PENDEKATAN AUDIT DALAM PENGURUSAN ASRAMA

1. PENDEKATAN AUDIT DALAM PENGURUSAN ASRAMA OLEH : SARIPAH NORUZ ANI SYED JAMALID BAHAGIAN AUDIT DALAM, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2. PERANAN AUDIT DALAM Bahagian Audit Dalam (BAD) bertanggungjawab menjalankan Auditan Pengurusan Kewangan dan Auditan Prestasi di semua Bahagian/Unit/Sekolah di bawah KPM. Menjalankan pengauditan terhadap program/aktiviti KPM bagi memastikan perlaksanaannya mendapat value for money.

3. PERANAN AUDIT SEKOLAH Bahagian Audit Sekolah (BAS) bertanggungjawab menjalankan auditan Pengurusan Kewangan dan Auditan terhadap Akaun Sekolah Kerajaan dan Bantuan Kerajaan. Memeriksa dan mengesahkan penyata kewangan di semua sekolah bagi mengeluarkan Sijil Audit.

4. PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG Dokumen Kontrak Bekalan Makanan Bermasak Pekeliling Bahagian Pembangunan Dan Bekalan Kementerian Pendidikan Bil. 2/1994 Pekeliling Perolehan Bilangan 2/2010 Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 8/2010 Surat mengenai pengantungan arahan pemulangan baki Bantuan Geran Perkapita (PCG) dan Bantuan Makan Asrama (BMA) ke Akaun Hasil Kerajaan, rujukan KP(BKEW/ BT)1800/G03(22) bertarikh 6 Januari 2012)

5. BEKALAN MAKANAN BERMASAK

6. KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK Pihak sekolah menerima Dokumen Kontrak atau Surat Setuju Terima (SST) Mengandungi nama syarikat, tempoh kontrak, nilai kontrak, terma dan syarat yang perlu dipatuhi. Bagi tujuan memantau pembekalan makanan mematuhi menu sajian, sukatan makanan, masa sajian dan spesifikasi baham mentah.

7. Terdapat 4 versi/tempoh Kontrak BMB di Negeri Melaka

8. PENYELENGGARAAN REKOD DAN BORANG Pastikan pihak sekolah menyelenggara Format 1 hingga 20. (seperti Pek Bahagian Pembangunan Dan Bekalan Kementerian Pelajaran Pendidikan Bilangan 2/1994) PBPB2/2012 Daftar Penghuni Asrama diselenggara dan dikemas kini. Pesanan bekalan makanan dibuat terus kepada kontraktor menggunakan Borang Pesanan (Format 8) Diserahkan kepada kontraktor dalam tempoh 48 jam sebelum masa hidangan.

9. PENYELENGGARAAN REKOD DAN BORANG Tuntutan syarikat adalah lengkap dengan invois, borang pesanan tempatan, laporan Rumusan Borang Pesanan Sebulan, salinan mukasurat hadapan perjanjian. Pastikan menu dan dan sukatan makanan dipamerkan pada papan kenyataan di dewan makan. Pastikan senarai bahan-bahan seperti Jadual 7 dipamerkan pada dinding stor bahan kering.

10. BAHAN MENTAH KERING Pastikan bahan-bahan kering yang dibekalkan mengikut jenama, spesifikasi dan kualiti (seperti Jadual 6 dan 7) Bahan kering disimpan di stor dalam bekas yang bersih dan bertutup. Bekalan mencukupi untuk kegunaan waktu kecemasan bagi tempoh 3 hari. Bahan tidak melampaui tempoh luput. Disimpan dengan kemas di atas rak dan dilabelkan.

11. BAHAN MENTAH BASAH Sukatan makanan bagi setiap murid dikira sebagai sebelum dimasak. Pemeriksaan penerimaan dan penolakan bekalan dibuat seperti waktu yang dipersetujui. Bahan yang telah diproses ditimbang mengikut sukatan. Pastikan bahan mentah yang mudah rosak disimpan dalam peti sejuk dan tidak terdedah melebihi 2 jam.

12. BAHAN MENTAH BASAH Sayur-sayuran direndam dalam air garam sekurang-kurangnya 15 minit sebelum dibersihkan. Buah-buahan dibasuh bersih dengan air secukupnya. Gantian bahan ikan mesti dari kumpulan yang sama. (Kumpulan A atau B) Hasil pemeriksaan direkodkan setiap hari dalam Format 1)

13. SAJIAN MAKANAN Pastikankontraktormenyiapkanmakanan 15 minitsebelumwaktumakan. Perluada 2 orangwakilsekolahuntukmerasa/makanmakananuntukmenentukanmutumasakan. Mutusajiandirekodkansetiapharikedalam Format 1. Pastikankontraktormengagihkanmakanankedulang/tray pelajarmengikutsukatan yang ditetapkan.

14. SAJIAN MAKANAN Pertukaranbahandan menu sajiantidakdibenarkankecualidimaklumkankepadapihaksekolahdalamtempoh 24 jam danatassebab yang munasabah. (Format 14 & 15) Pertukaran menu perludirekodkandalam Format 1. Sekiranyapertukaran menu dibuatmengikuthari lain, kontraktortidakbolehmembekalkanmakanan yang samauntuktempoh 2 hariberturut-turut.

