EELARVE KOOSTAMISE PÕHIMÕTTED

1. EELARVE KOOSTAMISE PÕHIMÕTTED Riina Penu tööelu üksuse vanemkoordinaator struktuuritoetuste keskus SA Innove

2. PROJEKTI EELARVE PLANEERIMINE 1 • Projekti ettevalmistamise üheks esimeseks sammuks on eelarve , s.h. omafinantseeringu planeerimine.Projektiplaan ja ajagraafik peaksid olema enne valmis. • See etapp on OLULISE TÄHTSUSEGA, sest eelarvesse planeeritavad summad peavad olema võimalikult reaalsed ja projekti elluviimiseks piisavad. • Raamatupidaja või finantsjuht on soovitav kaasata juba projekti eelarve planeerimisel (kursis organisatsiooni finantsidega , kehtivate maksuseadustega, käibemaksukohuslus). • Projekti eelarve kajastab vaid projekti abikõlblikke kulusid kulukohtade lõikes • Kui projekti planeerimise faasis on teada, et tegevuste elluviimise käigus tekib tulu, tuleb see ka eelarves näidata • Toetuse taotleja peab arvestama meetme tingimustes sätestatud omafinantseeringu ja struktuuritoetuse proportsiooniga(85/15), kaudsete kulude osakaaluga otsekuludest, ERF kulude piiranguga. • OLEMASOLEVA OMAFINANTSEERINGU SUURUS PIIRAB SEEGA KA PROJEKTI ÜLDIST MAHTU JA KULUTUSI

3. PROJEKTI EELARVE PLANEERIMINE 2 • Projekti eelarve ja eelarve seletuskirja koostamisel lähtuge kulu eesmärgist ja põhjendatusest, kulu toimumise ajast ning kulu liigist. Eelarve tuleb koostada kõik eelarveaastad kokku ja täiseurodes. • Kulu eesmärk ja põhjendatus – projekti kulud on põhjendatud,kui need on vajalikud projekti eesmärkide täitmiseks ja tegevuste elluviimiseks, hangete teostamisel järgitakse head tava ning tagatakse rahaliste vahendite kõige ratsionaalsem ja säästlikum kasutamine • Kulu toimumise aeg – projekti kulud on abikõlblikud, kui need tehakse projekti taotluses kinnitatud (vorm A p 2.2) abikõlblikul perioodil. Abikõlblikkuse periood on toetuse taotluse rahuldamise otsuses sätestatud ajavahemik, millal projekti tegevused algavad ja lõpevad ning projekti teostamiseks vajalikud kulud tekivad. Abikõlblikkuse perioodi alguskuupäev ei või olla varasem kui 6 kuud enne taotluse esitamise tähtpäeva(04.03.13). Projekti kestus (abikõlblikkuse periood) ei või olla pikem kui 24 kuud. Projekti tegevused peavad algama hiljemalt 6 kuu jooksul alates taotluse esitamisest ning lõppema hiljemalt 2015. a 30. juuniks;

4. PROJEKTI EELARVE PLANEERIMINE 3 • Kulu liik – Euroopa Sotsiaalfondi vahenditest toetatakse ainult kindlat liiki kulusid, mis on tehtud vaid projekti elluviimise tarbeks. • Toetust antakse projektile, mille abikõlblike kulude kogumaksumus on vähemalt 19 200 eurot. Maksimaalselt antakse toetust ühele projektile 320 000 eurot. • Mitterahalisest sissemaksest võib vabatahtliku töö tasuta pakkumine moodustada kuni 20% projekti omafinantseeringust aga mitte rohkem kui 6390 eurot • ERF tüüpi kulu võib moodustada kuni 3 % projekti abikõlblikest kogukuludest • Projekti ettevalmistamise kulud on abikõlblikud, kui need vastavad abikõlblikkuse reeglitele ning ei moodusta rohkem kui 5% projekti abikõlblikest kogukuludest, kuid mitte rohkem kui 3200 eurot.ABIKÕLBLIKUD ON VAID NEED KULUD, MIS VASTAVAD PROJEKTI EELARVELE, ON PROJEKTI TEGEVUSTEGA OTSESELT SEOTUD JA KOOSKÕLAS KÕIKIDE ÕIGUSAKTIDEGA • Taotluste hindamisel on oluliseks aspektiks kulude realistlikkus, mõistlikkus ja vahendite säästlik kasutamine.

