Zarządzanie projektem w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej

1. Zarządzanie projektem w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej

2. Cele warsztatu • Dlaczego warto zarządzać projektem na każdym jego etapie? • Zrozumienie finansowych i administracyjnych zasad oraz wymogów zarządzania projektem • Zilustrowanie poszczególnych wyzwań oraz możliwych rozwiązań w zarządzaniu międzynarodowym projektem i partnerstwem

3. …innymi słowy Czy mój projekt jest wystarczająco dobry? Czy dostanę dofinansowanie? Jakie są wymagania? Jak znaleźć partnerów? Jak nie popaść w kłopoty? Co robi koordynator? Jak sprawić, żeby każdy partner przygotował swoją część? …???

4. Czym jest projekt? Zasoby (budżet, personel)‏ PROJEKT Cele (ilościowe i jakościowe)‏ Czas

5. Cechy charakterystyczne projektu EWT • Konkretny kosztorys ze strony wszystkich partnerów • Różne języki i kultura pracy • Różne typy partnerów • Praca grupowa na odległość • Zasady i wymagania programu • Zasady i wymagania krajowe • … • = bardziej złożone zarządzanie projektem

6. Czemu służy zarządzanie projektem? • Zapewnienie przejrzystości • Zapewnienie wspólnych dla wszystkich partnerów celów • Dzielenie się pracą • Wypracowanie efektywnych struktur, podział odpowiedzialności • Koordynowanie działań • Zapewnienie zgodności z programem • …

7. Oczekiwania wobec projektów EWT Współpraca Projekty w ramach EWT muszą być adekwatne dla wszystkich regionów – partnerów projektu. Powinny być budowane w oparciu o wiele czynników, z których najważniejszym jest WSPÓŁPRACA Jasne rezultaty Różne perspektywy Podejście strategiczne Połączony z innymi politykami lokalnymi Komplementarność

8. Cykl życia projektu

9. Pomysł na projekt, nawiązywanie partnerstwa

10. Zadania w etapie 1. • Przygotowanie podstawowej koncepcji projektu – jaki problem ma on rozwiązać • Analizy źródłowe • Poszukiwanie i identyfikacja partnera • Zdefiniowanie zakresu projektu • Zaangażowanie kluczowych grup społecznych • Ustanowienie „kontaktu” z programem

11. Koncept projektu – od czego zacząć? • Partnerstwo Idea • Łatwe do zidentyfikowania wspólne cele • Często bliskość geograficzna • Partnerzy na ogół się znają • Zadania: analiza potrzeb, zapewnienie poparcia regionalnych/lokalnych grup społecznych • Idea Partnerstwo • Wspólne potrzeby, regiony partnerskie mają różne opcje rozwiązania problemów • Możliwość zaangażowania partnerów różnego typu • Zadania: rozpowszechnienie idei, poszukiwanie partnera

12. Czy pomysł jest odpowiedni? Ocena potrzeb grup docelowych, zaangażowanie grup społecznych Czy ktoś inny robi to samo? Ocena istniejących projektów i aktywności Czy możemy budować na istniejących doświadczeniach? Integracja rezultatów zakończonych projektów, przygotowanie projektów kontynuacji Czy pomysł jest zgodny z wymaganiami programu? Dokładne sprawdzenie programu i innych strategicznych dokumentów Analizy źródłowe

13. Sformułowanie idei • Krótki i przejrzysty opis (1-2 strony)‏ • Dane osób do kontaktu (osoba musi znać język angielski!)‏ • Co projekt oferuje partnerom? • Oczekiwania wobec partnerów: kraj pochodzenia, doświadczenie, typ instytucji

14. Jak znaleźć partnera do projektu? • Wykorzystanie istniejących kontaktów • Organizacje sektorowe • Wspólny Sekretariat Techniczny danego programu • Strony internetowe programów: • www.eu.baltic.net • www.central2013.ue • www.interreg4c.net • Urząd Marszałkowski – zadzwoń 071 7769036 • lub napisz: sekretariat-ewt@dolnyslask.pl

