KLUBISIHTEERIN koulutus Ylistarossa 17.4.2010

1. KLUBISIHTEERINkoulutusYlistarossa 17.4.2010 17.4.2010

2. KOULUTUKSEN TAVOITE: • Tiedät tehtäväsi tärkeyden • Tiedät siihen kuuluvan byrokratian • Tiedät tärkeimmät ilmoitukset • Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset • Sitoudut hoitamaan tehtävän • Tiedät mistä olet vastuussa 17.4.2010

3. SIHTEERIklubin tärkein (virkailija) lion ? • Olet presidentin oikea käsi • Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi • Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun työsi jäljet näkyvät! 17.4.2010

4. Sihteerintehtävät Ennen kauden alkua Varmista - että tulevan hallituksen tiedot on ilmoitettu yhdistysrekisteriin Ilmoitus netissä • että nykyinen sihteeri lähettää kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset toukokuun lopulla, pyydä kopiot. - että uuden kauden virkailijat tulevalle kaudelle on ilmoitettu kotimaiseen jäsenrekisteriin 17.4.2010

5. Sihteerintehtävät Klubinsisäisettehtävät • Kokouskutsujen teko ja lähettäminen • Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia • Pöytäkirjanpito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito • Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, merkkipäivien muistaminen • Materiaalin jakaminen 17.4.2010

6. Sihteerintehtävät Ulkoiset • Ilmoitusten teko • Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan • Klubin kirjeenvaihdon hoito • Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin 17.4.2010

7. Sihteerintehtävät Ennenkokousta Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa • Nimilista läsnäolon toteamiseksi • Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet • Laadi luettelo ilmoitusasioista 17.4.2010

8. Ennenkokousta Sihteerintehtävät • Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa • Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions -vuosikirja - klubin voimassaolevat säännöt • Kauden toimikuntien kokoonpanot • ed. kokousten pöytäkirjat • piirikuvernöörin tiedotteet ja klubilehdet • muut kirjeet, jotka jaetaan toimikuntien puh.johtajille 17.4.2010

9. Sihteerintehtävät Kokouksenaikana • Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (kirjoita todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) • Pidä pöytäkirjaa kokouksesta • Kirjaa tiedot Toimintailmoitusta/kilpailua varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit, myynnit, kerätyt kilot yms. • Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä • Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan Osa 1/4.4.08/HR 17.4.2010

10. Sihteerintehtävät Kokouksenjälkeen • Siirrä läsnäolomerkinnät läsnäolotilastoihin • Laadi kokouksen pöytäkirjat samana iltana tai • seuraavana päivänä • Lähetä kortit vierailevien lionien kotiklubeihin, • Nykyään tosin harvinaisempaa • Tee jäsenrekisterimerkinnät heti, jos on muutoksia 17.4.2010

11. Sihteerin tehtävät Pöytäkirjanpito • Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). • Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos • Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja” . Esityslistan loppusosan kohdissa voi merkitä myös keskustelua, klubihenki siirtyy myös näin. 17.4.2010

12. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Elokuu – Kesäkuu • Hallitus, klubikokoukset ja kutsut • Kuukauden jäsenilmoitus lohkon pj:lle (jäsen lkm) • Läsnäolo yms. tilastot • Kirjeenvaihdon hoitaminen • Tilastojen ym. tietojen arkistointi 17.4.2010

13. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Elokuu • Tarkista, että edellisen kauden sihteeri on tehnyt kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset, ellei, niin toimi heti,että asia tulee kuntoon • Kauden käynnistäminen presidentin ja rahastonhoitajan kanssa • Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10. 17.4.2010

14. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Syyskuu • Toimintasuunnitelmien teko • Osallistu oman lohkosi 1. PNAT- kokoukseen • Tarkista PNAT-kokouksessa lohkon puheenjohtajalta, miten hän haluaa kerätä jäsenluvut. • Varmista, että edellisen toimintakauden virkailijat ovat hoitaneet valmiiksi toimintakertomuksen, tilinpäätöksen sekä, että tilintarkastajat ovat antaneet tilintarkastuskertomuksen kaudelta. 17.4.2010

15. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Syys-lokakuu • Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta • Muut Vuosikokousvalmistelut 17.4.2010

16. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Marraskuu • Osallistu oman lohkosi 2. PNAT- kokoukseen • Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 30.11. mennessä 17.4.2010

17. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Tammikuu 15.1. mennessä seuraavat asiat: • Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat • Piirikuvernöörille Piirikuvernööri- ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus, allekirjoitukset. Piirikokoukseen menevät klubialoitteet • Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista Piirihallituksen jäsenistä 17.4.2010

18. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Helmikuu • Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja 17.4.2010

19. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Maaliskuu • Tarkasta nyt viimeistään Lions-liiton rekisterit • Osallistu oman lohkosi 3. PNAT-kokoukseen • Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksen järjestäjille 17.4.2010

20. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Maalis-huhtikuu • Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta • Valtakirjat piirikokoukseen • Valtakirjat Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen • Ilmoittautumiset edellä mainitun vuosikokouksen järjestäjille • Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen • Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen 17.4.2010

21. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Toukokuu • Muutostiedot yhdistysrekisteriin • (presidentti tekee – sihteeri varmistaa, että tulee tehtyä) • Palkintojen anominen • Osallistuminen hallituksen vaihtokokoukseen • Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä • Rauhanjulistekilpailupaketin tilaaminen tulevalle kaudelle 17.4.2010

22. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Kesäkuu • Sihteerin arkiston laitto ajan tasalle • Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu • Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta • Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten • Tehtävien luovuttaminen seuraajalle • Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty 17.4.2010

23. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Muut asiat • Ulkojäsenyyksien tarkistaminen (max. ½ vuotta) • Keruu- arpajais- ym. lupien haku • Klubialoitteet, ym. • Liitännäisklubin tietojen ylläpitäminen 17.4.2010

24. Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2. Oman klubin hallituksen kokous 3. Oman klubin toimikunnan kokous 4. Oman klubin jokin muu kokous 5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6. Alueen tai lohkon kokous • Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liitto- toimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Katso vuosikirja (s. A 50 kaudella 09-10) 17.4.2010

25. Toimintakertomus Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue - klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta - klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen - klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: - uudet ja eronneet jäsenet - 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset - jäsenten merkkipäivät • yms. 17.4.2010

26. Toimintakertomus (jatkuu) Piiri- ja liitto: - osallistumiset kokouksiin - klubin jäsenten osallistuminen piirin ja liiton hallintoon - klubin jäsenten saavutukset lions- ja puolisourheilussa • yms. Aktiviteettitoiminta: - toimintakauden aikana toteutuneet aktiviteetit - aktiviteettien tulos - annetut avustukset 17.4.2010

27. Jäsenmäärien oikeellisuus rekistereissä on tärkeä asia Suomen Lions-liiton jäsenrekisterin perusteella määräytyy jäsenmaksu / klubin jäsen Klubien edustusoikeus (äänioikeus) piirikokouksessa ja valtakunnallisessa vuosikokouksessa määräytyy jäsenmäärien mukaan 17.4.2010 27

28. SuomenLions-liitonjäsenrekisteriinternetissä www.lions.fi/rekisteri • Klubin tietojen päivitys internetin kautta suoraan Suomen Lions-liiton jäsenrekisteriin. • Rekisteristä tiedot vuosikirjaan ja Leijona-lehden jakelua varten. • Käyttäjätunnus, salasana ja internet -osoite Suomen Lions liitosta. Löytyy mm. F-Piirin –aineistopankista. • Käyttäjätunnus ja salasana ovat henkilökohtaisia, joten ne on pyydettävä uudestaan käyttäjän vaihtuessa. 17.4.2010 28

29. SuomenLions-liitonjäsenrekisteriinternetissä Verkossa voi päivittää kaikki jäsentietomuutokset. Myös klubia koskevia tietoja voi korjata (virkailijat, klubin e-mail) Ohjelmassa on joitakin raportteja, joita voi tulostaa joko jäsen- tai klubipuolella. www.lions.fi 17.4.2010 29

30. Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä www.lions.fi • Klubin hoitaessa jäsentietojen päivityksen Suomen Lions- liiton jäsenrekisteriin internetin kautta, klubin ei tarvitse lähettää Kuukauden Jäsenilmoitusta (paperiversio) Lions- liiton toimistoon. Lisää tietoa saat: Suomen Lions-liitto ry, Marja Pakkanen jäsenrekisterin pääkäyttäjä (09) 5655 9515 17.4.2010 30

31. Klubille tuleva sähköposti • Liitto on perustanut jokaiselle klubeille oman sähköpostiosoitteen (alias-sähköpostiosoite), joka on muotoa klubin.nimi@lions.fi • Osoitteeseen tulee kytkeä jonkun klubilaisen todellinen sähköpostiosoite, jonka ylläpito tapahtuu siten, että klubissa oleva Lions-liiton jäsenrekisterin ylläpitäjä päivittää tiedot ja muutokset jäsenrekisteriin • Lions sähköpostit lähetetään pääsääntöisesti tähän klubin alias-osoitteeseen • Tarkista Kotimaisesta jäsenrekisteristä oman klubisi alias-sähköpostit – tiedot oltava oikein, muuten tiedotteet eivät mene oikeille henkilöille 17.4.2010 31

32. Lyhyt kertaus • Internet– Mikäli sinulla on käytössäsi internetyhteys muista hankkia jäsenrekisteriä varten tunnus. Jos et pysty käyttämään internetiä, sovi presidentin kanssa että hän hakee tunnukset ja teette yhdessä rekisteri muutokset. Jäsenrekisterissä riittää käynti vain silloin kun muutoksia tapahtuu; osoite, eroaminen, uusi jäsen jne.. • Paperi – Mikäli käytössäsi ei ole internetyhteyttä voit jättää jäsenilmoituksen kuukausittain paperilla, mutta lähetä se Suomen Lions-liittoon, sieltä se toimitetaan eteenpäin. Ohjeet kirjasta. 17.4.2010 32

33. Jäsen- javirkailijailmoitukset Kuukausittain tehtävät ilmoitukset Piirin sisäinen jäsenmääräilmoitus • Raportoidaan - lohkonpuheenjohtajalle sähköpostilla +- muutokset 17.4.2010 33

34. Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kerran vuodessa tehtävät ilmoitukset - Jäsenluettelon tarkistus ja muutokset - Ilmoitus klubin virkailijoista (vastaa entistä PU-101 ) • Kun päivittää muutokset kauden aikana netissä, tiedot ovat automaattisesti kunnossa kauden päättyessä • Paperiversiona palautus liittotoimistoon, palautus pvm. lomakkeissa 17.4.2010 34

35. 17.4.2010 35

36. Klubin perustietolomake • Netin kautta syötetään seuraavan kauden virkailijoille tehtävät 31.5. mennessä • Samalla tehdään klubitietojen tarkistus ja korjaus, kokouspaikka ym. • Nämä toimenpiteet ovat Vuosikirjan virkailijatietojen ilmoittamista varten • HUOMIOIKAA palautuspäivät 17.4.2010 36

37. Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kerran vuodessa tehtävät ilmoitukset Ilmoitus yhdistysrekisteriin • Lomakkeella suoraan patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin • Lomakkeita on Internetissä osoitteessa http://www.prh.fi • Tehtävä kesäkuun aikana 17.4.2010 37