Paris Descartes en quelques chiffres

1. Paris Descartes en quelques chiffres • Université pluridisciplinaire en Sciences de l’Homme et de la Santé, • 9 unités de formation et de recherche :Médecine, Pharmacie, odontologie, Biomédicale, Droit-Economie-Gestion, Sciences Humaines et Sociales, Psychologie, Mathématiques et Informatique et STAPS et 1 IUT(6 départements), • 4 SACD :2 bibliothèques interuniversitaires, 1 SAIC et 1 SIUMPPS • 14 composantes et plusieurs services communs, • 35 000 étudiants, • 2 000 enseignants, 1 500 chercheurs et ITA, 1 350 personnels Biatoss, • Dispersion géographique dans Paris et proche banlieue (Hauts de Seine - 92) – 12 sites • Budget consolidé de 350 M€ pour 220 M€ de masse salariale. Présentation Association ACU

2. P 5 avant le passage aux RCE • Il y a eu nécessité d’une réflexion préalable sur l’organisation de l’université et plus particulièrement sur les services de la paie. • - un services des personnels (enseignants et Biatoss) au Siège de l’Université avec des services équivalents dans chaque composante. Les personnels de certaines composantes (IUT, CFC … ) et ceux des bibliothèques, sont gérés administrativement sur site ou dans chaque bibliothèque. - saisie de toutes les paies sur budget Etat au Siège (à la DRH), les paies sur ressources propres sont saisies pour partie au Siège (à la division financière), mais aussi dans certaines composantes. Présentation Association ACU

3. P5 après le passage aux RCE Gestion administrative et financière en un lieu unique, le Siège, au sein de la DRH et de la Direction Financière : • - Meilleure lisibilité dans la répartition des rôles, • - amélioration de la technicité et du respect des calendriers, • - contrôle comptable de la paie avant son mandatement, • - analyse de la qualité des retours de paie par la DIF avec le soutien du contrôle de gestion de la masse salariale. Présentation Association ACU

4. Réorganisation des Services Centraux - 1 • Création d’une unité « contrôle de gestion » pour le pilotage et le suivi de la masse salariale et des plafonds d’emploi (rattachée au SG). • Redéfinition de la répartition des rôles entre la DRH et la Direction financière : création au sein de celle-ci d’une cellule de contrôle interne de la paie, • Centralisation de l’ensemble des opérations de paie à la DRH avec maintien d’une partie de l’organisation antérieure : • - cellule de paie parallèle à la cellule de gestion administrative côté enseignants, • - une gestion intégrée côté Biatoss, avec deux coordinatrices de paie. Présentation Association ACU

5. Réorganisation des Services Centraux - 2 • Découverte de nouveaux champs de compétences exercés antérieurement par le Rectorat (capitaux décès, réinsertion à l’emploi, congés bonifiés …..), • Création d’une unité dédiée à l’action sociale, • Ceci a été doublé d’une réorganisation physique et matérielle des deux services, agrémenté d’un nécessaire apport en ressources humaines à former. Le principe de séparation des tâches (DRH / DF) est une garantie contre les risques d’erreurs et de fraudes. Présentation Association ACU

6. Contrôle de la paie et procédures informatiques • Le processus de contrôle instauré par l’Université depuis janvier 2009, a vocation à couvrir l’ensemble de la chaîne de paie (de la DRH où la saisie de la paie s’effectue – application Girafe – jusqu’à son mandatement niveau agence comptable). • Ce choix d’organisation a pour objectif principal de s’assurer que tous les agents perçoivent bien leur rémunération mais également que les retours de paie (fichiers Kx) soient parfaitement fiables pour assurer le pilotage de la masse salariale et des emplois ainsi que la qualité comptable des dépenses de masse salariale qui seront inscrites dans le compte financier 2009. • La méthode utilisée et l’option retenue par l’Université consiste en conséquence, à ne transférer les paies sur ressources propres de l’application PAPAYE vers l’outil GIRAFE, durant l’exercice 2009, qu’à la seule condition que les processus de paie soient parfaitement fiabilisés par les tutelles (cette option ne sera plus possible en 2010). Présentation Association ACU

7. GIRAFE : saisie des données paye (DRH) RGF / TG : génération des fichiers Kx (crédits de masse salariale et ETPT) FICHIERS KX POESIE KAKI : mandatement de la paye Génération des fichiers R4 POEMS Dialogue de gestion avec les composantes Relations entre Applications Applications spécifiques à Paris Descartes Présentation Association ACU