15. Dobre partnerstwo Wymagania wobec partnera: • wiedza • zasoby (czas, personel, pieniądze)‏ • zaangażowanie i zaufanie • dzielenie potrzeb Dobre partnerstwo: • pogłębiona wiedza, doświadczenie, • współpraca • równość • wspólne cele Dobre partnerstwo to mix: • umiejętności • doświadczenia • różnego typu organizacji: publicznych, NGO • ważne: równowaga geograficzna

16. Spotkania przygotowawcze • Projektów nie pisze się przez telefon czy poprzez e-maile, potrzebne są spotkania „twarzą w twarz”! • ustanowienie/wzmocnienie osobistego kontaktu • zapewnienie pełnego zrozumienia • zrozumienie motywacji • wyjaśnienie tego, co jest potrzebne • osiągnięcie porozumienia • zintegrowanie potrzeb i interesów • wymiana pomysłów, zbadanie możliwości • Powiedz mi - zapomnę, pokaż mi, może zapamiętam, • zaangażuj mnie –zrozumiem (chińskie przysłowie)‏

17. Opis idei • badania źródłowe • luki, analiza potrzeb • wpasowanie się w kontekst • wymagania krajowe, regionalne, lokalne • wymagania programu • zbieranie feedback’u • grupy docelowe, grupy społeczne • poziom programu • wkład specjalistów • konsultacje • grupy eksperckie Zaangażowanie wszystkich partnerów!

18. Zaangażowanie grup społecznych • Jakie kategorie/typy organizacji chcemy zaangażować? • Którzy ludzie z organizacji są najbardziej przydatni dla projektu (wiedza, doświadczenie, pozycja)? • Dlaczego angażujemy daną grupy? • Jak chcemy ją zaangażować? • Jaki jest cel tej grupy? • Czy ma cele, które mogą być sprzeczne z celem projektu i mogą mu zagrozić? • Czego oczekuje od projektu?

19. Zadanie 1

20. Przygotowanie projektu i aplikacja

21. Zadania w etapie 2. • Decyzja o wyborze Lead Partnera • Ustalenie celów • Przygotowanie budżetu • Umocnienie kontaktu z instytucjami programu • Ustalenie wskaźników projektu • Złożenie aplikacji

22. Podział obowiązków Lead Partner: • koordynuje wkład partnerów • przygotowuje i zgłasza aplikację • podpisuje umowę o dofinansowanie • ponosi ogólną odpowiedzialność za wdrażanie projektu • zapewnia, że wydatki zostały poniesione na planowane działania • otrzymuje płatności z programu i przekazuje je pozostałym partnerom Pozostali partnerzy: • wszyscy partnerzy muszą zgodzić się na wybór danego Lead Partnera • ponoszą odpowiedzialność za wszystkie działania, które winni wykonać zgodnie z projektem • ponoszą odpowiedzialność za nieprawidłowości w wydatkach

23. Kryteria współpracy

24. Lead Partner jako koordynator projektu • Doświadczenie • znajomość przedmiotu projektu, doświadczenie w zarządzaniu, kontakty, doświadczenie w programach UE, wystarczające zasoby • Aktywna koordynacja • strategia i planowanie, monitorowanie postępów, negocjacje z partnerami, zarządzanie ryzykiem • Komunikacja i informacja • podtrzymywanie zaangażowania/motywacji partnerów, kanał komunikacji między programem a partnerami • Zarządzanie finansowe • zapewnienie, że wszyscy partnerzy znają wymagania oraz mają dostęp do wszystkich niezbędnych informacji

25. Od pomysłu do aplikacji = pomysł na projekt = ustalenie celów = zdefiniowanie work packages = przygotowanie budżetu = zdefiniowanie systemu wskaźników

26. Planowanie projektu Cele strategiczne Work packages

27. Jak formułować cele? SPECIFIC (konkretny): czy jest bezpośrednio powiązany z projektem? MEASURABLE (mierzalny): czy może być zdefiniowany ilościowo i jakościowo w sposób pozwalający na ocenę? ACHIEVABLE (osiągalny): czy mieści się w zakresie projektu? RELEVANT (odpowiedni): czy odnosi się do tego, co projekt zamierza osiągnąć? TIME-RELATED (określony w czasie): jak długo trwa jego osiągnięcie?

