Projectrapportering: mogelijke struikelblokken onder de loep

1. Projectrapportering: mogelijke struikelblokken onder de loep

2. Inhoud • Algemene opmerkingen • Kosten → subsidiebedrag • Overhead • Personeel • Afschrijvingen • Inkomsten • De minimis • Overheidsopdrachten • Inhoudelijke rapportering • Opvolging rapportering

3. Algemene opmerkingen • Controlestructuur: • Beheersautoriteit (Agentschap Ondernemen) • Controle op stukken (afd. Europa Economie) • Controle ter plaatse (afd. Inspectie Economie) • Certificeringsautoriteit (Agentschap Ondernemen) • Extern • Auditautoriteit (Inspectie van Financiën) • Europese Commissie, Rekenhof, …

4. Algemene opmerkingen • Alle gidsen, templates, … op www.efro.be • Indienen rapport via applicatie en toesturen papieren bewijsstukken & aanvraagformulier betalingen op hetzelfde moment • Investeringsprojecten: alle kosten indienen, ook als goedgekeurd bedrag bereikt werd • Aangeven wie de uitgave gemaakt heeft (promotor of copromotor) • Duidelijke projectboekhouding, bewaartermijn bewijsstukken tot eind 2022

5. Algemene opmerkingen • 10%-regel: • 10% flexibiliteit op goedgekeurde rubriektotalen • niet op rubrieken personeel en overhead & subrubriek grond • door dossierbehandelaar • 25%-regel: • aanpassing van goedgekeurde rubriektotalen tot 25% van totale projectkost • alle rubrieken • door Begeleidingscomité • 10%-regel blijft mogelijk

6. Kosten → subsidiebedrag Mogelijke subsidie = ingediend bedrag ter subsidiëring * EFRO % ! Niet meer dan toegekend totaalbedrag subsidie “Praktische gids subsidiabiliteit” op www.efro.be

7. Kosten → subsidiebedrag Ingediend bedrag ter subsidiëring = basis ∑ Personeelskosten: ∑ personeelskostenposten * bijdrage tot project % ∑ Inkomsten: negatief bedrag ∑ Factuur: ∑ facturen MINIMUM((kost exclusief BTW + niet terugvorderbare BTW), betaald bedrag) * bijdrage tot project % => Enkel betaalde uitgaven zijn subsidiabel!

8. Kosten → subsidiebedrag

9. Kosten → subsidiebedrag

10. Overhead • Goedgekeurd overhead % op personeel & werking (absoluut maximum van 15%) • Forfaitaire overhead => geen bewijsstukken • Per rapport, ev. regularisatie bij eindrapport

11. Overhead: invoer applicatie • Factuurdatum: laatste dag waarover gerapporteerd wordt (binnen projectperiode) • Factuurnummer: ‘nvt’ • Leverancier: ‘nvt’ • Voorwerp van de uitgaven: ‘forfaitaire overhead’ + periode • Factuurbedrag excl. btw: overheadbedrag in €

12. Overhead: invoer applicatie • Niet-terugvorderbare btw: altijd 0 € • Bijdrage tot project: 100% • Subsidiabel bedrag: wordt berekend • Betalingsdatum: laatste dag waarover gerapporteerd wordt (binnen projectperiode) • Betaald bedrag: overheadbedrag in €

13. Personeel • Loonfiches of gelijkaardige bewijskracht (geen excel) ter vaststelling van brutoloon • Andere looncomponenten: bewijsstukken of berekeningswijze • Ondertekende tijdsregistratie: model met instructie op www.efro.be => reëel affectatie% maandloon in te brengen in applicatie

14. Personeel • Overzicht inzet zelfde personeelsleden op verschillende projecten • Vakantiegeld en eindejaarspremie: • Eenmalig: aparte kostenlijnen / theoretisch affectatie% • Maandelijks: aparte kostenlijnen / reëel affectatie% (indien veel personeel in- en uitdienst)

