INVENTARIOS NIA 501

1. INVENTARIOS NIA 501 EXPOSITOR L.C. EDUARDO M. ENRÍQUEZ G. eduardo.enriquez@gvamundial.com.mx

2. VIGENCIAIdentificación de riesgos en el proceso de Inventarios De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010.

3. Identificación de riesgos en el proceso de Inventarios Dentro del proceso de planeación de la auditoría, el auditor debe identificar las transacciones significativas. Teniendo en cuenta la NIA 315, identificación y evaluación de los riesgos de error material mediante el entendimiento de la entidad y sus entorno, el auditor debe determinar los riesgos de los procesos que administran las transacciones significativas, enfocando su esfuerzo a determinar aquellos riesgos que amenazan los siguientes objetivos definidos por COSO:

4. Identificación de riesgos en el proceso de Inventarios Objetivo 1: Preparación y publicación de información financiera confiable Objetivo 2: Cumplimiento con las leyes y normas aplicables.

5. Identificación de riesgos en el proceso de Inventarios Determinados los riesgos que amenazan estos 2 objetivos en el proceso que administra la transacción significativa y teniendo en cuenta la NIA 330, Respuestas del auditor a los Riesgos Evaluados, el auditor debe identificar los controles relevantes que mitigan los riesgos y evaluar el diseño, la implementación y efectividad de dichos controles.

6. Relación de las aseveraciones con los riesgos en el proceso de inventarios Las aseveraciones le ayudan al auditor a comprender los riesgos que se pueden materializar partiendo de la base que las aseveraciones son las declaraciones que un tercero interesado en una compañía esperaría encontrar en los estados financieros. Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe esperar que la información financiara cumpla con las siguientes aseveraciones dentro de un proceso de inventarios para cumplir con los objetivos definidos por COSO.

7. Aseveraciones en un proceso de inventarios Integridad: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de inventarios han sido registradas en los estados financieros. Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso inventarios existen a una fecha determinada Exactitud: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de inventarios han sido registradas apropiadamente (fechas, conceptos, cantidades, valores)

8. Aseveraciones en un proceso de inventarios Presentación y revelación: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de inventarios han sido clasificadas en las cuentas correspondientes y se han revelado los temas relevantes del proceso de inventarios y sus cuentas relacionadas, de acuerdo con las políticas contables y el marco legal vigente.

9. Aseveraciones en las cuentas relacionadas de un Proceso de Inventarios

10. Tipos de inventario Se identifican los siguientes tipos de inventario: - Materias primas y partes compradas. - Inventarios en proceso. - Inventarios de artículos terminados - Partes de reemplazo, herramientas y consumibles. - Bienes (mercancías) en tránsito - Inventario final

11. Métodos de valuación de inventarios: Comúnmente se utilizan 4 métodos de valuación de inventarios: - Promedio - Primeras entradas primeras salidas (PEPS) - Ultimas entradas primeras salidas (UEPS)** - Identificación específica

12. Contabilidad de costos : Entre los diferentes tipos generales de Contabilidad existe la llamada Contabilidad de Costos. La Contabilidad de Costos es interna y se utiliza para medir los costos de producción de algún producto o servicio, para tomar diferentes tipos decisiones en cuanto a producción, organización de la empresa, proveedores de materias primas o servicios para la empresa, personal, etc. La Contabilidad de Costos también se usa para generar y establecer el Costo Estándar o Estándar de Producción para las empresas. A continuación se describe lo que es un Costo Estándar.

13. Contabilidad de costos : El Costo Estándar se desarrolla con base a los costos directos e indirectos presupuestados. El Costo Estándar es una medida de qué tanto debe costar producirse o entregarse una unidad de producto o servicio. Al cierre de cada mes, la compañía debe ajustar el costo estándar al costo real, que es como se va a reflejar en los estados financieros.