8. Le Calendrier général de la paie • La saisie de la paie normale s’effectue en DRH jusqu’au 2 ou 3 du mois courant ; • Retour des remarques « paieries » entre le 10 et le 15 du mois, • Paiement entre le 25 et le 28 du mois, • Prélèvement de la paie sur le compte de l’Agent Comptable : jour du virement + 1. • En cas de paie ou d’information tardives (parvenues après les dates butoirs) une avance de 90% est consentie - les procédures d’avances « paierie » sont suivies sur des calendriers différents. Présentation Association ACU

9. Réalité du contrôle : le Contrôle a priori ► le contrôle à priori de l’Agent Comptable s’exerce au niveau du bureau du contrôle paie sur l’ensemble des flux : - tous les nouveaux entrants , mouvements ou modifications (changements d’échelon, primes ponctuelles …) sont soumis au contrôle de ce bureau (1 000 mouvements en moyenne/mois, avec des pointes supérieures les mois à primes ou ceux à heures complémentaires) ; - transmission des remarques ou anomalies par bordereaux accompagnés de pièces justificatives (le choix retenu est le schéma identique à celui qui était préalablement demandé par la Paierie). Sur le bordereau sont intégrées toutes les nouvelles codifications RCE. Le traitement s’effectue en temps réel, et retour à l’Agent Comptable. Présentation Association ACU

10. Établissement et Mise en paiement de la paie • Les services de la DRH arrêtent la paie et confectionnent les clés USB de paie (en attendant un autre mode de transmission). • Après toutes vérifications qu’il juge nécessaire, l’Agent Comptable appose son visa sur la liste des mouvements signée par l’ordonnateur ou son délégataire ; d’où la nécessité d’avoir un certain nombre de délégataires des signatures de l’ordonnateur comme de l’agent comptable (en cas d’absence ou d’empêchement). • Les clés sont alors transmises à la Paierie pour mise en paiement ; • La Paierie continue à signaler (par téléphone – à des correspondants autorisés) les anomalies détectées par ses propres programmes de contrôle (Rib mal saisis, erreur de saisies, variations importantes de sommes à payer … ). • - ou l’anomalie constatée est maintenue et le paiement se fait, • - ou on acte le fait et la paierie rectifie suivant nos instructions pour mise en paiement. Présentation Association ACU

11. Visa du bordereau de transmission : • Lors du visa du bordereau de transmission, l’Agent Comptable ne connait pas le montant total exact de la paie. • Grace aux données fournies par les services du contrôle de gestion et du pilotage de la masse salariale, il peut disposer d’indicateurs volumétriques sur le montant prévisionnel de la paie du mois considéré. • Ces indicateurs s’avèrent globalement justes lorsque l’on est en mesure de rapprocher les fichiers Kx des prélèvements réellement effectués. Présentation Association ACU

12. Retour paie / Paierie • Prélèvement Paierie sur le compte de l’Agent Comptable : jour paie + 1, • Puis, la Paierie transmet une série de documents virtuels par voie électronique : jour paie + 1 ou 2 : • les bulletins de salaires, les décomptes de rappels, les bulletins négatifs, les échéanciers, des informations personnelles sur la situation des agents, les ventilations budgétaires et comptables avec les comptes d’imputation, ainsi que le montant de la paie à comparer au montant estimé, • Transmission de documents papier (bulletin de paie) correspondant : jour paie + 8. Présentation Association ACU

13. Contrôle a posteriori • Chez l’Agent Comptable, des contrôles normaux a posteriori s’effectuent dans le même bureau de « contrôle paie » et sont doublés de contrôles d’échantillon de dossiers et de contrôles thématiques ciblés : transports, suppléments familiaux, primes diverses, concessions de logement, avantages en nature …. avec un contrôle systématique sur les dossiers sensibles. • Établissement d’un bordereau navette de constats transmis à la DRH pour information et régularisation. Présentation Association ACU

14. Retour des fichiers Kx • Le retour des fichiers Kx et leur retraitement par les services informatiques, permettent à la DRH de tirer un maximum de renseignements sur la paie du mois écoulé et sur les mois antérieurs : • - le montant des indemnités versées, les traitements bruts, les primes diverses, les vacations, les cours complémentaires, • - les différentes allocations, allocataires de recherche, pensions civiles, contributions diverses, cotisations patronales, • - la GIPA, les Assedic …… Le mandatement s’effectue automatiquement après retraitement des fichiers Kx. Présentation Association ACU

15. Autres points à prévoir (nouveautés liées au passage au Rce) • L’agent comptable devient comptable assignataire de situations qu’il ne connaissait pas antérieurement : • - gestion de certaines créances, • - Avis à tiers détenteurs, • - pensions alimentaires, • - prêts … L’agent comptable se doit de mettre en place des guides de procédures ad hoc. Présentation Association ACU