Version A 2013-04-22

1. Tillägg utdata, prognos och budget – Fas 2 Utformningsprinciper och tillämpningar Version A2013-04-22

2. Inledning Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva de principer för utformning och tillämpning av Nekksus vad gäller utdata, prognos och budget som tillkommer under Fas 2. Dokumentet skall ses som ett tillägg till tidigare dokument kring utformning av Nekksussom löpande presenterats på NEKK-projektetshemsida. Detta dokument rör främst de funktioner och rapporter som produktionssats i systemversion 2.0och kommer att uppdateras igen inför nästa systemversion. Målgruppen Detta dokument vänder sig till alla som vill ha en djupare förståelse för hur utformningen av tillkommande funktioner och rapporter i Nekksus under Fas 2 ser ut. Dokumentet är inte tänkt att vara en handledning för det mer handgripliga arbetet Nekksus.

3. Utdata Rapporten ”Kommentarer” Här kan användaren se kommentarer för valt år, process och nivå i organisationsstrukturen. Val kan göras i rapporten av pågående eller avslutade processer. I rapporten visas kommentarer som är gjorda på ansvar och på kontogrupp. Export till excel är möjlig för vidare bearbetning. Alla användare har behörighet till rapporten. Finns inga ansvar finns det troligen ingen process som motsvarar gjorda val. Rapporterna ”Prognosinmatning Läs” och ”Budgetinmatning Läs” För att inte behöva flytta en uppgift i en process till sig själv för att kunna se inmatningsbilden så finns nu rapporterna ”Prognosinmatning Läs” och ”Budgetinmatning Läs”. I ”Budgetinmatning Läs” väljs år och i ”Prognosinmatning Läs” väljs år och prognosversion. I ansvarslistan till vänster visas de förvaltningar som användaren har rätt att se samt har siffror i den valda budgeten/prognosen. Det kan alltså bli tomt i listan över valbara ansvar. Rapporten är en kopia av inmatningsrapporten och därför måste ett enskilt ansvar väljas. Samtliga flikar fungerar på samma sätt som i inmatningen men är ej inmatningsbara. Rapporten uppdateras när någon sparar i inmatningen. Det är viktigt att ladda om rapporten för att få uppdatering av värden.

4. Utdata Ändring i fliken ”Transaktioner” i Resultaträkningen Kolumnordningen har ändrats i fliken ”Transaktioner” i rapporterna RR, RR med val av kontostruktur, och de alternativa RR. Kolumnordningen liknar den som finns i webBFO. Ändringen har gjorts för att tillgodose önskemål som inkommit om att användaren på ska kunna exportera innehållet till excel och därefter kunna klistra in exporten i en bokföringsorder. Lönekostnadsrapporterna Fliken ”Ram” har lagts till i rapporterna ”Lönekostnader” och ”Lönekostnader individnivå” så att även val av detta begrepp blir möjligt. I rapporten ”Lönekostnader – individnivå” kan användaren nu få transaktioner ack period. Ny flik ”Angen” i rapporten ”Resultaträkning” I Horisonten finns en underkod på koddelen ansvar som heter Angen1. Angen står för ”generell underkod på ansvar”. För att tillgodose utdata på underkoden ”Angen 1” för de förvaltningar som använder denna underkod har fliken ”Angen” lagts till i RR. I fliken visas ansvar grupperat efter Angen 1. Eftersom underkoden enbart används av några förvaltningar och samtliga ansvar därför inte har ”Angen 1” ifylld, kan summan i fliken ”Översikt” och ”Angen” visa olika resultat. Väljs en gruppering av Angen fungerar detta som ett urval av Ansvar på övriga flikar, dvs går användaren tillbaka fliken ”Översikt” ges en total resultaträkning för vald Angen-gruppering. Det gäller samtliga flikar utom fliken ”Ansvar” där ansvar visas utifrån vad som är valt i vänsterkolumnen. Detta eftersom ”Angen” och ”Ansvar” är i grunden samma begrepp.

5. Utdata Budgetanalys Nu finns möjlighet att i varje version välja per justeringsmånad att kunna se den periodisering som är gjord. 11 nya mått har lagts till att välja under ”Version” i högerkolumnen. Dessa är Justering feb – Justering dec. Dessa mått visar enbart de förändringar som är gjorda under respektive budgetjusteringsmånad. Det innebär att det för vald justeringsmånad i fliken ”Period” visas periodiseringen för de justeringar som tillhör denna justeringsmånad. Ny rapport ”Budget skapar utfall kommunbidrag” En rapport har tagits fram för att tillgodose behovet av att kunna skapa utfall för kommunbidrag och kommunbidrag tillägg(konto 8101 och 8102.). Rapporten liknar den sedan tidigare framtagna rapporten ”Budget skapar utfall”. Rapporten kan exporteras till excel för att därefter kopieras och klistras in i en webBFO. Endast ett fåtal användare har behörighet till rapporten. Investeringsrapporter - ny flik har skapats på startsidan Här finns nu alla publicerade investeringsrapporter samlade.

