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Stratégies de Communication pour les Autorités des Fonds Routiers

Association des Fonds d’Entretien Routier Africains (AFERA), Antananarivo, Madagascar. 08 – 09 Octobre 2007. Stratégies de Communication pour les Autorités des Fonds Routiers. Présentées par Mark Thriscutt Consultant Indépendant en Gestion Routière. MarkThriscutt@buildingcapacity.co.uk.

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Stratégies de Communication pour les Autorités des Fonds Routiers

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Presentation Transcript

  1. Associationdes Fonds d’Entretien Routier Africains (AFERA), Antananarivo, Madagascar. 08 – 09 Octobre 2007. Stratégies de Communication pour les Autorités des Fonds Routiers Présentées par Mark Thriscutt Consultant Indépendant en Gestion Routière MarkThriscutt@buildingcapacity.co.uk

  2. Définitions: Soyez Clair à propos de toute Terminologie que vous utilisez Autorité de Fonds Routier Fonds Routier(Compte bancaire) Conseil d’Administration du Fonds Routier Cadre de Fonds Routiers Directeur Général Recettes

  3. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. La Communication est un Processus à Deux Voies • A l’extérieur, entre la RFA et ses parties prenantes: • A l’intérieur, entre les dirigeants d’organisation (le Conseil d’Administration & le Président Directeur Général & tout son personnel (cadre): • Contrôlé par le haut : Politiques, objectifs, activités, problèmes, etc. • Émanant de la base : priorités des usagers, activités, problèmes, etc. • Contrôlé par le haut: vision, objectives, stratégies, etc. • Émanant de la base : Questions relatives au personnel, facteurs de fonctionnement, etc.

  4. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Ne sous-estimez pas l’Importance d’une Bonne Stratégie de Communication! • Elle constitue un élément important de toutes les organisations commerciales qui réussissent dans tous les pays. • Elle implique une promotion (vente) cohérente de l’ organisation: ce qu’elle fait, pour qui et pourquoi. • Les raisons pour lesquelles une RFA a besoin d’une stratégie de communication sont les mêmes que celles pour lesquelles les organisations commerciales en ont une : elles sont payées pour fournir un produit ou service aux clients (usagers de la route).

  5. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Les bonnes Communications sont d’une importance particulière pour une RFA • Ceux qui paient ont peu de choix concernant l’identité de ceux qui fournissent le service et limités, disons, dans la manière dont leurs fonds sont utilisés. • Il y a un long délai de réalisation entre le moment où ils paient et le moment de prestation de service à leur intention, qui a lieu ultérieurement. • La relation entre ce que les usagers paient et ce qu’ils reçoivent n’est pas claire, simple, ou directe. • On est tenté de dépenser les fonds limités pour la construction de nouvelles routes, plutôt que pour l’entretien des routes existantes. Une RFA a besoin d’expliquer pourquoi ils se concentrent sur l’entretien. • IL coûte de l’argent pour entretenir les routes. On est tenté d’ “emprunter” une partie de cet argent et à l’utiliser à d’autres fins. De bonnes communications & transparence découragent cette “pratique de raid”!

  6. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Une bonne Stratégie de Communication devrait fournir de VRAIS avantages à toute RFA. • La RFA peut être proactive: établissement et contrôle du programme et traitement des questions les plus importantes sur une base informée. • Elle peut éduquer la grande communauté à propos des problèmes auxquels elle fait face et engendrer un niveau plus élevé de compréhension de la communauté &, par conséquent, de l’appui. • Elle contribue à la promotion de la transparence et décourage l’ingérence externe non appropriée ou mal informée. • Au sein de la RFA, elle peut promouvoir un sens de but commun, de construction d’équipe & d’estime du personnel.

  7. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Toutes les Autorités de Fonds Routier doivent communiquer avec leurs parties prenantes majeures Autres ministères du Gouvernement Ministère des Routes / Transport Communauté Internationale Autorité de Fonds Routier (RFA) Politiciens Nationaux (& Locaux) Chroniqueurs (par exemple, les Média) Fournisseurs du secteur privé Public en Général Agence(-s) ou Autorité(s) Routières Usagers des Routes

  8. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Eléments d’une bonne Stratégie de Communication • Ayez des objectifs clairs: pourquoi le faites-vous? Qu’est-ce que vous essayez de dire? • Connaissez votre marché: qui ciblez-vous? • Concevez bien le message afin qu’il convienne au marché cible : comment peut votre message être le mieux reçu (non pas envoyé!)? • Vendez les avantages, non pas les caractéristiques! • Utilisez une terminologie appropriée : pas de sigles! • Utilisez une technologieappropriée : par exemple, quel moyen votre marché cible utilise-t-il & comprend le mieux? • Utilisez la populationlocale et la langue locale. • Soyez cohérent et continuez à le faire!