14. Contabilidad de costos : Mercancias en Tránsito: Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

15. INCOTERMS Surge de la frase en ingles "International Commerce Terms" que básicamente son los términos de compra y venta internacional que establecen y determinan los derechos, responsabilidades y obligaciones de las partes que intervienen en la operación. Es muy importante destacar que los Incoterms regulan entre otras, cuatro puntos críticos que soporta toda transacción comercial: - La entrega de la Mercancía - Transferencia de Riesgos - Distribución de Gastos - Trámites documentales

16. Administración del inventario : El ¿Cuándo? y ¿Cuánto? ordenar son las preguntas en las que se basa la administración de inventarios, si se reabastece el inventario en periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequeña lo cual reduce el costo de conservación pero se incrementa el de ordenar; si se reabastece el inventario en periodos largos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual reduce el costo de ordenar pero incrementa el costo de conservación.

17. Administración del inventario : En administración de inventarios existen modelos de reabastecimiento de inventario que tratan de equilibrar los costos y reducirlos al máximo así con dichos modelos el cliente puede saber: ¿Cuánto inventario ordenar? Y ¿Cuándo ordenar inventario?

18. Buenas prácticas para el manejo de inventarios : Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque

19. Buenas prácticas para el manejo de inventarios : 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario

20. Buenas prácticas para el manejo de inventarios : 6. Comprar el inventario en cantidades económicas 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios

21. Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios 1) Entendimiento del proceso de Inventarios El primer paso es entender el proceso desde la entrada de la materia prima y/o producto terminado a la bodega hasta la salida del producto terminado de la bodega. Tener en cuenta que este proceso lo debemos conectar con los procesos de compras, ventas y nomina.

22. Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios 2) Identificación de riesgos y controles Con base en el entendimiento del proceso se identifican los riesgos que amenacen la integridad, existencia y exactitud de las cifras. Antes de empezar a revisar cada actividad debemos concluir si el proceso cuenta con una adecuada segregación de funciones. Si en la evaluación de la segregación de funciones concluimos que no con confiamos en esta, el auditor puede tomar la decisión de tomar un enfoque sustantivo, por lo tanto no realizará pruebas a los controles.

23. Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios 2) Identificación de riesgos y controles Si estamos tranquilos con la segregación de funciones podemos pasar al siguiente paso que es dividir el proceso de compras en actividades susceptibles a la generación de riesgos. Estas actividades son:

24. Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios 2) Identificación de riesgos y controles 1) Almacenamiento 2) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos de personal, servicios públicos, etc) 3) Costeo de los productos 4) Salida de productos 5) Ajustes al inventario y al costo de ventas

25. Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios 2) Identificación de riesgos y controles En cada una de estas actividades procedemos a identificar riesgos y controles que los mitiguen. Seleccionando aquellos controles que cumplan con las siguientes características: - Los más eficientes de probar - Los que mitigan más número de riesgos. - Los que cubren un mayor número de aseveraciones - Si se trata de un cliente recurrente se debe tener en cuenta la evaluación de los años anteriores.

26. Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de Inventarios 2) Identificación de riesgos y controles A continuación se muestra un ejemplo de cómo identificar riesgos y controles mediante la utilización una matriz de riesgos y controles. Los ejemplos enunciados esperamos que sirvan de guía para facilitar la identificación de riegos y controles.

27. Riesgos y Controles

28. Riesgos y Controles

29. Riesgos y Controles

30. Inventarios físicos Inventarios físicos

31. Inventarios físicos Guía para auditar la toma física de inventarios que describe  los pasos que debe seguir el auditor al momento de participar en la toma física de inventarios. Esta Guía está alineada con los nuevos requerimientos de las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) (Proyecto Claridad)

32. Objetivos De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010, el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario.

33. Requisitos según la NIA 501 Si el inventario es un rubro de importancia relativa en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por medio de: a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible para:

34. Requisitos según la NIA 501 i) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario ii) Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración iii) Inspeccionar el inventario iv) Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía; y

35. Requisitos según la NIA 501 b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario.

36. Requisitos según la NIA 501 En caso de que el inventario sea realizado por la compañía con un corte diferente al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados, entre la fecha del conteo y la fecha de los estados financieros.

