La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local

1. La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local

2. LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DES ÉCHANGES • La recherche d’une gestion optimale des échanges entre les partenaires de la chaîne budgétaire, comptable et financière du secteur public local • La recherche d’une plus grande qualité des comptes des organismes locaux, d’une meilleure sécurité des échanges et d’une plus grande rapidité d’exécution des opérations

3. Ordonnateur 1 milliard dont Comptable 530 millions PEC 280 millions PJ 250 millions LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DES ÉCHANGES La dématérialisation répond à ces enjeux stratégiques pour l’ensemble des partenaires du secteur local. Elle offre de nombreux avantages, renforcés par la mise en œuvre d’une dématérialisation globale (de bout en bout) qui couvre à la fois les pièces comptables et les pièces justificatives Volumétrie papier actuelle (en nombre de feuilles A4 recto, par an) = 2 500 TONNES de papier (27 M€) = 140 HECTARES de forêt (62 000 arbres)

4. L’intérêt pour tous les partenaires de cheminer progressivement vers une dématérialisation complète des documents de la chaîne comptable et financière

5. I - SIMPLIFIER ET MODERNISER LES ÉCHANGES D’INFORMATIONS COMPTABLES ENTRE L’ORGANISME PUBLIC LOCAL ET SON COMPTABLE PUBLIC • Sécurisation des échanges d’informations entre les services de la collectivité et les services comptables • Gestion plus performante des dépenses et des recettes locales • Allègement des tâches au sein des services ordonnateurs et comptables • Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de recouvrer(titres de recette) • Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de payer (mandats de dépense) • Optimisation des chaînes administratives des services de l’ordonnateur

6. II - DIMINUER LES COÛTS DE GESTION DES DONNÉES BUDGÉTAIRES ET COMPTABLES PAR L’ORGANISME PUBLIC LOCAL • Réduction des coûts de production des documents papier transmis au comptable public (passage à la transmission électronique des données) • Coûts d’achat du papier et de l’encre, achat et entretien du matériel d’impression et de reproduction, frais d’affranchissement postal et de transport… • Manipulation des documents papier : copies, tris et rangement,... • Réduction des coûts d’archivage et de recherche de l’information archivée (passage à l’archivage électronique) • Un archivage électronique plus rigoureux de chaque pièce, qui peut ainsi être trouvée plus facilement et rapidement (référencement des pièces). • L’archivage électronique des marchés publics, des délibérations, des arrêtés et autres pièces justificatives bénéficie également aux services non financiers de l’ordonnateur pour les besoins non comptables de l’organisme. 

7. III - DÉGAGER DES SYNERGIES POUR SIMPLIFIER LES ÉCHANGES AVEC D’AUTRES SERVICES DE L’ETAT  • Dématérialisation unique de pièces justificatives adressées à la fois aux services préfectoraux (contrôle de légalité) et aux comptables publics * Coordination des dispositifs ACTES (préfecture) et HELIOS (comptable public) : La dématérialisation des délibérations/arrêtés et des documents budgétaires dans le cadre des relations entre ordonnateurs, comptables et chambres régionales des comptes (CRC) peut être mise en œuvre : -soit comme une suite logique de l'adhésion de l’organisme au Projet ACTES - soit indépendamment du projet ACTES L'accord local de dématérialisation signé avec le comptable et la CRC est distinct de la convention de raccordement à ACTES que l’ordonnateur peut signer avec la Préfecture • Anticipation des tendances de fond relatives aux échanges interadministratifs

8. L’accès à la dématérialisation est facilitée par la mise à disposition de solutions techniques élaborées avec les associations nationales d’élus locaux dans un cadre juridique sécurisé

9. Charte nationale Partenariale Signée le 7 décembre 2004 par : - 13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) - 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) - La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières LE CADRE TECHNIQUE DE LA DÉMATÉRIALISATION A ÉTÉ DÉFINI PROGRESSIVEMENT AVEC LES REPRÉSENTANTS NATIONAUX DES ÉLUS LOCAUX ET DES CRC DEPUIS 2004 Structure Nationale Partenariale Convention cadre nationale du 18 janvier 2010 rassemblant l’ensemble des préconisations techniques consensuelles Accessible sur internet (site Bercy Colloc) : http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html

10. L’ARRÊTÉ DU MINISTRE CHARGÉ DU BUDGET DU 3 AOÛT 2011, ISSU DE CETTE CONCERTATION, DONNE UNE NOUVELLE IMPULSION AUX CHANTIERS DE DÉMATÉRIALISATION Deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux : Au1er janvier 2012, suppression des échanges sur disquettes et autres supports physiques pour la transmission des : Flux comptables Fichiers de virements et de prélèvements Exception : Pièces justificatives dématérialisées (par exemple, fichier mensuel de la paye) sur support CDROM jusqu’à l’adoption du PES (aller recette et dépense) par l’organisme local. Au 1er janvier 2015 (date butoir), suppression des protocoles d’échanges antérieurs et remplacement par le PES V2 pour : Transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget). Dématérialiser les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les récapitulant). Dématérialiser les pièces justificatives (à l’appui des mandats et des titres).

11. Pour faciliter la mise en œuvre de la dématérialisation, la DGFiP met gratuitement à disposition des organismes locaux différents outils

12. LES OUTILS MIS GRATUITEMENT À DISPOSITION PAR LA DGFiP • Le Portail « gestion publique » de la DGFiP sur internet, pour permettre aux ordonnateurs et à leurs collaborateurs de : • Déposer et transmettre les fichiers informatiques des opérations comptables destinés à Hélios • Échanger, dans les deux sens, d’autres données dématérialisées avec le comptable • L’offre d’un outil de signature électronique des pièces comptables permettant de supprimer leur équivalent sur support papier : • La délivrance d’un certificat électronique gratuit par la DGFiP pour signer les flux PES transmis par les organismes publics locaux (ordres de dépense et de recette) • La délivrance de l’outil de signature

13. LES OUTILS MIS GRATUITEMENT À DISPOSITION PAR LA DGFiP • L’outil XéMéLios • Permet de traiter et de visualiser les pièces comptables et justificatives dématérialisées • Une concertation nationale avec les éditeurs de logiciels des ordonnateurs pour que ceux-ci embarquent toutes les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation

14. L’ACCOMPAGNEMENT DES ORGANISMES PUBLICS DANS CE CHANTIER DE DÉMATÉRIALISATION Les acteurs du réseau de la Direction générale des finances publiques (DGFiP) Le comptable de la collectivité ou de l’établissement public local La Direction départementale des finances publiques (correspondant dématérialisation : Mme AUGROS - 02.37.20.72.85) La Direction départementale des finances publiques planifie les opérations de déploiement avec les organismes publics locaux volontaires Recensement des organismes volontaires via les comptables publics ou suite aux réunions de présentation de la dématérialisation Assistance de la collectivité dans la phase de test et de mise en place des flux dématérialisés

15. Pour en savoir plus : site Collectivités-locales.gouv.frhttp://www.collectivites-locales.gouv.fr/Finances locales - la dématérialisation comptable et budgétaire