15. Personeel • Indien geen maandelijkse afrekening loonkost (meerdere maanden per kostenlijn): toelichting/berekening bezorgen • Alle eigen berekeningen: als rapportbijlage • Wijziging personeelskosten in model kostendetaillering: historiek van affectatie per persoon ipv gemiddelde affectatie

16. Afschrijvingen: algemeen • Afschrijvingen vanaf 1.000 € excl. btw = standaard • Aankoopfactuur, betalingsbewijs, afschrijvingstabel • In één keer in te dienen vanaf aankoopdatum • Investeringsproject: voor volledige projectperiode • Werkingsproject: voor resterende projectperiode • Niet btw-plichtig => btw afschrijfbaari.k.v. EFRO, maar niet via veld niet-terugvorderbare btw (dit veld altijd = 0)

17. Afschrijvingen: invoer applicatie • Factuurdatum / Factuurnummer / Leverancier • Voorwerp van de uitgaven: ‘afschrijving’ voorwerp + afschrijvingsperiode waarover gerapporteerd wordt (maximaal = projectperiode) • Factuurbedrag excl. btw: afschrijvingsbedrag incl./excl. btw • Niet-terugvorderbare btw: altijd 0 €

18. Afschrijvingen: invoer applicatie • Bijdrage tot project: affectatie% • Subsidiabel bedrag: wordt berekend • Betalingsdatum: datum betaling aankoopfactuur • Betaald bedrag: bedrag aankoopfactuur incl./excl. btw

19. Afschrijvingen: voorbeeld Aankoop machine, aanschafwaarde 50.000 incl. btw, restwaarde 0, jaarlijkse afschrijving 10.000 incl. btw, projectduur 2 jaar, affectatie 50%, niet btw-plichtig • Voorwerp van de uitgaven: afschrijving machine 01/10/2010 – 30/09/2012 • Factuurbedrag excl. btw: 20.000 € incl. btw (2 x jaarlijkse afschrijving incl. btw) • Niet-terugvorderbare btw: 0 € • Bijdrage tot project: 50% • Subsidiabel bedrag: 10.000 € • Betalingsdatum: 10/03/2011 • Betaald bedrag: 50.000 €

20. Inkomsten • Volgens Europese regels:Enkel subsidie op restkosten, na aftrek van de inkomsten. De inkomsten betalen een deel van het project en op dat deel worden er geen subsidies betaald. • Eenvoudig voorbeeld: Project kost 100.000 euro en heeft 10.000 euro netto-inkomsten. Hieruit volgt dat 10% van het project betaald wordt door inkomsten en er dus subsidie wordt toegekend op 90.000 euro.

21. Inkomsten • Project met inkomsten • inkomstenlijn aanmaken in elk rapport • zelf in te vullen of door dossierbehandelaar • Werkingsproject: effectieve inkomsten → aftrekken • Meerdere inkomsten samenvoegen in één lijn (+toelichting/berekening) • Bewijsstukken inkomsten bijvoegen

22. Inkomsten • Investeringsproject: geschatte netto-inkomsten (TK ≤ 1mio €) of funding gap (TK > 1mio €) → pro rata per rapport • Inkomsten per rapport = inkomsten % * ingediende kosten ter subsidiëring van het rapport • Inkomsten per rapport = (geschatte netto-inkomsten / totale kost) * ingediende kosten ter subsidiëring van het rapport

23. Inkomsten • Voorbeeld: investeringsproject met kostprijs < 1.000.000 € met geschatte netto-inkomsten: Goedkeuring: • Totale projectkost 900.000 € • Geschatte netto-inkomsten na investering: 100.000 € • Voorziene subsidie = (900.000-100.000)*40%=320.000 € Rapportering: • Kosten gerapporteerd in rapport 1: 80.000 € • Berekening inkomsten voor rapport 1= (100.000/900.000)*80.000 = 8.888,88 € • Subsidie voor rapport 1 = (80.000-8.888,88)*40%= 28.444,44 €