  9. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Information & Messages à Communiquer • Statistiques de réseau (longueurs, condition, limitations de vitesse & de charge d’essieu, moments des voyages, tendances, etc.). • Travail programmé & réalisé. • KPIs, valeurs cibles & tendances. • Recettes & Dépenses (prévues & réelles). • Politiques majeures & Structure organisationnelle. • Problèmes techniques auxquels fait face la RFA. Utilisez des CARTES, DIAGRAMMES , PHOTOS & des COULEURS!

  10. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Quel Format fonctionne le mieux?

  11. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007.

  12. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Total des Recettes = 1,286 million USD

  13. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007.

  14. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007.

  15. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Exemple: Utilisez des Cartes pour montrer l’état du Réseau Routier, ou les vitesses moyennes de voyage, etc. A1 A27 B23 Village 3 Ville A B278 Réhabilitation Prévue (2008-9) B46 Village 2 A83 A1 B271 Actuellement en cours de reconstruction LEGENDE des états des routes: Village 1 Bon. Vitesse moyenne: > 80 km/h Ville B Assez bon. Vit. moyenne:60-80 km/h Médiocre. Vit. moyenne: 40-60 km/h A83 A1 Mauvais. Vit. moyenne: <20 km/h

  16. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt Coûts Situation actuelle Total des Coûts minimum de transport routier Total des Coûts du transport routier Coûts pour Usagers des routes (VOCs) Coûts d’“Agence” routière Dépense Dépense Optimum ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Quels Messages essayez-vous d’envoyer? Par exemple: Concentrez-vous sur le total des coûts du transport routier, non pas juste sur les coûts d’ “Agence”!

  17. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt Coûts Total des Coûts VOCs Coûts d’Agence Situation actuelle ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Relation actuelle entre les Coûts d’ “Agence”, VOCs & Coût Total Dépense

  18. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt Coûts Total des Coûts VOCs Coûts d’Agence ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Relation dans le cadre de Dispositions Idéales de Financement Total des Coûts minimum de Transport Dépense Dépense Optimum

  19. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt Total des Coûts de Transport Coûts d’Agence Coûts de fonctionnement de véhicule (VOCs)( 90%) Coût des Travaux Physiques (surtout Préservation des Actifs) Coûts d’‘Agence’ ( 10%) Coûts Administratifs ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Coûts Approximatifs du Transport général

  20. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Un Example Réel de Critique mal informée.

  21. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007.

  22. Niveau non lié au coût du service fourni. Les recettes collectées ne sont pas nécessairement dépensées sur le service fourni. Fait partie des recettes générales du Gouvernement. Niveau déterminé directement par le coût du service fourni. Recettes utilisées pour fournir le service. Recettes sous le contrôle de ceux qui fournissent le service & non pas par le gouvernement. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt Impôt Charge ou Frais ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Dites-leur la Différence entre un “Impôt” & une “Charge” ou un “Frais”!

  23. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Suggestions de Stratégie de Communication • Publication de Bulletinsréguliers (par exemple, des brochures A4 de couleur et à deux côtés). Distribuez à TOUS les groupes de parties prenantes majeures. • Jopurnal & interviews des médias & articles. • Rencontres / séances de briefing régulières avec les parlementaires, usagers de routes, Institutions, Médias, Chroniqueurs, le Public en général, etc. • Rapport Annuel (détaillé & sommaire). • Articlestechniques dans des publications spécialisées. • Site Web contenant des cartes, statistiques, rapports, politiques, etc. • Téléphone “de service aux consommateurs” & adresses email en vue d’avoir des commentaires. • Panneaux & affiches routiers. • Publicité sur TV, Radio, Journaux & Magazines. • Parrainage d’événements, individus &/ou facilités adéquats.

  24. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Dispositions au sein d’une Autorité de Fonds Routier Une stratégie de communication efficace est un processus continu. La RFA devrait donc avoir une Cellulespécialisée mais de petite taille de Relations Publiques ou de Communications consacrée à lapromotion du message et de l’image de l’organisation. Cette petite cellule devrait rendre compte directement au PDG et disposer : • D’un expert en Relations publiques / Communications, ayant des connaissances du marché local et de bons contacts au niveau local. • D’un expert en DTP / Art Graphique/ publication. • D’appui en matière de Secrétariat / Administration. • De ressources adéquates.

  25. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Appui Institutionnel • Un budget régulier pour les Relations publiques /Communications par la RFA. • Une Législation stipulant les exigences spécifiques en matière d’établissement de rapport pour le Conseil d’Administration des Fonds Routiers et du PDG à l’intention des parties prenantes extérieures. • Exigence législative afférente à un Audit technique & financier indépendant (& publié dans le Rapport annuel). • Politique de transparence: tout doit être publiquement disponible à moins que des raisons spécifiques ne soient données pour ne pas le faire. • La RFA devrait exiger des Accords de Performance annuels spécifiques avec son/ses Agence(s) d’Exécution. • Bon suivi assuré par le Ministère de tutelle & le public.

  26. Communication Strategies for Road Fund Authorities By Mark Thriscutt ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007. Fin<ouf>!Merci de votre Attention! MarkThriscutt@buildingcapacity.co.uk

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