28. Po co planować? • Jasność co do wspólnych celów • Pewność co do ponoszonej odpowiedzialności i wymaganych zasobów • Gotowość do wdrażania • Minimalizacja ryzyka porażki • Realistyczny i dający się osiągnąć plan działania • Wzmocnione zaangażowanie partnerów

29. Zadanie 2

30. Budżet projektu • Planowanie zasobów: • Zdefiniowanie działań i zadań wynikających z celów • Umieszczenie tych przedsięwzięć w perspektywie czasowej – ustalenie „kamieni milowych” • Szacowanie kosztów: • Jakie zasoby są niezbędne dla każdego działania (ludzie, sprzęt, materiały)? • Jaki jest koszt każdego z zasobów? • Zdefiniuj rozsądne maksimum dla „nieznanego” • Wykorzystaj wcześniejsze doświadczenia • Czy pamiętasz o kosztach koordynacji i kosztach pośrednich? • Stworzenie budżetu: • Umieść koszty zasobów w liniach budżetowych • Przydziel roczny budżet każdemu partnerowi

31. Nie zapomnij… • o kosztach: • zatrudnienia pracownika/pracowników • zewnętrznych ekspertyz, konsultacji • podróży i zakwaterowania • spotkań, konferencji, seminariów, działań promocyjnych, publikacji • wyposażenia • ogólnych

32. Wskaźniki wpływu Czy rezultaty doprowadziły do żądanych zmian? Długoterminowe skutki działań: spadek liczby długotrwale bezrobotnych, wzrost PKB Wskaźniki produktu Co zostało „wyprodukowane”? Wynik działań, aktywności: liczba seminariów, ilość otwartych centrów innowacji, itd. Wskaźniki rezultatu Jaka jest korzyść wynikająca z produktów? Bezpośrednie zalety przeprowadzenia określonych działań: uczestnicy w szkoleniu, liczba nowych przedsiębiorstw Typy wskaźników

33. Proces aplikacyjny Aplikacja Ocena kwalifikowalności projektu Odrzucenie Ocena zgodności z programowymi kryteriami wyboru Decyzja Komitetu Monitorującego Zmiany w budżecie, zatwierdzenie warunkowe Odrzucenie Zatwierdzenie Poprawiony projekt Kontrakt

34. Dobra aplikacja Zgodność z programem: • odnosi się do programu • jest zgodna ze szczegółowymi wymaganiami programu • wspiera cele i priorytety programu • zidentyfikowanie i zaangażowanie grup społecznych • szerszy wpływ na szczebel krajowy/regionalny, odniesienie do innych programów, inicjatyw, mechanizmów finansowych. Wewnętrzna spójność projektu: • jasno zdefiniowany wspólny problem – potrzeba współpracy • zgoda dotycząca aplikacji • logiczne powiązanie między celem głównym, celami szczegółowymi, działaniami i wynikami • dobrze zbudowany system wskaźników • jasny podział ról i obowiązków • przejrzysty budżet

35. Zadanie 3

36. Realizacja projektu

37. Zadania w etapie 3. • Podpisanie umowy o dofinansowanie • Porozumienia o partnerstwie, ustalenie struktur podejmowania decyzji • Dokładne planowanie i wyznaczenie „punktów kontrolnych” (milestones)‏ • Uzgodnienie wspólnej kultury pracy • Implementacja

