150 likes | 274 Views
Vereenvoudigde verwerking van de nutsfacturen en telecom. TOON VAN DAMME AP MANAGER FINANCIALS. Nuts - Belgacom. 2001 : aanbod Electrabel e- invoicing ( Certipost ) In beginfase kostenrekening meegestuurd in file 2006 : start tabelopzet 2007 : start e-Belgacom
E N D
Vereenvoudigde verwerking van de nutsfacturen en telecom TOON VAN DAMME AP MANAGER FINANCIALS
Nuts - Belgacom • 2001 : aanbod Electrabel e-invoicing (Certipost) • In beginfase kostenrekening meegestuurd in file • 2006 : start tabelopzet • 2007 : start e-Belgacom • Andere projecten (Luminus, Lease, Total, CWS, Solar…)
Tabel • Vlugge omschakeling naar flexibele tabel • Trigger = EAN (energie) = Telefoonnummer (Belgacom) = kaartnummer (Total) = nummerplaat (AthlonCar Lease) • Link klantnummer – trigger (identificatie) • 1 factuur/klantnummer
Tabel Belgacom trigger klantnummer 482 triggers kostenaanrekening
Verwerking - proces • ECS : Automatische dagelijkse upload vanuit Basware • goedkeuringsflow (voorschot – afrekening) • Belgacom : maandelijkse upload via Basware goedkeuringsflow (tabellen in orde) • In 2 stappen : • - opladen factuur in tussenstructuur PS geautomatiseerde mail aan proceseigenaar om tabellen te vullen (CF) - facturen definitief opladen en verwerken in ERP indien niet OK geen fiattering ! automatische workflow • Diverse opvragingen/rapportering mogelijk
Verwerking - structuur • Belgacom : facturen per maand • 1 klantnr= 1 proceseigenaar (per provincie) • daaronder een aantal triggers (telefoonnummers, EAN-nrs,…) • 1 factuur per klantnummer • Elke telefoon gekoppeld aan kostenrekening • Afdelingshoofd ziet gegevens per maand • Verschillende opzoekschermen / rapportage
Rapportage - details Boekingsregels per factuur/overeenkomst
Rapportage - details Kostendetail per boekingsregel
Voorwaarden tabelwerking • Steeds een trigger • Electronisch factuurbestand • en alle kosten daarin moeten gekoppeld zijn aan een trigger
Evolutie • Uitbreiding naar andere projecten (Lease, …) • 2015 • Belgacom - 1 factuur per maand • VEB - 1 factuur per maand • - e-prior (Magda)
ROI • Operationele workload • Betere kostenaanrekening (ABC) en controle • Betere rapportering • Efficiëntie
Valkuilen - pijnpunten • Automatisatie kostenaanrekening (IT en éénmalige opvulling tabel) • Actief en up-to-date beheer tabellen • Alternatieve controles voorzien
Besluit • Vereenvoudiging van complexe facturen (Workload ) • Correctheid • Automatisering, globalisering, transparantie Vragen : toon.vandamme@vdab.be