1 / 168

Nội Dung

Nội Dung. Tổng quan Excel Tạo lập bảng tính Định dạng bảng tính Công thức và Hàm Tổ chức CSDL, phân tích, tổng hợp, xử lý dữ liệu. Tổng quan Excel. Giới thiệu Khởi động Excel Cửa sổ ứng dụng - thành phần Tập tin bảng tính - Cửa sổ dữ liệu Kết thúc phiên làm việc với Excel.

ayala
Download Presentation

Nội Dung

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Nội Dung • Tổng quan Excel • Tạo lập bảng tính • Định dạng bảng tính • Công thức và Hàm • Tổ chức CSDL, phân tích, tổng hợp, xử lý dữ liệu.

  2. Tổng quan Excel Giới thiệu Khởi động Excel Cửa sổ ứng dụng - thành phần Tập tin bảng tính - Cửa sổ dữ liệu Kết thúc phiên làm việc với Excel

  3. Bảng tính điện tử (Workbook/Spreadsheet) hàng (rows) x cột (columns) bảng lương điện tử có khả năng tự động cập nhật khi thay đổi dữ liệu Điều chỉnh Tính lại Cạo sửa Tự động cập nhật • Bảng tính • KHÔNG tẩy xoá !! • KHÔNG tính lại !! Thông báo Mức Lương tối thiểu mới 310000! 310000 310000 1,736,000 1,559,300 1,472,500 1,385,700 1,103,600 1,026,100 948,600 874,200 725,400 651,000 638,600 576,600 551,800

  4. Phần mềm xử lý bảng tính • Microsoft Excel là phần mềm chuyên dùng xử lý bảng tính được tích hợp trong bộ công cụ Microsoft Office của Microsoft. • Chức năng • Tạo bảng tính • Đồ thị • Quản trị dữ liệu • Phân tích dữ liệu Database

  5. Tổng quan Giới thiệu Khởi động Excel Cửa sổ ứng dụng - thành phần Tập tin bảng tính - Cửa sổ dữ liệu Kết thúc phiên làm việc với Excel

  6. Khởi động Microsoft Excel • Khởi động Excel giống như khởi động các ứng dụng trong Windows

  7. Tổng quan Giới thiệu KhởiđộngExcel Cửasổứngdụng - thànhphần Tập tin bảng tính - Cửa sổ dữ liệu Kết thúc phiên làm việc với Excel

  8. Cửa sổ ứng dụng Microsoft Excel Title bar Menu bar Standard toolbar Formatting toolbar Name box Formula bar Active cell Mouse pointer Cell pointer Sheet tab Tab scrolling button column row cell

  9. Title bar (thanh tiêu đề) Windows control button • Minimize button • Maximize button • Close button Active document name Tên tập tin bảng tính hiện hành Các tên Book1, Book2 … được Excel dùng để gọi các bảng tính mới tạo chưa được lưu trữ lên đĩa

  10. Menu Bar (thanh thực đơn) • Minimize button • Maximize button • Close button Document Windows Control button Chọn lệnh File, Exit trên menu

  11. Standard Toolbar (thanh công cụ chuẩn) FormatPainter Open Print Spelling Context Sensitive Help Cut/Copy/Paste Undo/Redo New Save PrintPreview Insert Hyperlink Auto Sum Sort Map Web toolbar Paste function ChartsWizard Drawing Screen tips chứa tên nút trên toolbar xuất hiện sau khi giữ nguyên mouse tại nút đó Zoom Screen tips

  12. Formatting Toolbar (thanh định dạng) Font Size Currency style Comma style Fill color +/indent Increase/Decrease Decimal Percent style Border Font color Center Across Column Left/Center/Right Bold/Italic/Underline

  13. Status Bar (thanh trạng thái) F2 F8 Caps Num Scroll End Spelling mode Keys indicators

  14. Tổng quan Giới thiệu KhởiđộngExcel Cửa sổ ứng dụng - thành phần Tậptinbảngtính - Cửasổdữliệu Kết thúc phiên làm việc với Excel

  15. Tập tin bảng tính của Excel worksheet • Dữ liệu của Excel (workbook) được lưu lên đĩa thành tập tin có phần kiểu là .XLS • Mỗi workbook gồm nhiều trang tính (worksheet). • Trang tính có dạng bảng gồm nhiều cột và hàng. workbook

  16. Cửa sổ dữ liệu Column heading Rowheading Select all button Cell pointer Mouse pointer Active cell Tab scrolling button Sheet tab Spelling column G Row 7 Cell G7

  17. Name Box &Formula Bar Name box Formula bar Nội dung active cell Tên/địa chỉ đối tượng đang chọn

  18. Tổng quan Giới thiệu KhởiđộngExcel Cửa sổ ứng dụng - thành phần Tập tin bảng tính - Cửa sổ dữ liệu KếtthúcphiênlàmviệcvớiExcel

  19. Kết thúc Excel Alt F4 Thông báo nhắc lưu trữ dữ liệu • Để kết thúc phiên làm việc với Excel. File->Exit

  20. Tạo lập bảng tính • Các dữ liệu – kiểu dữ liệuCách nhập dữ liệuCác thao tác cơ bản

  21. Dữ liệu văn bản (text) • Dữ liệu kiểu text là tổ hợp của ký tự số, khoảng trắng, và các “ký tự phi số” • Ví dụ : 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675. • Text chứa mô tả, giải thích, định danh đối tượng. • Phép xử lý trên text bao gồm phép kết nối chuỗi (&), và một số hàm xử lý văn bản.

