MANAJEMEN KEPROTOKOLAN DALAM ASPEK TATA UPACARA DAN TATA PENGHORMATAN

1. MANAJEMEN KEPROTOKOLAN DALAM ASPEK TATA UPACARA DAN TATA PENGHORMATAN MATERI PADABIMTEK KEPROTOKOLAN DI LINGKUNGAN PENGADILAN TINGGI AGAMA PALEMBANG Oleh : BAGIAN PROTOKOL GUBERNUR SUMATERA SELATAN

2. Pengertian Protokol PROTOS (pertama) KOLLA (lem) PEREKAT YANG PERTAMA 1

3. Kegiatan VIP/VVIP • Audiensi • Perjalanan • Kunjungan • Pertemuan • Upacara • Rapat dan lainnya VVIP/VIP Protokol 2

4. Kaidah Protokol Mengatur TATA CARA HUBUNGAN antar seseorang, lembagaatau negara Kebiasaan Etiket Tata aturan Perjanjian Kegiatan berjalan tertib dan lancar Sesuai dengan tata aturan dan tujuan 3

5. Paradigma Keprotokolan • PENGHORMATAN DAN PERLAKUAN TERHADAP SESEORANG • PERLAKUAN TERHADAP LAMBANG-LAMBANG KEHORMATAN NKRI EKSPRESI PENGHORMATAN BANGSA TERHADAP KEDAULATAN NEGARA KESATUAN RI. • PENGATURAN KEPROTOKOLAN BERIMPLIKASI TERHADAP CITRA PIMPINAN DAN INSTITUSI. • ACARA / KEGIATAN BERJALAN DENGAN TERTIB, AMAN DAN LANCAR 4

6. PROTOKOL ADALAH SEPERANGKAT ATURAN TENTANG PERILAKU DALAM TATA KEHIDUPAN RESMI DAN DALAM UPACARA YANG MELIBATKAN PEMERINTAH DAN NEGARA SERTA WAKIL – WAKILNYA. “THE COMPLETE HANDBOOKS OF DIPLOMATIC AND SOCIAL USAGE”. (Pauline Innis, Mary Jane, Richard M. Sand). 2002. • PROTOKOL ADALAH SERANGKAIAN ATURAN-ATURAN KEUPACARAAN DALAM SEGALA KEGIATAN RESMI YANG DIATUR SECARA TERTULIS MAUPUN DIPRAKTEKKAN, YANG MELIPUTI BENTUK-BENTUK PENGHORMATAN TERHADAP NEGARA, JABATAN KEPALA NEGARA ATAU JABATAN MENTERI YANG LAZIM DIJUMPAI DALAM KEGIATAN ANTAR BANGSA. (ENCYCLOPEDIA BRITANIA 1962) • SERANGKAIAN KEGIATAN YANG BERKAITAN DENGAN ATURAN DALAM ACARA KENEGARAAN ATAU ACARA RESMI YANG MELIPUTI ATURAN MENGENAITATA TEMPAT, TATA UPACARA, DAN TATA PENGHORMATAN SEHUBUNGAN DENGAN PENGHORMATAN KEPADA SESEORANG SESUAI DENGAN JABATAN DAN/ATAU KEDUDUKANNYA DALAM NEGARA, PEMERINTAH, ATAU MASYARAKAT.(UU NO. 9 TAHUN 2010 Pasal 1 AYAT 1) 5

7. LANDASAN KERJA PROTOKOL Kongres Wina tahun 1815 Konvensi Wina tentang Hub. Diplomatik pada tahun 1961 dan Konvensi Wina ttg Konsuler pada tahun 1963, UU no.9 Th 2010 (baru) tentang Keprotokolan, PP no. 62 th 1990 (lama tapi msh dapat digunakan) tentang tata tempat, tata upacara& tata penghormatan UU no.24 th 2009 ttg Bendera Bahasa, lambang negara & Lagu Kebangsaan Indonesia Raya UU no 39 thn 2008 ttg Kementerian Negara Perpres No. 47 thn 2009 ttg pembentukan organisasi Kementerian Negara Kepres no. 258 th 1968 ttg Panitia Tamu Negara Dasar Juridis Dasar Non Juridis Background Pimpinan Nilai sosial dan budaya Petunjuk-petunjuk baru pimpinan 5 6

