Trousse de démarrage d’un intranet Éléments de base Patrick Parent Chargé de projet contenu

1. Trousse de démarrage d’un intranet Éléments de base Patrick Parent Chargé de projet contenu Assemblée nationale du Québec

2. Les 3 étapes essentielles • L’avant-projet : réflexion stratégique un site intranet pourquoi, pour qui, comment ? • Le projet : viser l’efficacité et la performance définir la structure, les contenus, les visuels et les fonctionnalités de base • L’après projet : garantir la pérennité des ressources, une méthode et des outils

3. L’avant-projet : réflexion stratégique • Un site intranet pourquoi, pour qui? • identifier les objectifs, les attentes et les besoins des gestionnaires, mais surtout des utilisateurs • croiser et analyser les données recueillies • définir les enjeux communs et les objectifs à atteindre, les types de contenus

4. Types de contenus Mission, organigramme, liste des comités, événements à venir, grands dossiers, nominations, communiqués internes, visites virtuelles, calendrier de vacances, avis de nomination, rapports, plan stratégique, offres d’emplois, trousse d’accueil, bottin, etc. Formulaires administratifs, moteur de recherche, applications et outils de gestion, banque de données, procédures, modèles de lettres, instructions de travail, dictionnaires, lexiques, formation en ligne, etc. Informationnel Relié à la tâche (processus) Intranet Transactionnel Collaboratif Formulaires électroniques transactionnels, catalogue d’achats en ligne, réservation de salles, etc. Forum de discussion, wiki, blogues, site ou espace de travail partagé, messageries instantanées, webcam, agenda de groupe, etc.

5. L’avant-projet : réflexion stratégique • Objectifs (quelques exemples) : • développer un sentiment d’appartenance au sein de l’organisation • offrir un accès centralisé à une information juste, pertinente et fréquemment mise à jour • offrir un accès centralisé aux outils reliés aux tâches quotidiennes du personnel

6. L’avant-projet : réflexion stratégique • Un site intranet : comment ? • tisser une toile de collaboration : mobiliser, agir en équipe, décentraliser l’alimentation du site • rédiger un cadre de gestion et une politique éditoriale

7. L’avant-projet : réflexion stratégique • Équipe intranet : exemple de structure Décideurs • Comité de direction • Gestionnaires Responsables des spécialités thématiques Rédacteurs Partenaires • Direction des ressources informationnelles • Édimestre, webmestre ou coordonnateur site intranet • Comité intranet ou comité éditorial Correspondants de contenus ou edimestres sectoriels • Infographiste(s) • Intégrateur (s) Web etmultimédia • Webmestre technique • Programmeurs ou fournisseurs de services en programmation Web

8. Le projet : viser l’efficacité et la performance • Concevoir l’arborescence : architecture des contenus et des services/outils en ligne • en fonction des objectifs d’information • en fonction des besoins et attentes de la clientèle • Identifier les contraintes techniques liées : • au serveur hébergeur • au contexte d’utilisation • à la mise à jour : html ou outil de gestion de contenu (CMS)

9. Le projet : viser l’efficacité et la performance • Élaborer des maquettes de positionnement • clarifier, hiérarchiser et mettre en valeur les contenus

10. Le projet : viser l’efficacité et la performance • Exemples d’outils de gestion de contenu CMS Régie du bâtiment Éditeur de manchettes Assemblée nationale

11. Le projet : viser l’efficacité et la performance • La conception graphique Web • au service de l’information et des messages : signe, valorise et structure les contenus (iconographie, logos, couleurs, animation, etc.) • au service de l’efficacité : conçoit une navigation rapide et facile (ergonomie) • au service des émetteurs et des utilisateurs : personnalise, facilite l’adhésion et la réappropriation

12. Le projet : viser l’efficacité et la performance • La rédaction Web • Deux incontournables • le style direct et court • des textes signés (identifier la source) • Un peu de conception-rédaction pour : • personnaliser • créer un ton homogène • Les pièges à éviter • le «fourre-tout» • ne pas s’adapter aux besoins des utilisateurs

13. L’après projet : garantir la pérennité • Lancer et relancer l’intérêt des utilisateurs • Viser l’efficacité et la performance jour après jour • mesurer l’achalandage du site intranet : indispensable ! • l’équipe intranet : essentielle • effectuer un sondage de satisfaction après un certain temps • Informer du projet, le mettre en marché jour après jour • élaborer une stratégie de lancement «sur mesure» : innover ! • utiliser les outils existants pour relancer régulièrement l’intérêt

14. Exemples d’intranet • Portail intranet Assemblée nationaleJean-Sébastien Cloutier

15. Exemples d’intranet • Portail intranet Assemblée nationaleJean-Sébastien Cloutier

16. Exemples d’intranet • Portail intranet Assemblée nationaleJean-Sébastien Cloutier

17. Exemples d’intranet • Intranet ministère de la JusticeLouise Plante

18. Exemples d’intranet • Intranet ministère de la JusticeLouise Plante

19. Exemples d’intranet • Intranet ministère de la JusticeLouise Plante

20. Exemples d’intranet • Intranet ministère de la JusticeLouise Plante

21. Exemples d’intranet • Intranet de la Régie du bâtimentIsabelle Gagnon

22. Exemples d’intranet • Intranet de la Régie du bâtimentIsabelle Gagnon

23. Merci! Patrick Parent, chargé de projet contenupparent@assnat.qc.ca418 643-4711