tjänstgöring sättas till 0 % och en ny anställning med rätt grupp läggas upp. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Index för periodisering av personalbudget • För att hantera intjänande av ferie och uttag av semester och ferie används olika index. Dessa index har konstruerats olika för de tre semesterberäkningsgrupperna. • För ”Semester” anger index när uttag av semester görs. • För ”Ferie" finns tre index; ett för intjänande - som speglar hur många dagar, av de totalt 55 eller 58, som tjänas in per månad och två för uttag av ferie respektive semesterdagstillägg som speglar när ferieuttaget görs. • För ”Jämn fördelning” är index = 1 varje månad. • Ett gemensamt index för ”Semester” baserat på utfall senast tillgängliga helår för konto 5118 tas fram av central systemförvaltning som förslag inför varje budget - varje förvaltning kan sedan ändra detta (dock max ett index per förvaltning). • För semestergrupp ”Ferie” finns en gemensam indexkurva framtagen för SDN. Indexkurvan beräknas på 55 feriedagar och tar hänsyn till hur uttag och intjänandet av dessa dagar ser ut. • I både ”Semester” och ”Ferie” är en grundläggande princip att intjänad semester anses överensstämma med uttagen semester. Det är endast semesterdagstillägget som ger en kostnadspåverkan. Eventuell ökning av semesterlöneskuld måste hanteras sidoordnat. Detta kan få effekter på beräkningen när man på ansvaret har anställda som endast arbetar del av året. Om man på ett ansvar har många personer som arbetar del av år kan budgetbeloppet i undantagsfall behöva justeras. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Budget för sociala kostnader/PO-pålägg • PO-pålägg beräknas automatiskt i PB Nekksus för de lönekostnader som läggs in PB. För personer som lästs in från Kompass används olika %-satser utifrån åldersgrupp. %-satserna läggs in av central systemförvaltning utifrån uppgifter från SLK när budgetarbetet påbörjas. För personer som läggs till manuellt i PB används en standard procentsats. • Den budgeterade kostnaden för PO läggs på konto 56PB som är ett konto som skapats i Nekksus. Denna lösning har skapats eftersom det finns behov av att kunna lägga in budget för kontobaserade kostnader via Nekksus och effekten då skulle bli att konto 5612 skulle kunna påverkats både från PB Nekksus och direkt i Nekksus.Utfallet kommer som tidigare att bokföras på verkliga konton medan del av budgeten finns på 56PB. • För budgetposter som inte läggs in i PB utan i driftbudgetinmatningen per konto, finns möjlighet att använda knappen ”Beräkna PO” där förvaltningens valda procentsats för budget används vid beräkning. Dessa budgeterade PO-pålägg läggs in på 5612. Precis som tidigare kan manuell inmatning och beräkning ske på 5612. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Budgetprocess i PB Nekksus • Generering av uppgifter i PB Nekksus • Det är möjligt att för respektive ansvar välja om PB Nekksus ska användas. Varje förvaltning måste inför budgetgenereringen anmäla till central systemförvaltning i Nekksus för vilka ansvar som man vill att en uppgift ska genereras i PB Nekksus. De ansvar som undantagits för driftbudget kommer aldrig att kunna använda PB. • Om man väljer att göra budget i PB kommer de kontogrupper som omfattas av PB inte att vara inmatningsbara via Nekksus vanliga kontoinmatning. Dock är det möjligt att använda dessa för budgetjusteringar. • Genereringen av uppgifter för PB kommer att följa samma tidtabell som genereringen av budgetuppgifter i Nekksus i övrigt. När budgetuppgifter genereras i Nekksus kommer också budgetuppgift för PB att genereras. • Om ett ansvar har valt att använda PB skapas det vid budgetgenerering två uppgifter:- en för driftbudgeten för personalbudget • Den användare som är registerad som inmatare för driftuppgiften är också den som skall mata in PB för ansvaret. När man kopplar användare inför budgetarbetet i rapporten ”koppla användare till aktivitet och uppgift” kommer PB-uppgiften inte ens att synas. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Budgetprocess i PB Nekksus • Generering av uppgifter i PB Nekksus, forts • När budgetförslaget genereras kommer de senaste anställningsuppgifter som finns tillgängliga från Kompass att utgöra underlag för budgetförslaget. För att förvaltningen själv skall kunna avgöra när man vill påbörja arbetet med PB – för att kunna välja vilken månads uppgifter från Kompass som ska ligga till grund för förslaget gäller följande:Första budgetförslag skapas ca 1:a oktober (beslut enl SLK) – enligt den tidtabell som finns för Nekksus budget. Därefter kommer varje natt omgenerering ske av budgetförslagen utifrån senast tillgänglig information från Kompass. Dock - så snart en användare öppnat sin PB-uppgift och sparat en ändring eller tryckt på Semesterperiodisera – så upphör den nattliga omgenereringen för budgetuppgiften. • Så snart man markerat att PB skall göras kommer budgetuppgiften att skapas. Den kommer dock inte att fyllas med anställda förrän under nattens körning. Ett nytt ansvar som läggs upp i Horisonten och som också anmälts för PB till central systemförvaltning kommer att få ett budgetförslag tidigast två dagar efter ansvaret lagts upp i Horisonten. Detta kommer dock att vara tomt vad gäller anställda men med möjlighet att lägga till nya personer. (Dag 1 läggs ansvaret upp i Horisonten, Dag 2 är det synligt i Nekksus och kan markeras för PB och uppgiften skapas, dag 3 uppgiften innehåller ett budgetförslag.) • Om ett ansvar tas bort efter budgetgenerering kan PB-uppgiften inte tas bort. Användaren får skapa en noll-budget genom att ange tjänstgöring till 0 %. • Central systemförvaltare kan forcera en omläsning för ett ansvar genom att ändra status i nodträdet. Om en omläsning sker kommer anställda och löner att uppdateras men eventuella ändringar av tjänstgöring och frånvaro ligger kvar medan konteringsändringar tas bort och måste göras på nytt. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Budgetprocess i PB Nekksus • Godkännande • Det sker inget godkännande av PB-uppgiften. Godkännandet sker samtidigt som driftbudgetens ordinarie godkännande-process. • När uppgiften godkänns i driftbudget försvinner båda uppgifterna, både driftbudget och personalbudget, från användaren och flyttas till nästa nivå i organisationsträdet. • Om uppgiften skickas tillbaka så kommer båda uppgifterna tillbaka och blir tillgängliga för redigering. • I samband med godkännandet sker en kontroll av att samliga anställningar på ansvaret är konterade till 100 %. Om de inte är det får användaren ett felmeddelande och det går inte att godkänna. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Övergripande om beräkningar i PB Nekksus • Gemensamt för alla semesterberäkningsgrupperna • Den budgeterade lönekostnaden beräknas utifrån de parametrar som beskrivs på kommande bilder. • PB Nekksus använder den månadslön som finns noterad på anställningen i kombination med %-satsen för tjänstgöring (brutto och netto) som utgångspunkt för beräkningen. • För samtliga semestergrupper gäller förutsättningen att intjänad semester skall vara lika stor som uttagen semester under budgetåret. Uttag av semester konteras på 5118 (ingen bruttobokning sker på 5021/5111/5114). • Antalet semesterdagar på anställningen har betydelse för beräkningen av semesterintjänandet. Vid beräkningar i PB används info om antal semesterdagar per individ från uppgiften ”Sem dagar PB” i anställningsinformation från Kompass. För en nytillagd person används det antal som registerats vid nyupplägget. • Beräkningen för semesterberäkningsgrupperna ”Semester” och ”Jämn fördelning” är lika – det som skiljer dessa åt är endast periodiseringen. • Beräkningen av semesterberäkningsgruppen ”Ferie” sker på ett avvikande sätt för att bättre spegla de förhållanden som gäller vid ferie. • För semester kommer den korrekta årsbudgeten att beräknas när budgetförslaget genereras eller när användaren trycker på spara när en ändring har gjorts. För att detta belopp skall bli korrekt periodiserat med hänsyn till uttag av semester måste användaren trycka på knappen ”Semesterperiodisera och över- för till driftbudget”. • För ferie kommer den korrekta periodiserade budgeten att beräknas redan i budgetförslaget eller när användaren trycker spara. Det beror på att sättet att periodisera ferieuttaget är annorlunda och därför sker i ett tidigare läge i beräkningen. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Övergripande om beräkningar i PB Nekksus, forts • Semester och Jämn fördelning • Intjänande per månad (5117) = 0,046*månlön (tjänstgöringsgrad brutto på ansvaret)*antal semesterdagar/12. • Detta belopp blir också Uttagen semester (5117) med motsatt tecken. • Semesterdagstillägg (5117) = 0,00605*månlön (tjänstgöringsgrad brutto + lönejustering)*antal semesterdagar/12 • Beräkning av intjänad semester = beräknas på brutto månadslön och intjänas jämnt under året – även under semestern. • Lönejustering beräknas alltid på månadslön netto. • Ferie • Ferieintjänande per månad (5117) = Månlön *12/365*antal dagar som tjänas in per månad • Semesterdagstillägg (5117) = 0,00605*månlön netto*antal semesterdagar*(index; antal intjänade dagar/totalt antal) • Beräkning av intjänad semester = beräknas på netto månadslön under 10 månader av året. • Uttaget av ferie (5118) beräknas utifrån index-kurvan för uttag och personens månadslön. En mindre differens kan därför uppstå mellan 5117 och 5118. • Lönejustering beräknas alltid på månadslön netto. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Beräkningar – ”Semester ” och ”jämn fördelning” • Semesterberäkningsgrupp Semester och Jämn fördelning • Bruttobeloppet är grund för beräkning av semesterintjänande och semesterdagstillägg. Från tjänstgöringen dras sedan frånvaro och det nettobelopp som då uppstår är grund för beräkning av lönekostnad och PO-tillägg. • Det har alltså betydelse för beräkningen om en justering görs av tjänstgöring eller av frånvaro när en anställds tjänstgöring ska påverkas. Om en person ska vara frånvarande ger en registrering med 100 % tjänstgöring och 90% frånvaro semesterintjänade på 100% medan en tjänstgöring på 10% ger semesterintjänande endast på 10%. Dock - För personer som har 0 i tjänstgöring netto (Tjänstgöring minus frånvaro) sker ingen beräkning för intjänande av semester och semesterdagstillägg. • I modellen sker en beräkning av semesterdagstillägg och intjänad semester. Båda dessa belopp läggs på 5117. Intjänad semester ”motbokas” på 5118. Detta gäller ej semesterdagstillägget. Transaktionerna på 5021 och 5114 speglas ej i modellen. • Det innebär att om man tittar på en budget för en anställd så kommer skillnaden mellan 5117 och 5118 att utgöras av semesterdagstillägget. Detta påverkar också jämförelsen mot utfall. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Beräkningar – ”Semester ” och ”jämn fördelning” forts. • Index – semester • Indexkurvan för semester speglar vilken andel av den totalt beräknade intjänade semestern som skall reducera lönekostnaden respektive månad för att spegla uttaget av semester. Utgångspunkten är det belopp som beräknats på 5117 Intjänad semester. När beloppet på 5117 beräknas skapas samtidigt ett motsvarande belopp på konton 5118. Innan semesterperiodiseringen gjorts ligger beloppet per månad som samma värde som intjänande. Vid semesterfördelningen periodiseras totalbeloppet av 5118 utifrån denna indexkurva. • Respektive månads index är inte en procentsats utan månadens index ställs i relation till summan av indexvärdena för de perioder som den anställde har en tjänstgöring netto som är större än noll. • Varje förvaltning kan ha sin egen indexkurva för semester. Central systemförvaltning kommer att lägga in en generell indexkurva som bygger på utfall av 5118. Varje förvaltning kan sedan fatta beslut om ändringar av denna. • Index – Jämn fördelning • Indexkurvan för Jämn fördelning är jämn med 1 i varje månad. Uttag av semester kommer att ske i samma månad som intjänandet. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Tabell - Semesterberäkningsgrupp Semester NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget Räknas ut av PB-modulen vid tryck på "Fördela" Räknas ut av PB-modulen vid tryck på "Fördela"