8. ACARA YANG DIATUR DAN DILAKSANAKAN OLEH PANITIA NEGARA SECARA TERPUSAT, DIHADIRI OLEH PRESIDEN DAN/ATAU WAKIL PRESIDEN, SERATA PEJABAT NEGARA DAN UNDANGAN LAINNYA PSL.1 AYAT 2 UU NO 9 TH 2010 ACARA KENEGARAAN ACARA YANG DIATUR DAN DILAKSANAKAN OLEH PEMERINTAH ATAU LEMBAGA NEGARA DALAM MELAKSANAKAN TUGAS DAN FUNGSI TERTENTU DAN DIHADIRI OLEH PEJABAT NEGARA DAN ATAU PEJABAT PEMERINTAH SERTA UNDANGAN LAINNYA.PSL 1 AYAT 3 UU NO 9 TH 2010 ACARA RESMI PIMPINAN DAN ANGGOTA LEMBAGA NEGARA SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM UUD NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1945 DAN PEJABAT NEGARA YANG SECARA TEGAS DITENTUKAN DALAM UNDANG UNDANG PSL 1 AYAT 7 UU NO 9 TH 2010 PEJABAT NEGARA PEJABAT YANG MENDUDUKI JABATAN TERTENTU DALAM PEMERINTAHAN BAIK MAUPUN DI DAERAH PSL 1 AYAT 8 UU NO 9 TH 2010 PEJABAT PEMERINTAH 7

9. RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN “PENGATURAN TEMPAT BAGI PEJABA NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH, PERWAKILAN NEGARA ASING DAN/ATAU ORAGANISASI INTERNASIONAL SERTA TOKOH MASYARAKAT TERTENTU DALAM ACARA KENEGARAAN ATAU RESMI PSL 1 AYAT 4 UU no 9 th 2010 TATA TEMPAT “ATURAN UNTUK MELAKSANAKAN UPACARA DALAM ACARAKENEGARAAN ATAU ACARA RESMI“PSL 1 AYAT 5 UU NO 9 TH 2010 TATA UPACARA ATURAN UNTUK MELAKSANAKAN PEMBERIAN HORMAT BAGI PEJABAT NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH, PERWAKILAN NEGARA ASING DAN/ATAU ORGANISASI INTERNASIONAL DAN TOKOH MASY TERTENTU DALAM ACARA KENEGARAAN ATAU ACARA RESMI PSL 1 AYAT 6 UU NO 9 TH 2010. TATA PENGHORMATAN 8

10. TAMU NEGARA ADALAH PEMIMPIN NEGARA ASING YG BERKUNJUNG SECARA KENEGARAAN, RESMI, KERJA ATAU PRIBADI KE NEG INDONESIA. PSL 1 AYAT 9 UU NO 9 TH 2010TOKOH MASYARAKAT TERTENTU ADALAH TOKOH MASYARAKAT YG BERDASARKAN KEDUDUKAN SOSIALNYA MENDAPAT PENGATURAN KEPROTOKOLAN, PSL 1 AYAT 10 UU NO 9 TH 2010DPRD ADALAH LEMBAGA PERWAKILAN RAKYAT DAERAH SEBAGAI UNSUR PENYELGGARA PEMERINTAHAN DAERAH PSL 1 AYAT 11 9

11. Ruang lingkup tugas dan fungsi Protokol Segi keupacaraan berbagai macam acara/kegiatan : a. Penerimaan tamu/audiensi b. Kunjungan tamu (dalam & luar negeri) c. Perjalanan ke daerah & luar negeri d. Pengaturan rapat/sidang e. Penyelenggaraan resepsi/jamuan f. Penyelenggaraan upacara-upacara: - Hari Besar Nasional / keagamaan - Peresmian Proyek - HUT Organisasi - Apel Bendera - Pelantikan dan serah terima jabatan - Peresmian pembukaan seminar/munas • Protokol berfungsi sebagai salah satu staf pembantu pimpinan dalam mengelola fungsi 10

12. Asas dan Tujuan Keprotokolan Berdasarkan UU Nomor 9 Tahun 2010Pasal 2 Tentang Keprotokolan • Keprotokolan Diatur Berdasar Asas : • KEBANGSAAN • KETERTIBAN DAN KEPASTIAN HUKUM • KESEIMBANGAN, KESERASIAN, DAN KESELARASAN TIMBAL BALIK 12 11

13. PASAL 3 UU NO. 9 TH 2010 TENTANG PENGATURAN KEPROTOKOLAN BERTUJUAN UNTUK : • MEMBERIKAN PENGHORMATAN KEPADA PEJABAT NEGARA, • PEJABAT PEMERINTAH, PERWAKILAN NEGARA ASING, • DAN /ATAU ORGANISASI INTERNASIONAL, SERTA TOKOH • MASYARAKAT TERTENTU DAN./ATAU TAMU NEGARA SESUAI • DG KEDUDUKA N DLM NEGARA PEMERINTAH DAN MASYARAKAT • 2. MEMBERIKAN PEDOMAN PENYELENGGARAAN SUATU ACARA • AGAR BERJALAN TERTIB, RAPI, LANCAR DAN TERATUR SESUAI • DENG AN KETENTUAN DAN KEBIASAAN YG BERLAKU BAIK SECARA • NASIONAL MAUPUN INTERNASIONAL • MENCIPTAKAN HUBUNGAN BAIK DALAM TATA PERGAULAN ANTAR • BANGSA 12