38. Umowa o dofinansowanie • Obejmuje obowiązek stosowania się do zasad i wymagań programowych, krajowych oraz unijnych • Zezwala na podejmowanie zatwierdzonych działań • Dodatkowe działania wymagają zgody ze strony struktur programu

39. Porozumienia o partnerstwie • Jasno zdefiniowane obowiązki każdego partnera • Rozkład najważniejszych zasad współpracy (wymagania dotyczące: współpracy, informacji, terminów wykonania zadań)‏ • Pomaga zminimalizować ryzyko • Definiuje odpowiedzialność finansową partnerów i zapewnia bezpieczeństwo finansowe partnera wiądącego

40. Planowanie Lista działań i zadań Wyznaczenie odpowiedzialnych za poszczególne działania Ustalenie wzajemnych relacji Oszacowanie rzeczywistego czasu i ewentualnych opóźnień Zdefiniowanie „punktów kontrolnych” (milestones)‏

41. Aspekty kulturowe Bariery językowe: • brak wspólnego dla wszystkich języka komunikacji • mix native speakerów ipozostałych • różneznaczenia, interpretacje poszczególnych wyrażeń Komunikacja: • różne sposoby przekazywania i rozpowszechniania informacji Kultura pracy: • struktura organizacyjna, sposób podejmowania decyzji • współpraca • podejście do zmian i problemów Różnice kulturowe: • gesty i zwyczaje • różne odczucia w danejsytuacji

42. Żelazne zasady współpracy • Otwarta i uczciwa komunikacja • Postrzeganie siebie nawzajem - partnerów jako profesjonalistów • Wzajemne wspieranie się • Możliwość zadawania pytań na każdym etapie realizacji projektu • Dzielenie się informacjami, wiedzą, umiejętnościami • Aktywny udział wszystkich członków zespołu • Zdroworozsądkowe podejście do konfliktów

43. Zadanie 4

44. Realizacja projektu

45. Zadania w etapie 4. • Trzymanie się wyznaczonej ścieżki! • Przeprowadzenie procedur zamówień publicznych • Zarządzanie finansowe, sprawozdawczość • Monitoring i ewaluacja • Zmiany • Informacja i komunikacja

46. Zarządzanie finansowe • Najczęściej spotykane problemy: • brak odpowiednich dowodów na wykonanie zadania, • dokonanie wydatków nie uwzględnionych we wniosku, • dokonanie wydatków niekwalifikowalnych

47. Sprawozdawczość • Terminy: • Okres realizacji projektu jest podzielony na sześciomiesięczne okresy trwające od: • stycznia do czerwca • lipca do grudnia • Dla każdego półrocznego okresu, w WST należy złożyć sprawozdanie z postępów w realizacji. Sprawozdanie musi być złożone w ciągu trzech miesięcy po zakończeniu okresu sprawozdawczego ( 1 października, 1 kwietnia).

48. Kontrola pierwszego stopnia • Weryfikuje: • czy poniesione koszty są kwalifikowalne? • zgodność z warunkami programu, przestrzeganie zatwierdzonych wniosków aplikacyjnych i umów o dofinansowanie • pokrywanie kosztów i prawidłowe sprawozdania faktur • czy działania rzeczywiście miały miejsce i czy kontraktowane towary i usługi zostały dostarczone • czy zasady społeczne były respektowane zwłaszcza w odniesieniu do informacji, publikacji, równych szans, ochrony środowiska

49. Monitoring i ewaluacja Rezultaty projektu i jego oddziaływanie Wkład Produkty projektu Monitoring Skupia się na zagadnieniach sprawnego zarządzania projektem Ewaluacja Skupia się na strategicznych aspektach: jakości, zarządzania i efektów

50. Czemu służy monitoring? • Wspiera wdrażanie projektu, wskazuje czy założone cele są osiągane • Zapewnia wiarygodność rezultatów • Przewiduje potencjalne problemy w odpowiednim czasie i ułatwia podejmowanie decyzji