6. Utdata Direkt ajourhållning Varje natt läses transaktioner från GemHB över till Nekksus. Som ett komplement sker nu också en import dagtid av skdirektajourhållna poster. Importen startas 12.00 och ska vara avslutad 12.30. De poster som är ”femmade” och direktajourhållna på vänteregistret innan klockan 12.00 kommer då att importeras till Nekksus. Ett meddelande går ut till förvaltningarna om denna import av någon anledning någon dag inte fungerar. OBS – tänk också på att om ett ”fack” i Horisonten skulle öppnas för bokföring – efter ordinarie stängningsdatum så kommer dessa transaktioner att överföras till Nekksus påföljande natt. Det innebär att utfallssiffrorna alltid kommer att överensstämma med Horisonten. Dock – om detta görs efter att en prognosprocess med prognosförslag har skapats kommer prognosförslagen inte att uppdateras med de tillkommande utfallssiffrorna.

7. Inmatning prognos/budget Texten ”xxxx ej angivet” i inmatningen ersätts Synpunkter har lämnats till projektet angående att det i inmatningen visas ”xxxx ej angivet” då inget värde finns för koddelen. Det upplevs som icke användarvänligt och svårt för användaren att se rader där det finns ett ”riktigt” värde för koddelen. En ändring har därför gjorts så att det nu står ett ”-” i kolumnen istället. Undantag för motpart där raden sparas med extern motpart (XXXX) precis som tidigare. I rapporterna kommer det fortfarande att stå ”xxxx ej angivet”. Inmatning på specifika interna motparter För att tillgodose behov att kunna göra inmatning på specifika interna motparter i prognos och budget har en ny gruppering av interna motparter skapats. Detta möjliggör att budget och prognos kan matas in på varje specifik motpart och inte bara på IIII. Tre förvaltningar använder specifika interna motparter och har anmält detta behov (138, 392 och 610). Det är fortfarande möjligt att använda sig enbart av motpart IIII. Förvaltningen skall anmäla vilken nivå de vill använda sig av vid samma tillfälle som när man väljer vilka inmatningskolumner som ska gälla för prognos och budget. Förändring av hur månadsbeloppen i prognosinmatningen sparas Tidigare sparades månadsbeloppen i kr och ören men visades endast i kr i inmatningen. En ändring har gjorts i så att månadsbelopp både sparas och visas i kr. Ändringen har gjorts pga av att tidigare utformning gav konsekvenser för periodiseringen.

8. Inmatning prognos/budget • Prognosgenerering för enskild förvaltning • Tidigare rutin för prognosgenerering gäller fortfarande, dvs förvaltningen anmäler vilka frivilliga prognoser som ska göras under året. Prognos genereras för samtliga förvaltningar vid samma tillfälle. Det sker ingen automatisk omgenerering av prognosprocessen på samma sätt som för budget, dvs om ett nytt ansvar tillkommer efter att prognosen genererats kommer detta inte att ingå i prognosen. Ändringar av organisationsstrukturen som görs efter att prognosen genererats kommer inte heller att slå igenom i godkännande processen för prognosen. • Det kan dock finnas skäl (t ex omorganisation) att vid undantagstillfällen kunna generera om prognosen för en enskild förvaltning vid ett senare tillfälle. En ändring har nu gjort som ger möjlighet att generera om en prognos för en enstaka förvaltning. • Tänk på att vid omgenerering så ändras inte prognosförslaget för sedan tidigare genererade uppgifter. Omgenereringen innebär endast att nya uppgifter läggs till för nya ansvar (och dessa har inget utfall eller tidigare prognos så något prognosförslag skapas ej och att godkännandeprocessen ändras till att spegla gällande organisationshierarki. • Detta gäller också även om utfallet eventuellt har ändrats i GemHB efter att den ursprungliga prognosgenereringen gjordes. Om facken har öppnats efter att bryttidpunkten för aktuell månad har passerat och ytterligare utfall har bokförts så kommer detta utfall inte att tas med in i prognosförslaget för ansvaret • För nya ansvar skapas uppgifter och om nivån där dessa ingår sedan tidigare är godkänd kommer status att ändras för denna till ”påbörjad”.