15. PEKERJA • Borangmaklumatpekerja (Format 4) dilengkapkandalamtempoh 7 hari. • Rekodkanmaklumatpekerja (Format 5) dalamtempoh 14 hari. • Pastikansemuapekerjamenjalanipemeriksaankesihatan (Format 6). • Pastikansemuapekerjatelahmengambilsuntikantahunan. • Pastikantiadapekerja yang sakitsemasamengendalikanmakanan

16. PEKERJA • Pastikan 2 orangpekerjasahajadibenarkantinggaldipremisasrama. • Pastikanpekerjamenjagakebersihandankesihatandiri. • Pakaian yang bersihdansempurna • Pakai apron danpenutupkepala • Kuku bersihdanpendek • Rambutpendekbagilelaki • Tidakmerokokdipremisasrama • Borangpenilaianprestasipekerjadilengkapkansebulansekali (Format 7).

17. KEBERSIHAN

18. KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN Memastikan kontraktor BMB menjaga kebersihan bahagian : i) Dapur dan peralatan memasak ii) Dewan makan iii) Stor Bekalan Bahan Makanan iv) Tong sampah, tandas dan longkang dapur serta dewan makan Memastikan kontraktor membuat penjadualan kerja pencucian mengikut Format 10 (bersama Lampiran A.

19. KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN Memastikan sisa dan lebihan makanan dibuang dalam tong sampah berkarung plastik dan bertutup. Pastikan kontraktor memungut dan membuang karung plastik setiap hari.

20. KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN Memastikan kontraktor KBK melaksanakan kerja-kerja pembersihan kawasan dan persekitaran asrama seperti : i) Kawasan berumput ii) Pokok tanaman, bunga dan landskap iii) Tong sampah, tandas, longkang dan Perparitan bagi bangunan asrama. Bilangan pekerja mencukupi mengikut kontrak. Kedatangan pekerja mengikut masa dan hari yang ditetapkan.

21. KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN Jenis bahan/ kuantiti bahan pencucian dibekalkan oleh kontraktor. Contoh : pencuci, pewangi, liquid hand soap, tisu, baja dan karung plastik) Jadual bertugas pekerja kebersihan disediakan. Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja dilengkap dan disahkan serta ditanda tangani untuk tujuan bayaran serta urusan pemotongan (sekiranya ada). (Pek. Perolehan Bil 3/2010)

22. KESELAMATAN

23. KONTRAK KESELAMATAN DI ASRAMA Bilangan pengawal dan kehadiran bertugas mengikut ketetapan kontrak Kelengkapan dan peralatan yang disediakan oleh syarikat mencukupi. Contoh : CCTV, Burglar Alarm, Watchman Clock, wisel, cota, lampu suluh, pas idenditi pengawal dan pakaian seragam. Maklumat pengawal, tapisan keselamatan, umur dan jadual bertugas disediakan dan dipatuhi oleh syarikat.

24. KONTRAK KESELAMATAN DI ASRAMA Rondaan dan kawalan dibuat mengikut kekerapan rondaan (1-2 jam sekali). Merakamkan watchman clock (setiap point jam di kunci) dan kawalan keluar masuk pelawat ke asrama. Borang pelaksanaan kerja dilengkap dan disahkan serta ditanda tangani untuk tujuan bayaran serta urusan pemotongan (sekiranya ada). (Pek. Perolehan Bil 3/2010)

25. BAKI DAN WANG LEBIHAN BMA

26. BAKI DAN WANG LEBIHAN BMA Baki bawa Ke tahun Hadapan ialah baki peruntukan BMA tahun semasa yang dibawa ke tahun berikutnya terhad kepada 5% daripada jumlah keseluruhan peruntukan. Sekiranya terdapat lebihan yang terbit daripada baki setelah ditolak 5%, ianya perlu dipulangkan/dikreditkan ke Akaun Hasil Kerajaan sebelum 31 Januari tahun berikutnya. (Rujuk SPK Bil 8/2010)

27. BAKI DAN WANG LEBIHAN BMA KPM telah memutuskan untuk menggantung arahan pemulangan Baki PCG dan BMA tahun 2011. Pihak sekolah tidak perlu memulangkan baki tersebut ke Bahagian Kewangan, KPM. (Surat arahan KP/BKEW/BT) 1800/G-03(22) bth 6 Januari 2012) BAD telah membangunkan SMAS (Sistem Maklumat Akaun Sekolah) iaituaplikasibagimembantuPengarah/PPD/Pengetuamengesankedudukankewangansekolah (GeranPerkapitaBagi KWK dan KWA).

28. BAKI DAN WANG LEBIHAN BMA SMAS telah dilaksanakan di 8 buah negeri (Johor, Selangor, Kelantan, Perak, Kedah, Perlis, Penang dan Sabah). Melaka dijangka pada Mac 2012. Sehingga Disember 2011, baki SMAS (8 Negeri) bagi KWAMP adalah sebanyak RM10.5 juta, KWK sebanyak RM205.2 dan KWA sebanyak RM122.4 juta.

