Få styr på dine litteraturhenvisninger og spar mange timers arbejde

1. Få styr på dine litteraturhenvisningerog spar mange timers arbejde RefWorks Niels Erik Frederiksen - Statsbiblioteket

2. RefWorksEt webbaseret referencehåndteringsværktøj Hvad kan man med RefWorks? Opbygge sin egen database over litteraturreferencer, både ved import fra elektroniske bibliografier/databaser, bibliotekskataloger m.m. og ved manuel indtastning Formatere noter og litteraturlister til artikler, bøger og opgaver i nøjagtig det format, som tidsskriftet eller udgiver forlanger Logge sig på sin egen database fra en hvilken som helst computer i verden, blot den er koblet til internettet 2

3. Sådan bliver man bruger af RefWorks • Ansatte og studerende ved Aarhus Universitet kan gratis få adgang til RefWorks. For at registrere sig som bruger, skal man anvende en PC inden for Aarhus Universitets IP-adresser*, men herefter kan RefWorks benyttes uden for campus med en ekstra Group Code (fremgår af din velkomstmail fra RefWorks - eller kan oplyses af nef@statsbiblioteket.dk). Du kan altså bruge programmet, uanset hvor du befinder dig. • Alt i forbindelse med RefWorks er meget enkelt. Det gælder også registreringen. Gå ind på følgende URL: http://www.refworks.com/Refworks/ og vælg linket ’Sign up for an Individual Account’ *) Af denne indgang fremgår det, at registreringen sker via Statsbiblioteket ’RefWorks User Login for Statsbiblioteket’

4. Registrering (fortsat) • Herefter skal følgende formular udfyldes: • Når man klikker på ’Register’ åbner programmet, og man kan gå i gang.

5. RefWorks åbningsside • I det følgende vil de vigtigste funktioner blive gennemgået • Bemærk: Når RefWorks åbnes for første gang, er der naturligvis ingen referencer på siden.

6. Importér referencer til RefWorks • I det følgende gennemgås tre forskellige måder at importere referencer på: • Direkte import fra online database • Import af tekstfiler • Manuel indskrivning i RefWorks

7. Direkte import fra online database • RefWorks er koblet sammen med en lang række databaser (bibliografier, tidsskrifter, bibliotekskataloger mm.), så man let kan importere udvalgt reference-materiale til egen database. • Som oftest er det meget enkelt at overføre de referencer, man har fundet i en given database til RefWorks, men metoden kan variere fra udbyder til udbyder. • I det følgende tages udgangspunkt i bibliografien ’Historical Abstracts’.

8. På søgeresultatsiden i Historical Abstracts kan man udvælge referencer ved at markere tjekboksen ’Tagged’ For at overføre dem til RefWorks skal man klikke på linket ’Export Options’ Direkte import fra online database (fortsat)

9. Direkte import fra online database (fortsat) • På siden ’Export Options’ markeres tjekboksene ud for Personal List (1) og RefWorks (2) • Derefter overføres de udvalgte poster til RefWorks ved at klikke på ’Export Record’ (3)

10. Direkte import fra online database (fortsat) • På denne mellemside klikkes der blot på ’Export to RefWorks’. Efterfølgende er de udvalgte referencen blevet overført til din database i RefWorks (se næste side)

11. RefWorks kommer med en melding så snart referencerne er indløbet (1.) Når der klikkes på ’View Last Imported Folder’ fremvises posterne (2.) Herfra kan referencerne gemmes i den eller de mapper, man måtte ønske. Herom senere. Importside: De fremviste poster: Direkte import fra online database (fortsat)

12. EBSCO Host database: Academic Search Elite Yderst til højre på din søgeresultatside findes der - ud for hver post - en 'Add-folder'. Klik på denne, hvis du ønsker at gemme referencen 'Folder is empty' skifter nu til 'Folder has items'. Denne folder er placeret umiddelbart over de viste poster til højre på siden. Når du ikke ønsker at udvælge flere referencer (evt. fra andre søgning): Klik på "Folder has items” På den efterfølgende side vælger du linket Export Herefter vælger du Save citations to a file formatted for: Direct Export to RefWorks og klikker på Save-knappen CSA: Bibliography of the History of Art Find referencer og markér de ønskede poster Klik på RefWorks-ikonet (placeret umiddelbart over øverste postvisning) På den fremkomne side klikkes på knappen 'Export to RefWorks' Direkte import fra online database (fortsat)Andre kendte databaser