14. Prosedur Pengajuan Acara Dasar Penyiapan • Petunjuk tertulis Gubernur / pimpinan • atas Surat Permohonan menghadiri suatu kegiatan • 2. Petunjuk lisan Gubernur / pimpinan • Via Ajudan • 3. Petunjuk tertulis / lisan Sekretaris Daerah • dan Kepala Biro Humas dan Protokol Prosedur Sekretaris Daerah Permohonan Tertulis kepada Gubernur / Pimpinan Atau Kepala Biro Humas dan Protokol 14

15. Prosedur Penyiapan Acara 1. Petunjuk tertulis Gubernur / pimpinan atas surat permohonan atau surat permohonan menghadiri sesuatu kegiatan atau audiensi. 2. Petunjuk lisan Gubernur melalui Sekretaris Daerah, Kepala Biro Humas dan Protokol atau Ajudan Gubernur. 3. Petunjuk tertulis atau lisan Sekretaris Daerah atau Kepala Biro Humas dan Protokol. • Membuat: • Draft acara • Contoh undangan • Contoh prasasti (bila ada) BIRO PROTOKOL RAPAT KOORDINASI Biro-biro lainnya SURVEY DAN GLADI PELAKSANAAN ACARA 15

16. URUTAN ACARA DALAM ACARA RESMI TERDIRI DARI : • Pembukaan / sambutan • Acara pokok • penutup - Persembahantandaselamatdatang ( tari atau adat) Laporan/SambutanSelamatDatang Ketua Panitia / Kades / Camat SambutanBupati / Walikota SambutanGubernur Sumatera Selatan dilanjutkandenganPenandatangananPrasastidanPenekanantombolsirinesebagaitandaPeresmianProyek-Proyek Catatan: Padasaatpenekanantombolsirinedanpenandatangananprasasti, GubernurdidampingiolehBupatidan yang terkait. Doabersama - Peninjauan 16 41

17. CONTOH JUKLAK PELAKSANAAN ACARA NO JAM ACARA URAIAN MC KEGIATAN KET. PELAKSANAAN • 08.30 Persiapan - Pengecekan kelengkapan Ketua Panitia • & perlengkapan acara : • Listrik, AC, kebersihan • Sound system, podium 2. 09.00 Kedatangan Para undangan tiba para undangan di tempat acara 3. 10.00 Gubernur Mohon perhatian Gubernur memasuki Pembawa acara tiba di tempat Gubernur tiba tempat acara didampingi acara di tempat acara Ketua panitia dan Kadis hadirin dimohon berdiri 4 10.00 Gubernur Hadirin disilakan Gubernur duduk di tempat Pembawa acara tiba di tempat duduk kembali yg telah ditentukan duduk 42

18. TATA UPACARA 1. PEDOMAN UMUM TATA UPACARA MEMUAT PERENCANAAN & PELAKSANAAN UPACARA, UNTUK MENJAWAB : SIABIDIBA (SIAPA, APA, BILA, DIMANA DAN BAGAIMANA TATA CARANYA) 2. PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN UPACARA - KELENGKAPAN UPACARA - PERLENGKAPAN UPACARA - LANGKAH-LANGKAH PERSIAPAN - PETUNJUK PELAKSANAAN UPACARA - SUSUNAN ACARA 3. PENYIAPAN UPACARA/ACARA - MENYUSUN ACARA - TATA RUANG - PENGATURAN TEMPAT - MEMBUAT JUKLAK UPACARA - MENETAPKAN JENIS/MACAM PAKAIAN YG HRS DIPAKAI 44

19. Tata Penghormatan • Dalam acara kenegaraan/resmi, pejabat negara, • pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu • mendapat penghormatan : • Pemberian tata tempat • Penghormatan Bendera Kebangsaan • Penghormatan Lagu Kebangsaan • Penghormatan jenazah bila meninggal • Pemberian bantuan sarana yang diperlukan untuk melaksanakan acara 47

