1 / 34

PANDUAN PENGGUNAAN OUTLOOK

memuat informasi tentang Microsoft Office Outlook

atyantiraras
Download Presentation

PANDUAN PENGGUNAAN OUTLOOK

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. MICROSOFT OFFICE OUTLOOK AtyantirarasRetnoWidayu (30111271) DewiRatnasari (30111427) GiandaniAnnisaAvioni(3111344) PIS 11-11 Politeknik Telkom Bandung

  2. Pendahuluan …. Email sudahbertahun-tahunmenjadisalahsatujalanpenggunateknologiinformasiuntukberkomunikasidanberhubungan, orangdipermudahuntukmengirimkaninformasiberupa text yang jugadapatdisisipi data lain yang biasanyadikirimkanmenggunakanfiturattachement. Email dapatdiaksesmenggunakan webmail jikakitamenggunakanbrowseruntukmembuka email kitaatapunmenggunakanPOP / IMAP client semisal Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird ataupunaplikasi-aplikasi mail client yang terpasangdiperangkatberjalanseperti notebook dansmartphone.

  3. PANDUAN PENGATURAN GMAIL DI MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007

  4. Langkahpertama yang haruskitalakukanadalahmengaktifkanIMAPdi Gmail / Google Apps ( Janganlupauntukklik‘Save Changes’ketikakitasudahselesai)

  5. Membuka Microsoft Office Outlook 2007 • Untukpembuatanbaru, pilih‘Tools’, kemudianklik ‘Account Setting’

  6. Secaraotomatisakanmuncultampilansepertiberikut : klik‘New’jikainginmembuat account baru,

  7. Munculsebuahtampilansecaraotomatis, pilihpadabagian ‘Microsoft exchange, POP3, IMAP, of HTTP’. Kemudianklik‘Next’

  8. Akanmuncul‘Auto Account Setup’ box, masukkan : NamaAnda, Alamat Email ( username@domainname.com ), dan Password. • Tandaipadakotak‘Manually configure server settings or additional server types’,kemudianklik‘Next’.

  9. Muncul‘Choose E-mail Service’ box, Pilih‘Internet E-mail’. Klik‘Next’.

  10. Akanmuncul‘Internet E-mail Setting’ box,

  11. dimanadidalamnyakitadapatmelakukanpengaturansepertiberikut : • Padabagian‘User Information’ , masukkannamadanalamat email secaralengkap • Padabagian‘Server Information’ , dalamkolom ‘Account Type’ pilih menu IMAP, dalam‘Incoming mail server’ ketikkanimap.gmail.com, dandalam‘Outgoing mail server’ ketikkansmtp.gmail.com • Padabagian‘Logon Information’ , dalamkolom'User Name', masukkanalamatlengkap Gmail / Google Apps Andadanmasukkanpassword padakolom‘Password’. • Setelahselesaimembuatpengaturanini, klik‘More Setting’ untukmembawaAndakepengaturanterakhir

  12. Makaakanmuncultampilansepertiberikut :

  13. Klik‘Advanced’kemudianaturhinggasepertitampilandibawahini :Klik‘OK’

  14. Setelahituakanmuncultampilansepertisebelumnya, yaitusepertidibawahini : Klik‘Next’ untukmenuju step selanjutnya

  15. Muncultampilansepertidibawahini, yang menandakanbahwapengaturangmailtelahselesai, klik‘Finish’

  16. PENGGGUNAAN MICROSOFT OFFICE OUTLOOK UNTUK PENGELOLAAN EMAIL

  17. Membaca Email • Untukmembaca email pastikan Outlook beradapada folder “Inbox”, cukupdobelklikpadapesan yang ingindibaca. Pesanakanterbukapadajendelabaru. • Untukmengetahuiadanyapesanbaru, pada windows toolbar ( sudutkiri monitor ) akandiberitandaamplop yang diiringidengansuara “ding” sebagaibunyi default untuk email yang tibapada Outlook.

