Certifikované vyúčtování a audit v rámcových programech Evropské unie

1. Certifikované vyúčtování a audit v rámcových programech Evropské unie Mikulandská 2, Praha 1, 110 00 Tel.: +420 224 933 658Fax: +420 224 934 101 Karolína Neuvirtovákarolina.neuvirtova@interexpert.cz

2. Přímé uznatelné náklady • Součástí každé smlouvy uzavřené mezi koordinátorem a kontrahentem je rozpočet rozdělený na jednotlivé kategorie nákladů. • Kategorie nákladů jsou pouze doporučené, jednotlivé limity se mohou zdůvodnitelně přelévat až do výše celkového rozpočtu. • Je však doporučeno tyto náklady dle těchto kategorií evidovat.

3. Doporučené kategorie pro přímé uznatelné náklady • Osobní náklady (Personnel) • Hrubá mzda, sociální a zdravotní pojištění, příspěvek do FKSP • Jejich uznatelnost závisí na druhu nákladového modelu:

4. Doporučené kategorie pro přímé uznatelné náklady • Zajímavost: dle Guide to Financial Issues, verze únor 2005 mohou být do osobních nákladů zahrnuty i náklady na intramurálního konzultanta, který je fyzickou osobou (tj. fakturuje – účet 518), podmínkou je, že: • pracuje dle instrukcí kontrahenta • Pracuje v prostorách kontrahenta • Výsledky jeho práci náleží kontrahentovi • Náklady na tohoto pracovníka nejsou významně odlišné od zaměstnance kontrahenta, zařazeného na podobné pozici. • Poznámka auditora: Zde je popsán typický skrytý zaměstnanecký poměr, který je v rozporu zejména se Zákonem o zaměstnanosti. Dle našeho názoru možno použít pouze v případě cizinců – pozor na vznik stálé provozovny (183 dní).

5. Doporučené kategorie pro přímé uznatelné náklady • Zařízení dlouhodobé spotřeby (Durable equipment) • Cestovné a cestovní náhrady (Travel and subsistance) • Subdodávky (Subcontracts) • Náklady na spotřební materiál (Consumables)

6. Nepřímé náklady • 20% režie … relevantní pro AC a FCF modely a dále pro náklady na management: • Dle „Guidance Notes for Contractors and Certifying Entities“, verze červen 2005 není nutné, aby auditor ověřil nepřímé náklady, neboť jsou nárokovány formou paušálního procenta z přímých nákladů!!!

7. Neuznatelné náklady • Nepřímé daně včetně DPH a cla • Dlužné úroky • Rezervy • Kurzové zisky/ztráty • Náklady vzniklé, přiřazené nebo uhrazené z jiného projektu (grantu) • Výdaje na cizí či vlastní kapitál • Dluhy a poplatky za dluhové služby • Nepřiměřené nebo nepodložené náklady • Jakékoliv náklady, které neodpovídají ustanovením článku II.19 smlouvy mezi kontrahentem a Komisí. • RADA PRO ÚČTOVÁNÍ: I PŘESTO, ŽE JE ORGANIZACE NEPLÁTCEM DPH, ÚČTUJTE KAŽDÝ ÚČETNÍ DOKLAD VE DVOU ZÁPISECH (ZÁKLAD DPH A DPH).

8. Náklady na management – AC model • Osobní náklady vynaložené v souvislosti s managementem konsorcia, za předpokladu, že mohou být přesně vykázány jako přímé náklady související s projektem, mohou být vykázány v nákladech na management (např. část mzdy vedoucího projektu, část mzdy zaměstnance účetního oddělení, který asistoval při auditu)

9. Režie u nákladů na management • V rámci AC modelu a FCF modelu můžeme připočítat 20% paušální sazbu pro režii, vyjma nákladů na certifikát o auditovaném vyúčtování a osobních nákladů u AC modelu • Náklady na management jsou limitovány max. 7% všech nákladů celého konsorcia (nikoliv kontrahenta)

10. Druhy auditů • Certifikát o auditovaném vyúčtování • Kontrahent si sám zajišťuje tento certifikát, který je předkládán nezávislým auditorem nebo státním úředníkem v případě organizací zřizovaných státem. Smlouva o finančním auditu je uzavřena mezi kontrahentem a auditorem. Evropská komise do této smlouvy nezasahuje. Výrok auditora je v tomto případě vydáván pro potřeby kontrahenta. • Audit nařízený Evropskou komisí • Vědecký, technologický etický, finanční • Může být nařízen kdykoliv během trvání projektu a dále nejdéle do pěti let po skončení projektu • Může být zajištěn auditorem Komise, Evropským dvorem auditorů nebo externí auditorskou firmou, která byla Evropskou komisí určena • Náklady, které budou tímto auditorem považovány za neuznatelné, budou požadovány zpět včetně penále a sankcí. • Z obchodních důvodů můžete auditora odmítnout a požádat o přidělení jiného.