Tabell - Semesterberäkningsgrupp Jämn fördelning NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Beräkningar ”Ferie” • Semesterberäkningsgrupp Ferie • Beräkningen av semesterberäkningsgruppen ”Ferie” sker på ett avvikande sätt för att bättre spegla de förhållanden som gäller vid ferie. • För att få en korrekt periodisering när en anställd arbetar vår eller höst termin skall tjänstgöringen läggas in enligt följande: • Vårtermin Jan – Juli, Hösttermin Augusti – December. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Beräkningar ”Ferie” • Index för Ferie • Uttag semester skall ange hur många dagar i respektive månad som ferieuttaget skall göras och anger hur stor del av månadslönen som skall reduceras för respektive månad. Uttag av ferie sker under månaderna juni, juli och augusti. Vid 55 dagars ferie 2013 ligger detta index fördelat enligt: • För 58 dagar gäller följande: • Ovanstående index läggs in som utgångspunkt vid budgetarbetets början. Systemet utgår från den anställdes månadslön (på ansvaret) och gör ett avdrag i juni, juli och augusti med ovanstående andel. • Uttag semesterdagstillägg skall ange när semesterdagstillägget utbetalas och ska reducera månadslönen. Eftersom semesterdagstillägg utbetalas vid feriens inledning (junilön-utbetalning) ligger detta index normalt med ett värde 1,0 i juni. • Intjänande av semester skall ange hur många dagar som en anställd tjänar in och hur de fördelar sig över månaderna. Inget intjänande sker under feriemånaderna. För SDN gäller 55 dagar och för UBF 58 dagar (enl beslut SLK). NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Semesterberäkningsgrupp Ferie NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Modellen hanterar ej: • Följande företeelser tar beräkningarna i PB Nekksus inte hänsyn till. • ”Balkongtillägg”, dvs ingen hänsyn tas till att semestertillägget för anställda med månadslön under viss gräns alltid beräknad på viss minimilön. – Kan leda till för låg budgeterad kostnad. • Att full frånvaro i vissa fall är semesterlönegrundande. - Semesterdagstillägg beräknas på månadslön för tjänstgöring endast om netto av tjänstgöring minus frånvaro är större än noll.- Detta kan leda till för låg budgeterad årskostnad om man på ansvaret har personer som t ex är helt föräldralediga eller långtidssjuka. • - Kostnad för intjänad semester beräknas endast om netto av tjänstgöring minus frånvaro är större än noll. Intjänad semester betraktas alltid lika stor som uttag så denna ger ingen årskostnadsbelastning oavsett om den beräknas eller ej men kan leda till för låg budgeterad årskostnad om hänsyn inte tas till motsvarande förändring av semesterlöneskulden. • Ingen specialhantering av anställda med Uppehållsanställning. Hanteras som ferie och vid behov får tjänstgöringsgrad justeras. • Lönetillägg - Lönetillägg inkluderas ej i månadslönen som läses in från Kompass. Ev lönetillägg som skall budgeteras får läggas till i den kontobaserade driftinmatningen eller som en rad under tillägg/borttag – tänk då på att ta bort löneuppräknings-% för denna rad. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Budget vs semesterperiodiserad budget i PB Här finns budgetförslaget från start och varje gång användaren trycker Spara. • Periodisering av • För att förbättra prestanda hanterar PB budgetinformationen i två olika tabeller. I den tabell som heter Budget läggs personalbudgetförslaget varje gång en ny PB-budget genereras och varje gång en användare ändrar något i förutsättningarna – tex tjänstgöring eller frånvaro och trycker Spara sker en ny beräkning som läggs i Budgettabellen. • När det gäller anställda med semestergruppen ”Ferie” görs den korrekta periodiseringen direkt när budgetförslaget skapas eller ändras. För semestergruppen ”Semester” beräknas en korrekt årsbudget när budgetförslaget skapas eller ändras och användaren trycker ”Spara” men siffrorna är i det läget inte korrekt periodiserade. • För att sätta igång periodiseringen och samtidigt göra siffrorna tillgängliga för driftbudgeten och att visas i budgetanalysrapporter (PB eller vanlig) måste användaren trycka på ”Semesterperiodisera och överför till driftbudget”. • Det finns en kontroll som gör att det inte går att ”semesterperiodisera” om konteringen inte är 100 % ( eller o%). Användaren måste då ändra konteringeninnan det går att göra överföringen. Från denna läser alla rapporter. Sker när användare trycker på ”Semesterperiodisera och överför till driftbudget”. Fokus årsbudget Korrekt periodiserad årsbudget NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Budget vs semesterperiodiserad budget i PB, forts • Detta innebär att användaren alltid, för att godkänna ett budgetförslag eller när han/hon har lagt in en ändring i budgetförslaget, skall trycka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till driftbudget”. • Om användaren lägger in flera ändringar så ska man inte trycka på