  22. Dữ liệu số (number) • Số là giá trị hằng bao gồm các • Các ký số từ 0 đến 9 và • Ký tự nhưdấu + – ( ) , / $ % . E e • Một dữ liệu số chỉ có tối đa 1 dấu . dùng để phân cách phần nguyên và thập phân. • Số âm bắt đầu bằng dấu trừ – hoặc được đặt trong cặp dấu đóng ( và mở ngoặc ) • Dấu $ dùng để nhập dạng tiền phụ thuộc cài đặt trong mục Regional Setting trong Control Panel • Phân số bắt đầu bằng 1 số sau đó là khoảng trắng và phân số. Ví dụ phân số 1/2 được nhập là 0 1/2

  23. Dữ liệu ngày và giờ (Date & Time) • Ngày và giờ được Excel xử lý như là dữ liệu số. • Khi nhập đúng dạng ngày và giờ, Excel sẽ tự phát hiện và biểu diễn theo dạng đã chọn trong Regional Settings của Control Panel. • Dấu : dùng phân cách giờ và phút • Dấu / phân cách ngày tháng và năm • Dấu cách dùng để phân cách khi nhập chung ngày và giờ vào trong cùng 1 ô • Bình thường Excel dùng dạng giờ 24. Để nhập giờ ở dạng 12 thì nhập sau giá trị giờ dấu cách và chữ AM hay PM

  24. Kiểu dữ liệu (Hằng – Công thức) • Dữ liệu nhập vào bảng tính gồm 2 loại • Hằng (constant) - là các dữ liệu gốc do người sử dụng nhập và thay đổi. Hằng bao gồm văn bản (text), số (number), ngày (date) hay giờ (time). • Công thức (formula) - là biểu thức dùng để tính toán ra giá trị hiển thị. Nó biểu diễn mối quan hệ về giá trị của ô công thức với các đại lượng khác.

  25. Tạo lập bảng tính • Các kiểu dữ liệuCách nhập dữ liệuCác thao tác cơ bản

  26. Phương pháp nhập dữ liệu • Để nhập dữ liệu vào một ô • Di chuyển cell pointer để chọn ô • Nhập dữ liệu vào ô • Nhấn Enter/ Tab/ Arrow key khi nhập xong • Để nhập dữ liệu vào một vùng • Chọn vùng chứa dữ liệu • Nhập dữ liệu vào ô • Nhấn Tab để chuyển sang ô bên phải hoặc Enter để chuyển sang ô dưới • Ô phải được chọn (select - highlight) trước khi điều chỉnh hay định dạng 

  27. Chọn đối tượng – Cell Chuyển đến Phím Ô phía trên up arrow Ô phía dưới down arrow Ô bên phải Tab Ô bên trái SHIFT+Tab Đầu bảng tính (ô A1) CTRL+Home Cuối bảng tính (ô cuối có dữ liệu) CTRL+End Về đầu dòng Home Cuối cột CTRL+left arrow Trang tính kế CTRL+PageDown • Nguyên tắc : SELECT THEN DO • Chọn ô - di chuyển cell pointer đến ô chọn bằng các phím sau

  28. Chọn đối tượng – Range Vùng chọn Phím Các ô bên trái active cell SHIFT+left arrow Các ô bên phải active cell SHIFT+right arrow Cột chứa active cell CTRL+Spacebar Hàng chứa active cell SHIFT+Spacebar Toàn bộ bảng tính CTRL+A • Nguyên tắc : SELECT THEN DO • Chọn vùngbằng cách chọn ô đầu rồi dùng các phím sau :

  29. Chọn đối tượng Vùng chọn Thaotác Ô Click vào ô Hàng Click vào row label Cột Click vào column label Toàn trang trính Click nút Select All Vùng Drag từ ô trên trái đến ô dưới phải của vùng chọn • Sử dụng mouse để chọn

  30. Trình tự nhập dữ liệu Chọn ô nhập Nhập Chọn ô kế  Chuyển cell pointer đến ô nhập bằng các phím mũi tên Nhấn phím mũi tên, Enter, Tab v.v… để sang ô nhập kế tiếp     Enter Tab Shift • Trình tự theo các bước:

  31. Nhập tiêu đề bảng • Ô Nội dung nhập Sang ô kế  • A1 • A2 • C2 • A3 • HOÁ ĐƠN • Khách hàng • Công ty TNHH Srallod • Ngày xuất hoá đơn •  •  • Home,  •  • C3 • 12/16/2002 • Home   1. Văn bản canh trái, ngày canh phải 2. Nội dung A2 lấn sang B2, C2 lấn sang D2 và A3 lấn sang B3 

  32. Nhập tiêu đề cột • Ô Nội dung nhập Sang ô kế  • A4 • B4 • C4 • D4 • E4 • STT • Hàng hoá • Số lượng • Đơn giá • Thành tiền •  •  •  •  • Home  1. Tiêu đề bảng và cột cách nhau ít nhất 1 hàng 2. Mỗi tên cột nằm trong 1 ô. 