20. BEBERAPA KETENTUAN TATA LAGU KEBANGSAAN • PADA SAAT LAGU INDONESIA RAYA DIPER- DENGARKAN, SEMUA YANG HADIR MENGAMBIL SIKAP SEMPURNA DAN PENGHORMATAN MENURUT TATA CARA YANG DITETAPKAN ORGANISASI • PENGIBARAN/PENURUNAN BENDERA JIKA TIDAK ADA KORP MUSIK DIIRINGI DENGAN NYANYIAN BERSAMA LAGU KEBANGSAAN INDONESIA RAYA, TIDAK DIBENARKAN DENGAN MENGGUNAKAN MUSIK DARI TAPE RECORDER/PIRINGAN • DALAM SUATU PERTEMUAN BAIK UMUM MAUPUN TERTUTUP YANG DIHADIRI OLEH PEJABAT NEGARA RI, LAGU KEBANGSAAN ASING TDK BOLEH DIPERDENGARKAN SENDIRI, MELAINKAN HARUS DIPERDENGARKAN PULA LAGU KEBANGSAAN INDONESIA RAYA 48

21. BEBERAPA KETENTUAN TATA BENDERA KEBANGSAAN • BENDERA KEBANGSAAN BENTUK SEGI EMPAT, LEBAR 2/3 DARI PANJANG, BAGIAN ATAS BERWARNA MERAH & BAGIAN BAWAH BERWARNA PUTIH SERTA KEDUA BAGIAN SAMA LEBARNYA. • PADA UMUMNYA DIKIBARKAN PADA WAKTU HARI YAITU ANTARA SAAT MATAHARI TERBIT DAN SAAT MATAHARI TERBENAM KECUALI DALAM HAL-HAL YANG LUAR BIASA. • DIKIBARKAN TIAP HARI PADA RUMAH JABATAN PRESIDEN, WAPRES, LEMBAGA NEGARA, MENTERI DAN KEPALA DAERAH. • DIKIBARKAN TIAP HARI KERJA PADA KANTOR PEMERINTAH DAN SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI DAN SWASTA NASIONAL. 49

22. BEBERAPA KETENTUAN TATA PENGHORMATAN JENAZAH • PENGIBARAN BENDERA SETENGAH TIANG DIBERIKAN APABILA ADA PEJABAT NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH DAN TOKOH MASYARAKAT TERTENTU MENINGGAL DUNIA: - SELAMA 7 HARI BAGI PRESIDEN DAN WAPRES - SELAMA 5 HARI BAGI KETUA LEMBAGA NEGARA - SELAMA 3 HARI BAGI WAKA LEGARA, MENTERI DAN PEJABAT SETINGKAT MENTERI NEGARA HARI-HARI SELAMA PENGIBARAN BENDERA SETENGAH TIANG DINYATAKAN SEBAGAI HARI BERKABUNG NASIONAL DAN DIKIBARKAN DISELURUH PELOSOK TANAH AIR. • DLM HAL PEJABAT NEGARA LAINNYA, KEPALA LPND ATAU TOKOH MASYARAKAT TERTENTU , BENDERA KEBANGSAAN MERAH PUTIH DIKIBARKAN SETENGAH TIANG SEBAGAI TANDA BERKABUNG DI LINGKUNGAN INSTANSI MASING-MASING SELAMA 2 HARI 50

23. Prosedur Pelaksanaan Kunjungan ke Daerah Rakor di Bag. Protokol Persetujuan Koordinasi Dasar Kunjungan • Departemen terkait • Pemda • Panitia • Perangkat • Lain yg terlibat • Perangkat • Lain yg terlibat • Departemen terkait • Pemda • Panitia Pelaksanaan Tim Advance Main Group • Rakorda • Cek persiapan • Finalisasi 64

24. Tantangan dan Dinamika • Kualitas & kuantitas SumberDaya Manusia protokol; • Banyaknya sumber informasi sebagai dasar untuk bertindak; • Kepastian acara baik dari segi waktu maupun kegiatan; • Perkembangan dan dinamika kehidupan sosial politik dan sistempemerintahan/ ketatanegaraan; • Tuntutan masyarakat terhadap pemerintah; • Era globalisasi; • Kemajuan Ilmu dan tekhnologi. 68

25. SYARAT PETUGAS PROTOKOL • MENGUASAI PENGETAHUAN TEKNIS KEPROTOKOLAN • MENGERTI PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN DAN MEMILIKI KEMAMPUAN MANAJERIAL • MAMPU MENGAMBIL KEPUTUSAN SECARA CEPAT DAN TEPAT • BERPENAMPILAN / BERPAKAIAN RAPI DAN BAIK SERTA MENYESUAIKAN DG SAAT KEGIATAN YG DIHADIRI • MENGERTI ARTI PENTINGNYA DEKORASI, KEBERSIHAN DAN KEAMANAN • MEMILIKI KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI YG BAIK • MAMPU BERPIKIR DAN BERTINDAK DINAMIS, EFEKTIF DAN EFISIEN 69

26. SEKIANDANTERIMA KASIH