37. Requisitos según la NIA 501 En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría de los movimientos del periodo intermedio.

38. Requisitos según la NIA 501 Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario. En el caso en donde el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen de acuerdo con la NIA 705

39. Requisitos según la NIA 501 El auditor deberá estar atento a identificar inventario en poder de terceros y cuyo monto sea significativo en los estados financieros. Para estos casos, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario, realizando ambos o alguno de los siguientes procedimientos:

40. Requisitos según la NIA 501 a) Solicitar confirmación al tercero que tiene bajo su custodia y responsabilidad el inventario, en cuanto a las cantidades y condición del inventario. b) Efectuar una inspección de las cantidades y condición del inventario que está en poder del tercero.

41. Asuntos relevantes a tomar en cuenta al planear la asistencia a la toma física del inventario Al momento de planear la asistencia a la toma física, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: - Los riesgos de errores e irregularidades significativos que pueden estar presentes en los inventarios de la Compañía - Los controles relacionados con el inventario

42. Asuntos relevantes a tomar en cuenta al planear la asistencia a la toma física del inventario - Si se espera que se definan procedimientos adecuados y que se emitan instrucciones para el conteo físico del inventario - La oportunidad de la planeación del conteo físico del inventario - Si la entidad mantiene un sistema de inventarios perpetuo

43. Asuntos relevantes a tomar en cuenta al planear la asistencia a la toma física del inventario - Las localidades en donde se encuentra almacenado inventario que sea significativo para la entidad y los riesgos de errores e irregularidades significativos, al decidir en qué almacenes es apropiado la presencia del auditor. La NIA 600 trata del involucramiento de otros auditores y, en consecuencia, puede ser relevante si este involucramiento se realiza en relación con la asistencia al conteo físico del inventario en otras localidades.

44. Asuntos relevantes a tomar en cuenta al planear la asistencia a la toma física del inventario - Si se necesita la asistencia de un experto que apoye al auditor. La NIA 620 trata del apoyo de un experto para ayudar al auditor a obtener la evidencia suficiente y apropiada de auditoría

45. Responsabilidad La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo, cuando menos una vez al año para que sirva como base en la preparación de los estados financieros y, si es aplicable, para cerciorarse de la confiabilidad del sistema de inventarios perpetuos de la entidad, el que le sea aplicable. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos físicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.

46. Buenas prácticas en un inventario físico Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación se describe gráficamente un tipo de metodología entre muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable.

47. Buenas prácticas en un inventario físicoActividades previas al inventario Definición de los equipos de trabajo que participaran en el inventario y de las personas que supervisarán cada equipo. Elaboración y comunicación de las instrucciones del inventario a los equipos de conteo. Ordenamiento previo del inventario. Identificación del inventario obsoleto, dañado o de lento movimiento. Codificación del inventario por ubicación. Verificación física de la ubicación del inventario, de acuerdo a su codificación. Emisión y colocación de tarjetas de conteo físico. Verificación de colocación de las tarjetas del inventario. Corte de documentos.

48. Buenas prácticas en un inventario físicoEjecución del inventario Primer conteo físico. Llenado de la primera parte de la tarjeta de inventario. Segundo conteo físico por personal diferente al del primer conteo. Llenado de la segunda parte de la tarjeta de inventario

49. Buenas prácticas en un inventario físicoVerificación del conteo físico Comparación de las tarjetas de inventario (Primer conteo vs Segundo conteo). Tercer conteo por las diferencias presentadas entre las tarjetas del primer y segundo conteo. Comparación del resultado final del inventario físico con el kardex. Ajustes al Kardex autorizados por funcionario de nivel adecuado.

50. Conciliación con los libros contables La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.