Demonstration: Webgestütztes Konferenzmanagementsystem zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen

1. Informationsveranstaltung an der FU Berlin, Fachbereich „Veterinärmedizin“ Demonstration:Webgestütztes Konferenzmanagementsystemzur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen PD Dr. habil. Andreas Deininger Berlin, 12. November 2004

2. Gliederung Gliederung • Einführung 1.1 Vorstellung der eigenen Person 1.2 Historie des Konferenzmanagementsystems • Konferenzmanagement 2.1 Grundsätze für eine erfolgreiche Abwicklung 2.2 Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration des Systems • Möglicher zukünftiger Einsatz 4.1 Lizenrechtliche Fragen 4.2 Szenarien für den Einsatz

3. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Einführung: Vorstellung der eigenen Person Eigene Person Wissenschaftlicher Werdegang: • 2001: Habilitation am Fachbereich “Agrarwissenschaften”, Universität Kassel • 2001-2004 Vertretungsprofessur, Martin-Luther- Universität Halle/Saale EDV-Wissen • zukünftig hauptberuflich tätig als EDV-Trainer und Berater • mehrfach zertifiziert:

4. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Historie des Systems Historie • 1999-2002: beteiligt an der Organisation von insgesamt 9 Konferenzen in Ägypten, Südostasien und Lateinamerika (DAAD Alumni Programm) • 2002: Deutscher Tropentag am Standort Kassel/ Witzenhausen: erste systematische Arbeiten • 2003: Deutscher Tropentag in Göttingen: Verfeinerung des Systems • 2003: „Engendering PRSPs in Africa“ (Kenia, Nairobi), GTZ, Eschborn • 2004: Deutscher Tropentag in Berlin (HU) • 2005 ??

5. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Konferenzmanagement – Grundsätze (I) Grundsätze I • Im Zusammenhang mit einer Konferenz fällt eine Vielzahl von Daten an (Abstracts, Personen, ...) • Organisiere Deine Daten so, dass sie an einer zentralen Stelle in einer Datenbank und in einer Mailbox ablegt werden • Viele Personen in unterschiedlichen Funktionen an unterschiedlichen Orten benötigen Zugang zu diesen Daten • Mache diese Datenbank online verfügbar, so dass der Zugriff von jedem Ort und zu jeder beliebigen Zeit stattfinden kann.

6. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Konferenzmanagement – Grundsätze (II) Grundsätze II • Ein Computer ist an jedem wissenschaftlichen Arbeitsplatz verfügbar, und jeder Computer verfügt über einen Webbrowser • Entwickle eine zentrale Konferenzwebseite mit einem öffentlichen und einem organisatorischen Bereichen und kopple diese an Deine Datenbank. • Arbeite nicht nur Du für die Teilnehmer, sondern lasse Deine Teilnehmer auch für Dich arbeiten! • Wickle die Eingabe von Abstracts, Teilnehmerregistrierungen …, über Webformulare ab, die unmittelbar Deine Datenbank aktualisieren.

7. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Konferenzmanagement – Grundsätze (III) Grundsätze III • 80-90% der Teilnehmer reichen Ihr Abstract ein oder zwei Tage vor der Deadline ein! • Automatisiere Deine Tätigkeiten, so dass Du damit gleichermaßen fünf, fünfzig oder fünfhundert Teilnehmer verwalten kannst! • Konferenzen finden sehr oft periodisch wiederkehrend an verschiedenen Orten statt. • Behalte die Daten aus den Vorjahren auf Deiner Konferenzwebseite, auch wenn der Ort wechselt! Nutze die Teilnehmerdaten aus den Vorjahren auch am nächsten Konferenzort weiter!