13. Direkte import fra online database (fortsat)Andre kendte databaser • JSTOR • Udvælg de ønskede referencer ved at klikke på linket ’Save Citation’ • Klik derefter på ’View Saved Citation’ • På den fremkomne side (’Saved Citations’) vælges ’Directly export citations into RefWorks • MultiSearch – CSA • Direkte eksport til RefWorks virker tilsyneladende ikke fra MultiSearch’s søgeresultatside • Vælg derfor ’View Source’ ud for den enkelte post. Fra denne side virker RefWorks-linket • Afmærk her ’ Use the currently viewed record’ og klik på knappen ’Export to RefWorks’

14. Import af tekstfiler • Endnu findes der en del databaser, hvor man ikke direkte kan eksportere til RefWorks, men ofte vil man her kunne gemme udvalgte poster som en tekstfil på sin computer. Det er i denne sammenhæng vigtigt at vælge det rette format (oftest RIS-format).Følgende eksempel tager udgangspunkt i ’bibliotek.dk’ • I ’bibliotek.dk’ skal man først registrere, at man ønsker at kunne gemme udvalgte poster til brug for et referencehåndterings-værktøj. Det gøres på følgende måde: • Gå ind i ’Mit bibliotek’ og klik på fane-bladet ’Søg, vis, bestil og import’. • Nederst på siden findes oplysninger om import til EndNote og Reference Manager. Mærk ’Ja’ af i tjekboksen og gem oplysningen

15. Import af tekstfiler (fortsat) • På søgeresultatsiden markeres de poster, man ønsker at importere til RefWorks • Derefter går man til siden ’Min kurv’

16. Import af tekstfiler (fortsat) • Her markeres de poster, man ønsker at gemme som tekstfil • Klik derefter på linket ’Importer markerede poster til Reference Manager, EndNote eller lignende’. • Posterne gemmes i en tekstfil (RIS-format) på den computer, man arbejder ved, og efterfølgende kan den importeres til RefWorks (se følgende sider)

17. Import af tekstfiler (fortsat) • Når posterne skal importeres til RefWorks, går man ind under ’References’ og vælger ’Import’

18. Import af tekstfiler (fortsat) • På importsiden vælges først importfilter, her ’RIS Format’ • Derefter markeres feltet ’Import Data from the following Text File’, og via Browse-knappen indsættes tekstfilen • Til slut klikkes på ’Import’ nederst på siden

19. Import af tekstfiler (fortsat) • Efter at have klikket på importknappen fremkommer følgende side: • Klik på knappen ’View Last Imported Folder’ for at se de importerede referencer.

20. Import af tekstfiler (fortsat) • Fra denne side kan referencerne gemmes i den mappe, man måtte ønske (herom senere)

21. Import af tekstfiler (fortsat) • Når det drejer sig om mindre filer kan man vælge copy/paste-metoden, forstået på den måde, at man i tekstfilen kopierer hele teksten, og efterfølgende indsætter den i feltet ’Import Data from the following Text’ (højreklik -> Paste/Indsæt).

22. Import af tekstfiler fra kendte databaser • Web of Science: Social Sciences Citation Index og Arts & Humanities Citation Index • Find referencer, markér og klik på 'Add to marked list' (knappen nederst på søgersultatsiden) • Gå til 'Marked List' (linkknap øverst på siden). Under 'Select the fields ...' og marker alle de felter som ønskes med ved download, f.eks. abstract • Gem referencer via knappen 'Save to file', format 'Field tagged' i en tekstfil. Web of Science's default filnavn er 'savedrecs.txt • Importfilter i RefWorks: ISI (Institute for Scientific Information) • NB! Web of Science's 'Export to reference software' virker kun sammen med 'Reference Manager' eller 'EndNote’

23. Import af tekstfiler fra kendte databaser • bibliotek.dk • Gå ind i 'Mit bibliotek.dk' - klik på fanebladet 'Søgning, visning og import' Nederst finder du oplysninger om import til RefWorks, Reference Manager m.fl. Mærk 'Ja' af i tjekboksen og gem oplysningen • Søg i bibliotek.dk og mærk posterne af i tjekboksene og gå derefter til ’Min kurv' Hvis du har sagt 'Ja' til muligheden for import, vil du fra kurven kunne gemme posterne i en tekstfil i RIS-format • I RefWorks klikker du på topmenulinket ’References’ og vælger ’Import’ • Ud for Import Filter/Data Source vælger du importfilteret: RIS-Format • Klikker på ’Browse-knappen’ og finder den gemte fil fra bibliotek.dkHerefter skal du blot klikke på ’Import’ • Dansk Historisk Bibliografi • Ligesom i bibliotek.dk skal du afmærke de ønskede poster. Derefter vælger du ’Download/e-mail’ i dropdown-menuen ’Funktioner’ (øverst til højre på siden) • På den fremkomne side nøjes du med at vælge formatet ’EndNote’ og klikker på ’Send’ • Gem filen og importér den efterfølgende til RefWorks via ’References – Import’ • Under Importfilter vælger du RIS Format

