Service dématérialisation du contrôle de légalite : ACTES

1. Service dématérialisation du contrôle de légalite : ACTES Cagnac les Mines - lundi 18 octobre 2010 Roquecourbe - mercredi 20 octobre 2010

2. Le service dématérialisation des Actes • L’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn se positionne en tant que relais pour la dématérialisation des actes, pour plusieurs raisons : • Des échanges simplifiés et sécurisés • Des économies en terme financier • La mutualisation des moyens des collectivités territoriale • Une modernisation administrative valorisante

3. les documents concernés • L’application "ACTES" est capable de gérer l’ensemble des actes d’une collectivité. • Seuls les actes les plus simples, tels que : • les décisions en matière de fonction publique territoriale • les délibérations • les arrêtés Sont acceptés • Les actes d’urbanisme, les marchés et les documents budgétaires sont actuellement exclus en raison de la difficulté de reproduire les pièces annexes.

4. Comment fonctionne la dématérialisation des actes • Pour utiliser une plateforme de dématérialisation, les communes doivent obligatoirement se procurer un certificat électronique de niveau 3. • Présentation : • De la plateforme de dématérialisation • du certificat électronique proposés par l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn

5. La Plateforme retenue estS2low de Adullactproject

10. Quelle est la preuve de la télétransmission des actesau contrôle de légalité ? • Un accusé de réception électronique est émis lors de l'ouverture des actes en préfecture et permet sans aucun doute de faire le lien avec l'acte expédié. Il peut constituer un moyen de preuve de la réception des actes par le représentant de l'Etat dans le département, et remplacer ainsi le tampon de la Préfecture. • Il est important d’effectuer une sauvegarde de tous les accusés de réception afin de pouvoir justifier la télétransmission en Préfecture si besoin.

11. Que se passe-t-il en cas de dysfonctionnements ? • En cas de dysfonctionnements, le préfet peut suspendre l'application de la convention de télétransmission. Toute suspension fait l'objet d'une notification écrite à la commune qui procède, dès lors, à la transmission de ses actes sur support papier • En cas de dysfonctionnement ponctuel de la plateforme S2low il faut demander l’accord à la Préfecture ou Sous-Préfecture pour faire un envoi papier exceptionnellement

12. Le certificat électronique • C’est avec Chambersign partenaire des CCI que nous avons contracté pour l’achat des certificats électroniques de niveau 3 • Afin de réduire les coûts d'acquisition des certificats électroniques nécessaires à l'utilisation de la plate-forme, l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn a également pris la compétence d'Autorité d'Enregistrement Déléguée, auprès de Chambersign. • A ce titre, elle est en mesure de préparer les formalités de souscription et assure les opérations de délivrance en face à face et d'installation des certificats sur sites.

13. Qu’est-cequele Certificatélectronique ? • Un certificat électronique est une carte d'identité numérique dont l'objet est d'identifier une entité physique ou non-physique. • Le certificat numérique ou électronique est un lien entre l'entité physique et l'entité numérique (Virtuel). • L'autorité de certification fait foi de tiers de confiance et atteste du lien entre l'identité physique et l'entité numérique.

14. Obtention du certificat • Authentification forte du signataire • Contrôle de l’identité en face à face lors de la délivrance • Données contenues dans le certificat sur : • - Le titulaire du certificat • - Le certificat lui-même • - L’autorité ayant délivrée le certificat

15. Ses rôles principaux • authentifier vos échanges sur le net. • garantir de manière fiable l'origine des documents et des informations transmises. • garantir l’intégrité des informations et documents transmis. • assurer la non répudiation. • garantir la confidentialité grâce au chiffrement.

16. Notre service vous propose • la fourniture d’un accès illimité à la plate-forme S2LOW, • le paramétrage de la collectivité et des utilisateurs sur la plate-forme, • l'installation et le paramétrage de l’accès à la plate-forme sur les postes de la collectivité, • l’assistance à la souscription et à l’installation de certificats électroniques, • la formation et l'assistance des utilisateurs.

17. Le coût de ce service : • La mutualisation des moyens a permis de réduire considérablement les coûts d'installation et d'exploitation de la plateforme et des certificats électroniques. • Le coût d’accès et d’utilisation de la plateforme Sl2ow est compris dans la cotisation annuelle • Le coût du certificat électronique est à votre charge. Grâce à la mutualisation la tarif négocié est de 67 euros TTC/ an

18. Quand commencer ? • Le système de dématérialisation des Actes repose actuellement sur le principe du volontariat. • Les services des l'Etat (Préfecture, Sous-préfecture) et l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn sont opérationnels. • Les conventions et le démarrage peuvent prendre effet à tout moment dans l’année.

19. Si vous souhaitez adhérer à ce nouveau service, ou obtenir des précisions complémentaires, n’hésitez pas à contacter Patricia Rabion : Téléphone : 05.63.60.16.47 ou courriel : patricia.rabion@maires81.asso.fr • Toutes les informations sont sur notre site : www.maires81.asso.fr