  18. Membaca File Attachment • JikaAndamenerimapesanberisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akandiberitanda paperclip disebelahnya. Untukmembuka file attachment lakukanlangkahberikut : • Bukapesan/mail message. • Akanada icon dengannama file di body text. • Dobelklik icon file. File attachment akanterbukasesuaidengan program aplikasinya. Andabisamenyimpannyaataumenutupsajafilenya. • Cara menyimpan file attachment : • Sorot file attachment • Klik menu File – kemudian Save attachment. • Pilih folder tempatmenyimpan file yang diinginkan. 

  19. Membuat Sub Folder pada Inbox • Apabilakitainginmengelompokkan email danmenempatkannyapada folder tertentuhalinidapatdilakukandenganmembuat folder barudidalam folder Inbox. Lakukanlangkahberikut : • Pada folder Inbox klik File • Pilih New – pilih Folder • Ketiknama folder padakolom yang tersedia • Klik OK atautekan enter

  20. Membuat / Mengirim Email • Untukmembuatpesan (message) barupada Outlook ikutilangkahberikut: • Klik menu File • Sorot New • Klik menu Mail Message • Note: Prosesinidapatdisingkatdenganmenekan icon New Mail Message (sudutkiriatas) pada toolbar standart .

  21. Membuat / Mengirim Email • Ada 3 jenistujuanpengirimanyaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinyasbb : • To : tujuanstandarpengalamatanpesan. • Cc : singkatandari Carbon Copy. JikaAndainginmengirimpesankepadaseseorang, tetapiinginjugamemberikan copy pesanpadaorang lain, cantumkanalamatemailnyapadakolom Cc selainpadakolom To. • Bcc : singkatandari Blind Carbon Copy. JikaAndainginmengirimpesanpada 2 orang, padakoIom To danpadakolom Bcc, keduanyaakanmenerima email tetapipenerima yang adadikolom To tidakakanmengetahui (blind) bahwa email jugadikirimkepihakke 2 (Bcc).

  22. Membuat / Mengirim Email • Setelahmenentukanbagaimanadankemanapesanakandikirim, ikutilangkahberikut : • Kliktombolpengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc). • Padakolom "Show Names From The :" , pastikan address list ygbenartelahdipilih, kliktandapanah down untukmemilih. • Dobelklik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) namaorang yang ingindikirim.Andadapatmemilihlebihdarisatunamadengandobelklikpadanamatsb. • Kliktombol OK . Andaakankembalike menu pesan/New Mail Message denganalamat email yang telahdipilihtadi. • Masukkan text padahalamanisianpesan. • Setelahselesaimengetikpesankliktombol Send, danpesanakansegeradikirim.

  23. Mengirim Attachments( File Lampiran) • JikaAndainginmenyertakansebuah file ataulebihpadapesanAnda, sepertidokumenatau spreadsheet, lakukanlangkahberikut: • Sepertibiasa, buatpesanbarubesertaelamatemailnya. • Setelahselesaimengetikpesantekantombol Insert pada toolbar. • Klik File. • Cari file yang inginandasertakan. • Dobelklikpada file yang akandisertakan

  24. Membalas ( Reply ) Pesan Ketikamenerimadantelahmembacasebuahpesan (email) kemungkinanAndainginlangsungmembalaspesankeorang yang mengirimnya. Untukmelakukanhaltersebutlakukanlangkahberikut : Standard Reply • Pada folder Inbox dobleklik email yang inginAndabalas. • Kliktombol Reply . • Alamatpengirimakanotomatistercantumpadabagian To: • Ketikpesanandapada body pesan. • Klik Send. Reply To All • Kliktombol reply to all. • Semuapenerimaakantercantumdibagian To : dansemuaalamatbagian Cc akantercantumpadabagian Cc : • Ketikpesanandapada body pesan. • Kliktombol send.

  25. MeneruskanPesan KetikaAndasudahmembacapesan, danAndainginjugamenyampaikan/meneruskanpesantersebutkeorang lain, lakukanlangkahberikut : 1Buka email/pesan yang inginAndateruskankeorang lain. Kliktombol Forward, Masukkanalamat email penerima. Andadapatmenambahkankomentardi body text pesanjikadiinginkan. Setelahselesai, klik Send.