29. BAKI DAN WANG LEBIHAN BMA Berdasarkan tinjauan Audit bagi 22 buah sekolah berasrama di Melaka, baki BMA adalah sebanyak RM1.82 juta dan baki KWA berjumlah RM2.32 juta. BMA/KWA Mengapa.....baki sebegitu besar ???

30. BAKI DAN WANG LEBIHAN BMA Perbelanjaan yang dibenarkan bagi baki BMA : (SPK Bilangan 8 Tahun 2010) Menampung kekurangan BMA pada tahun semasa. Menyediakan makanan tambahan termasuk mengadakan jamuan khas melibatkan penghuni asrama. Pembelian/penggantian perkakasan memasak dan bahan bakar memasak bagi asrama di bawah kontrak bekalan bahan mentah. Bayaran kepada tenaga pengajar luar di kelas pengajian Fardu Ain dan Al Quran murid asrama.

31. PENEMUAN AUDIT

32. PENEMUAN AUDIT • Format 1 tidak dicatat setiap hari terutama pada hari Sabtu dan Ahad. • Tiada bukti semakan seminggu sekali oleh Pengetua/GB atau wakil. • Rekod dan borang seperti Format 4, 5, 6, 7 dan 10 masih belum diselenggara. • Pesanan makanan dibuat secara lisan. Borang Pesanan (Format 8) tidak digunakan. • Sajian makanan tidak mengikut menu dan sukatan yang ditetapkan.

33. PENEMUAN AUDIT • Bekalan bahan mentah tidak mengikut spesifikasi. • Maklumat pekerja tidak kemas kini. • Kontraktor tidak membekalkan pakaian seragam. • Pekerja belum mengambil suntikan T.Y 2. • Pekerja tidak memakai apron, penutup kepala, sarung tangan dan tanda nama semasa melaksanakan perkhidmatan.

34. PENEMUAN AUDIT • Longkang di persekitaran dewan makan kurang bersih. • Pelupusan sampah tidak mengikut peraturan. • Tong sampah di kawasan dapur tidak bertutup. • Sisa makanan tidak dibuang dalam tempoh 2 jam selepas makan malam.

35. PENEMUAN AUDIT KWA • Baki BMA dibelanjakan bagi pembelian yang tidak dibenarkan oleh peraturan. • Daftar penghuni asrama tidak lengkap dan kemas kini. • Pungutan Yuran Asrama lewat dikeluarkan resit. • Daftar subsidiari tidak kemas kini. • Pungutan Yuran Pendaftaran dan pelbagai dibuat tanpa kelulusan drpd PTJ.

36. DENDA/PENOLAKAN BAYARAN

37. DENDA/PENOLAKAN BAYARAN Klausa 12 DokumenKontrak : ApabilaPerkhidmatan yang dilaksanakantidakmengikutterma/syaratkontrak : Kerajaanbolehbolehmengenakandendadenganjumlahduapuluhperatus (20%) daripadaHargaSajianseharidanBilanganmuridpadawaktusajianberdasarkanBorangPesanandiPremisberkenaan. Bagimaksudini, asaspengiraandendaadalahsepertiberikut : Denda = HS x BM x 20%  • HS : HargaSajian • BM : BilanganMuridpadawaktusajianberdasarkanBorangPesanan

38. GAMBAR MEMUASKAN

39. BEKALAN MAKANAN MENGIKUT SPESIFIKASI SMK SULTAN ALAUDDIN SMKA SHARIFAH RODZIAH

40. BUAH-BUAHAN MENGIKUT SPESIFIKASI SMKA SHARIFAH RODZIAH SMK SULTAN ALAUDDIN

41. BEKALAN MAKANAN MENGIKUT SPESIFIKASI SMK DATO ABDUL RAHMAN YAAKUB SM TAHFIZ AL QURAN CENDERAH

42. PEKERJA MEMAKAI PENUTUP KEPALA,APRON DAN SARUNG TANGAN SMKA SHARIFAH RODZIAH SMK DATO ABDUL RAHMAN YAAKUB

43. PEKERJA LENGKAP BERUNIFORM SMA (JAIM ) AL ASYRAF

44. MENU SAJIAN DIPAMERKAN DI DEWAN MAKAN SMKA SULTAN MUHAMMAD SMK ISKANDAR SHAH, JASIN

45. SUSUNAN STOK BEKALAN DALAM STOR KEMAS DAN TERATUR SMV MELAKA TENGAH SMK TINGGI (P) MELAKA

46. SUSUNAN STOK BEKALAN DALAM STOR KEMAS DAN TERATUR SMA (JAIM ) AL ASYRAF

47. DEWAN MAKAN BERSIH DAN TERATUR SMK SIMPANG BEKOH SMK KEM TERENDAK

48. DEWAN MAKAN BERSIH DAN TERATUR

49. DEWAN MAKAN BERSIH DAN TERATUR SMK KEM TERENDAK

50. KEBERSIHAN LONGKANG DI PERSEKITARAN DEWAN MAKAN SMK ISKANDAR SHAH, JASIN SK PENDIDIKAN KHAS