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Términos de Calidad 2013. Proceso:. Es una secuencia lógica de actividades, u ordenamiento de actividades para producir un resultado. GESTION DE PROCESOs.
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Proceso: Es una secuencia lógica de actividades, u ordenamiento de actividades para producir un resultado.
GESTION DE PROCESOs • Secuencia de actividades orientadas a generar un valor agregado sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente.
Enfoque de procesos • Introduce la gestión horizontal de la Institución, cruzando las barrera entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización.
Procesos Misionales • Son aquellos que desarrollan la razón de ser de la Institución Educativa y tienen contacto irecto con el cliente.
Procesos Directivos, Estratégicos, Visionales • Establecen lineamientos hacia el alcance de los propósitos fundamentales y son liderados por la dirección. Son decisivos en relación con el futuro, marcan el horizonte de la Institución, por lo tanto establecen la estrategia institucional general y define criterios.
Procesos de Apoyo, Soporte, Administrativos, Secundarios • Son aquellos que suministran en La Institución Educativa los recursos, ya sean técnicos, financieros, humanos, infraestructura, compras y servicios necesarios para la operación de la Organización escolar. No necesariamente se relacionan directamente con el cliente externo.
Macroprocesos • Conjunto de procesos de la Institución que reúne todos aquellos procesos claves que se llevan a cabo en las diferentes áreas y que equivalen a las gestiones: Administrativa, Financiera, Académica, Social y Directiva.
Procesos • Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas(o productos) utilizando recursos y aplicando controles.
Subprocesos, Procedimientos • Son las partes bien definidas de un proceso, es la división que puede tener un proceso. Son procesos de menor dimensión que evidencian operatividad.
Actividades • Son la suma de tareas, que normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión, la secuencia ordenada de actividades da como resultado un procedimiento.
Mapa de Procesos • Es un diagrama que permite graficar los procesos previamente identificados y describir sus interrelaciones principales, ofreciendo una visión general del sistema de Procesos
Documento • Es la información que especifica que se debe hacer en la Institución, brindando lineamientos para el actuar.
Registro • Es el documento que se evidencia de las actividades realizadas, puede ser a través de un formato(instrumento estandarizado) o de otras evidencias como sistema de información, carnet, carteleras, libro de matrículas, etc., son constancias de actividades o datos arrojan un proceso.
Manual de Calidad • Es la cúspide de la pirámide, en él se encuentra la Filosofía de la Institución representada en la Política de gestión del mejoramiento y los objetivos que indican que se debe hacer. • El Manual se utiliza como apoyo a la presentación interna y externa de la institución, razón por la cual no debe contener información confidencial.
Procedimientos • En ellos se describe con mayor detalle quien ejecuta las labores y cómo.
REGISTROS Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas.
Entradas Aquellos requerimientos necesarios o pre- requisitos necesarios para desarrollar el proceso y que a través de las actividades se transforman en una o varias salidas
Proveedor • Cargo o Proceso que suministra las entradas. Por ejemplo, el proceso financiero es un proveedor del proceso de compras, sólo si ingresan recursos a la Institución se podrá adelantar el proceso de compras.
Salidas • Son los resultados o productos del Proceso, pueden ser tangibles o intangibles. Cuando un proceso desarrolla sus actividades busca unos resultados o salidas, esto le da sentido al proceso, no se hacen actividades in buscar un beneficio institucional.
Medición • Es asignar números a un proceso o acontecimiento, según una regla establecida. A través de ella, podremos tomar decisiones sobre un proceso y establecer parámetros de mejoramiento.
AUDITORIAS • Es un sistema de evaluación del desempeño organizacional, que permite establecer en que grado se han alcanzado los objetivos institucionales. A través de ésta se aprecia, amplía e integralmente, la institución, permitiendo identificar y evaluar la ejecución de los diferentes procesos, posibilitando así la implementación de mejoras.
AUDITORÍA externa • Es un examen crítico, sistemático y detallado de una organización,el cual es realizado por un agente externo, sin vínculos laborales con la entidad, con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera la Institución, para luego formular sugerencias de mejoramiento.
Auditoría Interna • Es una evaluación integral, objetiva, constructiva y sistemática de alguno, varios o todos los procesos institucionales, con el fin de determinar su grado de efectividad. • Es ejecutada por personal vinculado a la Institución.
Quejas • Son la manifestación de inconformidad con un servicio o producto por parte de cualquier usuario o cliente.
Sugerencias • Son la manifestación de una idea u opinión que un usuario o cliente considera que al implementarse podría mejorar el desempeño de un proceso.
Felicitaciones • Son expresiones de satisfacción de un usuario o cliente con cualquier proceso de la Institución. Las felicitaciones no se presentan con mucha frecuencia pero cuando surgen motivan y alientan a las personas a seguir adelante con los procesos que tienen a su cargo.
Buzón de Sugerencias • Es uno de los medios más utilizados por su facilidad y bajo costo, éste puede ser físico( buzones ubicados en las diferentes zonas de atención al cliente o virtual(página web)