  33. Nhập chuỗi số thứ tự - Auto Fill Đối tựơng Fill handle ở góc dưới bên phải cell pointer dùng thực hiện thao tác copy hoặc fill chuỗi số. Fill handle +D 2 3 • Để điền số thứ tự vào vùng A6:A8 • Nhập giá trị số 1 vào ô A6. • Drag fill handle qua A7 và A8. • Thả nút mouse • Chuyển sang ô khác 1 1. Mouse pointer khi chỉ vào vùng fill handle sẽ có hình chữ thập màu đen + 2. Đường lưới mờ khi drag cho biết vùng được fill 

  34. Nhập dữ liệu văn bản và số Cement 10 30000 Sôn nöôùc 2 500000 Caùt 20 10000 Coäng 1. Nên bật đèn Num Lock và dùng phần bên phải bàn phím để nhập số 2. Chỉ nhập 1 dấu chấm thập phân (nếu có). Không nhập dấu phân cách phần ngàn, triệu ... 

  35. Nhập và sao chép công thức cho 1 vùng =C6*E6 +D Formula Bar 1000000 500000 • Trình tự •  Nhập công thức vào ô đầu. •  Chọn lại ô đầu •  Drag fill handle sang các ô trong vùng công thức. =C6*D6 300000

  36. Sao chép công thức bằng Autofill • Tính năng Autofill sẽ tự động điều chỉnh các toán hạng địa chỉ khi sao chép công thức từ ô nguồn sang ô đích.

  37. Tính giá trị tổng - AutoSum AutoSum Enter • Trình tự : • Chọn ô chứa giá trị tổng • Click AutoSUM • Nhấn Enter để chấp nhận công thức

  38. Sửa đổi nội dung ô Del  Backspace   Enter Shift • Double-click vào ô muốn sửa • Chọn ô rồi nhấn F2. • Sử dụng các phím soạn thảo văn bản để điều chỉnh • Nhấn Enter / Tab sau khi sửa.

  39. Tạo lập bảng tính • Các kiểu dữ liệuCách nhập dữ liệuCác thao tác cơ bản

  40. Di chuyển và sao chép ô • Di chuyển và sao chép ô bằng cách • Dùng các nút lịnh Cut, Copy và Paste • R-Click đối tượng rồi chọn Cut, Copy hoặc Paste • Drag & Drop : Drag (Control Drag) đường biên ô sang chép đến.

  41. Paste Special ... • Lệnh Paste Special … cho phép lựa chọn các nội dung, tác vụ khi paste ô gốc vào ô đích

  42. Freeze panes • Lệnh Window, Freeze Panel dùng đối với bảng tính lớn để người sử dụng luôn luôn quan sát tiêu đề hàng và cột khi di chuyển trên bảng. • Click ô nằm dưới hàng tiêu đề và bên phải cột tiêu đề của bảng • Ra lệnh Window  Freeze Panes • Huỷ lệnh Window  UnFreeze Panes

  43. Zoom Zoom • Nội dung cửa sổ dữ liệu có thể phóng to hay thu nhỏ (zoom) để giúp quan sát rõ ràng.

  44. Định dạng bảng tính • Định dạng ký tự, ô.Căn lề, gộp các ô.Định dạngcác ô kiểu số, ngày giờ.Tạo đường viền.

  45. Công cụ Formatting Toolbar Font Size Currency style Comma style Fill color +/indent Sort Percent style Border Font color Merge and Center(Center Across Column) Left/Right/Center justification Cut/Copy/Paste

  46. Định dạng tiêu đề bảng 1 • Chọn ô A1, font VNI-Helve, Size 11, Bold 2 • Chọn ô A2, nhấn Shift+ để chọn vùng A2:A3, chọn size 10, Italic • Chọn ô / vùng • Click nút lệnh định dạng trên formatting toolbar

  47. Định dạng số Comma Style Increase Decimal

  48. Định dạng ô - Column Width Double Click đường biên cột D Bề rộng tăng lên đủ hiển thị giá trị 500,000 • Di chuyển cell pointer trên column heading đến đường biên bên phải cột • D-Click để mở rộng cột theo ô rộng nhất hoặc Drag đường biên đến kích thước mong muốn

  49. Xử lý trang tính (worksheet) Active sheet R • Điều khiển trang tính bằng cách tác động lên sheet tab và shortcut menu của sheet • Chọn sheet : Click tab chứa tên trang tính • Đặt tên sheet : Double-Click sheet tab, gỏ tên mới • Thêm trang tính : R-Click, Insert, Worksheet • Di chuyển : Drag sheet gốc sang vị trí sheet mới • Sao chép : Control+Drag sheet gốc sang vị trí mới • Hủy bỏ : R-Click, Delete

More Related