Stad Gent worstelt met betalingachterstand

1. Stad Gent worstelt met betalingachterstand Vraag Johan Deckmyn

2. Toelichting • Situering • Kleinere versus grotere facturen • Genomen actie om achterstand te beperken • Geplande actie

3. Situering • Ten laatste op 1 januari 2014 was stad Gent verplicht om de BBC wetgeving te implementeren • De BBC wetgeving bracht een zeer fundamentele wijziging voor alle gemeenten : • Introductie van meerjarenplan • Andere rapporteringsvereisten • Andere budgetteringssleutel • Andere vastleggingsregels • Ander rekeningstelsel • Deze wijziging kon niet opgevangen worden met de bestaande financiële software • Een grondige aanpassing van het software pakket was nodig • Alle openstaande transacties moesten omgezet worden naar de nieuwe definities

4. Kleine versus grote facturen • Vanaf begin 2013 werden de financiële medewerkers gevraagd hun leveranciers aan te sporen om hun facturen zo snel mogelijk op te sturen • Bij de start van het BBC project werden historische gegevens geanalyseerd : • Het was oorspronkelijk de bedoeling om vanaf 1 december 2013 • te focussen op facturen boven 1,000 € om het risico op verwijlinterest te beperken • In de mate van het mogelijke alle andere facturen ook FIFO te behandelen

5. Kleine versus grote facturen • Per 10 januari, einddatum voor facturen op het oude systeem, konden echter allefacturen die goedgekeurd waren voor betaling door de diensten afgehandeld worden • Vanaf 20 januari konden, in principe, facturen op het nieuwe systeem behandeld worden. Er waren evenwel vertragende factoren : • De conversie van investeringen liep vertraging op, • Er traden soms kredietproblemen op door de conversie • De werkwijze was nieuw voor alle betrokkenen zodat de verwerking trager verliep • Bij de verwerking werd het FIFO principe toegepast met focus op facturen boven 10,000 €, deze worden afzonderlijk geklasseerd. Net als : • Facturen met betrekking tot investeringen (andere werkwijze ) • Facturen van leveranciers die de dienstverlening blokkeren (SBAT, Colruyt, Dreamland, …)

6. Kleine versus grote facturen : aantal reeds behandeld en betaald in 2014 Facturen die volledig elektronisch verwerkt worden werden ook reeds betaald

7. Kleine versus grote facturen : reeds behandeld en betaald in 2014

8. Reeds toegepaste actie om betaalachterstand te vermijden • Doorwerken tijdens kerstvakantie • Opleiding • Voor alle financiële medewerkers van stad Gent eind 2013 • Specifieke opleidingen/begeleiding in 2014 op verzoek • Bilateraal overleg over knelpunten • Ondersteuning door NFI-helpdesk • Inzet extra medewerkers in het team facturen • Mobiele ploeg • Medewerker vanuit het team niet-visum • Samenwerking met financiële diensten van departementen met veel facturen

9. Geplande actie • Een inhaal beweging om achterstand in te halen • Extra inzet van een medewerker van het team niet-visum • Inzet extra medewerker vanuit team visum • Intensievere inzet van financiële medewerkers in de diensten • Inzet van 2 interim boekhouders

10. Geplande evolutie