denna knappen efter varje ändring utan först när man är redo att titta på hur ändringen ser ut i Nekksus eller i personalbudgetanalysrapporten. • Om användaren glömmer att trycka på knappen kommer inte den budget som visas i Nekksus eller i rapporter att vara den budget som användaren har lagt in. För att underlätta kontroll finns i Rapporten ”Personalbudgetanalys” en flik som med trafikljus visar om budget och semesterperiodiserad budget är samma för respektive ansvar. Lokal administratör måste kontrollera att denna rapport visar grönt och meddela ansvarig för ansvaret om så inte är fallet. • De ändringar som görs avseende tjänstgöring och frånvaro – och som visas som Heltidstjänster uppdateras direkt i rapporten (utan semesterperiodisering). • Viktigt • När en ändring gjorts och användaren trycker ”Spara” sker en ny beräkning av budget endast för den ändrade personen. I samband med semesterperiodiseringen sker en ny beräkning av PO-pålägget baserat på den nya periodiseringen. Detta görs för samtliga anställda på ansvaret men beräkningen syns endast i drift och inte i PB. Det skulle innebära differens mellan budgetuppgifterna.Detta innebär att man inte kan ändra %-satsen för PO-pålägg under pågående process eftersom det kommer att innebära att Budget är till tidigare PO-%-sats för de anställda som inte ändrats sedan PO-ändringen medan den semesterberäknade alltid är till den nya PO-%-satsen. • De ansvar som ännu inte har påbörjat skulle kunna hantera en ändring av PO – de skulle då få en nya procentsatsen. De som redan är godkända skulle ligga kvar till den gamla men de som är påbörjade kommer att få en skillnad mellan budget/semesterperiodiserad budget avseende PO-pålägget för semesteranställda. (Dock endast på PO) NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Utdata – rapporter • Personalbudgetanalys • Denna rapport är tänkt att användas som hjälp under budgetprocessen med mer detaljerad information men också för att visa Personalbudget efter det att processen avslutats och PB-uppgiften inte längre finns tillgänglig för användarna. • I rapporten finns både översiktlig information om personalbudgeten med möjlighet att bryta sig ner till detaljerad information per individ. Fokus i rapporten precis som i inmatningen är budget för lönekostnader exklusive PO-pålägg. Dessutom visas antalsuppgifter för helårstjänster. De sistnämnda visas i en egen sektion eftersom de inte kan summeras till en årstotal. • Det val som görs i fliken ”Översikt” i Mått i perioder följer med i resten av rapportens flikar. • I fliken ”Kontroll sem.period.budget” syns ansvarets helårsbudget inklusive och exklusive PO. • I rapporten visas endast ”semesterperiodiserad budget”. Om överföring inte gjorts kommer inga värden, eller felaktiga värden att kunna visas. – Kolla i kontrollfliken. • Det finns möjlighet att i rapporten visa befattning för ansvarets anställda. Det går dock inte att lägga till befattning i samband med tillägg av en person varför dessa alltid kommer att visas under ”befattning ospecificerad”. • Under fliken ”Per person” visas lönejusteringarna per person ackumulerat till vald period. • Under fliken ”Transaktioner” visas vilka transaktioner per person som har byggt upp budgetbeloppet. • Om en ny person/anställning lagts till eller tagits bort i fliken ”Tillägg/borttag” måste personalbudgetanalysrapporten laddas om med pilen för återställning för att denna person ska kunna visas i rapporten. Det räcker alltså inte med att högerklicka och ladda om. Tänk också på att semesterperiodisera innan rapporten Personalbudgetanalys laddas om. • Rapporten kräver behörighet som innebär rätt att se individinformation, samma behörighet som används för rapport ”Anställningsinformation” och ”Lönekostnader – individnivå”. • Utdata • Rapport ”Personalbudgetanalys” • Behörighet enligt löneansvar………………blabla NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Utdata – rapporter • Utdata • Rapport ”Personalbudgetanalys” • Behörighet enligt löneansvar………………blabla • Budgetanalysrapporten • Denna rapport kan användas för att se resultatet av budgetering i PB på konto/kontogruppsnivå (och övriga koddelar). Det är i denna rapport som användaren kan följa den total budgeten för lönekostnaderna (kombinationen av det som lagts in via PB