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FORMATION AUX PROCEDURES 10 ème FED DEVIS PROGRAMMES

CAON – FEVRIER 2012. FORMATION AUX PROCEDURES 10 ème FED DEVIS PROGRAMMES. CONTENU. I . LES BASES LEGALES. BASES LEGALES. Convention de Financement La Convention de Financement spécifie toutes les modalités spécifiques à la mise en œuvre du programme

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FORMATION AUX PROCEDURES 10 ème FED DEVIS PROGRAMMES

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Presentation Transcript

  1. CAON – FEVRIER 2012 FORMATION AUX PROCEDURES 10ème FEDDEVIS PROGRAMMES

  2. CONTENU

  3. I. LES BASES LEGALES

  4. BASES LEGALES Convention de Financement • La Convention de Financement spécifie toutes les modalités spécifiques à la mise en œuvre du programme • Le Devis Programme doit respecter la Convention de Financement • Règle date+3 •  RF articles70,74(2),79,101 •  GF 2.4, 2.6, 3.2, 3.3 •  GDP 3.1, 3.2

  5. BASES LEGALES Le devis programme • Le DP est un accord formel • Une partie du projet/programme est mis en œuvre à travers plusieurs DP successifs (généralement sur une base annuelle) • Le budget du DP comprend une partie régie et une partie d’engagements spécifiques • Il ne peut y avoir deux DP mis en œuvre conjointement dans le même programme! •  GF 4.4, 4.8 •  GDP 2.4, 3.3

  6. BASES LEGALES Rôles et Responsabilités - Chapitre 6 de l’annexe IV de l’Accord de Cotonou • Chef de la Délégation/organe compétent de la CE • ON/OR • Régisseur • Responsable de tous les engagements de dépenses, autorisations de paiement et recouvrement • Comptable • Responsable de la vérification des dépenses, comptabilité et vérification des justificatifs, effectue les paiements et procède au recouvrement autorisés par le régisseur Le régisseur et le comptable doivent pouvoir exercer leurs tâches de manière indépendante •  GDP 2.5, 4.1 •  Accord deCotonou, Annexe IV,article35

  7. BASES LEGALES Rôles et Responsabilités • Organe de supervision • Comité de pilotage: • Aucune obligation d’avoir un comité de pilotage - à définir dans la CF • Le CP ne peut en aucune manière intervenir dans l´exécution financière des devis-programmes (ne peut autoriser de réallocations, augmentation, diminutions ou engagement de dépenses, etc… )

  8. II. PREPARATION, APPROBATION, SIGNATURE

  9. PREPARATION ET APPROBATION • Engagements • Engagement financier global • Engagement financier individuel • Engagement régie • Engagement spécifique •  GDP 3.3

  10. PREPARATION ET APPROBATION Différents types de Devis Programme • DP de démarrage • DP de croisière • DP de Clôture •  GDP 3.3, 4.1, Annexes 5 & 6

  11. PREPARATION ET APPROBATION • Sources de financement des DP • Financement national • budget national • Fonds de contrepartie • Contribution de l´UE • Ressources propres •  GDP 3.3, 4.1

  12. PREPARATION ET APPROBATION Contenu du DP • Utiliser le modèle • Page de garde • Programme d´actions • Budget • Plan de financement • Modalités techniques et administratives de mise en œuvre •  GDP 3.3, Annexes 5 & 6

  13. PREPARATION ET APPROBATION Comptes bancaires • Compte bancaire du DP • Ouvrir avant la soumission de chaque DP • Uniquement pour les transactions des DP approuvés • Deux signatures • Un ou plusieurs comptes en fonction de la devise de paiement • Compte en Euros séparé pour éviter les pertes de change • Compte bancaire du « projet » • Requiert l’autorisation du Chef de la Délégation • Soumis au même procédures opérationnelles que le compte DP • Même compte utilisé pour les DP successifs  GDP 3.3, 4.1,Annexe 7

  14. PREPARATION ET APPROBATION Circuit d’approbation • Approbation interne • Comité de pilotage du programme • ON • UE • Délais •  GDP 3.4

  15. PREPARATION ET APPROBATION Signature • Régisseur et comptable • L’ON/OR • L’UE • Les dépenses et engagements effectués avant la date de signature par l’UE sontinéligibles ! GDP 3.4, 4.1

  16. PREPARATION ET APPROBATION Paiement de la dotation initiale • Montant • FIF • Demande de paiement et ordre de paiement • Garantie financière • Capacité de gestion  GDP 3.4, 4.1,Annexe 8

  17. I. MISE EN OEUVRE

  18. MISE EN OEUVRE DES DP Présentation générale du thème : • Activités • Dépenses • Mémoire de dépenses et comptes bancaires • Demande de réapprovisionnement / Justificatifs de dépenses • Reporting • Amendements

  19. MISE EN OEUVRE DES DP Activités • Seules les activités prévues dans le programme d´actions du DP peuvent être exécutées • Les activités doivent être exécutées comme elles ont été prévues •  GDP 3.3, 4.1