24. Manuel indskrivning • Hvis databasen/katalogen ikke giver mulighed for at sende de udvalgte referencer til RefWorks, kan man foretage en manuel indskrivning i RefWorks ved at gå ind under ’References’ og vælge ’Add New Reference’.

25. Søg i RefWorks-databasen • Når man har fået samlet mange referencer i sin RefWorksdatabase, er det hensigtsmæssigt at kunne foretage søgninger, så man hurtigt kan få fat i de relevante referencer. • Her giver RefWorks mulighed for såvel enkel søgning som udvidet søgning. • Den enkle søgefunktion findes øverst til højre på RefWorkssiden: • Når flere ord skrives ind i søgefeltet indsætter RefWorks automatisk et ’OR’ mellem ordene. I dette tilfælde betyder det, at alle de poster, der enten indeholder ordet ’roman’ eller ’coins’ eller begge, fremkommer på søgeresultatsiden. • RefWorks foretager desuden automatisk trunkering. Findes der poster, der f.eks. indeholder ordet ’romantic’, vil de også figurere i søgeresultatet

26. Udvidet (avanceret) søgning • Går man ind under ’Search’ og vælger ’Advanced’, udvides søgemulighederne. Her kan man bl.a. vælge mellem en AND, OR eller NOT søgning, ligesom man kan afgrænse søgningen til bestemte mapper.

27. Strukturering af RefWorks-databasen • Når nye mapper skal oprettes, gamle slettes eller omdøbes, skal man gå ind under ’Folders’ og vælge ’Organize Folders’* * Hvis man blot skal oprette en ny mappe er det tilstrækkeligt at vælge indgangen ’Create New Folder’

28. Strukturering af RefWorks-databasen (fortsat) • På siden ’Organize Folders’ kan man oprette nye mapper og omdøbe eller slette eksisterende mapper. • Mappen ’Last Imported’ indeholder alle de sidst importerede referencer, ved næste import skubbes dette svarsæt ud i "References not in a Folder". • Når en ny mappe skal oprettes klikkes der på ’Create New Folder’ (se næste side).

29. Strukturering af RefWorks-databasen – ’Create New Folder’ • Herefter fremkommer siden ’Create New Folder’ (1.), hvor navnet på den nye mappe indskrives – her ’Tycho Brahe’. RefWorks kommer med beskeden ’Successfully created the folder ”Tycho Brahe” (2.) Klik ’OK’ og siden ’Organize Folders’ fremkommer igen (3.), nu med den nye mappe indplaceret. 1. 2. 3.

30. Strukturering af RefWorks-databasen. Hvordan referencer lægges i den ønskede mappe • Først skal man have lokaliseret de referencer, man ønsker at udvælge. Dette kan gøres på tre forskellige måder • Via søgefunktionen (se ovenfor) • Via ’View – Folder’ • Via ’View – All References’ 2. 3.

31. Strukturering af RefWorks-databasen. Hvordan referencer lægges i den ønskede mappe • Som eksempel vælges her ’View – Folder’, og herunder ’References Not in a Folder’

32. Strukturering af RefWorks-databasen. Hvordan referencer lægges i den ønskede mappe • På siden ’References Not in a Folder’ markeres først de referencer, man ønsker at overføre (1) • Dernæst klikker man på rullemenuen ’Put in Folder…’ (2) og vælger den ønskede mappe – her ’Tycho Brahe’

33. Strukturering af RefWorks-databasen.Se indholdet i den nye mappe. • For at se indholdet i den nye mappe skal man gå ind under ’Folders’ ned til ’View’ og vælge navnet på mappen – her ’Tycho Brahe’

34. Strukturering af RefWorks-databasen.Se indholdet i den nye mappe (fortsat) • Herefter fremkommer en side med mappens referenceindhold