11. Příprava organizace na audit (certifikát o auditovaném vyúčtování) • Jazykem výroku auditora (v rámci certifikátu o auditovaném vyúčtování) by měl být ten jazyk, ve kterém jsou odevzdávány všechny další povinné zprávy (delirevables). • Směrnice Komory auditorů ČR požadují, aby byl audit naplánován a proveden tak, aby auditor získal přiměřenou jistotu, že vyúčtování neobsahuje významné nesprávnosti. Audit zahrnuje výběrovým způsobem provedené ověření úplnosti a průkaznosti částek a informací uvedených ve vyúčtování. Audit rovněž zahrnuje posouzení správnosti a vhodnosti použitých účetních zásad a významných odhadů učiněných společností a zhodnocení celkové presentace finančního vyúčtování. Provedený audit musí poskytovat přiměřený podklad pro výrok auditora.

12. Spis auditora I • směrnice pro oběh dokladů • historii instituce (možno nahradit výroční zprávou, nejlépe v anglickém jazyce) • popis hlavních činností instituce (možno nahradit výroční zprávou, nejlépe v anglickém jazyce) • závislost instituce na externích zdrojích z EU v procentním vyjádření (kolik % je dotace z EU z celkových příjmů instituce v roce 2004) • popis účetního systému • sestava střediskového účetnictví dokládající čerpané náklady a výnosy v rámci grantu za dané období • Auditor má za povinnost vést spis auditora, který je podkladem pro provedený audit; pro tento spis účetní jednotka připravuje:

13. Spis auditora II • pro čerpání mzdových nákladů: pracovní smlouvy jednotlivých osob a souhrnná sestava z mzdové účtárny dokládající dané čerpání • pokud bylo uskutečněno čerpání v rámci „durable equipment“ (hmotný a nehmotný majetek), tak potřebujeme předložit odpisový plán tohoto hmotného a nehmotného majetku. • vyplněný FORM C za dané období podepsaný vedoucím projektu • kopie účetních dokladů (daňové doklady, pokladní doklady, cestovní příkazy, apod.) prokazující čerpání daných nákladů • Auditor má za povinnost vést spis auditora, který je podkladem pro provedený audit; pro tento spis účetní jednotka připravuje:

14. Spis auditora III • Auditor má za povinnost vést spis auditora, který je podkladem pro provedený audit; pro tento spis účetní jednotka připravuje: • kopie bankovních výpisů prokazující, že dané náklady byly proplaceny • kopie průběžného reportu (Periodic reports) a „Final reportu“ předložená koordinátorovi • namátkově budou vybrány doklady, které bude nutné předložit k nahlédnutí v originále • základní dokumenty projektu: ANNEX I DESCRIPTION OF WORK (POPIS PRÁCE), ANNEX II GENERAL CONDITIONS (OBECNÉ PODMÍNKY), ANNEX III (PRO INTEGRATED PROJECTS, NETWORK OF EXCELLENCE, INFRASTRUCTURES, SMEs) • Prohlášení vedení společnosti, že je SME’s v případě používání FCF modelu • Prohlášení vedení společnosti, že kontrahent používá vybraný nákladový model i pro další projekty 6. rámcového programu

15. Spis auditora - pokračování • Instituce vykazující náklady v FC modelu dále připravují: • Směrnici pro výpočet režie • Obratovou předvahu ze které je zřejmé, které režijní náklady vstupují do hodinové sazby nebo byly ve FORM C vykázány jiným způsobem v položce režie • Pokud instituce používá metodu hodinové sazby ve které je zohledněna režie, předloží důkazy o tom, že hodinové sazby použité pro EU projekty nejsou významně odlišné od ostatních hodinových sazeb • Pokud kontrahent používá plánované hodinové sazby, je jeho povinností prokázat, že odpovídají skutečným hodinovým sazbám. Argument, že plánované hodinové sazby odpovídají požadavkům národním finančních úřadu neobstojí, neboť uznatelné náklady musí odpovídat pravidlům stanovených v kontraktu mezi kontrahentem a Komisí.

16. Řazení účetních dokladů 1. Prvotní doklady 2.Sestava ze střediskového účetnictví daného grantu (středisko, prvek, útvar) 3.Tabulka s rozdělením nákladů dle doporučených kategorií (viz obrázek) 4.FORM C

17. Děkuji za vaši pozornost Nebojte se auditu!