  20. MISE EN OEUVRE DES DP Types de dépenses autorisées • Principe de bonne gestion financière • Contrats, i.e. services (pas les contrats cadre), fournitures, travaux, subventions • Coûts liés au personnel • Allocations additionnelles payées aux officiels du gouvernement détachés sur le projet ou programme • Coûts récurrents et/ou opérationnels et/ou administratifs • Coûts liés aux bourses d’études et formations • Conformité avec les procédures contractuelles ! •  GF 2.6, 3.4 •  GDP 3.3, 4.1

  21. MISE EN OEUVRE DES DP Types de dépenses non autorisées • Prêts au personnel du projet • Intérêts bancaires débiteurs • Coûts bancaires pour des paiements non honorés par la banque • Prêts/transferts de liquidités entre Devis Programmes et/ou autre programmes • Recrutement et frais courants liés au contrat de services dans le cas d’une opération décentralisée indirecte •  GDP 3.3

  22. MISE EN OEUVRE DES DP Attribution des contrats (1) • Doit respecter les seuils et les règles du Guide Pratique des procédures contractuelles ! • L’ON/OR et le CdD peuvent s’accorder sur des seuils applicables plus bas • Il existe des seuils pour l’attribution de contrats dans le cadre de la partie régie • Au-delà de ces plafonds: Engagements Spécifiques  GDP 4.2, Annexes 13 & 15  PRAG

  23. MISE EN OEUVRE DES DP Attribution du contrat (2) • La passation de marché et l’attribution de contrats de services, fournitures et travaux >€50,000 doivent être approuvés (ex-ante) par le CdD • Le CdD doit approuver passation et l’attribution de TOUTES les subventions • Le CdD ne peut endosser les contrats attribués dans le cadre de la partie régie du budget DP - il(elle) a déjà approuvé le DP • NE PAS ESSAYER DE DIVISER ARTIFICIELLEMENT DES CONTRATS POUR RESTER EN DESSOUS DES SEUILS. De telles actions pourraient mener à déclarer certaines dépenses inéligibles • Séparation des fonctions !

  24. MISE EN OEUVRE DES DP Attribution de contrats dans le cadre de la partie régie • Contrat de services <200.000€ • Contrats de fournitures <150.000€ • Contrats de travaux <300.000€ • Subvention ≤100.000€  GDP 4.2, annexes 13,15

  25. MISE EN OEUVRE DES DP Seuils de passation de marché

  26. MISE EN OEUVRE DES DP Mémoires des dépenses et comptabilité • Les mémoires des dépenses et la comptabilité doivent couvrir toutes les activités du DP • Règles relatives à l´utilisation des devises • Système informatisé de double entrée de la comptabilité avec un compte bancaire séparé pour chaque source de financement (incluant les ressources propres) • Inventaire en continu des investissements/biens • Gestion du personnel • Véhicules et justificatifs d’utilisation des véhicules  GDP 3.3, 4.1,Annexes 7&11

  27. MISE EN OEUVRE DES DP Amendements au DP • Utilisation de ressources propres • Réallocation budgétaire interne • Utilisation de la réserve pour imprévus • Tous les autres changements du DP requièrent un avenant •  GDP 3.3, 3.5

  28. MISE EN OEUVRE DES DP Demande de réapprovisionnement / justificatifs de dépenses • DOIT être fait régulièrement • Utiliser les formulaires prévus • Effectuer une demande de réapprovisionnement séparée pour chaque compte bancaire • Documents justificatifs • Chaque dossier de paiement doit être signée par le régisseur et le comptable • Demande nulle de réapprovisionnement / Apurement de l´avance  GDP 4.1, Annexes 9&11

  29. III. CLOTURE

  30. CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME •  GDP 4.1 Clôture du DP dans le cadre d’une CdF en cours • Demande de clôture dans les trois mois suivant la fin de la période de mise en œuvre opérationnelle • Apurer complètement l´allocation initiale • Somme des fonds versés - total des dépenses éligibles = le reliquat • L’ON/OR doit émettre un ordre de recouvrement pour le reliquat • Compte bancaire du DP = ZERO (transfert des fonds non alloués au compte DP suivant) • Préparer et soumettre le rapport final d´exécution •  GFR6.1, 6.2, Annexe 2

  31. CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME Clôture du DP final • Même procédure que celle indiquée plus haut • Les reliquats de ressources propres doivent être transférés au FED • Transfert de biens • Transfert de documentation •  GDP 4.1, 4.2

  32. CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME Audits • Commandités par le CdD dans le cadre d’un engagement spécifique • La fréquence des audits doit être inscrite dans la CF et les modalités techniques et administrative du DP • Audit obligatoire avant la soumission de la demande de clôture quand le montant total des dépenses dans la partie régie du budget est supérieure ou égale à 200,000 Euros •  GDP 4.1

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