35. Udfærdigelse af litteraturlister • I det følgende gennemgås tre forskellige måder at formatere sine litteraturlister på: • Formatér en litteraturliste i RefWorks • Formatér en litteraturliste ved hjælp af Write-N-Cite • Formatér en litteraturliste ved hjælp af One Line/Cite View

36. Formatér en litteraturlistei RefWorks • Når man ønsker at udfærdige en litteraturliste i RefWorks, skal man klikke på ’Bibliography’

37. Formatér en litteraturlistei RefWorks (fortsat) • Først vælges ’Output Style’. Klik på rullemenuen og vælg den ønskede formatering (1.) Her: Chicago (Reference List) 14th Ed. • Dernæst markeres feltet ’Format a Bibliography from a List of References (2.) • I ’File Type to Create’ (3.) kan man vælge mellem seks forskellige fil-typer (Text, HTML, RTF, Word-Windows eller Word-Mac og OpenOffice) • Endelig skal man udvælge de referencer man ønsker indført på listen (4.). Her vælges mappen ’New Art History’ • Det hele afsluttes med et klik på ’Create Bibliography’ (5.)

38. Formatér en litteraturlistei RefWorks (fortsat) • Det formaterede dokument åbner i et nyt vindue, og herfra kan det downloades. • Litteraturlisten kan nu kopieres og indsættes i den Word-fil, man måtte ønske (artikel, speciale etc.)

39. Formatér en litteraturlistei RefWorks (fortsat) • Hvis den formaterede litteraturliste ikke åbner i et separat vindue (afhænger af browserens sikkerhedsindstillinger), kan man klikke på linket ’Download it’ og efterfølgende gemme dokumentet på sin PC.Man kan også sende listen via e-mail.

40. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • Med Write-N-Cite kan man indsætte notehenvisninger i sin tekst (Word-fil) direkte fra RefWorks • Write-N-Cite formaterer herefter noter, notehenvisninger og litteraturliste og indsætter det i teksten • For at anvende Write-N-Cite skal man være online, så man kan etablere forbindelse til RefWorks • Write-N-Cite er et program, som man kan downloade fra RefWorks

41. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • Herfra kan man downloade programmet: • Efter at have downloaded Write-N-Cite skal man blot åbne sit Word-program, og herfra kan man så åbne Write-N-Cite (se næste side)

42. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • Write-N-Cite for Windows installerer en knap i Word-programmet. Herfra kan man åbne Write-N-Cite. Programmet kan også åbnes fra den almindelige programmenu eller fra ’Skrivebordet’ (desktop)

43. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • Man logger sig ind på Write-N-Cite med samme adgangskode, som man valgte til RefWorks • Øverst kan man markere feltet ’Always on top’, hvis man ønsker, at Write-N-Cite skal være ekstra let at nå.

44. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • Write-N-Cite åbner siden med alle referencerne. Hvis man ønsker en specifik mappe, går man ind i ’View’, hvor man under ’Folder’ kan vælge den ønskede mappe.

45. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • Sådan tager opsætningen sig ud, når man har åbnet Write-N-Cite fra sit Word-program. • Husk evt. at skubbe Write-N-Cite-vinduet ned, så der kan skrives i Wordprogrammet

46. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • Når man vil have indsat en henvisning, klikker man blot på ’Cite’ ud for den pågældende artikel

47. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • Write-N-Cite har indsat henvisningen. Den vil senere blive formateret i overensstemmelse med det format, man vælger (se senere) • Man kan se, hvordan formateringen tager sig ud, ved at klikke på linket ’Edit Citation’. Her kan man også ændre og tilføje nye oplysninger i henvisningsnoten (se næste side)

48. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • I pop-up-vinduet kan man i øverste rullemenu vælge formatering. Her: Chicago (Reference List) 14th ED. • Under ’Preview’ ser man, hvordan henvisningen fremtræder • I feltet under er der mulighed for helt at gemme notehenvisnin-gen. I så fald kommer den kun til at optræde i den afsluttende litteraturliste • Derudover har man mulighed for at tilføje flere oplysninger i henvisningen. Man kan indsætte tekst før og efter henvisningen, angive specifikt sidetal mm.

49. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • Herefter kan man skrive videre i teksten • Når man er færdig med sin artikel, gemmer man den på vanlig vis • Når dokumentet er gemt klikker man på linket ’Bibliography’ i Write-N-Cite

50. Formatér en litteraturlisteved hjælp af Write-N-Cite • Her kan man vælge den formatering, man ønsker – se rullemenuen (1) • Efterfølgende klikkes på ’Create Bibliography’ (2)