5. OMAFINANTSEERING • Omafinantseeringuna võib projekti panustada nii rahalisi kui rahaliselt mõõdetavaid mitterahalisi vahendeid (mitterahaline sissemakse) • Projekti omafinantseeringu võib panustada toetuse taotleja ise või kaasata selleks projekti partneri • Omafinantseeringu hulka arvatakse ainult toetuse saaja või partneri tehtavad abikõlblikud kulud • Projekti partner on isik või asutus, kes teeb projektis toetatavaid tegevusi ja abikõlblikke kulusid. Partner peab olema ära nimetatud taotluses (vorm A p 4.2) ja partner peab oma partnerlust kinnitama kinnituskirjas (vorm E) • mitterahalisest sissemaksest võib vabatahtliku töö tasuta pakkumine moodustada kuni 20% projekti omafinantseeringust aga mitte rohkem kui 6390 eurot. • NB! Omafinantseeringuna ei ole abikõlblikud sihtgrupile makstavad riiklikud ning kohalike omavalitsuste toetused ja abirahad

6. TULU PROJEKTI TEGEVUSTEST 1 • Projekti tulu arvestatakse vastavalt perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse kulude abikõlblikkuse ja mitteabikõlblikkuse määramise tingimuste ja korra määruse §-le 11, kus Euroopa Sotsiaalfondist rahastatavate projektide kohta kehtivad lõiked 1, 82 ja 83. • Vastavalt eelpool nimetatud määruse lõikele 82 ei loeta projekti tuluks müügist, rentimisest, teenustest või muudest samaväärsetest tegevustest saadud laekumisi, mis täidavad järgmisi tingimusi ühel ajal:1) laekumised on projekti eesmärkide saavutamise seisukohast põhjendatud;2) laekumised ei ületa projekti raames ette nähtud omafinantseeringu summat;3) laekumised on kajastatud projekti taotluses või taotluse rahuldamise otsuses.

7. TULU PROJEKTI TEGEVUSTEST 2 • Projekti laekumised peavad täitma kõiki kolme nimetatud tingimust korraga, siis ei loeta neid projekti tuluks. Seega tuleb juba projekti koostamisel põhjalikult läbi mõelda, kas projektis tehtavate tegevuste puhul võib tekkida laekumisi. • Laekumised, mis ei täida kolme tingimust, loetakse tuluks ja nende võrra vähendatakse projekti abikõlblikke kulusid projekti abikõlblikkuse perioodi lõpus. • Kuna projekti abikõlblikkuse perioodil võib toimuda muudatusi projekti tegevustes või eelarves, võetakse laekumiste arvestamise aluseks viimane kehtiv omafinantseeringu summa. Tulude hindamine toimub peale viimase väljamakse taotluse esitamist.

8. EELARVE KOOSTAMINE 1 • Projekti maksumuse arvestamine on küll alati hinnanguline tegevus, kuid see peab siiski andma piisavalt täpse tulemuse, et projekti teostamise käigus ei osutuks vajalikuks sagedased eelarve muudatused (st teatud tegevusteks jääb raha puudu või vastupidi, tekivad teatud kulude lõikes ülejäägid).Muudatuste tegemisel peab arvestama olulise ajakuluga. • Projekti eelarvet koostades tuleb kulutused täpselt lahti kirjutada. • Eelarve koostamisel tehakse esmalt kindlaks, kui palju ressursse on vaja erinevateks toiminguteks ja ülesannete täitmiseks. Seejärel jagatakse kulud erinevate kululiikide vahel(vastavalt rakendusüksuse poolt etteantud nõuetele vastavad eelarve vormid ).

9. Projekti kaudsete kulude osakaal projekti otsekuludest võib olla 10 kuni 20% olenevalt projekti kogumaksumusest • NB! Kaudsete ja otsekulude arvutamisel, kui on teada projekti kogumaksumus, on abiks järgnev koefitsient: • kuni 20% projektil kogukuludega 19 200 – 191 734 € ,kaudsete kulude summa saab, kui kogumaksumus jagada 6ga • kuni 16% projektil kogukuludega alates 191 735 – 319 558 €, kaudsete kulude summa saab, kui kogumaksumus jagada 7,25ga • kuni 10% projektil kogukuludega alates 319 559 – 320 000 €, kaudsete kulude summa saab, kui kogumaksumus jagada 11ga • Real „ERF tüüpi kulude osakaal projekti kogumaksumusest„ tuleb välja tuua ERF tüüpi kulude osakaal, mis ei tohi olla suurem kui 3 % projekti abikõlblikest kuludest.

10. EELARVE KOOSTAMINE 2 • Kulude arvestamiseks on mitmeid võimalusi: • ümberarvestamine olemasolevatest kuludest – võetakse aluseks organisatsiooni jooksvad kulud (nt üldkulude puhul); • võrdlus eelnevate projektidega – võetakse aluseks eelnevate projektide rakendamise kogemus ; • hinnangud – kulud määratletakse ilma konkreetse aluseta hinnanguliselt (nt tööjõu puhul turusituatsioon). Tuleb kasutada nt tegevuste või kululiikide puhul, mida pole varem esinenud või mille kohta puudub võimalus täpset infot saada. Siinjuures on eelduseks projekti valdkonna väga hea tundmine; • pakkumiste kogumine – küsitakse teatud teenuste või toodete ostmiseks hinnapakkumisi, mida võib ka lisada projektitaotlusele.Pakkumiste lisamine projektile muudab hindajate jaoks eelarve selgemaks