  26. Membuat Group ( Distribution List) • Pada Address Book kitajugabisamembuatbeberapa Group yang merupakangabungandaribeberapa personal email, yang bergunabagikitadalampengiriman email. Sehinggamemudahkankitadalampengiriman email kebanyakorangtanpamengetikalamat email merekasatu-persatu. • Untukmembuat “Group” lakukanlangkahberikut : • Buka menu “ Address Book” • Klik File – pilih “New Entry” • Pilih “New Distribution List “ klik Ok • Tulisnamadari Group padakolom yang tersedia ( mis : Bintek ) • KemudianKliktombol “Select Member” untukmemilihsiapasaja yang masukdalam Group ini. • Pilihsiapasajadenganmengklik 2 kali padanamaataumengkliktombol “Add” • Klik Ok • Kemudianklik “Save and Close”.

  27. Format Font & Background • Pada menu Outlook klik menu Tools • Pilih Options • Pilih Mail Format ( adadi menu atas ) • Pilih format email pada “Send in this message format” : pilih HTML • Klik Font untukmemformat font • Klik Stationery Picker untukmemformat background • Klik Ok

  28. Message Rule Denganmenggunakan rule “Defer” dalam Outlook, kitadapatmensetupsebuah rule yang menghentikanseluruhpesan yang dikirimuntukbeberapamenitsetelahandamelakukanklikpadatombol Send, untukmemberikanandasebuahkesempatanuntukmerecover. Pilih Rules and Alerts dari menu Tools dankemudiankliktombol New Rule. Pada “Start from s blank rule”, pilihChekc messages after sending, dankemudianklik Next.

  29. Message Rule • Kliktombol Next lagipada screen “Which conditions do you want to check”, danandaakandituntundengan dialog yang menginformasikanandabahwa rule akandigubakanpadaseluruhpesan. Jikaandamauandadapatmengatur rule inihinggahanyamnegerjakangruptertentu. • check box “defer delivery by a number of minutes”, dankemudianklik “a number of” danubahperbedaanmenitmenjadisesuatuseperti 5 menitwalaupunandadapatmengubahnyamenjadiapapun yang andainginkan. • Kliktombol Next dankemudianberikan rule sebuahnama yang mudahuntukdiingatsehinggaandadapatmengetahuinyadalam list.

  30. FITUR BARU DALAM MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007

  31. FiturBarudalam Microsoft Office Outlook 2007 Beberapafiturbarupada Microsoft Outlook 2007, antara lain : • Color Categorize : digunakanuntukmengelompokkan e-mail, tugasataukontakdenganpilihanwarnatersendiri. • Mail Client jugamenawarkanfasilitaskeamanan yang lebihbaikdibandingkanversisebelumnya, yaituDigital IDdari Microsoft. Fasilitasiniakanmengaktifkanpemberiansandipadasetiappesan yang dikirimkanuntukmenjagakerahasiaan. • Fasilitassinyalpesanmemberiperingatanbahwa mailbox telahpenuh. Denganbegitu, andabisasegeramenghapuspesan yang sudahdibaca. • Fasilitas Instant Search merupakanpengembangandari menu Find dari Microsoft Outlook versiterdahulu. Fasilitasinimemilki 2 submenu baru, yaitu Expand the Query Builder dan Search All Mail Item. • Pesan yang dikirimkanakanterlihatdalamlembarbalasan. Andabahkanbisamenambahkankomentartanpamengubahisinya.

  32. KEUNTUNGAN EMAIL CLIENT DIBANDINGKAN WEB MAIL

  33. Keuntungan Email Client dibandingkan Web Mail • Keunggulannya Email Client dibandingkan Web Mail adalahkitabisamenghematkoneksi internet. Kita cukupterkoneksiketikamelakukanSend and Receiveterhadappesan-pesan e-mail kita. Setelahitu, kitabisamembacadanmengetik e-mail secaraoffline. Keunggulanlainnya, prosespembacaanpesansangatlahgampang. Kita tinggalmengkliksubjectsebuahpesan, laludalamsekejapkitaakanbisamembacanya. Bahkanhampirsemua program Email Clientmemilikifasilitas Auto Preview, yang membuatprosespembacaan email menjadilebihmudah. kitajugatakperlukhawatirsoalkuota, karenapesan-pesan email kitatelahberpindahdarimail serverkekomputerpribadikita.

  34. THANK YOU

More Related