och det som registrerats direkt i Nekksus), • I denna rapport kan inte individinformation för budget visas. • Lönekostnadsrapport individ • Denna rapport visar utfall per individ men budget kommer endast att visas på konto/ansvarsnivå. • Status – Processflöde • Det finns inte någon separat rapport för att följa PB-processen utan PB-uppgifterna syns också i rapport ”Status - Processflöde”. Denna rapport kommer att precis som tidigare att visa förvaltningens uppgifter och kommer att inkludera även förvaltningens PB-uppgifter. En förvaltning som gör PB-budget för alla sina ansvar kommer alltså att få dubbelt så många uppgifter och detta kommer att visas i rapporten vad gäller antal och andelar. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Behörigheter i PB Nekksus • När budgeten genereras i Nekksus kommer det att skapas en uppgift för drift och en för personalbudget för de ansvar som har anmält att de vill göra Personalbudget i PB. Inmataren för drift och PB-uppgiften är alltid samma person. Det går inte att flytta dessa uppgifter separat till olika användare. • Det finns heller ingen kontroll av att den som är inmatare på ett ansvar också har löneansvarsbehörighet för detta ansvar. Det åligger verksamheten att se till att rätt personer står som inmatare för uppgifterna. • I alla rapporter som innehåller individdata (lönekostnader per individ och personalbudgetanalys) sker en behörighetskontroll och endast personer som har löneansvarsbehörighet kan ta ut en rapport för ett visst ansvar. Det skulle i teorin kunna innebära att en användare kan göra PB-budget men inte kan ta ut motsvarande Personalbudgetanalys. Lokala administratörer får hantera denna situation om den uppstår. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Administration PB • Ändring av PO-%-sats ska ej göras under pågående process se bild 43. • Ändringar av centrala parametrar såsom vilka koddelar som ska visas för kontering per förvaltning slår inte igenom för användaren förrän efterföljande dag. • Det finns möjlighet för central systemförvaltare att kopiera föregående års parametrar till nytt budgetår. • Rapport - PB Parametrar per förvaltning - läs • Denna rapport visar %-fördelning per månad för olika index i PB för respektive förvaltning. • - ”Semester” Indexnyckel - ”Ferie” Uttag semestertillägg - ”Ferie” Uttag semester- ”Ferie” Intjänad semester- ”Jämn fördelning” Indexnyckel • Här visas också %-sats och from-datum för lönejustering per förvaltning • Alla användare har tillgång till denna rapport men den är inte redigeringsbar för lokala användare. • Utdata • Rapport ”Personalbudgetanalys” • Behörighet enligt löneansvar………………blabla NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Appendix

Modell för visning av tjänstgöring och kontering • Det finns olika tänkbara sätt att åskådliggöra tjänstgöring och kontering. Nedan presenteras 3 olika modeller. Personen arbetar 100% men 75% på aktuellt ansvar. • Modell 1 innebär att tjänstgöringen alltid utgörs av individens anställning i staden. Konteringen summerar upp till den andel som det aktuella ansvaret skall bära. (Liknar Personec mest). • Modell 2 innebär att tjänstgöringen avgörs av individens andel på det aktuella ansvaret och konteringen summerar upp till samma andel, - synsättet på konteringen blir att ange andelen av tjänstgöringen. • Modell 3 visar tjänstgöringen utifrån ansvarets andel men summeringen av konteringen skall bli 100%, dvs ange den %-andelen av ansvarets tjänstgöring. • Personalbudget i Nekksus använder modell 3 vilken anses enklast för användaren att hantera. Den innebär också enklare hantering när en eventuell ändring görs av tjänstgöring eller frånvaro. Konteringen behöver då inte ändras, (om samma fördelning skall gälla). Tjänstgöringen avser alltid ansvarets andel av en heltidstjänst (modell 2 och 3) NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Modell för visning av frånvaro • Frånvaro kommer att relatera till tjänstgöring, dvs om personen skall vara helt frånvarande anges 100%. • om personen skall vara 50 % frånvarande av den tid som avser det aktuella ansvaret anges 50 %. • Det är inte möjligt att mata in mer än 100% i frånvaro per individ/ansvar. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, personalbudget

Version B 2013-09-04