8. . Personen, Abstract- und Registrierungsdaten Konferenzportal Konferenz-datenbank Anfrage/ Update Browser Information /Rückmeldung Beteiligte Person • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Rechnergestütze Konferenzverwaltung Drei-Schichten-Systemarchitektur

9. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Konferenzportal • Einreichung von Abstracts • Benachrichtigung • Konferenzband • Upload Datashow / Full paper • Teilnehmerregistrierung • Konferenzdesk • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Konferenzmanagementsystem - Teilkomponenten Teilkomponenten • Konferenzportal (Webpräsenz) • Einreichung von Abstracts • Begutachtung der Abstracts • Benachrichtigung der Teilnehmer über Annahme/ Ablehnung • Erstellung eines Konferenzbandes • Upload von Datashows für Präsentationen • Einreichung und Publikation von full papers • Registrierung von Konferenzteilnehmern • Konferenzdesk: Registrierung bei der Konferenz selbst • Serienmails (Vorankündigung, Deadlines,...)

10. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Konferenzportal • Einreichung von Abstracts • Benachrichtigung • Konferenzband • Upload Datashow / Full paper • Teilnehmerregistrierung • Konferenzdesk • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Webportal einer Konferenz Konferenzportal • Zentrale Anlaufstelle für alle Belange der aktuellen Konferenz und Folgekonferenzen • Registrierung einer eigenen Domain empfehlenswert • Differenzierung in verschiedene Bereiche • Öffentlicher Bereich • Member Area (passwortgeschützt, etwa für Gutachter) • Organisationsbereich, nur ausgewählte Rechner Demonstration

11. . http://www.tropentag.de Demo Konferenzportal

12. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Konferenzportal • Einreichung von Abstracts • Benachrichtigung • Konferenzband • Upload Datashow / Full paper • Teilnehmerregistrierung • Konferenzdesk • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Zentrale Online-Datenbank Datenbank • Zentrale Datenspeicherung • Online-Zugriff • Tabellen: Abstracts, Personen, Registrierungen, Sessions und Subsessions • Datenquelle für das Webportal Demonstration: • Änderung eines Personendatensatzes • Delegierung der Adressaktualisierung an die Teilnehmer selbst

13. . Person-ID: 3282 http://database.tropentag.de Demo Datenbank (I)

14. . Abstract-ID: 469 http://www.tropentag.de Demo Datenbank (II)

15. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Konferenzportal • Einreichung von Abstracts • Benachrichtigung • Konferenzband • Upload Datashow / Full paper • Teilnehmerregistrierung • Konferenzdesk • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Einreichung von Abstracts Einreichung Abstracts • Online-Formular mit Eingabevalidierung • Länge des Abstracts (z.B. 250-350 Zeichen) • Auswahl der Autoren aus Personenliste • Sofortige Publikation des Abstracts im Internet • Webformat (HTML) • Druckformat (pdf) • Automatische E-Mail Benachrichtigung der Autoren • Automatische Korrektur von Hoch- und Tiefstellung, Kursivschreibung etc. • Sofortige Berücksichtigung des eingereichten Beitrags im Book of Abstracts Demonstration

16. . http://www.tropentag.de/submission/index.php?cheat=1 Demo Einreichung Abstracts

17. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Konferenzportal • Einreichung von Abstracts • Benachrichtigung • Konferenzband • Upload Datashow / Full paper • Teilnehmerregistrierung • Konferenzdesk • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Benachrichtigung über Annahme Ablehnung des Abstracts Benachrichtigung Annahme • Eintragung der Bewertung in der Datenbank • Serien-Email zur Bekanntgabe der Bewertung • eine Email pro Abstract • gerichtet an die Kontaktperson, Kopien an alle Autoren • enthält einen Link auf eine Webseite im Internet • Bewertungswebseite im Internet • gibt Ergebnis der Bewertung bekannt • bittet Autoren via Online-Formular um Zu- oder Absage für Präsentation oder Posterbeitrag • Bietet Links zur nochmaligen Einsicht des Abstracts, zur Korrektur der Adressdaten und zur Registrierung für die Tagung Demonstration

18. . http://www.tropentag.de/organisers/notification.php?abstractID= Demo Annahme

19. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Konferenzportal • Einreichung von Abstracts • Benachrichtigung • Konferenzband • Upload Datashow / Full paper • Teilnehmerregistrierung • Konferenzdesk • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Konferenzband Konferenzband • Erstellung unmittelbar aus den Inhalten der Datenbank • Gestaltung des Bandes • allgemeines Inhaltsverzeichnis für alle Sessions am Anfang des Bandes, • detailliertes Verzeichnis direkt vor jeder Subsession • weitere Features: • Stichwortverzeichnis und • Autorenverzeichnis, beide automatisiert generiert • AdminTool für die schnelle Bearbeitung aller Beiträge des Bandes Demonstration Admin Tool

20. . http://www.tropentag.de/proceedings/proceedings.pdf Demo Konferenzband

21. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Konferenzportal • Einreichung von Abstracts • Benachrichtigung • Konferenzband • Upload Datashow / Full paper • Teilnehmerregistrierung • Konferenzdesk • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Upload von Beiträgen Uploads • Upload von Datashows für Präsentation an der Konferenz • Online-Formular zum Upload für die Teilnehmer • hochgeladene Beiträge werden automatisch einheitlich (um)benannt und in das passende Unterverzeichnis abgelegt • diese Verzeichnisse werden auf CD gebrannt • Upload von full papers • automatische Publikation im Internet • Bestätigungsmail an die Autoren • automatische Kontrolle des Formats (pdf) und der maximalen Seitenzahl • Volltextsuche in allen eingereichten Abstracts via Online Formular Demonstration

22. . http://www.tropentag.de/submission/upload_fullpaper.php Demo Upload full paper

23. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Konferenzportal • Einreichung von Abstracts • Benachrichtigung • Konferenzband • Upload Datashow / Full paper • Teilnehmerregistrierung • Konferenzdesk • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Teilnehmerregistrierung Teilnehmerregistrierung • Online Formular für Teilnehmerregistrierung • automatisierte Antwortmail mit Zahlungs- aufforderung für Konferenzgebühren • bereits im System registrierte Personen können sich besonders schnell anmelden • Teilnehmerlisten • stets aktuelle Listen für Registrierungen • Grundlage für Namensschilder, Raumplanung, etc. • Zahlungseingang • Online Formulare für Zahlungseingang Demonstration

24. . http://www.tropentag.de/submission/participation.php Demo Teilnehmerregistrierung

25. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Konferenzportal • Einreichung von Abstracts • Benachrichtigung • Konferenzband • Upload Datashow / Full paper • Teilnehmerregistrierung • Konferenzdesk • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Konferenzdesk Konferenzdesk • Online Formular für Teilnehmerregistrierung • alle wesentlichen Daten für die Person liegen auf einen Blick vor (Abstracts, Zahlungs- eingang, ...) • Es kann ermittelt werden, ob eine Person bereits eingetroffen ist • Teilnehmerlisten • stets aktuelle Listen für die Teilnehmer • automatisierte Erstellung einer Liste aller Teilnehmer Demonstration

26. . http://www.tropentag.de/conferencedesk/ Demo Konferenzdesk

27. Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Lizenrechtliche Fragen Lizenzrechtliche Fragen Für das gesamte Projekt werden ausschließlich frei verfügbare Open-Source Softwareprojekte verwendet:

28. . • Webgestütztes Konferenzmanagement-system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen • Einführung • Vorstellung der eigenen Person • Historie des Konferenz- managementsystems • Konferenzmanagement • Grundsätze • Rechnergestützte Konferenzverwaltung • Praktische Demonstration • Möglicher zukünftiger Einsatz • Lizenzrechtliche Fragen • Szenarien für den Einsatz Szenarien zum Einsatz Einsatzszenarien • Jede Konferenz ist individuell unterschiedlich, so dass das System jeweils einer individuellen Anpassung bedarf. Die Anpassung des Systems dagegen erfordert administrative und Programmierkenntnisse • Es ist zumeist angebracht, neben dem Nutzungsrecht für die Software auch die Dienstleistung einer kontinuerlichen Betreung und Anpassung des Systems zu erwerben • Routinearbeiten mit dem System sollen und müssen von Mitarbeitern/HiWis vor Ort ausgeführt werden

29. Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

30. Ausblick Ausblick