11. EELARVE KOOSTAMINE 3 • NB! Jälgida hinnapakkumiste kehtivust(kui projekt saab rahastusotsuse, võib tekkida olukord, et hinnapakkumine enam ei kehti aga eelarve on koostatud vastavalt sellele) • Enamike projektide puhul on vajalik eelnevate meetodite kombineerimine. • Põhiline, millest tuleb juhinduda, on see, et eelarve peab olema usutav. Seega ei ole mõistlik eelarvet üle paisutada. Eelarve usutavuse suurendamiseks tuleks viidata konkreetsetele allikatele(nt. lisada hinnapakkumised) • Viited sellele, kuskohast pärinevad hinnad, on mõistlik ära tuua võimalikult täpselt • Eelarve tuleks koostada võimalikult arusaadav. Iga artikkel, mis tundub selgitust vajav, tuleks varustada täiendavate märkuste ja viidetega.

12. EELARVE KOOSTAMINE 4 • Kulude kirja panemist tasuks alustada projekti eelarve seletuskirja (Vorm D) detailsest koostamisest ehk üksikute kuluartiklite lahti kirjutamisest ja alles selle tulemusel vormistada projekti eelarve kulukohtade lõikes Vorm C • Kulude esitamise viisina on soovitatav kasutada tabeleid. Eelarve puhul on oluline, et oleks täpselt näha, kuidas kuluartiklite koondsummad kujunevad (nt töötasude puhul: mitme inimese palgaga on tegemist, millal ja mitu kuud või tundi töötatakse jne). • NB !Veerus 4 tuleb eraldi välja tuua mitterahaline omafinantseering ja veerus 5 ERF tüüpi kulude summa • NB ! vormis C kindlasti välja tuua ridadel 4, 5 ja 6 nõutud osakaalu % • Kõik tehted peavad olema matemaatiliselt õiged (kogus*hind=kokku). Kui aritmeetiliselt on vead sees, hinnatakse eelarve valesti koostatuks.Vormid täita täiseurodes. • Peale kulude jagamist kulukohtade vahel, peame kindlaks määrama ka finantsallikate jagunemise. Kui projektis on peale taotleja ka partner, peab olema kindlasti täidetud ka partneri kinnituskiri Vorm E

13. RAHAVOOGUDE PLANEERIMINE • Planeerimisel tuleb arvestada, et toetuse väljamakseid tehakse proportsionaalselt omafinantseeringuga s.t kumulatiivne toetuse % ei tohi ületada taotluse rahuldamise otsuses olevat. Üldjuhul on hilisem planeeritav omafinantseering seotud mitterahalise panuse osutamisega. • Kõikidele projekti rakendajatele kohaldub väljamakse osaliselt tasutud kuludokumentide alusel(kohustused on tekkinud ja omafinantseeringu osa on tasutud) • Ettemakse on enne kohustuste tekkimist välja makstav toetus.Õigus seda taotleda on riigiasutustest,riigi asutatud sihtasutusest, KOV-st ja, avalik-õiguslikust juriidilistest isikust toetuse saaja. • MTÜ, SA ja riigi äriühingud saavad ettemakset pangagarantii olemasolul (täpsed reeglid on ära toodud rahandusministri määruse nr. 15 “ Struktuuritoetuste väljamaksmise üldised tingimused ja kord” § 92)

14. NB ! • Veenduda kulude abikõlblikkuses vastavalt meetme määruse tingimustele. • Projekti eelarve kulukohtade lõikes koostada taotlusvormi juures kuuluval standardvormil kõik eelarveaastad kokku . Veerus 5 tuua eraldi välja tuua ERF tüüpi kulude summa, samuti ridadel 4, 5 ja 6 kulude osakaalud %-des. • Lisa 1 vorm D (eelarve seletuskiri kulukohtade lõikes) kõik kuluread kirjutada lahti ühikute kaupa (välja on toodud arvutuskäik) ning selgitada lühidalt kulu olemust. • Veenduda tabelite omavahelises vastavuses • Veenduda eelarve ja tegevuskava kooskõlas • Arvestama riigihanke läbiviimise vajadust ja sellega kaasnevaid kulusid (ka ajalisi).

15. NB ! • Tutvuda seaduste ja määrustega, samuti abimaterjaliga toetuse taotlejale (Abimaterjal taotlejale) et olla kulude(ja tulude) planeerimisel meetme reeglitega kursis (nt.abikõlblikud ja mitteabikõlblikud kulud, kui suur on maksimaalne lubatud kaudsete administreerimiskulude osakaal projekti otsekuludest, kui suure osa võivad moodustada ERF-tüüpi kulud projekti kogukuludest, kui suure osa võib vabatahtlik töö moodustada mitterahalisest sissemaksest, millised reeglid on ettevalmistuskulude näitamisel, mida loetakse projektis tuluks ja mida laekumiseks jne.).

16. Vajadusel leiate kasulikku infot veel SA Innove kodulehelt.http://www.innove.ee/et/Struktuuritoetused/toetuse- taotlejale/avatud-taotlusvoorudEDU PROJEKTIDE KIRJUTAMISEL!TÄNAN !