24. De minimis • Toelichting staatssteun & template ‘de minimis verklaring’ op www.efro.be • Promotor verzamelt ‘de minimis verklaringen’ en bezorgt deze aan beheersautoriteit (i.k.v. rapporteringen)

25. Overheidsopdrachten Grondige controle op: • Toepassingsgebied => speel op zeker • Gevolgde procedure => grondige schriftelijke documentatie/motivatie (in het bijzonder bij uitzonderingsgevallen) • Realisatie => bewaak overeenstemming gunning-realisatie

26. Inhoudelijke rapportering • Indicatorenfiches per prioriteit op www.efro.be • Inhoudelijke rapportering steeds cumulatief in te vullen (bedragen, indicatoren) • Opvolging indicatoren via Begeleidingscomité

27. Opvolging rapporten • Dossierbehandelaar in projectorganisatie • Statussen • Herwerken • Correctie van vergissingen: u bent iets vergeten en ontdekt dit zelf • Kostenlijnenoverzicht (project en per rapport) • Ontbrekende bewijsstukken, kosten niet aanvaard • Opvolgen betaling

28. Opvolging rapporten • Dossierbehandelaar in Project – tabblad Projectorganisatie in project 02/553.37.30

29. Opvolging rapporten • Opvolgen behandeling - statussen • Rapport ingediend • Rapport in beslissing (= in behandeling) • Rapport te herwerken • Rapportbeoordeling beoordeeld (= niet definitief) • Rapportbeoordeling getekend (= definitief)

30. Opvolging rapporten • Opvolgen behandeling - statussen • Rapport ingediend • Rapport in beslissing (= in behandeling) • Rapport te herwerken • Rapportbeoordeling beoordeeld (= niet definitief) • Rapportbeoordeling getekend (= definitief)

31. Opvolging rapporten • Herwerken = dossierbehandelaar stuurt rapport terug voor verbetering of aanvulling • Redenen: inkomsten ontbreken, vakantiegeld/eindejaarspremie niet op een aparte lijn, fouten met BTW, … • In uw projectscherm:

32. Opvolging rapporten • Open het rapport en klik op ‘herwerken’

33. Opvolging rapporten • Open het rapport en klik op ‘herwerken’

34. Opvolging rapporten • Nieuwe rapportversie die u aanpast en indient

35. Opvolging rapporten • Correctie van vergissingen die u zelf ontdekt na indiening. • Neem contact op met actieve dossierbehandelaar: • Hij/zij houdt er rekening mee • Hij/zij laat u rapport herwerken

36. Opvolging rapporten • ‘Kostenlijnenoverzicht’ en ‘Kostenoverzicht per rapportbeoordeling’ • Op tabblad ‘Project’, aan de rechterkant in groene vak • Ook al voor u een rapport indient

37. Opvolging rapporten

38. Status van de kostenlijn Steun voor kostenlijn entotale steun over alle rapporten Ingediend bedragter subsidiëring Aanvaardekost Opmerking = uitleg Kostenlijnenoverzicht

39. Kostenoverzicht per rapportbeoordeling Rapportnummer Steun per kostenlijn entotale steun voor dit rapport Opmerking = uitleg Promotor of copromotor Ingediende en aanvaardekost

40. Opvolging rapporten • Ontbrekende bewijsstukken, kosten niet aanvaard • Reden terug te vinden in kostenlijnenoverzicht of bij iedere kostenlijn afzonderlijk • Oplossing = bewijsstukken toevoegen bij volgend rapport. Dossierbehandelaar kan oude lijn opnieuw behandelen op basis van de nieuwe informatie. Duidelijk vermelden.

41. Opvolging rapporten • Opvolgen betaling • Tabblad financieel overzicht / Tabblad betaalopdrachten

42. Opvolging rapporten

43. Opvolging rapporten

44. Hulp nodig? • In uw project op het tabblad projectorganisatie • Projectbegeleider • Dossierbehandelaar • Contactinformatie: • Inhoudelijke projectbegeleider: meestal contactpunt • Technische vragen: efrosupport@vlaanderen.be of • 02 553 37 30